Oficio Nº 006463
08-02-2005Ref: Consulta radicada bajo el número 81177 de 06/09/2004
Sea lo primero manifestar que esta Oficina es competente para resolver las consultas en sentido general y abstracto que se presenten con respecto de la interpretación y aplicación de las normas relativas a los impuestos del orden nacional a cargo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de conformidad con las prescripciones del artículo 1 del Decreto 1265 de 1999; por tanto bajo este presupuesto se dará respuesta a su solicitud.
Consulta usted sobre la aplicación del Decreto 2788 de 2004 por medio del cual se reglamenta el Registro Único Tributario RUT, referido específica mente a los sujetos obligados a la inscripción y a los formularios utilizados por la Administración para tal efecto. Además es objeto de su consulta clarificar para las personas naturales comerciantes el cumplimiento de la obligación formal de llevar libros de contabilidad.
Teniendo en cuenta las inquietudes planteadas procede este Despacho a realizar los siguientes comentarios:
El Decreto 2788 de 2004 consagró en su artículo 5 quienes se encuentran, obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario RUT:
"Artículo 5. Obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario - RUT. Están obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario - RUT:
a. Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarante s del impuesto sobre la renta,
b. Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio,
c. Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado,
d. Los agentes retenedores,
e. Los importadores y exportadores,
f. Los profesionales en compra y venta de divisas, y
g. Los agentes de carga internacional, los agentes marítimos, los depósitos habilitados públicos y privados, las comercializadoras internacionales (C. l.), los comerciantes de las zonas de régimen aduanero especial, los comerciantes del puerto libre de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, los intermediarios de tráfico postal y envíos urgentes, los operadores de transporte multimodal, las sociedades de intermediación aduanera, los titulares de puertos y muelles de servicio público o privado, los transportadores en el régimen de importación o exportación, los transportistas nacionales para operaciones del régimen de tránsito aduanero, los usuarios operadores de zonas francas, los usuarios de zonas francas industriales de bienes y servicios, los usuarios aduaneros permanentes, los usuarios altamente exportadores, los usuarios de zonas económicas especiales de exportación y demás usuarios aduaneros.
Parágrafo 1. También podrán inscribirse en el Registro Único Tributario aquellas personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura.
Parágrafo 2. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales podrá requerir la inscripción de otros sujetos de obligaciones administradas por la entidad, diferentes a los ya enunciados en este articulo.
3 . Para efectos de las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero, no estarán obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros: Los extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones técnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de mercancías bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad para la importación y/o exportación de expediciones comerciales. Estos usuarios aduaneros podrán identificarse con el número de pasaporte, número de documento de identidad o el número del documento que acredita la misión. Lo anterior sin perjuicio de la inscripción que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estén sujetos.
Y señala en el parágrafo transitorio de su artículo 19, cual debe ser el procedimiento a seguir por aquellas personas o entidades ya inscritas en el RUT, las cuales cuentan con una inscripción anterior a las fechas que el decreto menciona para el efecto. En igual sentido se pronunció este Despacho mediante el Oficio 087700 de Diciembre 13 de 2004 y Oficio 028011 de mayo 6 de los que se anexa copia para su conocimiento.
Con relación a su interrogante sobre el concepto de comerciante, sus obligaciones fiscales y cuáles fueron las modificaciones que introdujo la Ley 863 de 2003, se debe tener en cuenta en primer término que el concepto de comerciante se encuentra desarrollado por el Concepto Unificado del IVA, en su título IX, capitulo I, numeral 2.1, en los siguientes términos:
“Tratándose de comerciantes, el artículo 437 del estatuto tributario designa como responsables del IVA en las ventas a los comerciantes que intervengan en cualquiera de las, fases de los ciclos de producción y distribución y quienes sin poseer tal carácter, ejecuten habitualmente a actos similares a los de aquellos. Precisamente el Código del Comercio en su artículo 10 enseña que son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan de alguna de las actividades que la ley considera mercantiles, agregando además que la calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona.”
