SANEAMIENTO CONTABLE EN EL SECTOR PÚBLICO
Existe una relación directa entre la calidad de los sistemas de información de una empresa o un país con su grado de desarrollo. Significa esta premisa que entre mas deficiente sea la información, cuando por ejemplo no existe una contabilidad regular, mayor será su nivel de atraso y falta de competitividad.
Con esta hipótesis se plantea la necesidad de mejorar los sistemas de información contable para cualquier organización si se desea estar en el plano de las mejores o por lo menos dentro de las mas competitivas.
Para el sector público, la calidad de los sistemas de información tanto a nivel de la macro contabilidad como de la micro contabilidad, son de las características mas importantes para diferenciar un país desarrollado, emergente o subdesarrollado. Algunos gobiernos no saben con precisión razonable cuantos habitantes tiene o para ser mas cercanos no se conoce a cuánto asciende la deuda pública. En un país emergente como Colombia, es normal que existan cifras diferentes para una estadística importante. Por ejemplo, el déficit fiscal real nadie lo conoce.
Así las cosas, si por ejemplo un alcalde no sabe a cuánto ascienden las cuentas por cobrar potencialmente recuperables o cuáles son sus pasivos exigibles, tomará decisiones equivocadas en materia financiera que finalmente tienen un impacto social muy fuerte por la debilidad en las políticas de distribución del ingreso público. La mayor parte de las veces, por este oscurantismo contable, se presentan los famosos incrementos en las tarifas tributarias o la propuesta de nuevos impuestos para compensar en parte los problemas inmediatos de tesorería, pero sin ninguna proyección de mediano o largo plazo. Esta inmadurez contable en el sector público fue una de las causas principales que llevaron a la crisis argentina.
Depuración de los saldos contables
Con el ánimo de mejorar la calidad de la información contable en Colombia, la Ley 716 de 2001 estableció la obligatoriedad de la depuración de los saldos contables para las entidades públicas. Esta depuración consiste en corregir las siguientes inconsistencias que afectan la realidad de la situación financiera y los resultados económicos de las finanzas del gobierno:
a. Los valores que afectan la situación patrimonial y no representan derechos, bienes u obligaciones para la entidad.
b. Los derechos u obligaciones existentes, que no pueden ser ejercidos por la jurisdicción coactiva.
c. Los derechos u obligaciones sean tan antiguos, que no puedan hacerse exigibles porque han prescrito o caducado.
d. Los derechos u obligaciones que no poseen documentos que sirvan de soporte para adelantar los procedimientos para su cobro o pago.
e. No haya sido posible legalmente imputarle a persona alguna el valor por pérdida por bienes o derechos.
f. Evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte mas oneroso adelantar el proceso de que se trate.
Fase inicial del proceso
Mediante Decreto 1282 del 19 de junio de 2002 se estableció la obligatoriedad de establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afecten el patrimonio público con corte a 31 de diciembre de 2000, depurando y castigando los valores que presenten un estado de cobranza o pago incierto a fin de buscar su eliminación o incorporación en la respectiva contabilidad.
Un asunto importante a evaluar dentro de esta reglamentación es que se parte de la premisa que la contabilidad pública tiene toda la información registrada. Puede ocurrir que existan obligaciones o derechos que no estén contabilizados. En este caso se requiere de procedimientos especiales de auditoria para su detección e incorporación.
Responsables
En las entidades y organismos descentralizados por servicios de los órdenes Nacional y Territorial, la competencia será del máximo organismo colegiado de dirección, llámese consejo directivo, junta directiva o quien haga sus veces y el gerente o presidente según se denomine. Para el sector central de los órdenes Nacional y Territorial, la responsabilidad recaerá en el Ministro, Jefe de Departamento Administrativo, Superintendente, Gobernador, Alcalde, Director o funcionario del máximo nivel directivo.
