DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
Concepto: 074147
Bogotá D.C. noviembre 18 del 2002
TEMA: Procedimiento Tributario
DESCRIPTORES: DERECHO DE PETICION
Código Contencioso Administrativo, Artículo 19
Estatuto Tributario, artículos 565,583, 693, 729, 849-4
Resolución 2890 de 1998
PROBLEMA JURIDICO:
es viable expedir copia de una resolución que resuelve un recurso de reconsideración cuando se está notificando por edicto y este no ha sido desfijado?
TESIS JURIDICA:
cuando se está surtiendo la notificación por edicto y el contribuyente solicita copia del acto que se está notificando, la administración debe proceder a notificar en forma personal y entregar copia del mismo.
INTERPRETACION JURIDICA:
En materia tributaria la ley señala en forma expresa como deben notificarse las actuaciones de la Administración. En tal sentido se pronuncia el artículo 565 del Estatuto Tributario al establecer:
Formas de notificación de las actuaciones de la administración e impuestos. Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones tributarias, emplazamientos, citaciones, traslados de cargos, resoluciones en que se impongan sanciones liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas deben notificarse por correo o personalmente.
Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los diez (10) días siguientes, contados a partir de la fecha de introducción al correo del aviso de citación
La notificación por edicto es subsidiaria de la notificación personal, por tanto cuando no es posible surtir la notificación personal, debe proveerse la notificación por edicto para que el acto produzca efectos jurídicos. La notificación tiene por objeto que el acto produzca los efectos previstos en la ley a partir de la misma y no solamente que se garantice el derecho de defensa. (Sentencia del Consejo de Estado de julio 2 de 1993).
Por tanto, si el contribuyente se acerca a la Administración a solicitar copia del acto que se está publicando por edicto, debe la Administración proceder a efectuar la notificación personal y entregar copia de la resolución al interesado, dejando constancia de esa actuación administrativa.
Con relación a sus preguntas sobre la expedición de copias y el trámite de las mismas, se efectúan las siguientes consideraciones:
El Código Contencioso Administrativo establece en el artículo 19 el derecho de toda persona a tener acceso a los documentos oficiales, pedir y obtener copia de ellos.
Sinembargo, la petición se negará si la solicitud se refiere a alguno de los documentos que la Constitución Política o las leyes autorizan tratar como reservados. La decisión negativa será siempre motivada.
Sobre los documentos que tienen reserva en materia tributaria, el artículo 583 del Estatuto Tributario señala:
Reserva de la declaración. La información tributaria respecto de las bases gravables y la determinación privada de los impuestos que figuren en las declaraciones tributarias, tendrá el carácter de información reservada; por consiguiente, los funcionarios de la Dirección General de Impuestos Nacionales sólo podrán utilizarla para el control, recaudo, determinación discusión y administración de los impuestos y para efectos de informaciones impersonales de estadística.
En los procesos penales, podrá suministrarse copia de las declaraciones, cuando la correspondiente autoridad lo decrete como prueba en la providencia respectiva.
Los bancos y demás entidades que en virtud de la autorización para recaudar los impuestos y recibir las declaraciones tributarias, de competencia de la Dirección General de Impuestos Nacionales, conozcan las informaciones y demás datos de carácter tributario de las declaraciones, deberán guardar la más absoluta reserva con relación a ellos y sólo los podrán utilizar para los fines del procesamiento de la información, que demanden los reportes de recaudo y recepción, exigidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos siguientes.
(Subraya el Despacho)
También la legislación tributaria prevé la reserva de los expedientes en la etapa de determinación, discusión y cobro de los impuestos a cargo de los contribuyentes y es así como en los artículos 693, 729 y 894-4 el Estatuto Tributario prescribe:
“Artículo 693. Reserva de los expedientes. Las informaciones tributarias respecto de la determinación oficial del impuesto tendrán el carácter de reservadas en los términos señalados en el artículo .583.”
“Artículo 729. Reserva del expediente. Los expedientes de recursos sólo podrán ser examinados por el contribuyente o su apoderado, legalmente constituido, o abogados autorizados mediante memorial presentado personalmente por el contribuyente.”
“Artículo 849-4. Reserva del expediente en la etapa de cobro. Los expedientes de las Oficinas de Cobranzas solo podrán ser examinados por el contribuyente o su apoderado legalmente constituido, o abogados autorizados mediante memorial presentado personalmente por el contribuyente.”
Cuando se trate de la solicitud de copias de actos administrativos de trámite (auto de archivo) o que ponen fin a una actuación administrativa, por parte del contribuyente, como por ejemplo una liquidación oficial de revisión, de corrección, una resolución que resuelve un recurso, etc., estos ya no arman parte de la reserva a que hacen referencia los artículos transcritos, por tanto es dable que la Administración Tributaria facilite copia de los mismos, previa la cancelación del valor de conformidad con lo señalado en el artículo 24 del Código Contencioso Administrativo, al interesado o a un tercero autorizado mediante escrito presentado personalmente por el contribuyente ante una autoridad administrativa o judicial.
Ahora bien, en cuanto a la obligación de expedir copia de los actos administrativos notificados por edicto o publicados en un diario, es necesario aclarar que si se surtió la notificación por edicto, el contribuyente puede acercarse a solicitar copia del acto que no tendrá valor alguno e igualmente cuando la notificación se surta por publicación en un periódico de amplia circulación.
Lo anterior por cuanto si la notificación se surte por correo, personalmente o por edicto se debe entregar una copia del acto objeto de la notificación.
Cuando se solicita una copia adicional del acto, sí debe sufragar el interesado el valor de las copias de acuerdo con el artículo 34 de la Resolución 2890 del 4 de mayo de 1998 que señala:
“Solicitud de copias. El interesado debe presentarse a la oficina competente donde le será suministrado un formato especial que deberá diligenciar, donde conste la clase de documento, el número de copias, el valor y la firma autorizada. El valor de las copias y la cuenta donde se debe realizar la consignación serán establecidos mediante resolución y publicados en un lugar visible.
El valor de las copias se reajustará de acuerdo con lo previsto en el artículo 26.5 del Código Contencioso Administrativo..
Una vez cancelado el valor de las copias, se expedirán las mismas o se dará respuesta dentro del término establecido.
La Resolución donde se fijó la cuenta y el valor de las copias es la 2778 de 1999.
JGB/LDCV