El artículo 14 de la ley 863 de 2003 al modificar el 499 del estatuto tributario señaló 105 sujetos, incluyendo a la persona natural comerciante, calidad explicada anteriormente, y los requisitos para pertenecer al régimen simplificado determinando la exigibilidad de los mismos para este alcance. De igual manera el Concepto Unificado del impuesto sobre las ventas en su Titulo IX Capitulo 11 Numeral 1 y 4 señala no solo los requisitos para ser responsable del régimen simplificado sino las obligaciones concomitantes a tal responsabilidad:
"4.1. INSCRIBIRSE COMO RESPONSABLES DEL RÉGIMEN SIMPLIFICADO EN EL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO, RUT.
Esta Inscripción deberá realizarse ante la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda al lugar donde ejerzan habitualmente su actividad, profesión, ocupación u oficio, y obtener el Número de Identificación Tributaria, NIT dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de iniciación de sus operaciones.
Es del caso recordar que la inscripción extemporánea para las personas del régimen simplificado causa una sanción de $ 68.000 por cada mes o fracción de mes de retardo en la inscripción y de $ 140.000 cuando la inscripción la realice la Administración oficiosamente. (Decreto 3257 de 2002, valores año 2002)
4.2. LLEVAR EL LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES DIARIAS.
En este Libro, que debe estar foliado, debe anotarse la identificación completa del responsable y, además:
a. Anotar diariamente los ingresos obtenidos por las operaciones realizadas, en forma global o discriminada.
b. Anotar diariamente los egresos por costos y gastos.
c. Al finalizar cada mes deberán totalizar:
- El valor de los ingresos del período,
- El valor pagado por los bienes y servicios adquiridos según las facturas que les hayan sido expedidas.
Los soportes del Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias que correspondan a los registros anteriores, deben conservarse a disposición de la Administración Tributaria durante 5 años a partir del día 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración.
4.3. CUMPLIR CON LOS SISTEMAS TÉCNICOS DE CONTROL QUE DETERMINE EL GOBIERNO NACIONAL.
El artículo 684-2 del Estatuto Tributario, faculta a la DIAN para implantar sistemas técnicos de control de las actividades productoras de renta, los cuales servirán de base para la determinación de las obligaciones tributarias. La no adopción de dichos controles luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos, o su violación, dará lugar a la sanción de clausura del establecimiento en los términos del artículo 657 del mismo Estatuto
4.4. DOCUMENTO SOPORTE EN OPERACIONES REALIZADAS CON RESPONSABLES DEL RÉGIMEN SIMPLIFICADO.
Las declaraciones tributarias, al igual que la información suministrada a la Administración de Impuestos, deben basarse en pruebas y hechos ciertos que respalden dicha información, ya sean registrados en los libros de contabilidad, libro de registro de operaciones diarias o en documentos públicos y privados. Los mismos deben estar a disposición de la DIAN, de conformidad con lo señalado en el artículo 632 del Estatuto Tributario.
En operaciones realizadas con los no obligados a expedir factura o documento equivalente, como es el caso de los responsables que pertenecen al régimen simplificado, los adquirentes de bienes o de servicios pueden soportar el costo o la deducción con el comprobante de que trata el artículo 3o. del Decreto 3050 de 1997.
Este documento deberá ser expedido por el adquirente del bien y/o servicio, y deberá reunir los siguientes requisitos:
1. Apellidos, nombre y N/T de la persona beneficiaria del pago o abono.
2. Fecha de la transacción.
3. Concepto.
4. Valor de la operación
4.5. OBLIGACION DE PRESENTAR DECLARACION DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA Y COMPLEMENTARIOS.
Las personas naturales del régimen simplificado también quedan cobijadas por las previsiones contenidas en los artículos 592 numeral 1, 593 y 594-1, según el caso, siempre y cuando llenen los demás requisitos establecidos en las mismas normas, teniendo en cuenta que los montos de ingresos y de patrimonio a observarse son los establecidos en los decretos de ajuste de valores absolutos para estar obligados a declarar renta por el año gravable de que se trate y no los señalados para pertenecer al régimen simplificado del IVA.
