(Bogotá D.C., 03 de marzo de 2006)

Ref: Consulta radicada bajo el número 74026 de 12/09/2005

Señor
GERMÁN EDUARDO RAMÍREZ DALLOS
Avda. Caracas # 35-55
Bogotá

TEMA: PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO

DESCRIPTORES: INFORMACIÓN EN MEDIOS MAGNÉTICOS

FUENTES FORMALES: Artículo 6°, numeral 1, del Decreto 1165 de 1996, Artículo 631, literal f) del Estatuto Tributario y Resolución No 09704 de 2004

De conformidad con lo previsto en el artículo 1 de la Resolución 5467 del 15 de junio de 2001, en concordancia con el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999, esta División es competente para absolver en forma general las consultas que se formulen en relación con la interpretación y aplicación de las normas correspondientes a los impuestos del orden nacional, administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales; presupuesto bajo el cual se da respuesta a su comunicación.

En el escrito radicado conforme la referencia, plantea usted varias inquietudes a las que este Despacho procede a dar respuesta en el mismo orden en el que fueron formuladas:

1. Si de acuerdo con el numeral 1 del artículo 6° del Decreto 1165 de 1996, la facturación mediante maquinas registradoras con sistema POS no obliga a anotar el nombre o razón social y NIT del comprador o adquirente de servicios, sino únicamente el del vendedor o prestador de servicios, los contribuyentes que utilizan este sistema están exonerados de presentar la información en medios magnéticos correspondientes al literal f) del artículo 631 del Estatuto Tributario, por concepto de los "Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades de quienes se recibieron ingresos, en los casos en los cuales el valor acumulado del ingreso en el respectivo año gravable sea superior a (hoy $5.000.000), con indicación del concepto e impuesto sobre las ventas liquidado cuando fuere el caso".

Resulta evidente que, en este caso, el contribuyente que factura mediante máquinas registradoras con sistema POS, carece de la información que le permita identificar a sus clientes de quienes recibió ingresos. Por consiguiente, no debería exigírseles una información de la cual una norma los exoneró de obtenerla al facturar sus operaciones?

Al respecto le manifiesto lo siguiente:

En razón de la situación que usted plantea al reglamentarse el literal f) del artículo 631 del Estatuto Tributario mediante la Resolución No 09704 del 25 de Octubre de 2004, artículo 12, incisos finales del parágrafo, se dispuso lo siguiente:

"Los ingresos obtenidos en los cuales no sea posible identificar al adquirente de los bienes o servicios (documentos equivalentes o sustitutivos de la factura) y los ingresos menores a $ 5.000.000, se informarán en un solo registro, con NIT 222222222 y razón social “cuantías menores", con el código y subcódigo correspondiente a la clase de ingreso.

El impuesto generado por las operaciones gravadas correspondiente a los ingresos que no sea posible identificar al adquirente de los bienes o servicios y los de menores ingresos se informará con el NIT 222222222 y razón social "cuantías menores"."

2. Cuándo se realiza una transacción para la venta de mercancías que no se han producido, o adquirido o importado en el momento de acordarse el negocio con el cliente, de modo que la entrega de los bienes cuya venta se ha acordado ocurrirá con días e incluso meses después de celebrado el acuerdo para su venta, qué procedimiento conviene aplicar? Se debe facturar o no?

En lo relativo al tema de anticipos, el Concepto Unificado del IVA 0001 de 2003, en su aparte pertinente, precisa:

"(PAGINAS 243-244)

1.3.3. CAUSACIÓN EN LOS ANTICIPOS

En caso de existir anticipos, es necesario distinguir el anticipo que no constituye pago del que sí lo es. Respecto del anticipo que no tiene la naturaleza jurídica del pago, no causa el impuesto sobre las ventas. Cuando existen anticipos que asumen desde un comienzo la naturaleza de pago, se causa el impuesto sobre las ventas

De acuerdo con lo preceptuado en el Artículo 429 del Estatuto Tributario, se considera que el anticipo realizado a título de pago satisface parte de la prestación de lo debido en los términos del artículo 1626 del Código Civil, no siendo un anticipo para gastos sino un pago parcial anticipado causándose en consecuencia el IVA, que dependiendo de las circunstancias, puede ser objeto de retención en la fuente

Por constituir el anticipo un mecanismo de financiamiento no hay obligación de expedir factura en relación con él; la factura se expedirá respecto de la operación o contrato en virtud del cual se efectúa el pago por anticipado. «Existe obligación de expedir factura por cada operación de venta o de prestación de servicios que se realice» (Se subraya).

La factura es el documento que soporta transacciones u operaciones de venta o de prestación de servicios.

