Doctor
LUIS ARTURO ROMERO PEÑALOZA
Jefe Grupo Interno de Trabajo de Registro
División de Recaudación
Administración Local de Impuestos de Personas Naturales
Calle 75 No. 15-43 Primer piso
Ref.: Consulta No.- 089292 del 5 de octubre de 2001
De conformidad con el articulo 11 el Decreto 1265 de 1999, este Despacho es competente para absolver de manera general las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional. En este sentido se emite el presente concepto.

TEMA: Procedimiento Tributario
DESCRIPTORES Documento enviado vía fax

FUENTES FORMALES Resolución 5709 de 1996 Orden Administrativa 0011 de 1996
PROBLEMA JURÍDICO:
Es viable enviar vía fax a la División de Recaudación o a la dependencia que haga sus veces de la Administración de Impuestos y Aduanas correspondiente a la residencia o domicilio fiscal del contribuyente, la solicitud de autorización e la numeración e facturación o de Inscripción en el Registro Unico Tributario RUT?

TESIS JURÍDICA:
No es viable enviar fax a la División de Recaudación o a la dependencia que haga sus veces de la Administración de Impuestos y Aduanas correspondiente a la residencia o domicilio fiscal del contribuyente, la solicitud de autorización e l numeración e facturación o de Inscripción en el Registro Unico Tributario RUT.

INTERPRETACION JURIDICA:
La Resolución 5709 de 1996, en su artículo 2° establece lo siguiente:
"Presentación de la solicitud. Los obligados a facturar deberán presentar la solicitud de autorización personalmente o enviarla por correo certificado a la división de recaudación o dependencia que haga sus veces, de la administración de impuestos y aduanas nacionales correspondiente al domicilio social principal tratándose de personas jurídicas y las personas naturales en la que corresponda al asiento principal de los negocios o donde ejerza habitualmente la profesión u oficio, según el caso..'...(Negrilla fuera de texto)
Dice nítidamente la norma anterior que la solicitud de autorización de la numeración de las facturas debe presentarse personalmente o enviarse por coreo certificado por la personas o entidades obligadas a expedir factura.
Por lo que las solicitudes que en tal sentido sean enviadas a la Administración vía fax, no cumplen con el requisito señalado.
Por su parte, la Orden Administrativa No. 0011 del 11 de diciembre de 1996 “ Por la cual se establece el procedimiento a seguir para el registro de información e nuevos contribuyentes y la Actualización de los ya existentes en el Registro Unico Tributario “, señala para todos los casos que el formularios de inscripción debe diligenciarse en original y copia. Siendo expresa la exigencia del diligenciamiento de la solicitud en original, es evidente que la enviada vía faz, a la Administración no cumple con esta condición pues es indiscutible que la maquina Fax, lo que hace es reproducir el documento por lo que tal reproducción se asimila a una copia del documento original.
Por las anteriores razones considera este Despacho que las solicitudes tanto de autorización de numeración para facturar, como de inscripción en el RUT no pueden tramitarse cuando son enviadas vía faz a la Adminisr5tracion por no cumplir con las formalidades legales previstas para el efecto.

Atentamente,

CARMEN TERESA ORTIZ DE RODRIGUEZ
Jefe Oficina Jurídica