CONTABILIDAD COMO PRUEBA DOCUMENTAL: CONCEPTO DE LIBROS (I)
En materia tributaria los libros de contabilidad del contribuyente constituyen prueba a su favor, siempre que se lleven en debida forma. Las normas fiscales sobre este asunto fueron redactadas sobre la base de la documentación física de la contabilidad. Por ello algunas expresiones tales como “libros”, “balances”, “comprobantes”, entre otras, deben contextualizarse hoy en día, de acuerdo con el avance de la tecnología de la información y sus aplicaciones a los sistemas contables. Presentamos apartes de los temas de la orientación profesional Número 5 que sobre libros efectuó el Consejo Técnico de la Contaduría en mayo de 2003.
Debido a interpretaciones perversas sobre el sentido de la contabilidad como soporte para el control en materia tributaria, principalmente debido a la terminología utilizada antes de la década de los setenta, consideramos prudente diferenciar las siguientes áreas de estudio:
• Contabilidad
• Regulación contable
• Prueba contable
• Teneduría de libros
La contabilidad como disciplina científica objeto de estudio, desde la perspectiva del conocimiento profesional, tiene fundamento en tres áreas multidisciplinares que la estructuran: 1- Conocimiento del negocio y de su entorno 2- Tecnología de la Información y 3- Contabilidad y finanzas. Significa este enfoque, que las mediciones que realiza la contabilidad cambian en razón a la evolución permanente de los negocios y de la tecnología de la información.
Por su parte la regulación contable consiste en las reglas aplicables en un momento del tiempo en un país en particular o a nivel internacional. Dichas normas constituyen las restricciones del sistema contable y permiten presentar información bajo los mismos parámetros, lo cual conduce entre otras cualidades a su comparabilidad y transparencia.
La prueba contable se constituye por el conjunto de hechos económicos realizados por una entidad y que fueron documentados a través del sistema contable con base en los presupuestos tecnológicos derivados de la disciplina científica y en cumplimiento de la regulación existente en un país en particular, tanto para determinar las bases comprensivas de la contabilidad para estados financieros como las de tributación.
La teneduría de libros es concebida como la instrumentación de los procesos derivados de la captura de información económica de una entidad, conjuntamente con las operaciones de registro y archivo.
Cuando de prueba contable se trata en materia tributaria, no se puede entonces pensar en un problema de teneduría de libros. Sin negar su importancia, la teneduría de libros equivale al trabajo de un oficial de construcción. La labor de diseño, cálculo y administración de la obra corresponden a la arquitectura y la ingeniería, lo cual equivale en los sistemas contables al trabajo del contador público.
Para evitar costos adicionales por fallas en los sistemas de información, los empresarios deben diferenciar los problemas de teneduría de libros de los de contabilidad profesional en materia de impuestos. Es claro que la contabilidad no es construida exclusivamente para efectos tributarios, es una mirada muy limitada del uso de los sistemas de información. Lo que pretendemos es profundizar en los efectos que tendría una contabilidad dirigida por el equivalente a un oficial de construcción.
Sanción por libros de contabilidad
La sanción por libros de contabilidad es de las mas onerosas en materia tributaria, equivalente al medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin exceder de $ 336.9 millones.
Los casos sancionables son los siguientes: a) No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos; b) No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos; c) No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren; d) Llevar doble contabilidad; e) No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación de los impuestos o retenciones, y f) Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros, y el último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición existan más de cuatro (4) meses de atraso. (Artículos 654 y 655 del Estatuto Tributario).
La norma trata el concepto de “libros” para simbolizar todo el sistema de información contable, bien sea construida manualmente o con mediación de tecnologías. No puede confundirse entonces esta figura con la teneduría de libros. De hecho, cuando un contador público firma una declaración tributaria, lo que expresa con relación a la contabilidad como base de las declaraciones tributarias son el cumplimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados, las normas vigentes sobre la materia y la razonabilidad de la situación financiera de la empresa. (Artículo 581 del Estatuto Tributario).
Libros de comercio
Presentamos la exposición que trae el Consejo Técnico de la Contaduría en su orientación profesional 5 sobre la diferencia entre libros de comercio (concepto general) y libros de contabilidad (concepto particular).
El diccionario de la Real Academia de la Lengua trae como definición de libro: "Conjunto de muchas hojas de papel, vitela, etc., ordinariamente impresas, que se han cosido o encuadernado juntas con cubiertas de papel, cartón, pergamino u otra piel, etc., y que forman un volumen." (1)
El concepto de libro de comercio no se aleja mucho de la anterior definición, pues los libros de comercio son documentos en donde los entes realizan los registros de sus operaciones, los cuales forman parte integral de la contabilidad, y podrán ser diligenciados, ya sea en forma manual o electrónica.
El Código del Comercio señala: “cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”.(2)
El Consejo de Estado por su parte señaló que: "El concepto de libro de comercio en general y de libros de contabilidad en particular, ostenta un carácter bastante amplio y comprende tanto el concepto tradicional de haz de hoja como también las citadas cintas magnetofónicas, videos tapes, microfichas, disquetes y demás documentos que, como ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesos económicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento (C. Co., art. 2035). Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar contabilidad”. El Alto Tribunal determinó en sentencia donde estudia la calidad de libro de comercio del Libro de Actas que “...dentro de los libros de comercio se encuentra los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad.” (3)
De contera, solo lo que se puede traducir o representar en cifras puede ser objeto de registro contable; es decir, la contabilidad sólo acredita la historia de la empresa; por ejemplo, no son cifrables su ambiente laboral, la eficiencia de sus trabajadores y muchos otros aspectos no cuantificables en valores monetarios.
Cordialmente,
GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Decano Facultad Contaduría UNAB
E-mail: [email protected]
Bucaramanga, 26 de agosto de 2003