Bogotá D. C., 7 de mayo de 2007
CTCP Nº 059 / 2007
Señor
GUILLERMO PIÑEROS PIÑEROS
Calle 72 N° 13-23, piso 12
Bogotá, D.C.
REFERENCIA:
Fecha de la Consulta….:
Radicada en el CTCP el 19 de octubre de 2006
Nº de Radicación CTCP...:
N/D
Entidad de Origen………:
Presentada Directamente
Temas…………………......:
Presentación de estados financieros - Clasificación de sus cuentas.
En desarrollo de lo previsto en el Artículo 23 de la Resolución 002 de 2005 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, para lo cual estimamos primordiales las siguientes consideraciones previas:
Es competencia exclusiva de la entidad que invita a un proceso de selección de proponentes, elaborar los respectivos pliegos de condiciones o términos de referencia, su interpretación y aplicación, así como también es competencia exclusiva de la misma entidad, aplicar e interpretar la legislación que en materia de contratación administrativa regule el respectivo proceso de selección de los contratistas.
A su turno, la misión del Consejo Técnico de la Contaduría Pública es la orientación técnico - científica de la profesión, a partir de la investigación científica y tecnológica en áreas relacionadas con la ciencia contable en general, sus principios y normas, mediante el ejercicio doctrinario y la emisión de directrices orientadoras del ejercicio profesional; por lo cual, cuando se contempla entre sus funciones servir como órgano consultor del Estado y de los particulares en aspectos técnico - científicos de la contaduría pública y del desarrollo del ejercicio profesional, tal competencia no puede extenderse, en el caso que nos ocupa, por ejemplo, al análisis de aspectos de la contratación cuya competencia recae exclusivamente en la entidad convocante, como ocurre con la aplicación de causales de rechazo de propuestas, la evaluación del cumplimiento de requisitos establecidos en el respectivo pliego de condiciones o términos de referencia, aspectos que tienen que ver con la interpretación y aplicación de la normativiadad sobre contratación administrativa que escapan a la órbita de conocimiento y competencia de este organismo de orientación técnico – contable.
No obstante lo anterior, como tema de reflexión para orientar el análisis propuesto en su consulta, a continuación presentamos algunas guías que, desde el punto de vista técnico – contable, pueden servirles para satisfacer el requerimiento presente.
- CONSULTA (Textual):
“Atentamente me permito solicitar a ustedes se sirvan emitir un concepto sobre la forma correcta de presentar un Estado de Resultados en una empresa de servicios de Telecomunicaciones.
1. Hechos:
En la actualidad y desde hace varios años la compañía tiene el siguiente formato para presentar su Estado de Resultados tanto de periodos intermedios como los de cierre del ejercicio.
Ingresos Operacionales:
###
Gastos operacionales de ventas:
(###)
Costos montaje y mantenimiento de redes:
(###)
Depreciaciones:
(###)
Total Costo de ventas:
###
Utilidad (pérdida) operacional:
###
Gastos operacionales de administración:
(###)
Otros ingresos no operacionales:
###
Gastos no operacionales:
(###)
Corrección monetaria (A x 1) Perdida:
(###)
Utilidad antes de impuestos:
###
Provisión impuesto de renta:
###
Utilidad (pérdida) neta del ejercicio:
###
La compañía presento sus estados financieros para una licitación y dentro del pliego de condiciones en el numeral 2.11.3.1 contemplaba claramente la exigencia de los estados financieros, las notas explicativas, certificación y dictamen de los estados financieros que sirven de base para medir la capacidad financiera contemplada en el numeral 2.11.3.2.; en ninguno de estos numerales se contemplo el análisis de forma de presentar los estados financieros sin que ello constituya que exista un dolo dentro de los mismos y una violación a los artículos 24 y 30 de la ley 80 de 1993, cuyo efecto final fue la descalificación para poder participar en dicha licitación por no encontrasen (sic) debidamente clasificados.
Es importante resaltar que la compañía con los mismos estados financieros se le han adjudicado otros negocios en licitaciones públicas.
2. Aspectos Legales que en consideración nuestra se sustenta tal presentación.
Revisadas las normas que regulan los Principios de la Contabilidad en Colombia, contenidas en los Decretos 2649 y 2650 del año 1993, no se encuentra una definición explícita de “utilidad operacional” y cuales son los elementos que la determinan.
