DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
Concepto: 083627
Bogotá D.C. diciembre 31 del 2002
TEMA: Procedimiento Tributario
DESCRIPTORES: COMPETENCIA DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ADMINISTRACION DE IMPUESTOS
PROBLEMA JURIDICO:
¿Qué División debe conservar los expedientes del “Archivo Transitorio” de los procesos adelantados en la División de Liquidación?
TESIS JURIDICA:
Los expedientes del llamado “Archivo Transitorio” de los procesos adelantados en la División de Liquidación, debe conservarlos la División Jurídica de la respectiva Administración, como Archivo Satélite.
INTERPRETACION JURIDICA:
Establece la Resolución 0004 del 26 de Agosto de 1999, “Por la cual se establecen las normas para la organización y manejo de los archivos de gestión en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales” los tipos de archivo que se manejan en la Entidad. En el tercer inciso del numeral 4.3 de la citada Orden, se define el “Archivo Satélite” como el compuesto por los expedientes que aún no terminan su trámite, y que en consecuencia deben permanecer en las dependencias responsables hasta su finalización.
Igualmente, se señala que por las características propias de las áreas técnicas de la Entidad y el manejo que debe darse a los expedientes en desarrollo del proceso tributario, aduanero y cambiario, estos archivos son propios de las áreas técnicas respectivas y en particular se encuentran, entre otros ubicados en los Grupos Ejecutores de Secretaría.
Atendiendo lo anterior, se tiene que aquellos expedientes en los que en virtud de la competencia dada por el artículo 691 del Estatuto Tributario, la División de Liquidación en cumplimiento de la función asignada en el literal a) del artículo 70 de la Resolución 5632 de junio 19 de 1999 modificada por el artículo 2o. de la Resolución 5306 de 2000, haya expedido el acto administrativo que decida de fondo sobre la determinación de las obligaciones tributarias, aduaneras y sanciones cambiarias, susceptibles de ser impugnadas mediante recurso de Reconsideración conforme con lo dispuesto en el artículo 720 del Estatuto Tributario, en concordancia con las normas de competencia para resolver esos recursos radicada en la División Jurídica respectiva, de acuerdo a lo señalado por los artículos 721 ejusdem, 66 de la Resolución 5632 del 19 de julio de 1999, modificado por el articulo 8º de la Resolución 156 del 9 de agosto de 1999 y Resolución 79 de 2000 artículo 2º , en los literales f) y g), son expedientes que aún no terminan su trámite, y que en consecuencia deben permanecer en las dependencias responsables de su finalización en vía gubernativa, que es la División Jurídica.
En síntesis, culminada la actuación asignada a la División de Liquidación, el acto proferido es susceptible de discusión mediante recurso que se debe interponer”... ante la oficina competente para conocer los recursos...”, según mandato del inciso segundo del artículo 720 del Estatuto Tributario, siendo esta una etapa más del proceso administrativo, a cargo de la hoy División Jurídica respectiva, según lo dispone el artículo 721 ibídem, o bien pueden ser susceptibles de solicitud de reducción de sanción cuando se aceptan modificaciones, de las cuales conoce la misma División.
Como se advirtió, dicha función de fallo de los recursos así como la decisión sobre las solicitudes de reducción de sanción, y sobre las revocatorias directas, es privativa de la División Jurídica respectiva, salvo que el Administrador asuma motivadamente la competencia en el caso concreto. Para efecto del control de los requisitos de procedibilidad del recurso, debe la División Jurídica tener en su poder la actuación potencialmente controvertible, máxime cuando cuenta con términos perentorios para disponer sobre la admisión del recurso o de la solicitud.
PROBLEMA JURIDICO No. 2:
¿Qué dependencia es la competente para expedir las constancias de ejecutoria de los actos administrativos proferidos por la Dian?
TESIS JURIDICA:
La dependencia competente para expedir las constancias de ejecutoria de los actos administrativos proferidos por la DIAN, es aquella que deba verificar los supuestos de la situación de la que legalmente dependa la ejecutoria.
INTERPRETACION JURIDICA:
Como se ha considerado por este Despacho, la ejecutoria es un fenómeno procesal que va “implícito” en todo acto administrativo que sea susceptible de notificación a la parte interesada el cual ocurre una vez el acto administrativo se encuentre en firme por el cumplimiento de ciertos presupuestos.
De manera general para los Actos Administrativos, establece el articulo 62 del Código Contencioso Administrativo que se entienden ejecutoriados:
1) Cuando contra ellos no proceda ningún recurso.
2) Cuando los recursos interpuestos se hayan decidido.
3) Cuando no se interpongan recursos o cuando se renuncie a ellos.
