Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
Concepto Aduanero 076
Bogotá, D. C.29 de Mayo de 2002
Doctor
LUIS ENRIQUE CAMPUZANO CASTRO
Administrador de Aduanas Local
Carrera 52 número 42-43 Edificio Alpujarra
Medellín, Antioquia
Referencia: Consulta radicada con los números 20313 de marzo 26 de 2001, 60994 de agosto 27 de 2001 y 62003 de agosto 29 de 2001.
De conformidad con el numeral 7 del artículo 11 del Decreto 1265 de 1999, en concordancia con el literal b) del artículo 2° de la Resolución 5467 de 2001, esta División está fa cultada para absolver en forma general las consultas que se formulen sobre interpretación y aplicación general de las normas en materia aduanera, de comercio exterior y de control de cambios en lo de competencia de la Entidad, razón por la cual su consulta se absolverá con carácter general.
Tema: Aduanero
Descriptores: Notificación por correo Actos Adminsitrativos Aduaneros-Ejecutoria
Fuentes Formales: Decreto 2685 de 1999, artículos 562 y 567, modificado por el artículo 56 del Decreto 1232 de 2001
Problema jurídico
¿Desde cuándo se entiende surtida para la Administración, la notificación de un acto administrativo cuando éste fue enviado por correo y devuelto por cualquier razón, diferente a la de envío a dirección errada?
Tesis jurídica
La notificación de un acto administrativo que fue devuelto por correo, por una razón diferente a la de envío a dirección errada, se entiende surtida para la Administración en la fecha reportada por la administración postal nacional o la entidad designada para tal fin, en el certificado de acuse de recibo devuelto, aun cuando sobre éste no conste firma de recibido.
Interpretación jurídica
El artículo 567 del Decreto 2685 de 1999, modificado por el artículo 56 del Decreto 1232 de 2001, prescribe lo siguiente:
“Artículo 567. Notificación por correo. La notificación por correo se practicará, enviando copia del acto, mediante correo certificado, a la dirección que corresponda, de acuerdo con lo previsto en el artículo 562 del presente decreto y se entenderá surtida en la fecha de entrega debidamente certificada del acto en la dirección respectiva, por parte de la administración postal nacional o de la entidad designada para tal fin.
Cuando el acto administrativo se envíe a una dirección errada, se podrá corregir en cualquier tiempo enviándolo a la dirección correcta. En este caso los términos empezarán a correr a partir de la notificación efectuada en debida forma.
Las actuaciones notificadas por correo que por cualquier razón sean devueltas serán notificadas mediante aviso publicado en un periódico de amplia circulación nacional. En este evento, la notificación se entiende surtida para la administración en la fecha de entrega del acto en la dirección que corresponda de conformidad con el artículo 562 del presente decreto, pero el término para que el responsable responda o impugne se contará desde la publicación del aviso”. Mediante Resolución No. 1963 de diciembre 28 de 2001, del Ministerio de Comercio Exterior, se precisaron las operaciones de exportación y reexportación que requieren registro previo, dentro de las cuales no se mencionan las exportaciones definitivas con reintegro.
De conformidad con la norma transcrita, para el caso citado en el último inciso, e sto es, cuando las actuaciones notificadas por correo que por cualquier razón son devueltas, se precisa que la notificación se entiende surtida para la administración en la fecha de entrega del acto en la dirección que corresponda de conformidad con el artículo 562.
De la lectura de la norma se puede inferir que la misma presupone una previa entrega, caso en el cual se tomaría como fecha de surtimiento de la notificación, la fecha de acuse de recibo de la misma.
Sin embargo pueden existir eventos en los que la correspondencia ni siquiera es recibida, caso en el cual, si bien la Administración Postal Nacional entrega a la entidad el certificado de acuse de recibo sin diligenciar la casilla de recibido, dicho documento sí contiene la fecha en que tales autoridades recibieron el documento para notificarlo y la fecha en que fueron a realizar la diligencia.
Por consiguiente, considerando que el servicio de notificación a través de la Administración Postal Nacional se rige en la actualidad por un contrato estatal, es necesario tener en cuenta las circunstancias prescritas en dicho documento, como causales de devolución de la correspondencia.
En el contrato actual suscrito el 28 de junio de 2001 por el entonces director de la DIAN y el entonces Director de la Administración Postal Nacional, se precisó, en el parágrafo 3° del numeral 7° de la cláusula segunda, referente a las obligaciones del contratista, que se consideran como únicas causales de devolución de los envíos las siguientes:
1. Rehusado
2. Dirección deficiente
3. No reside
4. Cerrado
5. No existe número
6. Fuera de guía postal
De las causales enlistadas, las de los numerales 2 y 5 referentes a Dirección deficiente y no existe número respectivamente, pueden enmarcarse dentro de la situación prevista en el inciso segundo del artículo 567 del Decreto 2685 de 1999, modificado por el artículo 56 del Decreto 1232 de 2001, y por consiguiente, las autoridades competentes para notificar podrán reintentar la notificación por correo, enviando el documento en cualquier momento a la dirección correcta.