3. Determinación.
La compañía por unanimidad de todos sus estamentos de Dirección y Control (Administración, Junta Directiva, Asamblea de Accionistas y Revisoría Fiscal), para efectos de determinar la utilidad operacional de negocio y conforme al artículo 450 del Código de Comercio, considera necesario para el desarrollo y evaluación del negocio, sus características y su comportamiento a lo largo del ejercicio contable excluir los gastos de administración y que se mencionan detallan en las notas a los estados financieros.
No son considerados como parte de la operación por cuanto se destinan indistintamente a todas las actividades de la compañía, algunas de las cuales no originan ingresos al resultado, sin ello ir en contravía de lo dispuesto en el Decreto 2649 de 1993 y en especial en el artículo 19 el cual reza: “Los estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables“. (El subrayado es del solicitante).
De lo anterior se puede concluir que los estados financieros están preparados bajo responsabilidad de la administración y clasificados acorde al objeto social y particular del negocio apoyados en los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, lo mismo sobre el conjunto de conceptos básicos y reglas que deban ser observadas al registrar e informar contablemente conforme al Art. 1° del mencionado Decreto.
4. Concepto Superintendencia de Sociedades.
En apoyo a nuestra concepción en la presentación dé los estados financieros, en el pasado mes de abril el Señor Superintendente de Sociedades, Dr. Rodolfo Danies Lacouture con el aval de los más importantes Contadores Independientes, Firmas de Auditoría, Decanos de Facultades de Contaduría, determinaron que es prioritaria la actualización de los principios y normas de contabilidad, máxime es (sic) esta época de internacionalización de la economía, Tratado de Libre Comercio e incremento de la inversión extranjera.
Para tal efecto la Superintendencia presentó un anteproyecto de Ley para derogar el actual Plan Único de Cuentas — PUC — y la eliminación de los ajustes por inflación en los estados financieros.
En la exposición de motivos de la Superintendencia es importante copiar textualmente parte de los motivos:
“El PUC tampoco ayuda al análisis de indicadores de gestión y desempeño vigentes en la actualidad; por ejemplo, la separación de costos y gastos en fijos y variables para determinar el margen de contribución del negocio; separación de los gastos atribuibles directamente a los productos y los que no son (gastos generales).
En el caso de los ingresos operacionales, el PUC establece unas cuentas exactas por tipo de actividad o tipo de producto, que hace que la clasificación de las ventas sea muy diferente a la realidad de cada negocio en particular; generando la necesidad de hacer reclasificaciones para tener la información en la forma requerida.
El Plan Único de Cuentas es un plan contable que incluye la totalidad de las cuentas de resumen, subcuentas y auxiliares en uso, con indicación de su descripción, su dinámica y los códigos o series cifradas que los identifiquen, fue elaborado atendiendo estrictamente los principios o normas de contabilidad de general aceptación en el país, contenidas en el Decreto 2649 de 1993 y sus modificatorios, (los cuales como ya se dijo continúan vigentes); y establece un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas. Con el transcurso de los años y la evolución de los negocios, su aplicación en la práctica ha demostrado que resulta inconveniente por no ajustarse a las necesidades de todas las clases de comerciantes y sus innumerables operaciones, tanto es así que hoy en día varios organismos de control y vigilancia han tenido que expedir un PUC especializado por tipo de negocios para sus vigilados, lo que ha ocasionado como consecuencia que la intención del Gobierno de expedir un Plan ÚNICO de Cuentas, para todos los obligados a llevar contabilidad, en realidad no se cumplió, pues en la actualidad hay aproximadamente 15 PUC especializados y algunos de ellos han tenido más de 100 cambios en los últimos quince años.“ (El subrayado es del consultante).”
- RESPUESTA:
- Validez y aplicabilidad del Decreto 2649 de 1993 y del Plan Único de Cuentas:
Para comenzar, es necesario señalar que las disposiciones consagradas tanto en el Decreto 2649 e 1993, como en el Decreto 2650 del mismo año, contentivo del Plan Único de Cuentas (PUC), son normas que gozan de presunción de legalidad cuya vigencia y aplicabilidad no ha sido controvertida y sobre las cuales no se ha emitido ninguna disposición que las derogue, razón por la cual son mandatarias para los entes económicos a los cuales se han dirigido, más allá de las modificaciones incidentales y parciales que se hayan introducido. (Ver opinión completa del Consejo en texto de comunicación adjunta al final de este documento)
Por tal razón, si bien las importantes consideraciones de la Superintendencia de Sociedades citadas por el consultante, ameritan las reflexiones del caso, ellas no pueden interpretarse como modificatorias de la normatividad actualmente vigente, hasta tanto se emitan nuevas disposiciones en las cuales ellas tengan cabida con efecto derogatorio de las normas presentes.
