Oficio Nº 033980
Junio 7 de 2005


Ref: Consulta radicada bajo el número 60780 de 29/07/2004

Cordial saludo, Señor Guevara

En el escrito de la referencia solicita usted que esta División de pronuncié sobre los problemas que se le presentan a una persona jurídica obligada a llevar contabilidad por el sistema de causación, cuando le presta servicios a entidades oficiales que ejecutan el presupuesto de la nación y que llevan contabilidad por el sistema de caja.

Al respecto me permito manifestarle que para quienes lleven contabilidad por el sistema de causación, la retención en la fuente se debe practicar cuando nace la obligación de pagar, o sea en el momento del abono en cuenta.

Abono en cuenta es el reconocimiento contable de hechos económicos realizados, entendiendo por hecho económico realizado el que pueda comprobarse como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos que conllevan para el ente económico un beneficio o un sacrificio económico o un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.

Cuando la contabilidad se lleve por el sistema de caja, la retención debe practicarse cuando se efectúe el pago.

El artículo 76 de la Ley 633 de 2001, disponen “Las entidades ejecutaras del presupuesto general de la Nación operarán bajo el sistema de caja para efectos del pago de las retenciones en la fuente de impuestos nacionales.

El artículo 15 del Decreto Reglamentario 406 de 2001 señala: " De conformidad con el artículo 76 de la Ley 633 de 2000, las entidades ejecutaras del presupuesto general de la Nación, deberán causar y practicar retención en la fuente cuando se efectúe el pago sujeto a retención.”

Así las cosas, las entidades mencionadas, deberán causar, practicar, declarar y consignar las retenciones en la fuente en el momento en que por existir la disponibilidad de recursos se efectúe el pago objeto de retención, descontándola del mismo.

Por otra parte el artículo 373 del Estatuto Tributario establece: "Los valores retenidos se imputan en la liquidación privada. En las respectivas liquidaciones privadas los contribuyentes deducirán del total del impuesto sobre la renta y complementarios el valor del impuesto que les haya sido retenido. La diferencia que resulte será pagada en la proporción y dentro de los términos ordinarios señalados para el pago de la liquidación privada." (Subrayado fuera del texto)

En el evento que una de las partes que celebre un contrato lleve contabilidad por el sistema de causación y la otra sea una entidad ejecutora del Presupuesto General de la Nación, la primera podrá descontar la retención en la fuente en el año en que la entidad la practique, de conformidad con las normas citadas, teniendo en cuenta que la entidad pública ejecutora del presupuesto nacional solo puede certificar la práctica de la retención una vez la efectúe.

Cabe anotar que cuando un cliente presente glosas a los servicios prestados, generando un ajuste por menor valor de la factura, es aplicable lo señalado en el artículo 6o del Decreto 1189 de 1998 que para el efecto dispone que, cuando se efectúen retenciones por concepto del impuesto sobre la renta y complementarios, en un valor superior al que ha debido efectuarse, el agente retenedor podrá reintegrar los valores retenidos en exceso o indebidamente, previa solicitud escrita del afectado con la retención, acompañada de las pruebas cuando a ello hubiere lugar. En el mismo período el agente retenedor podrá descontar el valor reintegrado de las retenciones en la fuente por declarar y consignar. A su vez se debe anular el certificado de retención si ya lo expidió y conservarlo junto con la solicitud del interesado. Cuando el reintegro se solicite en el año fiscal siguiente a aquel en el cual se efectuó la retención el solicitante deberá, además manifestar expresamente en su petición que la retención no ha sido ni será imputada en la declaración correspondiente. De manera similar se actúa cuando se anulen o rescindan operaciones conforme lo dispuesto por el artículo 5o ibidem.

Atentamente,

CAMILO VILLARREAL G
Delegado División De Normativa y Doctrina Tributaria