4) Cuando haya lugar a la perención, o cuando se acepten los desistimientos.
De manera específica en materia tributaria, señala el articulo 829 del Estatuto que se entienden ejecutoriados los actos administrativos que sirven de fundamento para el cobro coactivo:
1) Cuando contra ellos no proceda recurso alguno.
2) Cuando vencido el término para interponer los recursos, no se hayan interpuesto o no se presenten en debida forma.
3) Cuando se renuncie expresamente a los recursos o se desista de ellos, y
4) Cuando los recursos interpuestos en vía gubernativa o las acciones de restablecimiento del derecho o de revisión de impuestos, se hayan decidido en forma definitiva, según el caso.
Las anteriores disposiciones en las actuaciones de la DIAN, aunque similares en su contenido, tendrán aplicación de acuerdo con el tipo de acto administrativo de que se trate. En aquellas susceptibles de proceso administrativo de cobro coactivo, como lo son las que determinan deudas por obligaciones administradas por la Entidad, la norma aplicable por su especificidad, será el artículo 829 del Estatuto Tributario; en las demás, se atenderá la disposición general contenida en el articulo 62 del Código Contencioso Administrativo.
Ahora bien, como el cumplimiento de cada uno de los supuestos previstos en los artículos transcritos debe ser cotejado por el competente, esta atribución dependerá de la situación de hecho particular, a saber:
1) Cuando se trate de las actuaciones que deben regirse por la norma especial del Estatuto Tributario deberá procederse así:
1.1) Si contra los actos administrativos no procede recurso alguno, situación que se advierte en el cuerpo de los mismos, su ejecutoria se cumple con la notificación que de ellos se realice en debida forma. Esta función está asignada en la DIAN a las Divisiones de Documentación o en su defecto a las Divisiones Financiera y Administrativa o División de Recursos Físicos y Financieros según la estructura del Nivel o Administración respectiva, tanto en el Nivel Central como el Regional, Especial, Local o Delegado, conforme con lo dispuesto en los artículos 29, 62, 76 y 77 de la Resolución 5632 de 1999 y demás normas que la complementan y modifican. En dichas disposiciones igualmente se les faculta a estas dependencias para certificar sobre esta actuación, lo que equivale a que, en estos eventos sean dichas oficinas las competentes para certificar el cumplimiento del acto de notificación y de derecho, la ejecutoria del acto por no proceder recurso contra el mismo.
1.2) En cuanto a los eventos en que se ha vencido el término para interponer los recursos, o no se presentaron en debida forma, como son circunstancias cuyo pronunciamiento requieren de una evaluación, motivación y comprobación técnico -jurídica como elementos de procedibilidad de la actuación, para las cuales se tienen definidos legalmente los procedimientos para su admisión, inadmisión y discusión, será la División Jurídica o quien haga sus veces la competente funcional para la discusión de los actos que profiera la Administración, la llamada a acreditar estos sucesos, mediante las constancias de ejecutoria respectivas.
De la misma manera, la competencia en mención será de la División Jurídica o quien haga sus veces cuando se renuncie expresamente a los recursos o se desista de ellos, por cuanto se requiere de la aceptación de esta actuación, que tiene legalmente limitación temporal hasta antes de que se profiera el fallo.
Igual sucede con los eventos que se refieren a que los recursos interpuestos en vía gubernativa o las acciones de nulidad y restablecimiento del derecho o de revisión de impuestos, se hayan decidido en forma definitiva, cuya gestión debe atender por competencia la División Jurídica.
2) Cuando se trate de un acto de naturaleza distinta a los mencionados en el punto anterior, cuyo trámite y ejecutoria se surte por la norma general del Código Contencioso Administrativo, como los supuestos de ejecutoria son sustancialmente iguales, la competencia que se estudia es similar a la expuesta por las razones enunciadas, con la salvedad de que deberá indicarse la causal como esta disposición lo determina.
En este sentido, se complementa el Problema Jurídico No. 2 del Concepto 032 del 27 de agosto de 1999 y los demás pronunciamientos en tal orientación.
Ahora bien, el artículo 64 del Código Contencioso Administrativo prescribe: “Salvo norma expresa en contrario, los actos que queden en firme al concluir el procedimiento administrativo serán suficientes, por sí mismos, para que la Administración pueda ejecutar de inmediato los actos necesarios para su cumplimiento. La firmeza de tales actos es indispensable para la ejecución contra la voluntad de los interesados.”
Significa lo anterior, que no es exigencia ordinaria la expedición de constancias de ejecutoria y solamente bajo disposición legal expresa o solicitud en tal sentido, deben ser expedidas.
CTOR/EYPH