- Clasificación de los hechos económicos en general:
De acuerdo con lo señalado por el Artículo 53 del Decreto 2649 de 1993:
“ARTICULO 53. CLASIFICACIÓN. Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas.
Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico.
El plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con indicación de su descripción, de su dinámica y de los códigos o series cifradas que las identifiquen.” (Resaltado fuera del texto original)
En la norma que antecede se destaca la necesidad y el imperativo consistente en que los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas. Señala, además, que la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico, salvo lo dispuesto en normas especiales, de lo cual fluye que si existe un plan de cuentas establecido de manera especial, el ente económico debe sujetarse a éste y no cabrá la posibilidad de elaborar su propio plan de cuentas.
Al efecto, para resolver toda duda, con la expedición del Plan Único de Cuentas para comerciantes a través del Decreto 2650 de 1993 se aclara el campo de aplicación de dicho Plan, en los siguientes términos:
“ARTICULO 5º CAMPO DE APLICACIÓN. El Plan Único de Cuentas deberá ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio. Dichas personas para los efectos del presente Decreto, se denominarán entes económicos.
No estarán obligadas a aplicar el Plan Único de Cuentas de que trata este Decreto, los entes económicos pertenecientes a los sectores Financiero, Asegurador y Cooperativo para quienes se han expedido Planes de Cuentas en virtud de legislación especial.” (Resaltado fuera del texto original)
Así las cosas, una empresa prestadora del servicio de comunicaciones como la que origina el tema consultado, empresa que de seguro está sometida a las disposiciones del Código de Comercio, no escapa a la aplicación del PUC para comerciantes establecido en el precitado Decreto 2650 de 1993, de suerte que en ella habrán de tenerse en cuenta las reglas que para ello consagra dicho Decreto en su Artículo 6º en los siguientes términos:
“ARTICULO 6º (Modificado por el Artículo 2° del Decreto 2894 de 1994) NORMAS DE APLICACIÓN. El Plan Único de Cuentas debe aplicarse de conformidad con las siguientes normas:
1. Catálogo de Cuentas. El Catálogo de Cuentas y su estructura, serán de aplicación obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en él. No obstante, los entes económicos que lo consideren necesario podrán utilizar internamente, para el registro de sus operaciones, códigos y denominaciones diferentes, caso en el cual deberán elaborar una Tabla de Equivalencias entre éstas y las contenidas en el Catálogo del Plan Único de Cuentas, la cual estará a disposición de las personas o entidades que de conformidad con la ley tengan la potestad de inspeccionar o examinar los libros y papeles del ente económico.
Sin embargo, en libros registrados se deberá asentar la información contable conforme al Catálogo de Cuentas del mencionado plan.
Los entes económicos que decidan utilizar la Tabla de Equivalencias, deberán informarlo de manera inmediata a la entidad de vigilancia correspondiente.
Las cuentas y subcuentas identificadas únicamente por el código numérico, podrán ser utilizadas y denominadas por el ente económico, dentro del rango establecido, dependiendo de sus necesidades de información, conservando la misma estructura del Plan Único de Cuentas.
2. Dinámicas y descripciones. En todo caso, las dinámicas y descripciones serán de uso obligatorio y todos los asientos contables deberán efectuarse de conformidad con lo establecido en ellas...”
Emergen con claridad de esta disposición, interpretada en el marco del contenido del propio Decreto 2650 de 1993, las siguientes reglas de obligatoria aplicación en la contabilidad de los comerciantes en relación con la clasificación de sus cuentas:
- El Catálogo de Cuentas que conforma el PUC, así como la descripción, estructura y dinámica para la aplicación de las mismas, deben observarse de manera obligatoria en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas (Art. 2º, Decreto 2650/93) , de manera que en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en el PUC (Art. 10º, Decreto 2650/93) .