Para el caso previsto en el numeral 3, es decir, cuando la Administración Postal Nacional encuentre cerrado el lugar donde debe efectuarse la notificación, se debe surtir el trámite previsto en el parágrafo 2° del numeral 7 de la cláusula segunda referente a las obligaciones del contratista, según el cual, “En el caso del correo que no se puede entregar por encontrarse cerrado el domicilio, se intentará una segunda entrega al día siguiente, caso en el cual los tiempos indicados en el cuadro anterior se incrementarán en un día”1
Conforme con la cláusula transcrita, se pueden derivar dos situaciones: la primera que la Administración Postal Nacional logre entregar el documento, evento en el cual, la notificación se entenderá surtida en la fecha consignada en el acuse de recibo.
Origen/Destinos Tiempos de Entrega
Urbano Tres (3) días hábiles
Entre Ciudades Capitales Cuatro (4) días hábiles
Entre Ciudades Principales y ciudades intermedias Cuatro (4) días hábiles
Entre ciudades principales y poblaciones rurales Cinco (5) días
Segunda, que la Administración Postal Nacional no logre entregar el documento por encontrar siempre cerrado el domicilio, caso en el cual, y dado que tanto la DIAN como la Administración Postal Nacional, hicieron las gestiones necesarias para realizar la notificación, esta debe entenderse surtida para la Administración el último día que tiene Adpostal para entregar la correspondencia, sin perjuicio del término que la ley le otorga al responsable para que responda o impugne, el cual se contará desde la publicación del aviso conforme lo dispone el artículo 567 del Decreto 2685 de 1999, modificado por el artículo 56 del Decreto 1232 de 2001.
Ahora bien, para el caso previsto en los numerales 1 y 3 referentes a rehusado y no reside, este Despacho considera que éstas causales de devolución son imputables a la persona que se pretende notificar, en primer lugar por cuanto quien se rehusa, manifiesta su voluntad clara de entorpecer las diligencias que legalmente debe realizar la DIAN, y mal puede por lo tanto configurarse esta situación en contra de la entidad, siendo pertinente concluir que para este caso en concreto, la notificación debe entenderse surtida en la fecha de entrega del documento en el lugar reportado por el declarante, conforme con lo dispuesto en el artículo 562 del Decreto 2685 de 1999, y consignada en el documento de acuse de recibo, sea que esté diligenciada o no, la casilla correspondiente de la firma de quien recibe el documento.
Aunque para este Despacho el acuse de recibo entregado a la DIAN por Adpostal, donde queda la constancia de que la correspondencia fue devuelta por la causal de “rehusado”, es suficiente para demostrar que la entidad adelantó las gestiones pertinentes para la notificación debiendo por lo tanto, entenderse surtida en la fecha reportada y consignada en el documento de acuse de recibo entregado por Adpostal.
Para el caso de correspondencia devuelta por la causal de “No reside”, es necesario tener en cuenta que en muchas ocasiones ésta correspondencia es recibida y por tanto la notificación debe entenderse surtida en la fecha de entrega prevista en el acuse de recibo proferido por Adpostal. Pero así mismo, en el caso de que no se haya recibido o se haya devuelto con posterioridad, no obstante existir un documento que certifique el acuse de recibo, si la correspondencia fue enviada, conforme lo dispone el artículo 562 del Decreto 2685 de 1999, es decir, a la dirección informada por el declarante en la Declaración, Exportación o Tránsito o a la dirección procesal, cuando el responsable haya señalado expresamente una dirección, dentro del proceso que se adelante para que se notifiquen los actos correspondientes, o la determinada por los medios previstos en la citada disposición; la notificación se entenderá surtida en la fecha de entrega consignada en el acuse de recibo proferido por Adpostal, sea que en este se encuentre o no la constancia de recibido por determinada persona.
Lo anterior en consideración a que el artículo 567 del Decreto 2685 de 1999, modificado por el artículo 56 del Decreto 1232 de 2001 es claro en precisar que la notificación se entiende surtida para la administración en la fecha de entrega del acto en la dirección que corresponda de conformidad con el artículo 562 del citado Decreto.
En todo caso, lo anterior sin perjuicio de los términos que tiene el responsable para impugnar o responder el acto los cuales se contarán desde la publicación del aviso.
Por último valga precisar que aunque en la actualidad las notificaciones se realizan a través de Adpostal, con fundamento en el contrato comentado, esto no es óbice para que las Divisiones de Documentación del nivel central, regional o local, dependencias competentes de la DIAN encargadas de surtir las notificaciones, conforme con los literales d) de los artículos 29 de la Resolución 5632 de 1999 y 77 ibidem modificado por el artículo 13 de la Resolución 156 de 1999 notifiquen directamente con sus funcionarios, dejando las constancias correspondientes.
En los anteriores términos se absuelve su concepto.
Cordialmente,
El Jefe División Normativa y Doctrina Aduanera, Oficina Jurídica,
Juan Carlos Ochoa Daza.
(C. F.)