RESOLUCIÓN N° 0002482
06-03-2009
Dian

por la cual se conforman los comités de archivo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales, en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas en el artículo 6º, numerales 1, 22 y 32 del Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008,

CONSIDERANDO:

Que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Na¬cionales de conformidad con lo establecido en la Ley 594 del 14 de julio de 2000, tiene la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y ser la responsable de su organización y prestación de servicios archivísticos.

Que mediante Decreto 4048 del 22 de octubre de 2008, se modificó la estructura interna de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Que en consecuencia, se hace necesario establecer los órganos de Dirección y Asesoría en el nivel central y seccional, que permitan administrar en forma adecuada los acervos documentales de la Entidad y cumplir así con la normatividad legal vigente sobre la materia, establecida por el Archivo General de la Nación,

RESUELVE

Artículo 1°. Crear el Comité Nacional de Archivo quien actuará como grupo asesor de la alta dirección, responsable por la definición de las políticas, los programas de tra¬bajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos, especialmente en lo relacionado con la normalización, la eliminación de documentos y el mantenimiento de las Tablas de Retención Documental.

El Comité Nacional de Archivo estará conformado por el Director de Gestión de Recursos y Administración Económica quien lo presidirá, el Director de Gestión de Ingresos o su delegado, el Director de Gestión de Aduanas o su delegado, el Director de Gestión Jurídica o su delegado, el Subdirector de Gestión de Análisis Operacional o su delegado, el Subdirector de Gestión de Recursos Físicos, el Jefe de la Coordinación de Documentación del Nivel Central, quien actuará como secretario.

Serán funciones del Comité Nacional de Archivo:

– Proponer y evaluar periódicamente la política archivística en el nivel nacional.

– Aprobar las propuestas en materia de normalización relacionadas con el manejo de los archivos, su organización, conservación, y microfilmación, digitalización o uso de nuevas tecnologías para el manejo de información.

– Proponer instrumentos legales, normas y procedimientos técnicos para la im¬plantación de tecnologías informáticas en los archivos, con miras a la gestión y dise¬minación de la información, y a la definición del valor probatorio y conservación de los documentos electrónicos.

– Autorizar la eliminación de documentos de acuerdo con los términos de conser¬vación establecidos en las Tablas de Retención Documental.

– Definir criterios sobre la conservación de documentos históricos en la Entidad, y la organización de los respectivos archivos históricos.

Artículo 2°. Crear los Comités Seccionales de Archivo, que actuarán como aseso¬res del Director Seccional en los aspectos relacionados con los planes y proyectos a desarrollar en la respectiva Seccional, armonizándolos con los planes y políticas del nivel nacional. Deberán interpretar, desarrollar y hacer partícipes a los archivos de las Direcciones Seccionales y Delegadas de su cargo, de los beneficios de la política archivística nacional y de la aplicación de normas y procedimientos comunes.

El Comité Seccional de Archivos estará integrado por el Director Seccional quien lo presidirá, el Jefe de la División de Gestión Administrativa y Financiera o quien haga sus veces, el Jefe del Grupo Interno de Trabajo de Documentación, quien actuará como secretario del comité y el Jefe de la División de Gestión Jurídica correspondiente.

Serán funciones de los Comités Seccionales de Archivo:

– Proponer planes y programas de interés seccional para su incorporación a los planes nacionales de archivos.
– Supervisar y orientar la implantación del Sistema de Archivos en la Seccional de su competencia.

– Promover acciones de capacitación para los funcionarios vinculados con el que¬hacer archivístico de la seccional.

– Evaluar las actividades que se propongan y desarrollen en el Comité Seccional mediante informes de actividades y el informe anual al Comité Nacional de Archivo.

– Asesorar en la aplicación de las técnicas y procedimientos archivísticos establecidos para la DIAN y en el mantenimiento de las tablas de retención documental.

– Recomendar la eliminación de documentos de archivo para su aprobación por parte del Comité Nacional de Archivo, de acuerdo con los términos de conservación establecidos en las Tablas de Retención Documental.

Parágrafo 1°. En las Direcciones Seccionales donde no exista Grupo Interno de Trabajo de Documentación, el Jefe de la División de Gestión Administrativa y Finan¬ciera actuará como secretario del comité.

Parágrafo 2°. A las reuniones de los Comités Nacional y Seccional podrán asistir como invitados funcionarios de las dependencias productoras de los documentos que se evaluarán, o particulares que se considere puedan aportar elementos de juicio nece¬sarios en las sesiones correspondientes.

Artículo 3°. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente las disposiciones que le sean contrarias, en especial los artículos 30 y 31 de la Resolución 3448 de 1999 y 14 y 15 de la Resolución 3630 de 1999.

Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 6 de marzo de 2009.
El Director General,
Néstor Díaz Saavedra.
(C.F.)