- Para la identificación de las clases, grupos, cuentas y subcuentas sólo se podrán utilizar códigos diferentes al interior del ente económico y mediando la elaboración de una tabla de equivalencias para esas codificaciones, tabla que debe estar a disposición de quien la solicite, considerando que todas las clases, grupos, cuentas y subcuentas se identificarán con un código numérico para lo cual, deberán utilizarse de manera preferencial los códigos contenidos en el PUC.
- Las dinámicas y descripciones de clases, grupos, cuentas y subcuentas serán de uso obligatorio, de manera que todos los asientos contables se ciñan a lo establecido en el la parte pertinente del PUC.
- La obligatoriedad de aplicar el PUC apunta a conseguir la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad (Art. 1º, Decreto 2650 de 1933) .
- Mayor relevancia adquiere la obligatoriedad de aplicar el PUC en el caso de allegar, por cualquier motivo, todo reporte o presentación de la información contable a los administradores, a los socios, a los terceros y particularmente al Estado, pues ellos deberán elaborarse utilizando los códigos numéricos y las denominaciones indicadas en el manual de cuentas contenido en el citado PUC (Art. 11, Decreto 2650 de 1993) .
- Clasificación de gastos operacionales de administración:
Meridianamente establecido que el Catálogo de Cuentas que conforma el PUC, así como la descripción, estructura y dinámica para la aplicación de las mismas, deben observarse de manera obligatoria en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas y que en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en el PUC, pasemos a analizar el caso concreto materia de consulta, donde se indaga por los gastos operacionales de administración que, en los anteriores términos, sólo podrán corresponder a las descripción y detalle que presentamos a continuación, los cuales se hallan descritos bajo el grupo 51 en el PUC en lo siguientes términos:
“CUENTA 5. GASTOS
51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN
DESCRIPCIÓN:
Los gastos operacionales de administración son los ocasionados en el desarrollo del objeto social principal del ente económico y registra, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa.
Se clasifican bajo el grupo de gastos operacionales de administración, por conceptos tales como honorarios, impuestos, arrendamientos y alquileres, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios y provisiones.”Detalla, además, que el grupo 51 correspondiente a los Gastos Operacionales de Administración lo conforman las siguientes cuentas y subcuentas:
51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN
5I05 GASTOS DE PERSONAL
510503 salario integral
510506 sueldos
510512 jornales
510515 horas extras y recargos
510518 comisiones
510521 viáticos
510524 incapacidades
510527 auxilio de transporte
510530 cesantías
510533 intereses sobre cesantías
510536 prima de servicios
510539 vacaciones
510542 primas extralegales
510545 auxilios
510548 bonificaciones
510551 dotación y suministro a trabajadores
510554 seguros
510557 cuotas partes pensiones de jubilación
510558 amortizaciones calculo actuarial pensiones de jubilación
510559 pensiones de jubilación
510560 indemnizaciones laborales
510563 capacitación al personal
510566 gastos deportivos y de recreación
510569 aportes al iss
510572 aportes cajas de compensación familiar
510575 aportes icbf
510578 sena
510581 aportes sindicales
510584 gastos médicos y drogas
510595 otros
510599 ajustes por inflación
5110 HONORARIOS
511005 junta directiva
511010 revisoría fiscal
511015 auditoria externa
511020 avalúos
511025 asesora jurídica
5111030 asesora financiera
511035 asesora técnica
511095 otros
511099 ajustes por inflación
5115 IMPUESTOS
511505 industria y comercio
511510 de timbres
511515 a la propiedad raíz
511520 derechos sobre instrumentos públicos
511525 de valorización
511530 de turismo
511535 tasa por utilización de puertos
511540 de vehículos
511545 de espectáculos públicos
511550 cuotas de fomento
511570 iva descontable
511595 otros
511599 ajustes por inflación
5120 ARRENDAMIENTOS