Para las entidades y organismos públicos que no pertenecen al sector central nacional y territorial, es decir, la Organización Electoral, los Organismos de Control, la Rama Judicial, el Congreso de la República y demás entes públicos de carácter especial, la responsabilidad y competencia sobre la depuración de los valores contables recae en el jefe, director o funcionario del máximo nivel directivo.
Como puede observarse son las cabezas mayores los responsables de la depuración contable. No intentó la Ley delegar en un funcionario de segunda categoría esta importante responsabilidad sobre la calidad de la información. Se trata entonces de una actividad importante y por tanto deberán establecer las políticas y procedimientos necesarios para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas que deberán ser sometidas a consideración de la instancia correspondiente para su castigo y depuración.
Comité técnico
Con el propósito de no desarrollar actividades sin control técnico y que finalmente el proceso de depuración contable origine corrupción en la medida en que no exista una supervisión adecuada, se deberán crear comités técnicos que tendrán entre otras la función de asesorar al jefe o director de entidad o máximo organismo colegiado de dirección, según corresponda, en la determinación de las políticas montos objeto de depuración y procedimientos que sobre saneamiento contable deben cumplir las entidades. También deberá aprobar mediante acta, cuando exista prueba sumaria, la depuración y/o descargue de los registros contables de la entidad, cuando el monto de cada obligación no supere los cinco salarios mínimos legales mensuales vigentes, incluido intereses, sanciones y actualización.
El comité técnico deberá estar conformado por el Secretario General o su delegado, el jefe del Área Financiera, el Contador o Jefe de Contabilidad, el Secretario de Hacienda o Tesorero en el ámbito territorial y los demás servidores públicos que en razón de sus funciones deban incorporarse. Para la DIAN y por tratarse de la entidad recaudadora de impuestos, el comité en el nivel central deberá estar integrado por el Secretario General o su delegado, el Subdirector de recaudación, El Subdirector de Cobranzas, el Jefe de Contabilidad y en el nivel regional por el Director Regional, el Administrador Especial, el Administrador de Impuestos Local, el Jefe de División de Recaudación y el Jefe de Cobranzas.
Personal contable calificado
Las entidades públicas podrán contratar personal contable calificado para la realización del proceso de depuración. En la medida que no sean personas vinculado directamente a la entidad que hace la depuración, mayor será la objetividad e independencia del trabajo realizado.
En la contratación se deberán definir estándares mínimos de calidad del trabajo, metodologías a emplear, personal responsable por parte de la empresa que realizará la depuración contable, experiencia del mismo en actividades de contabilidad y auditoria y tiempo estimado del proceso de depuración. A su vez, con el propósito de ser proactivos se deben exigir las recomendaciones y sugerencias de control interno, mejoramiento de procesos, documentación y validación del sistema de información contable, administración de los archivos, entre otros temas muy importantes en la definición de los estándares de calidad del sistema de información contable de una organización.
Directivos corruptos
Por último no hay que olvidar la premisa en auditoria financiera consistente en que cuando una compañía no tiene contabilidad regular o su sistema de información es deficiente, existe una alta probabilidad de encontrar irregularidades y fraudes.
A su vez, cuando un directivo va a cometer delitos económicos, lo primero que hace es manipular las cifras financieras, menospreciar la contabilidad, no facilitarle los elementos tecnológicos y humanos, rotar permanente al personal de registro y auditoria y eliminar hasta donde sea posible cualquier proceso de control interno. Si un Gerente dice que la contabilidad no sirve para nada, casi seguro que está cometiendo ilícitos. Todas estas señales se dieron en los casos de Enron y Word com.
Esperaríamos que en el sector público estos indicadores no se estén presentando. La depuración de la contabilidad en un tiempo corto podría ser un mensaje de honestidad de los gobernantes de turno.
Cordialmente,
GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Decano Facultad Contaduría Pública UNAB
e-mail: [email protected]
Bucaramanga, 24 de agosto de 2002