Señor
AREVALO PÉREZ CLAVIJO
Cra. 30 No. 39-89
Villavicencio

Ref: Consulta radicada bajo el número 69708 de 29/08/2005

TEMA PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO

DESCRIPTORES LIBROS DE CONTABILIDAD DEL CONTRIBUYENTE

FUENTES FORMALES ESTATUTO TRIBUTARIO, ART. 774

DECRETO REGLAMENTARIO 187 DE 1975, ART. 31

DECRETO REGLAMENTARIO 2649 DE 1993, ART. 126

Cordial saludo:

Damos respuesta a su consulta de la referencia, en cual pregunta si puede llevar el inventario final de mercancías, que se encuentra detallado en varias hojas, a la Administración de Impuestos para que sea sellado y luego pasarlo al Libro de Inventarios.

Es necesario precisar que la competencia de esta dependencia radica en la interpretación general y abstracta de las normas tributarias, cuando su texto no sea lo suficientemente claro. Conforme con lo anterior, no es factible resolver cuestionamientos que impliquen la solución de casos particulares y en este sentido procedemos a dar respuesta.

El artículo 774 del Estatuto Tributario, establece:

''Artículo 774. Requisitos para que la contabilidad constituya prueba. Tanto para los obligados legalmente a llevar libros de contabilidad, como para quienes no estando legalmente obligados lleven libros de contabilidad, éstos serán prueba suficiente, siempre que reúnan los siguientes requisitos:

1. Estar registrados en la Cámara de Comercio o 9n la Administración de Impuestos Nacionales, según el caso;

…”

Por su parte el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en Colombia, establece:

"Artículo. 126. Registro de los libros. Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal,

En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.

Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados.

Solamente se pueden registrar libros en flanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que:

1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o

2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.

Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar la copia auténtica del denuncio correspondiente.

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas.

Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción." (subrayado fuera de texto).

Respecto al tema en estudio, este Despacho se pronunció mediante el Concepto No. 045484 del 31 de mayo de 1996, cuya fotocopia anexamos para su ilustración.

Finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de Internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” – “técnica”-, dando click en el link “Doctrina Oficina Jurídica”

Atentamente,

JUAN JOSE FUENTES BERNAL
Jefe División de Normativa y Doctrina Tributaria
Oficina Jurídica