512005 terrenos
512010 construcciones y edificaciones
512015 maquinaria y equipo
512020 equipo de oficina
512025 equipo de computación y comunicación
512030 equipo medico -cientifico
512035 equipo de hoteles y restaurantes
512040 flota y equipo de transporte
512045 flota y equipo fluvial y/o marítimo
512050 flota y equipo aéreo
512055 flota y equipo férreo
512060 acueductos, plantas y redes
512065 aeródromos
512070 semovientes
512095 otros
512099 ajustes por inflación
5125 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES
512505 contribuciones
512510 afiliaciones y sostenimiento
512599 ajustes por inflación
5130 SEGUROS
513005 manejo
513010 cumplimiento
513015 corriente débil
513020 vida colectiva
513025 incendio
513030 terremoto
513035 sustracción y hurto
513040 flota y equipo de transporte
513045 flota y equipo fluvial y/o marítimo
513050 flota y equipo aéreo
513055 flota y equipo férreo
513060 responsabilidad civil y extracontractual
513065 vuelo
513070 rotura de maquinaria
513075 obligatorio accidente de transito
513080 lucro cesante
513095 otros
513099 ajustes por inflación
5135 SERVICIOS
513505 aseo y vigilancia
513510 temporales
513515 asistencia técnica
513520 procesamiento electrónico de datos
513525 acueducto y alcantarillado
513530 energía eléctrica
513535 teléfono
513540 correo, portes y telegramas
513545 fax y telex
513550 transporte, fletes y acarreos
513555 gas
513595 otros
513599 ajustes por inflación
5140 GASTOS LEGALES
514005 notariales
514010 registro mercantil
514015 tramites y licencias
514020 aduaneros
514025 consulares
514095 otros
514099 ajustes por inflación
5145 MANTENlMIENTO Y REPARACIONES
514505 terrenos
514510 construcciones y edlflcaclones
514515 maqulnaria y equipo
514520 equipo de oficina
514525 equlpo de computación y comunicación
514530 equlpo medico -cientifico
514535 equipo de hoteles y restaurantes
514540 flota y equipo de transportes
514545 flota y equipo fluvlal y/o maritlmo
514550 flota y equlpo aéreo
514555 flota y equipo férreo
514560 acueductos, plantas y redes
514565 armamento de vigilancia
514570 vias de comunicación
514599 ajustes por inflación
5150 ADECUACIÓN E INSTALACIÓN
515005 instalaciones eléctricas
515010 arreglos ornamentales
515015 reparaciones locativas
515095 otros
515099 ajustes por inflación
5155 GASTOS DE VIAJE
515505 alojamiento y manutención
515510 pasajes fluviales y/o marítimos
515515 pasajes aéreos
515520 pasajes terrestres
515525 pasajes férreos
515595 otros
515599 ajustes por inflación
5160 DEPRECIACIONES
516005 construcciones y ediflcaclones
516010 maquinaria y equipo
516015 equipo de oficina
516020 equipo de computación y comunicación
516025 equipo medico -cientifico
516030 equipo de hoteles y restaurantes
516035 flota y equipo de transporte
516040 flota y equipo fluvial y/o marítimo
516045 flota y equipo aéreo
516050 flota y equipo férreo
516055 acueductos, plantas y redes
516060 armamento de vigilancia
516099 ajustes por inflación
5165 AMORTIZACIONES
516505 vías de comunicación
516510 intangibles
516515 cargos diferidos
516595 otras
516599 ajustes por inflación
5195 DIVERSOS
519505 comisiones
519510 libros, suscripciones, periódicos y revistas
519515 música ambiental
519520 gastos de representación y relaciones públicas
519525 elementos de aseo y cafetería
519530 útiles, papeleria y fotocopias
519535 combustibles y lubricantes
519540 envases y empaques
519545 taxis y buses
519550 estampillas
519555 microfilmación
519560 casino y restaurante
519565 parqueaderos
519570 indemnización por daos a terceros
519575 pólvora y similares
519595 otros
519599 ajustes por inflación
5199 PROVISIONES
519905 inversiones
519910 deudores
519915 propiedades, planta y equipo
519995 otros activos
519999 ajustes por inflación
Fluye de lo anterior que todos los gastos que se ajusten a la descripción arriba citada y concuerden con la lista de cuentas y subcuentas que antecede, deberán ser considerados, registrados y clasificados como gastos operacionales de administración e incluirse distinguidos bajo el código y denominación que conforme este catálogo corresponda.
