Concepto:
048469
Junio
11 de 2001
Doctora
Carrera 9
No.72-21 Piso 7
Bogot�
Ref.
Consulta 13410 de 27-02-01
Tema:
Retenci�n en la fuente
Subtema:
Certificado
/ conceptos diferentes a
Nos
permitimos manifestarle que de acuerdo con lo establecido en el numeral 7 del
art�culo 11 del Decreto 1265 de 1999, en concordancia con el art�culo 1�. de la
Resoluci�n 156 de 1999, este Despacho es competente para absolver en sentido
general las consultas escritas que se formulen sobre interpretaci�n y aplicaci�n
de las normas tributarias nacionales.
�Puede
entenderse cumplida la obligaci�n de expedir certificados de retenci�n <por
conceptos diferentes a los laborales>, con la generaci�n en medios magn�ticos
de los certificados para ser impresos y entregados de acuerdo con la solicitud
de la persona sometida a retenci�n?
Con el
registro del certificado en medios magn�ticos, elaborado con observancia de la
informaci�n exigida ya disposici�n para la entrega en el momento en que lo
solicite el interesado, se entiende cumplida la obligaci�n a cargo del agente
retenedor "de expedir" certificados de retenci�n (por conceptos diferentes a los
laborales>.
El
art�culo 381 del Estatuto Tributario establece la obligaci�n para los agentes
retenedores de expedir anualmente un Certificado por conceptos de retenci�n
diferentes de los , originados en la relaci�n laboral o legal y reglamentaria,
el cual contendr�:
a)
A�o
gravable y ciudad donde se consign� la retenci�n.
b)
Apellidos
y nombre o raz�n social y NIT del retenedor.
c)
Direcci�n
del agente retenedor .
d) Apellidos
y nombre o raz�n social y NIT de la persona o entidad a quien se le practic� la
retenci�n.
e) Monto
total y concepto del pago sujeto a retenci�n.
f)
Concepto
y cuant�a de la retenci�n efectuada.
g)
La
firma del pagador o agente retenedor.
A
solicitud de la persona o entidad beneficiaria del pago, el retenedor expedir�
un certificado por cada retenci�n o efectuado, el cual deber� contener las
mismas especificaciones del certificado anual.
En este
sentido mediante Decreto 2662 de 2000 se se�ala que los agentes retenedores del
impuesto sobre la renta y complementarios deber�n expedir, a mas tardar el 15 de
marzo del a�o 2001, entre otros "Los certificados de retenciones por conceptos
distintos a pagos originados en la relaci�n laboral o legal y reglamentaria por
el a�o gravable 2000.
Al
respecto, el articulo 10 del Decreto 836 de 1991 precept�a que las personas
jur�dicas podr�n entregar los certificados de retenci�n en la fuente, en forma
continua impresa por computador, sin necesidad de firma aut�grafa.
En
relaci�n con el alcance de la expresi�n "expedir", este Despacho se pronunci�
mediante concepto 042897/96 en los siguientes t�rminos:
"seg�n el
Diccionario de la Real Academia Espa�ola, la palabra expedir tiene como
significado dar curso a las causas y negocios; despacharlos; extender por escrito con las
formalidades acostumbradas.
Teniendo
en cuenta la acepci�n de la expresi�n, encontramos que la obligaci�n de expedir
el certificado conlleva la de extenderlo por escrito con las formalidades
acostumbradas; es decir, la disposici�n hace referencia a la elaboraci�n del
documento �nicamente, sin que de ello derive la obligaci�n para el agente
retenedor de enviarlo a las personas a quienes se les haya efectuado la
retenci�n".
Lo
anterior resulta concordante con lo preceptuado en la ley 527 de 1999 la cual en
su art�culo 2�. define el mensaje de datos como "la informaci�n generada,
enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electr�nicos,
�pticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electr�nico
de datos (EDI>, Internet, el correo electr�nico, el telegrama, el t�lex o el telefax" (
Subraya el Despacho>.
As� mismo
en el articulo 5 del citado ordenamiento se concede reconocimiento jur�dico a
los mensaje de datos, al expresar:
"No se
negar�n efectos jur�dicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de
informaci�n por la sola raz�n de que est� en forma de mensaje de datos".
En este
orden de ideas consideramos que, con el registro del Certificado en medios
magn�ticos, elaborado con observancia de la informaci�n exigida, va disposici�n
para la entrega en el momento en que lo solicite el interesado, se entiende
cumplida la obligaci�n a cargo del agente retenedor "de expedir" certificados de
retenci�n -por conceptos diferentes a los laborales
Atentamente,
Delegada
Divisi�n de Normativa y Doctrina Tributaria