Se sigue de lo anterior, que si un responsable del régimen simplificado del impuesto a las ventas no está obligado a declarar renta por un año gravable, la declaración que llegare a presentar carece de valor legal de acuerdo con lo dispuesto en el Articulo 594-2 del Estatuto Tributario, y por lo tanto su impuesto sobre la renta está constituido por el monto de las retenciones en la fuente que le hubieren practicado a título de este impuesto en el año gravable. "
Con base en lo anterior y en el artículo 616 del estatuto tributario es clara la obligación que tienen los responsables del régimen simplificado de llevar el libro fiscal de operaciones diarias; sin embargo, existe la posibilidad que estos sujetos lleven libros de contabilidad, siempre que cumplan con las obligaciones que se desprenden de tal hecho. De esta manera lo ha expresado el Concepto 080061 de octubre 13 de 1998:
"El artículo 774 del E. T. señala que los libros de contabilidad para que sirvan de prueba tanto para los obligados a llevarlos como para los que no estén legalmente obligados los lleven, deben reunir entre otros requisitos, estar respaldados por comprobantes internos o externos.
De las norma citadas se desprende que no existe impedimento legal para quien no esté obligado a llevar libros de contabilidad los lleve mientras que si existe norma que lo permite expresamente.
Así las cosas, fiscalmente no se impide a los responsables del régimen simplificado llevar libros de contabilidad pero si los lleva deben someter a todas las obligaciones que implica tal opción. Así las cosas, dado que la contabilidad se compone tanto de los libros, como de los soportes internos y externos uno de los cuales son facturas, el responsable de régimen simplificado que opte por llevarlos expedir debe expedir facturas con todos los requisitos previstos en el articulo 617 del E. T. inclusive la autorización que debe solicitarse para efectos de la facturación. No debe contener la discriminación del impuesto sobre las ventas en la medida en que no pueden cobrar el impuesto sobre las operaciones que realice. "
Con relación a su inquietud sobre la obligación de registrar los libros de contabilidad ante la Cámara de Comercio, el Concepto 008470 de febrero 5 de 1999 señaló los siguiente:
...Los libros de contabilidad se deben inscribir ella Cámara de comercio, salvo las instituciones de educación formal y no formal a que se refiere la ley 115 de 1994; las personas jurídicas que presten servicios de vigilancia privada; las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros; las reguladas por la Ley 100 de Seguridad Social, los sindicatos y las asociaciones de trabajadores y empleadores; partidos y movimientos políticos, cámaras de comercio y las demás personas jurídicas respecto de las cuales la ley expresamente regule en forma específica su creación y funcionamiento, todas las cuales se regirán por sus normas especiales. ( Art 42 Y 45 del Decreto 2150/95).
Finalmente las personas naturales cuya actividad sea exclusivamente de carácter civil, al no estar obligadas expresamente, a registrar sus libros en la Cámara de Comercio, y que de manera voluntaria opten por llevar libros de contabilidad deberán registrarlos en la Administración de Impuestos correspondiente a su domicilio."
Sobre el mismo aspecto es importante tener en cuenta que los sujetos que realicen actividades de carácter mercantil deben cumplir con las obligaciones que se deriven de las mismas, en las cuales se encuentra llevar libros de contabilidad, tal como lo sena la el artículo 48 Código de comercio. Así las cosas una persona natural que realiza actividades mercantiles debe cumplir con las imposiciones que la normatividad comercial señala, sin menoscabo de las que determina la normatividad tributaria. De esta manera lo ha manifestado este Despacho mediante el Concepto 008470 de Mayo 24 de 2000:
"LIBROS DE CONTABILIDAD
Como ya se anotó, los responsables que hayan sido re clasificados en el régimen común se encuentran obligados a llevar contabilidad en debida forma, en caso de tratarse de comerciantes. Sin embargo al respecto es necesario efectuar las siguientes precisiones:
- Si se trata de profesionales independientes pertenecientes al régimen común no se encuentran obligados a llevar contabilidad mercantil, siempre y cuando no sean comerciantes. En todo caso deben cumplir con las obligaciones que el cambio de régimen les impone como la de llevar los registros auxiliares y la cuenta del impuesto a las ventas por pagar y la cuenta IVA retenido en el evento de efectuar operaciones con los del régimen simplificado.
