Doctor
NORBERTO DAVID SALAS GUZMÁN
Director Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva
Auditoria General de la República
Carrera 10 # 17-18 piso 9°.
Ciudad.

Referencia : Consulta radicada bajo el No.67832 del 17 de septiembre de 2001.

Tema : Procedimiento Tributario
Descriptores : Responsables de obligaciones formales

Fuentes formales : Estatuto Tributario Decreto 624 De 1989, Artículos 572, 580/d, 605,606
De conformidad con el artículo 11 del Decreto 1265 de 1.999, este Despacho es competente parta absolver de manera general las consultas que se formulen sobre la interpretación de las normas tributarias de carácter nacional. En este sentido se emite el presente concepto.

PROBLEMA JURÍDICO:
¿Quién debió cumplir las obligaciones relativas a las retenciones en la fuente practicadas por una entidad de derecho público en los periodos comprendidos entre 1992 y 1997? Podía delegarse esa responsabilidad?

TESIS JURIDICA:
Corresponde a los representantes cumplir las obligaciones principales y accesorias de sus representados, sin perjuicio de lo previsto en normas especiales.

INTERPRETACIÓN JURÍCICA:
Mediante concepto 075642 de agosto 11 de 2000, este Despacho manifestó en la tesis jurídica que: "Una declaración de retención en la fuente de una entidad de derecho público puede ser firmada por un funcionario diferente al representante legal o pagador, siempre que .esté debidamente autorizado y se dé el aviso a administración de impuestos respectiva"
Se formuló así la interpretación jurídica :
"El artículo 606 del estatuto Tributario al relacionar el contenido de la declaración de retención en la fuente ordena que debe tener la firma del agente retenedor o de quien cumpla el deber formal de declarar. Cuando el declarante sea la Nación, los Departamentos, los municipios y Santafé de Bogotá Distrito Capital, podrá ser firmada por el pagador respectivo o por quien haga sus veces.
Como se ve, la norma permite que la firma de esta declaración sea la del pagador o de quien haga sus veces, pero en una forma potestativa y obviamente que esté en ejercicio de sus funciones.
Sin embargo el artículo 572 del Estatuto Tributario, en el literal c) dispone que deben cumplir los deberes formales de sus representados, los gerentes, administradores y en general los representantes legales por las personas jurídicas y sociedades de hecho y que esta responsabilidad puede ser delegada en funcionarios de la empresa designados para el efecto, en cuyo caso se deberá informar de tal hecho a la administración de Impuestos correspondiente.
Esta norma que es de carácter general, se puede aplicar también a las entidades de derecho público mencionadas anteriormente. En consecuencia, así no sea el pagador, pero si existe otro funcionario debidamente autorizado y se ha dado el aviso correspondiente, se cumple con el deber formal de declarar sin incurrir en la inconsistencia del literal d) del artículo 580 del Estatuto Tributario"..
Corresponde concretar ahora, si para los periodos fiscales de Retención en la Fuente comprendidos entre los años 1.992 y 1.997, aplican las disposiciones y criterios precedentes.
En lo relacionado con las declaraciones de retención en la fuente, la normatividad que ha regido los periodos mencionados, se sintetiza :
El Artículo 9°. del Decreto 2503 de 1.987, que dispuso:
"Artículo 9: Declaración mensual de retenciones. A partir del mes de enero de 1988 inclusive, los agentes de retención den la fuente deberán presentar por cada mes, una declaración de las retenciones en la fuente que de conformidad con las normas vigentes debieron efectuar durante el respectivo mes, la cual se presentará en el formulario que para tal efecto señale la Dirección General de Impuestos Nacionales. Esta declaración deberá contener:
1).............
2) ...........
3) ...........
4) La firma del agente retenedor o de quien cumpla el deber formal de declarar. Cuando el declarante sea la Nación, los departamentos, intendencias, comisarías, municipios y el Distrito Especial de Bogotá, podrá ser firmada por el pagador respectivo o por quien haga sus veces.
[.........] " ( resaltamos).
La anterior disposición fue incorporada al Estatuto tributario, expedido mediante el Decreto 624 de 1.989 en el artículo 606 y actualmente, en lo pertinente, es del mismo tenor, adicionada con el siguiente parágrafo:
" ART. 606.-Contenido de la declaración de retención. [....]
PAR. 1o-Cuando el agente retenedor tenga sucursales o agencias, deberá presentar la declaración mensual de retenciones en forma consolidada.
Cuando se trate de entidades de derecho público, diferentes de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta, se podrá presentar una declaración por cada oficina retenedora.
[...]"(resaltamos).
En cuanto al señalamiento legal de quienes son los representantes que deben cumplir las obligaciones por sus representados, el artículo 572 del Estatuto Tributario, antes de las modificaciones que la Ley 223 de 1.995 le introdujo, consagraba:
" ART. 572.-Representantes que deben cumplir deberes formales. Deben cumplir los deberes formales de sus representados, sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas:
a)
b)
c). Los gerentes, administradores y en general los representantes legales, por las personas jurídicas y sociedades de hecho.
[ ......] "
Este artículo como se anotó, fue modificado por el 172 de la ley 223 citada, ya partir de su vigencia, en su literal c), preceptúa:
"Ley 223/95 ART. 172.-Representantes que deben cumplir deberes formales. El literal c) del artículo 572 del estatuto tributario quedará así:
"c) Los gerentes, administradores y en general los representantes legales, por las personas jurídicas y sociedades de hecho. Esta responsabilidad puede ser delegada en funcionarios de la empresa designados para el efecto, en cuyo caso se deberá informar de tal hecho a la administración de impuestos y aduanas correspondiente".
El numeral 5° del artículo 602 del estatuto tributario quedará así:
"5. La firma del obligado al cumplimiento del deber formal de declarar". (resaltamos).
De lo anterior, en relación con las declaraciones de Retención en la Fuente, se puede concluir que:
. La obligación formal de declarar debía ser cumplida únicamente por el representante o por el pagador desde 1.992 a 1.995.
. A partir de la vigencia de la Ley 223 de 1.995, diciembre 23 de ese año, esa obligación puede ser cumplida por el
representante legal, por el pagador o por quien haya sido delegado por el representante legal para el efecto; en este último caso,
la designación debe ser expresamente aceptada por el delegatario y de ella se debe dar aviso previo al cumplimiento de
esasfunciones, a la Administración de Impuestos y Aduanas correspondiente, suministrando la identidad del designado y
constancia de su aceptación; esto, según lo ha dispuesto históricamente el artículo 665 del Estatuto Tributario para los efectos de
responsabilidad tanto penal como tributaria que el incumplimiento de tales obligaciones conlleva.

. Atendiendo lo señalado en el literal c) del artículo 572 del Estatuto Tributario, es potestativo de los representantes legales el
delegar la responsabilidad relativa a las obligaciones principales y accesorias de retención en la fuente a partir de la vigencia del
artículo 172 de la Ley 223 de 1.995, que lo modificó de la manera ya citada.
En los anteriores términos damos respuesta general a los temas de su consulta. Para efectos de la información específica sobre delegaciones que haya podido efectuar el señor Contralor, damos traslado de su requerimiento a la competente, Administración Especial de los Grandes Contribuyentes de Bogotá, como consta en la copia adjunta.

Cordialmente,

CARMEN TERESA ORTIZ DE RODRIGUEZ
Jefe Oficina Jurídica