Doctor
LUIS HERNANDO GALLO MEDINA
Representante Legal
Gallo Medina - Abogados Asociados
Carrera 10ª número 19-65, Oficina 605
Bogotá, D. C.

Referencia: Consulta radicada bajo el número 37789 del 20 de mayo de 2003.

De conformidad con el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999 y el artículo 1° de la Resolución 5467 de julio 15 de 2001, este Despacho es competente para absolver de manera general las consultas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional. En este sentido se emite el presente concepto.

Problema número 1

Tema Procedimiento Tributario.

Descriptores Factura para responsables del impuesto sobre las ventas.

Fuentes formales Estatuto Tributario, artículo 437, f); Decreto 522 de 2003.

Problema jurídico:

¿El documento que debe expedir el responsable del régimen común al adquirir bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, debe cumplir con los mismos requisitos de la factura de venta como numeración preimpresa o autorización de la numeración consecutiva?

Tesis jurídica:

El documento que debe expedir el responsable del IVA, régimen común, que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, solo debe cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 3° del Decreto 522 de 2003.

Interpretación jurídica:

El literal f) del artículo 437 del Estatuto Tributario, adicionado por el artículo 37 de la Ley 788 de 2002, establece que en la adquisición de bienes y servicios sujetos de por sí al impuesto sobre las ventas que hagan los responsables del régimen común del impuesto sobre las ventas a las personas naturales no comerciantes o a los responsables del régimen simplificado, el adquirente emitirá al vendedor un documento equivalente a la factura, en los términos que señale el reglamento. Para tal efecto, el Decreto Reglamentario 522 de 2003, en su artículo 3° dispone que ese documento debe contener los siguientes requisitos:

a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios;

b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono;

c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;

d) Fecha de la operación;

e) Concepto;

f) Valor de la operación;

g) Discriminació n del impuesto asumido por el adquirente en la operación;

h) Firma del vendedor en señal de aceptación del contenido del documento.

Dadas las características del documento y el tipo de operación que soporta, es claro que no se trata propiamente de una factura de venta sino de un documento distinto, al cual se le otorgan los efectos fiscales y jurídicos de la factura. Por esta razón el Decreto 522 de 2003 establece los requisitos que debe cumplir, sin que le sean exigibles otros establecidos para la factura a la cual se equipara. En cuanto a la numeración consecutiva que debe contener el citado documento, mencionada en el literal c) de la disposición citada, el artículo 3° de la Resolución número 3878 de 1996 sobre facturación, expedida por el Director de la DIAN, señala que no se requiere la autorización de la numeración en la expedición de documentos equivalentes a la factura. Por otra parte, la exigencia de la preimpresión es propia de las facturas expedidas en legal forma.

Problema número 2

Tema Procedimiento Tributario.

Descriptores Factura - Documentos soporte.

Fuentes formales Estatuto Tributario, artículo 437, f). Decreto 1001 de 1997, artículo 2º, parágrafo 1.

Problema jurídico número 2

¿Es obligatorio expedir el documento equivalente a la factura señalado en el artículo 3° del Decreto 522 de 2003, aun cuando el vendedor o prestador del servicio, persona natural no comerciante o del régimen simplificado, expida una cuenta de cobro?

Tesis jurídica

Debe expedirse el documento equivalente a la factura señalado en el artículo 3° del Decreto 522 de 2003, cuando la operación se realice con persona no obligada a facturar y deba el adquirente realizar y asumir la retención en la fuente a título del IVA. Si no ha y lugar a la retención mencionada y la persona no obligada a facturar opta por hacerlo cumpliendo los requisitos señalados para cada clase de documento, releva en tal evento a su comprador de esta obligación.

Interpretación jurídica

El artículo 3° del Decreto 522 de 2003 consagra la obligación de expedir un documento equivalente a la factura en las transacciones gravadas con el IVA que realicen los adquirentes de bienes y servicios responsables del régimen común con personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, cualquiera fuere su cuantía y sin limitación en cuanto a la tarifa del IVA aplicable, respecto de las cuales deban practicar y asumir la retención en la fuente por IVA. La obligación está en cabeza del comprador o adquirente que sea responsable del régimen común, quien debe expedir el citado documento como soporte de la operación y de la retención en la fuente a título del IVA para todos los efectos legales.

