Señor
ROBERTO PÉREZ SALAZAR
Calle 26 Sur No 48-12
Envigado -Antioquia

Ref: Consulta radicada bajo el número 59910 de 2005

TEMA: Procedimiento

DESCRIPTORES: Libros de contabilidad.

FUENTES FORMALES: Estatuto Tributario, artículo 632. Ley 962/05 Arts 28 y 46.

En el escrito de la referencia plantea usted varias inquietudes relacionadas con los libros de contabilidad que están obligados a llevar los comerciantes y su período de conservación antes y después de la expedición dela Ley 962 de 2005.

De conformidad con el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999 y el artículo 1 de la Resolución 5467 de 2001, esta División es competente para fijar pautas sobre la interpretación de las normas tributarias de carácter nacional, pero no es una instancia para pronunciarse sobre temas de carácter contable.

No obstante, respecto de los libros de contabilidad que debe llevar el comerciante, el Decreto 2649 de 1993 que reglamenta la contabilidad en general y contiene los principios o normas de contabilidad en Colombia, dispone en el Título Tercero que se deben llevar todos los libros que se consideren necesarios para asentar en orden cronológico las operaciones comerciales, atendiendo a la naturaleza de la entidad y los libros auxiliares que sirvan de soporte para identificar las transacciones y para el completó entendimiento de los libros principales. Sin perjuicio de los que expresamente señala la disposición contable y los especiales como son los relativos a los libros de accionistas y similares, libros de actas, cuando sea del caso.

El artículo 616 del Estatuto Tributario, de manera expresa dispone que los responsables del Régimen Simplificado, deben llevar el Libro fiscal de registro de operaciones diarias, el cual debe reposar en el establecimiento de comercio y la no presentación del mismo al momento en que lo requiera la administración, o la constatación del atraso, dará lugar a la aplicación de sanciones señaladas en el artículo 652 ibídem.

El artículo 28 de la Ley 962 de 2005, establece:

"Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético, o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales." (Subrayado fuera del texto)

El artículo 632 del Estatuto Tributario consagra el deber de conservar informaciones y pruebas para efectos del control de los impuestos que son administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, al señalar que todas "las personas o entidades contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera.

Cabe anotar que sobre la aplicación del artículo 46 de la Ley 962 de 2005, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante la Circular No 00118 de 2005 señaló:

"/.. .

Esta norma redujo el término de conservación de los "documentos informaciones y pruebas a que se refiere el artículo 632 del Estatuto Tributario, señalando que dicho término es igual al término de firmeza de la declaración de renta que se soporta en los documentos allí enunciados.

Dicha conservación debe efectuarse en el domicilio principal del contribuyente.

En consecuencia, la reducción del término durante el cual deben conservarse los documentos, informaciones y pruebas, con base en esta disposición, aplica para los documentos elaborados a partir del año 2005, toda vez que los mismos soportan la declaración de renta correspondiente a dicho período gravable que se presentará en el año 2006, es decir, con posterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la norma.

Cuando se trate de documentos que soportan las declaraciones de IVA y retención en la fuente, la obligación de conservar documentos, informaciones y pruebas será por el término de firmeza de la declaración de renta del mismo período, excepto cuando opera el beneficio de auditoría a que se refiere el artículo 689-1 del Estatuto Tributario, en cuyo caso el término de conservación de los documentos será el mismo de firmeza de cada una de las declaraciones de IVA o retención en la fuente, conforme lo dispuesto en el artículo 706 ibídem.

En caso de los no contribuyentes, tanto declarantes como no declarantes de ingresos y patrimonio, que tengan el carácter de agentes retenedores y/o responsables del IVA, el término de conservación de los documentos informaciones y pruebas es de cinco (5) años, de conformidad con lo previsto en el artículo 632 del Estatuto Tributario.

…/”

De esta manera se concluye que por efectos del artículo 28 de la Ley 962 de 2005, lo comerciantes deben conservar los libros y papeles por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para su conservación, papel o cualquier otro medio técnico, magnético, o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término se aplica en relación con las personas no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

La aplicación del artículo 46 de la Ley 962 de 2005, en ningún momento implica que pasado el término de firmeza de las declaraciones en cada caso tal y como refiere la Circular 00118 de 2005, que la contabilidad pueda destruirse, pues existe la norma general que exige conservarla de manera idónea por el plazo mínimo de diez (10) años.

Finalmente, sobre si una vez cumplidos los diez años a que se refiere la norma, si deben conservarse o no la contabilidad y sus comprobantes, es un aspecto que escapa de la competencia de la DIAN.

La Superintendencia de Sociedades en la Comunicación 220-000434 del 3 de enero de 2006 sobre la conservación de los libros de contabilidad y documentos relacionados con sus negocios dijo:

"/...

Ahora bien, la Ley 962 de 2005 en su artículo 28 regula la "Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio", en términos que hacen expresa referencia al tiempo en el cual los documentos deben estar a cuidado del comerciante o de persona que no siéndolo "se encuentre legalmente obligada a conservar esta información", disminuyéndolo a un período de diez años; y, al formato en que deben preservarse, el que deja al libre arbitrio del interesado siempre y cuando con él se garantice la exacta reproducción del documento, con lo cual modifica en su totalidad la primera de las normas citadas, lo que al tenor de lo previsto en el artículo 71 del Código Civil produjo la derogatoria tácita del artículo 134 del decreto 2649 de 1993, independientemente de cualquier otra consideración legal.

…/

Finalmente, cualquier inquietud sobre los libros de contabilidad o de comercio puede consultarse a las entidades competentes como son la Superintendencia de Sociedades o al Consejo Técnico de la Contaduría.

Atentamente,

CAMILO VILLAREAL G