Bogotá, febrero 14 del 2002
Concepto: 009174
Doctora
ANA BRICEL SÁNCHEZ DIAZ
Subdirectora de Fiscalización
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
Presente

TEMA: Procedimiento y Renta
DESCRIPTORES: Cierre Contable
FUENTES FORMALES: Artículos 772,773,774,644, 647 y 648 del Estatuto Tributario y Artículos 9, 12, 13, 60 y 96 del Decreto 2649 de 1993.

De acuerdo con lo establecido el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999, este Despacho es competente para absolver de manera general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales. En este sentido se emite el presente concepto.

PROBLEMA JURÍDICO

Para efectos fiscales, resulta procedente que las empresas se nieguen a recibir facturas cuando han publicado o informado a los proveedores o prestadores de servicios de una fecha máxima de recepción de facturas?

TESIS JURÍDICA

Independientemente de los acuerdos entre particulares sobre fechas límites para la entrega de las facturas, desde el punto de vista fiscal los ingresos deben registrarse y facturarse dentro del período gravable correspondiente a su causación.

INTERPRETACIÓN JURÍDICA

En desarrollo de normas fiscales y contables, el cierre contable debe garantizar el adecuado registro de las operaciones realizadas por el ente económico en un determinado período. (Artículos 772, 773 y 774 del Estatuto Tributario y artículos 12 y 13 del Decreto 2649 de 1993).

El artículo 574 del Estatuto Tributario prevé que el periodo fiscal en renta es anual, salvo las excepciones señaladas expresamente. Así mismo debe observarse lo dispuesto en los artículos 9 y 60 del Decreto 2649 de 1993 sobre períodos y cierre contable.
Una vez realizadas las reexpresiones y los ajustes contables a que haya lugar, se deberá proceder a la conciliación fiscal para elaborar el comprobante de provisión de impuesto sobre la renta como último soporte contable previo al cierre. Las diferencias fiscales deben estar registradas en la cuenta de orden fiscal destinada para estos propósitos.

En esta forma es evidente que deben registrarse y facturarse los ingresos correspondientes dentro del periodo gravable respectivo, por lo que el proveedor o prestador de servicios y los beneficiarios de los mismos deben registrar, facturar, retener, declarar y pagar los valores correspondientes a impuestos o retenciones causados, que se originaron en las operaciones realizadas.

Cabe aclarar que la expedición de facturas obedece a la realización de operaciones de venta de bienes o prestación de servicios. (Artículo 615 del Estatuto Tributario).

En este orden de ideas, si bien una empresa puede informar a sus proveedores una fecha límite para la recepción de facturas, ello no la exime de registrar todas las operaciones realizadas en el momento de su causación, lo cual implica que las facturas expedidas en diciembre del respectivo año pueden entregarse en enero del año siguiente sin que la empresa pueda negarse a recibirlas. La anulación de la factura y la expedición de una nueva en enero que haga presumir que la operación se realizó en este último mes puede derivar en una falsedad y la inadecuada determinación de los impuestos y retenciones que a su vez origina sanciones e intereses para el responsable ( artículo 647 del Estatuto Tributario).

Ahora bien, cuando un contribuyente disminuye en la declaración de renta el valor a pagar o aumenta el saldo a favor con base en valores no reales derivados de la anulación de facturas sin causa legal ocasionando la omisión de ingresos, de impuestos generados por las operaciones gravadas, o de la inclusión de pasivos, costos, deducciones, impuestos descontables, retenciones o anticipos inexistentes se hace acreedor a la sanción por inexactitud de que trata el artículo 647 del Estatuto Tributario.

La sanción por inexactitud se aplica sin perjuicio de las sanciones penales que resulten procedentes, cuando la inexactitud en que se incurra en las declaraciones tributarias constituye delito. (Artículo 648 ibídem).

En este sentido vale la pena recordar que el artículo 43 de la Ley 222 de 1995 contempla la pena de prisión de 1 a 6 años para quienes a sabiendas suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad, o para quienes ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas.

Así mismo el artículo 200 del Código de Comercio, prevé que los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros.

Finalmente debe tenerse en cuenta que los ajustes contables que se deban efectuar originados en operaciones que se conocen después del cierre sea que se trate de disminuciones o incremento de ingresos, costos y/o gastos, se deben registrar el día en que se conoce su existencia dentro del rubro resultados de ejercicios anteriores. No obstante, para efectos fiscales, debe incluirse el valor de los respectivos registros en las declaraciones de ventas, de retención o de renta de los períodos respectivos en cuanto afecten las cifras que debieron registrarse originalmente y que no se incluyeron por no conocerse. En consecuencia, se deberán corregir las declaraciones respectivas liquidando la sanción e intereses a que haya lugar (artículos 24, 59, 105, 588, 589 y 644 del Estatuto Tributario y artículo 96 del Decreto 2649 de 1993.)