Ahora bien, si por la cuantía de la operación no hay obligación de practicar la retención en la fuente de conformidad con lo previsto en el Decreto 782 de 1996 (pagos por servicios inferiores a $66.000 y por compras inferiores a $460.000 en el año 2003), el documento equivalente a factura previsto en la disposición comentada servirá como soporte contable y justificará el no haber aplicado la retención en la fuente.

Con todo, como se expone en el punto siguiente, si no se trata de operaciones en que deba practicarse la retenció n en la fuente por IVA y el vendedor, no obligado a facturar, opta por expedir factura o documento equivalente, deberá hacerlo cumpliendo los requisitos legalmente previstos para cada documento, tal como lo dispone el parágrafo 1° del artículo 2° del Decreto Reglamentario 1001 de 1997. En este evento no será forzoso que el adquirente expida el documento previsto en el artículo 3° del Decreto 522 de 2003.

No está por demás recordar que los responsables del IVA del régimen simplificado deben llevar el Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias ordenado por el artículo 616 del Estatuto Tributario y que las cuentas de cobro no están legalmente previstas como documento equivalente a la factura para efectos fiscales.

Problema número 3:

Tema Procedimiento Tributario.

Descriptores Factura - Documentos soporte.

Fuentes formales Decreto 3050 de 1997, artículo 3º. Estatuto Tributario, artículo 437, f).

Problema jurídico número 3

¿El documento indicado en el artículo 3° del Decreto 3050 de 1997 sigue vigente para que procedan los costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con no obligados a facturar?

Tesis jurídica

Para que procedan los costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con no obligados a facturar, el documento soporte es el indicado en el artículo 3° del Decreto 3050 de 1997, salvo cuando se trate de operaciones gravadas con IVA realizadas por responsables del régimen común del impuesto con personas no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado en las que deba realizarse la retención en la fuente a título de este impuesto.

Interpretación jurídica

Sin perjuicio de la obligación que tienen los responsables del régimen común de expedir el documento equivalente a la factura señalado en el artículo 3° del Decreto 522 de 2003 cuando adquieran bienes o contraten servicios sujetos al IVA con personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, en forma general el artículo 3º del Decreto 3050 de 1997, dispone:

"Requisitos para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con no obligados a facturar. De conformidad con lo estipulado en el inciso tercero del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el documento soporte para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con personas no obligadas a expedir facturas o documento equivalente, será el expedido por el vendedor o por el adquirente del bien y/o servicio, y deberá reunir los siguientes requisitos:

1. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad beneficiaria del pago o abono.

2. Fecha de la transacción.

3. Concepto.

4. Valor de la operación.

5. La discriminación del impuesto generado en la operación, para el caso del impuesto sobre las ventas descontable.

Lo dispuesto en el presente artículo no será aplicable para la procedencia de los costos, deducciones e impuestos descontables correspondientes a la retención asumida en operaciones realizadas con responsables del impuesto sobre las ventas del régimen simplificado.

Parágrafo. Cuando se trate de impuestos descontables originados en operaciones cambiarias realizadas por entidades financieras no obligadas a facturar, el documento soporte de que trata el presente artículo deberá ser expedido por quien presta el servicio".

La disposición transcrita se refiere de manera general a los requisitos para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables, sin limitar su aplicación a los responsables del IVA del régimen común. Por lo tanto, aunque los intervinientes en una transacción no tengan la calidad de responsables del IVA, están obligados a expedir el respectivo soporte sobre las operaciones económicas que realicen. Esta es una diferencia con el documento previsto en el Decreto 522 de 2003, el cual está limitado a los responsables del régimen común del impuesto sobre las ventas.

Por otra parte, el mismo artículo 3° del Decreto 3050 de 1997 señala que el documento allí dispuesto no es aplicable para la procedencia de los costos, deducciones e impuestos descontables correspondientes a la retención asumida en operaciones realizadas con responsables del impuesto sobre las ventas del régimen simplificado. En este caso el documento que corresponde es el previsto en el artículo 3° del Decreto 522 de 2003, disposición que, a criterio de este Despacho, involucra una derogatoria tácita del artículo 4º del Decreto 380 de 1996, salvo en lo regulado en su parágrafo.

Por lo anterior, podemos concluir que el artículo 3° del Decreto 3050 de 1997 continúa vigente para el caso de las operaciones que se efectúen entre no obligados a facturar y/o cuando el adquirente de los bienes o servicios con obligación de facturar no sea responsable del IVA y el vendedor sea una persona natural no comerciante o un responsable del régimen simplificado.

Atentamente,

El Jefe de la Oficina Jurídica,
Alejandro Mora Guerrero.