Concepto
62362
Julio 09 de 2001
Se�ora:
Dpto. de
contabilidad
Segurexpo
de Colombia S.A.
Calle 72
No.06 -44 Piso 05
Ciudad
Referencia :Su consulta No.15095 de
Marzo 05 de 2001
Tema
:Retenci�n en la Fuente
Subtema :Certificados
De
conformidad con lo establecido por el art�culo 11 del Decreto 1265 de 1999 y
el art�culo 1 de la Resoluci�n 5467 de Junio 22 de 2001, �sta Divisi�n es competente
para absolver en sentido general y abstracto las consultas
escritas que se formulen sobre la interpretaci�n y aplicaci�n de las normas
tributarias de car�cter nacional, por lo tanto en tal sentido se dar� respuesta
a su consulta sin que pueda entenderse referida a ning�n caso en particular.
En
respuesta a su consulta de la referencia respecto a la certificaci�n sobre las
retenciones efectuadas, este Despacho mediante el concepto No.10327 de 1998
se pronunci� sobre el tema manifestando que:
"
El Estatuto Tributado es claro al ordenar a los agentes de retenci�n, en su
art�culo 381 que, cuando se trate de conceptos de retenci�n en la fuente diferentes
a los originados en la relaci�n laboral, o legal y reglamentada, estos - los
agentes retenedores-, deber�n expedir anualmente un certificado de retenciones
que contendr� datos como el a�o gravable y ciudad donde se consign� la retenci�n,
los apellidos y nombre o raz�n social, NIT y la direcci�n del agente retenedor,
adem�s de los apellidos y nombre o raz�n social y NIT de la persona o entidad
a quien se le practic� la retenci�n, con indicaci�n del monto total y concepto
del pago sujeto a retenci�n, concepto y cuant�a de la retenci�n efectuada y
la firma del pagador o agente retenedor.
Igualmente,
continua la norma citada explicando que, en casos especiales ya solicitud de
la persona o entidad beneficiada del pago, el agente retenedor expedir� un certificado
por cada una de las retenciones efectuadas, el cual deber� contener las mismas
especificaciones y datos del certificado anual.
Ahora
bien, este art�culo otorga una facilidad para las personas o entidades sometidas
a retenci�n en la fuente los beneficiados del pago -, quienes podr�n sustituir
los certificados a que se refiere el art�culo, cuando estos no hubieren sido
expedidos por el agente retenedor, por el original, copia o fotocopia aut�ntica
de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando en �l aparezcan
identificados los conceptos antes se�alados. Con todo, esta posibilidad no libera
al agente retenedor de su propia obligaci�n de expedir el certificado de retenci�n
.
Para
facilitar la expedici�n, el art�culo 10 del decreto 836 de 1991, establece que
las personas jur�dicas -sociedades -, podr�n entregar los certificados de retenci�n
en la fuente, elaborados en forma continua e impreso por computador, sin necesidad
de firma aut�grafa del agente retenedor."
Para
el caso de la retenci�n en la fuente por el concepto de impuesto a las ventas,
la obligaci�n por parte del agente retenedor, es efectuar la retenci�n en la
fuente de acuerdo con los porcentajes previstos en las normas legales, adem�s
debe llevar una subcuenta de la cuenta retenciones en la fuente, denominada
impuesto a las ventas retenido, la cual se acreditar� con las retenciones practicadas
y se debitar� con los pagos mensuales que por dicho concepto se efect�en, as�
mismo debe expedir al responsable en enero de cada a�o un certificado anual
que discrimine todas las retenciones practicadas en cada uno de los bimestres
del a�o inmediatamente anterior (Decreto 3050 de 1997, art�culo 32). Para este
caso y cuando el beneficiado del
pago solicite un certificado por la retenci�n practicada, el agente retenedor
lo expedir� con las mismas especificaciones del certificado anual. (Decreto
380 de 1996, art�culo 6)
"
Para las entidades estatales, que deban actuar como agentes de retenci�n
del IVA, con excepci�n de las empresas industriales y comerciales del Estado
y de las sociedades de econom�a mixta, no est�n obligadas a expedir el certificado
anual de retenci�n aqu� previsto. Dicho certificado queda sustituido por la
respectiva resoluci�n de, reconocimiento de pago, cuenta de cobro o documento
que haga sus veces, donde se discrimine el valor del IVA retenido. El contenido
de este certificado de retenci�n (IVA) esta reglado por el inciso 20
Por
lo anteriormente expuesto y salvo la excepci�n contemplada en las normas fiscales
para las entidades estatales, es obligatorio para todos los agentes de retenci�n
expedir un certificado de retenciones efectuadas por cada concepto en las condiciones
y con los requisitos que exigen las normas fiscales."
En
los t�rminos anteriores damos respuesta a su inquietud
Atentamente
LUIS
CARLOS FORERO RUIZ.
Delegado
Divisi�n Doctrina Tributaria
Oficina
Jur�dica