DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
Concepto 019405
Bogotá D.C., 3 de abril de 2002
Doctor
CAMILO CORTES DUARTE
Director Jurídico
ALAMVIVA S.A.
Calle 36 N° 7- 47, Piso 5.
Bogotá D.C.
Ref. Consulta radicada con el N° 40375 del 2001 06 07.
Tema: Aduanero
Descriptor: Pruebas (N.A. Se refiere a la práctica de pruebas en el exterior)
Fuente Formal: Ley 455 de 1998, Art. 3° y 4° Ley 16 de 1989
De conformidad con el numeral 7° del articulo 11 del Decreto 1265 de 1999, en concordancia con el literal b) del articulo 2° de la Resolución 5467 del 15 de junio de 2001, esta División está facultada para absolver en forma general las consultas que se formulen sobre interpretación de las normas aduaneras y de control cambiario, en lo de competencia de la Entidad.
PROBLEMA JURÍDICO
¿Se requiere algún trámite especial para hacer efectivo probatoriamente ante la DIAN, un documento privado o público otorgado en el exterior?
TESIS.
A partir de la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros entendidos conforme a la definición otorgada por la convención sobre abolición, para hacer efectivo probatoriamente ante la DIAN dichos documentos solo se requiere que estos tengan el sello de la Apostilla de la Haya.
INTERPRETACIÓN JURÍDICA
Mediante la Ley 455 de 1998, por medio de la cual se aprueba la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, suscrita en la haya el cinco (5) de octubre de 1961, dirigida a los países miembros, se suprime la legalización de los documentos de que trata la convención, que realizaban los Cónsules o Agentes Diplomáticos.
Según el artículo 1° de la mencionada ley, los documentos públicos considerados a efectos de la ya nombrada convención son los siguientes:
a) Documentos que emanan de una autoridad o funcionario relacionado con las cortes, o tribunales de un Estado, incluyendo los que emanen de un fiscal, un secretario de un tribunal o un portero de estrados;
b) Documentos administrativos;
c) Actos notariales, y
d) Certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas a título personal, tales como certificados oficiales que consignan el registro de un documento o que existía en una fecha determinada y autenticaciones oficiales y notariales de firmas.
En el mismo artículo de la ley 488 de 1998, indica los documentos a los que no les es aplicable la Apostilla de la Haya como son:
a) A documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares, y
b) A documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras.
Como corolario de lo anterior se tiene:
1- Para demostrar la autenticidad de un documento público expedido en el exterior, entendido éste como lo define la convención, era necesaria su legalización por el Cónsul o Agente Diplomático de la Republica, y en su defecto por el de una nación amiga.
2- Queda abolida la legalización de los documentos públicos expedidos en el extranjero por los países miembros de la Convención, la cual se reemplazará por la indicación, sello o estampilla que Ilevare el título "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961).
3- No es procedente la Apostilla de la Haya para los documentos ejecutados por los agentes diplomáticos o consulares, ni para los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras.
Adicionalmente, y de conformidad con el segundo inciso del artículo 3° de la Ley 455 de 1998, no es necesaria la indicación, sello o estampilla de la " Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) si existen leyes, reglamentos o prácticas en vigor donde el documento es exhibido o un acuerdo entre dos o mas estados contratantes que han abolido o simplificado o dispensado al documento mismo de ser legalizado. Con esta disposición se dejan a salvo disposiciones de que tratan los convenios de cooperación y asistencia mutua suscritos por Colombia, caso en el cual la información y documentos se aportaran conforme a las disposiciones de dichos acuerdos. Es el caso del Convenio Multilateral sobre Cooperación y Asistencia Mutua entre las Direcciones de Aduanas Nacionales de Aduanas, suscrito en la ciudad de México el11 de septiembre de 1981, aprobado mediante Ley 16 de 1989, en el cual los países miembros, pueden proveerse mutua y directamente de información aduanera que interese a los mismos, sobre prevención investigación y represión de las infracciones aduaneras.
En conclusión, a partir de la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros entendidos conforme a la definición otorgada .por la convención sobre abolición, para hacer efectivo probatoriamente ante la DIAN dichos documentos solo se requiere que estos tengan el sello de la Apostilla de la Haya.
En cuanto al interrogante dos(2) de la consulta, mediante el cual se indaga si un documento extendido en el exterior, como en el caso de un contrato, una factura, certificación y cualquier otro documento, con la simple autenticación ante Notario de las firmas de quienes lo suscribieron, para certificar su autenticidad ya título de que se actúa, podrá hacerse efectivo en Colombia ante las autoridades aduaneras sin necesidad de trámite adicional le comento que la respuesta se entiende resuelta con el desarrollo del anterior problema jurídico.
En relación con el interrogante número tres (3) de la consulta relativo con los trámites que en materia de legalización deben continuar realizando los Consulados de Colombia en el exterior, es pertinente remitirlo, lo cual se hace, al Ministerio de Relaciones Exteriores, para que de conformidad con la competencia asignada a esa Entidad, se manifieste al respecto.
En los anteriores términos se absuelve la consulta.
Hasta otra oportunidad.
JUAN CARLOS OCHOA DAZA
Jefe División de Normativa y Doctrina Aduanera