A su turno, el Catálogo de Cuentas consagrado por el vigente Decreto 2650 de 1993, establece como descripción a la cual deben sujetarse los gastos que hayan de clasificarse como No Operacionales, la siguiente:
“CUENTA 5. GASTOS
53 NO OPERACIONALES
DESCRIPCIÓN
Comprende las sumas pagadas y/o causadas por gastos no relacionados directamente con la explotación del objeto social del ente económico. Se incorporan conceptos tales como: financieros, pérdida en venta y retiro de bienes, gastos extraordinarios y gastos diversos.”Más adelante, el mismo Catálogo señala las cuentas y subcuentas que corresponden a los hechos económicos que deben clasificarse en este grupo, conforme al siguiente detalle:
53 NO OPERACIONALES
5305 FINANCIEROS
530505 gastos bancarios
530510 reajuste monetario - upac
530515 comisiones
530520 intereses
530525 diferencia en cambio
530530 gastos en negociación certificados de cambio
530535 descuentos comerciales condicionados
530540 gastos manejo y emisión de bonos
530545 prima amortizada
530595 otros
530599 ajustes por inflación
5310 PERDIDA EN VENTA Y RETIRO DE BIENES
531005 venta de inversiones
531010 venta de cartera
531015 venta de propiedades planta y equipo
531020 venta de intangibles
531025 venta de otros activos
531030 retiro de propiedades planta y equipo
531035 retiro de otros activos
531040 perdidas por siniestros
531095 otros
531099 ajustes por inflación
5315 GASTOS EXTRAORDINARIOS
531505 costas y procesos judiciales
531510 actividades culturales y cívicas
531515 costos y gastos de ejercicios anteriores
531520 impuestos asumidos
531595 otros
531599 ajustes por inflación
5395 GASTOS DIVERSOS
539505 demandas laborales
539510 demandas por incumplimiento de contratos
539515 indemnizaciones
539520 multas, sanciones y litigios
539525 donaciones
539530 constituciones de garantías
539535 amortización de bienes entregados en comodato
539595 otros
539599 ajustes por inflación.
Si bien es necesario puntualizar que al Consejo Técnico no se le ha informado la naturaleza y características de los gastos que el consultante afirma como materia de controversia, con fundamento en los asertos precedentes, se colige que la empresa debe clasificarlos, en todo caso, de manera que se ajusten a las prescripciones contenidas en el PUC que acabamos de señalar. En caso contrario, la información resultante no se ajustaría al carácter obligatorio promulgado en el Decreto.2650 de 1993 en los apartes antes citados, resultando distorsionada la información financiera según las previsiones del Articulo 21 del Decreto 2649 de 1993.
Ha expuesto el Consejo Técnico, entre otros, en el Concepto CCTCP 121 de Agosto 12 de 1997 que:
“En primer lugar se debe aclarar que no es dable a los usuarios adicionar cuentas o subcuentas al Plan Único de Cuentas para los comerciantes, modificado por el Decreto 2650 de 1993, con excepción de aquellas que únicamente están identificadas por el código numérico, dado que el desarrollo del mismo debe hacerse a partir del cuarto nivel para los auxiliares, según lo dispuesto por los artículos sexto y séptimo de dicha norma, que en lo pertinente dicen:
Art. 6º. Modificado por el art. 2. del Decreto 2894 de 1994 “Normas de aplicación. El Plan Único de Cuentas debe aplicarse de conformidad con las siguientes normas:1. Catálogo de Cuentas. El catálogo de cuentas y su estructura, serán de aplicación obligatoria y en la contabilidad no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en él.
...Las cuentas y subcuentas identificadas únicamente por el código numérico, podrán ser utilizadas y denominadas por el ente económico, dentro del rango establecido, dependiendo de sus necesidades de información, conservando la misma estructura del Plan Único de Cuentas”. (Resaltados no presentes en el texto original)
Así las cosas, una decisión adoptada por los “estamentos de dirección y control (administración, junta directiva, asamblea de accionistas y revisoría fiscal)” no se puede ir más allá de expresas disposiciones legales como las comentadas en este escrito, así ello se considere “necesario para el desarrollo y evaluación del negocio, sus características y su comportamiento a lo largo del ejercicio contable”, puesto que no cabe clasificar caprichosamente un gasto como no operacional, cuando su esencia y características corresponden a las de un gasto administrativo operacional de aquellos que se detallan en el Catálogo de Cuentas consagrado como obligatorio en el PUC.
Es claro además, que esta afirmación no contraviene en forma alguna lo expuesto por el consultante en el sentido de que, con base en el Articulo 19 del Decreto 2649 de 1993, “Los estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables“(Subrayado por el consultante). En efecto, a esta disposición no puede dársele el sentido de que la administración goza de plena libertad para elaborar la información contable, cuando en realidad, lo que se pretende es establecer sobre quién recae esta importante responsabilidad.
