Mayo 15
de 2001
Se�or
Representante
Legal
Asteroides
y Meteoritos
Calle 56
No 40-102
Medell�n
Referencia :
Consulta 24635 del a�o 2001
Tema :
Procedimiento
Subtema :
Facturaci�n. Contrato de mandato.
Reembolso
de gastos
Sobre las
inquietudes planteadas en el escrito de la referencia, esta Divisi�n se
pronunci� por medio de los Conceptos 99115/96,65174/98, 59421, 60113/99.
En el
Concepto 60113 de 1999, se indic� que "el mandato es un contrato en que una
persona conf�a la gesti�n de uno o m�s negocios a otra, que se hace cargo de
ellos por cuenta y riesgo de la primera (art�culo 2142 del C�digo
Civil)."
El
Concepto 65174 de 1998, expres� que "en los contratos de mandato las facturas
deber�n ser expedidas en todo los
casos por el mandatario" y que si "el mandatario adquiere bienes o servicios en
cumplimiento del mandato, la factura deber� ser expedida a nombre de
�ste.
El mismo
concepto se�al� que "el art�culo 3 del Decreto 1514 de 1998, determina que el
mandatario deber� expedir una certificaci�n al mandante en donde consigne la
cuant�a y concepto de los citados costos, deducciones, impuestos descontables o
devoluciones, la cual debe ser avalada por Contador P�blico o Revisor Fiscal,
seg�n las disposiciones legales vigentes sobre la materia".
En el
concepto citado se afirm� que "el mandante ser� quien solicite los costos y
deducciones, impuestos descontables y retenciones que se generen en el contrato
de mandato, seg�n informaci�n que le suministre el mandatario en la
correspondiente certificaci�n".
En el
Concepto 59421/99, se afirm� que para obtener el mandatario el pago de la
comisi�n pactada con el mandante por las gestiones adelantadas, debe expedir
factura, siempre y cuando no se encuentre exceptuado legalmente de dicha
obligaci�n.
As� las
cosas, cuando el mandante reembolse los costos en los que ha incurrido el
mandatario en virtud de la gesti�n encomendada, los costos los puede solicitar
el mandante y no el mandatario.
En lo que
respecta a las facturas en el Concepto 99115/96 se manifest� que "cuando en
virtud de un contrato deba solicitarse reembolso de gastos realizados para el
contratante ya su nombre, debe diferenciarse lo que es tal reembolso, de lo que constituye la
prestaci�n directa y propia del contrato: �sta si es materia de facturaci�n por
parte del contratista, mientras que la solicitud de reconocimiento y cancelaci�n
de reembolso que se haya causado puede formularse mediante otro
documento".
As� las
cosas, se concluye que el mandatario expedir� factura para cobrarle al mandante
el ingreso que le corresponde por la intermediaci�n realizada y por medio de un
oficio, memorando o cualquier otra comunicaci�n semejante, (acompa�ada si se
considera necesario de las facturas expedidas por terceros) solicitar� al
mandante el reembolso de los gastos en los que el mandatario haya incurrido en
virtud de la gesti�n encomendada. Cuando el mandante reembolse dichos costos,
los mismos los puede solicitar en su declaraci�n de renta y complementarios, el
mandante y no el mandatario.
Para su
conocimiento, se le env�a fotocopia de los conceptos mencionados.
Atentamente