- Los demás responsables que sean comerciantes deben llevar los libros de conformidad con las normas del Código de Comercio y como mínimo tener el libro Diario (registro de ingresos, gastos y costos), el Mayor y el de Balance de conformidad con lo prescrito por los articulas 48 y 52 ibídem.
- A los del régimen simplificado se les obliga a llevar un libro en donde se consignan las ventas diarias, Ubro de Operaciones Diarias, pero más que todo se lleva para efectos de control de las ventas y por tanto no es una contabilidad tal como debe entenderse la misma. En consecuencia siendo del régimen común, por haber sido reclasificado de oficio por la Administración, no basta llevar el mencionado libro, sino que debe llevar los libros de acuerdo con las normas del Código de Comercio.
- Los libros de contabilidad se deben registrar en la Cámara de Comercio del domicilio del responsable.
- Para efecto de la procedencia de costos y deducciones e impuestos descontables, las facturas deben reunir los requisitos de que trata el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
- Deben conservar copia de las facturas al tenor de lo prescrito por el articulo 615 del Estatuto Tributario.”
Con relación a la inquietud sobre si las personas jurídicas deben renovar el RUT y como consecuencia procedería a asignarles otro NIT, es pertinente tener en cuenta que el artículo 555-2 del estatuto tributario señala en su segundo parágrafo que la inscripción en el RUT debe cumplirse en forma previa a la iniciación de la actividad económica, de esta manera la normatividad tributaria presupone la inscripción como requisito determinante al momento de iniciar actividades económicas; bajo el entendido de tratarse de personas que inician el desarrollo de las mismas.
Si se trata de personas que ya se encuentran inscritas y deben actualizar la información que contiene el RUT, es pertinente que dicha actualización se realice en forma anterior a la ocurrencia de los hechos que la generan, y es en este sentido que el artículo 10 del decreto 2788 de 2004, manifiesta:
"ART.10. Actualización del Registro Único Tributario, RUT. Es el procedimiento que permite efectuar las modificaciones o adiciones a la información contenida en el registro único tributario, el documento que expida la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, las cámaras de comercio o ante las demás entidades facultadas para el efecto.
Será responsabilidad de los obligados a actualizar la información contenida en el registro único tributario, la cual deberá realizarse previamente a la ocurrencia del hecho que genera el cambio, sin perjuicio de las normas especiales."
El RUT, es el nuevo mecanismo con el que cuenta la Administración Tributaria para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones fiscales, de esta forma lo señala el artículo 555-2 del estatuto tributario, el cual en su parágrafo primero determina al número de identificación tributaria (NIT) como el código de identificación de los inscritos en el RUT, y manifiesta que las normas relacionadas con éste serán aplicables al RUT. En este sentido si se trata de contribuyentes ya inscritos, los cuales cuentan con su número de identificación tributaria, la inscripción en el registro único tributario no implica una modificación del NIT, pues tal cambio se encuentra reglamentado en el decreto 1189 de 1988 artículo 4 y la resolución 4049 de 2000 artículo 5.
El formulario por medio del cual se realiza la inscripción, cancelación y actualización en el RUT, es un formato oficial establecido por la Dirección de impuestos y aduanas nacionales DIAN, identificado con el código 001, cuya información varia según el tipo de contribuyente que se trate, así; es diferente la información que suministra una persona natural a la de una jurídica o la correspondiente a los entes sin personería, sin que ello implique que se trate de formularios diferentes.
Atentamente,
JUAN ORLANDO CASTAÑEDA FERRER
Jefe División de Normativa y Doctrina Tributaria
Oficina Jurídica