Ahora bien: le asiste razón al consultante en el sentido de que las disposiciones legales no consagran una definición explícita respecto de la Utilidad Operacional, ni respecto de los elementos que la determinan. Sin embargo, el Consejo Técnico ha recordado insistentemente una elemental regla de la técnica contable desde su Concepto 047 del 30 de mayo de 1996, regla según la cual:
“De acuerdo con la técnica contable la Utilidad Operacional se obtiene de determinar los ingresos operacionales menos los egresos operacionales...” (Resaltados no presentes en el texto original)
Emerge como conclusión de este pronunciamiento, que es la técnica contable dentro del marco conceptual imperante, la que indica los elementos que conforman la utilidad operacional y la forma en que debe presentarse en los estados financieros, lo cual, desde luego, es coherente y consistente con el marco legal que lo regula, producto éste último de los desarrollos que en materia de investigación realiza la comunidad científica y de la cual surgen los paradigmas, según la terminología de T.S.Kuhn, que durante cierto tiempo sirven de modelos o referentes para proporcionar las soluciones a los problemas que se presentan
Fluye de lo anterior que, más allá de que no exista una disposición legal que concretamente determine los elementos y forma que deben utilizarse para calcular la utilidad operacional, tal solución la aporta inequívocamente la misma técnica contable al establecer que este rubro se obtiene simplemente de determinar la diferencia entre los ingresos operacionales menos los egresos operacionales. Afirmar o aplicar una práctica diferente, iría flagrantemente en contra de la esencial observancia de las normas básicas de la técnica contable, con lo cual pueden generarse distorsiones de magnitud y consecuencias inconmensurables en la comparabilidad y credibilidad de la información contable.
No sobra comentar que, sin embargo, adicionalmente a la información financiera preparada conforme a los Principios de Contabilidad de General Aceptación que debe prepararse para los socios, para los terceros y el Estado, los entes económicos pueden elaborar información financiera sobre bases distintas, con miras a satisfacer necesidades particulares. Así lo prevé el Artículo 31 del citado Decreto 2649 de 1993, cuando dice:
“ARTICULO 31. ESTADOS PREPARADOS SOBRE UNA BASE COMPRENSIVA DE CONTABILIDAD DISTINTA DE LOS PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS. Con sujeción a las normas legales, para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios, las Autoridades pueden ordenar o los particulares pueden convenir, para su uso exclusivo, la elaboración y presentación de estados financieros preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Son ejemplos de otras bases comprensivas de contabilidad, las utilizadas para preparar declaraciones tributarias, la contabilidad sobre la base de efectivo recibido y desembolsado y, en ciertos casos, las bases utilizadas para cumplir requerimientos o requisitos de información contable formulados por las Autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control.
La preparación de estos estados no libera al ente de emitir estados financieros de propósito general.” (Resaltados subrayados no presentes en el texto original)
Es precisamente este el mecanismo que debe seguir un ente económico como el descrito en la consulta, cuando pretende elaborar información financiera que le permita satisfacer sus propias necesidades de determinar la utilidad operacional particular del negocio desde su propio punto de vista, clasificando conforme a su criterio gastos de administración del Grupo 51, como gastos no operacionales del Grupo 53, información que, con base en los argumentos aquí expuestos, será de uso exclusivo del ente económico que no puede pretenderse presentar a terceros como oficial y que, de ninguna manera, puede reemplazar a la información financiera correctamente elaborada conforme a las disposiciones de los Decretos 2649 y 2650 de 1993 y a la técnica contable aceptada en Colombia.
En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 24 de abril de 2007 y que los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, su contenido no compromete la responsabilidad de este organismo, no es de obligatorio cumplimiento o ejecución, no constituye acto administrativo y contra él no procede recurso alguno.
Cordialmente,
MARÍA VICTORIA AGUDELO VARGAS
PresidenteMVAV/g.r.b
C:\Documents and Settings\CONSEJO4\Mis documentos\~ G R B - CTCP\~ APROBADOS\2 0 0 7\059 GUILLERMO PIÑEROS - RP (EF presentacion - clasificacion de cuentas).doc
02/05/2007 11:08ARTICULO 2º CONTENIDO. El Plan Único de Cuentas está compuesto por un Catálogo de Cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.
ARTICULO 10. LIBROS OFICIALES. Los libros de comercio registrados deberán llevarse aplicando los códigos numéricos y las denominaciones del Catálogo de Cuentas contenidas en el presente Decreto.