Para efectos tributarios todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas o enajenen bienes producto de la actividad agropecuaria o ganadera, deben expedir factura o documento equivalente con el lleno de los requisitos legales y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Sobre la naturaleza jurídica del anticipa es muy ilustrativa la distinción que realiza el Honorable Consejo de Estado mediante Sentencia 13436 de junio 22 de 2001 de la Sección Tercera:

«La diferencia que la doctrina encuentra entre anticipa y pago anticipado, consiste en que el primero corresponde al primer pago de los contratos de ejecución sucesiva que habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iniciales, mientras que el segundo es la retribución parcial que el contratista recibe en los contratos de ejecución instantánea- La más importante es que los valores que el contratista recibe como anticipo, los va amortizando en la proporción que vaya ejecutando el contrato; de ahí que se diga que los recibió en calidad de préstamo; en cambio en el pago anticipado no hay reintegro del mismo porque el contratista es dueño de la suma que le ha sido entregada.

En la práctica contractual administrativa con fundamento en la ley, lo usual es que la entidad pública contratante le entregue al contratista un porcentaje del valor del contrato, a titulo de anticipo, el cual habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iniciales en que debe incurrir el contratista para la iniciación de la ejecución del objeto contratado. De ahí que se sostenga que es la forma de facilitarle al contratista la financiación de los bienes, servicios u obras que se le han encargado con ocasión de la celebración del contrato. Se convierte así este pago en un factor económico determinante para impulsar la ejecución del contrato.

Ya la Sala en Sentencia del 13 de septiembre de 1999 (Exp. No 10.607) en relación con el anticipo expresó:

«...no puede perderse de vista que los dineros que se le entregan al contratista por dicho concepto son oficiales o públicos. El pago de dicha suma lo era y lo sigue siendo un adelanto del precio que aún no se ha causado, que la entidad pública contratante hace al contratista para que a la iniciación de los trabajos disponga de unos fondos que le permitan proveerse de materiales y atender los primeros gastos del contrato, tales como los salarios de los trabajadores que disponga para la obra. No es otra la razón por la cual adicionalmente se exige que sea garantizada, que se presente un plan para su utilización y que se amortice durante la ejecución del contrato en cada acta parcial de cobro».

En este orden de ideas al constituir el anticipo una entrega a buena cuenta, no requiere de factura.

En este caso habrá lugar a la expedición de cualquier otro documento en el que conste el hecho. La factura se expedirá sólo para soportar la operación que sirve de base para determinar el anticipo.

Por lo tanto se ha definido que sobre el anticipo no se genera impuesto sobre las ventas, por lo cual mal se podría facturar y aún mas, incluyéndole dicho impuesto

Si hablamos de anticipo, ciertamente nos referimos a un futuro pago, es decir, se trata de un adelanto respecto de un pago que no se ha causado, puesto que no ha surgido la obligación de cancelar una deuda: es un abono a buena cuenta de un pago futuro.

De donde inferimos que, sobre anticipos no se causa la retención en la fuente, tampoco se causa sobre ellos el impuesto sobre las ventas; una y otra actuación tributaria, tendrán lugar cuando se realice el pago mismo o su causación contable”.

A sí mismo, remitimos copia del Oficio No. 007757 de 2006.

3. Como debe registrarse el anticipo recibido sobre operaciones no facturadas por no existir entrega de mercancías.

Al punto, nos permitimos comentarte que por corresponde a un aspecto que presenta relación directa con el registro contable, este Despacho no es competente para pronunciarse sobre el tema.

4. Al no existir aún una venta, mediante qué documento se pueden cobrar los anticipos o las cuotas correspondientes al valor de la operación aún no perfeccionada de acuerdo con los puntos precedentes?

Sobre el particular y por considerar que la inquietud propuesta se enmarca dentro del ámbito del derecho privado, es a las partes a quienes corresponde determinar la modalidad de cobro a emplearse.

En cuanto a su última inquietud, referente a si cuando el recaudo de los anticipos se efectúa mediante tarjetas de crédito, consideramos que la practica a emplearse debe hallarse acorde con lo expuesto en el Concepto Unificado de Ventas independiente de la modalidad empleada para la percepción del ingreso.

Por último, le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fín de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de Internet www.dian.gov.co, la base de los Conceptos en materia Tributaría, aduanera y cambiaría expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de "Normatividad" - "Técnica"-, dando click en el llink "Doctrina Oficina Jurídica.

Atentamente,

CARLOS CERON SALAMANCA
Delegado División de Normativa y Doctrina Tributaria
Oficina Jurídica