CONTABILIDAD COMO PRUEBA DOCUMENTAL: CONCEPTO DE LIBROS (II)
Concepto de libros de contabilidad
Consideramos que el Consejo Técnico de la Contaduría ha delimitado el tema hacia la prueba documental, por cuanto fundamenta el concepto de “libros” en la evidencia misma y no en el conocimiento tecnológico y científico que se requiere para la construcción de la “contabilidad profesional”.
“Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registrada son la fuente para su elaboración.
El artículo 56 del Código de Comercio al referirse a los libros de contabilidad indica que estos podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservase archivadas en orden y aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno.
En este orden de ideas, los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse en tal forma que se garantice la autenticidad e integridad de cada libro y de acuerdo con el uso a que se destinen deben llevar una numeración sucesiva y continua. (Art. 125 D.2649/93).
Los folios de los libros de contabilidad deben ser autenticados mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellos por la autoridad que corresponda de acuerdo a la naturaleza del ente económico y lugar de su registro, situación requerida únicamente para los libros oficiales y los denominados principales por la legislación tributaria.”
Conservación de libros de contabilidad y mensajes electrónicos de datos
A pesar del esfuerzo por actualizar tecnológicamente la legislación que hace referencia a los sistemas de información contable, todavía quedan vacíos fuertes en materia de evidencia en materia de negocios electrónicos y en general de toda la infraestructura informática que rodea hoy el ambiente de las empresas de clase mundial, incluyendo el uso de redes públicas como la Intranet, Hosting, out-sourcing, entre otros.
“Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta. La conservación se deberá realizar permitiendo que la información sea accesible para su posterior consulta, conservando los datos en el formato que se haya generado y que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, para que posteriormente se pueda determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora de envío y recibo del mensaje.
De conformidad con la Ley 527 de 1999 las informaciones requeridas por el legislador que consten por “escrito” podrá estar contenido en un mensaje de datos siempre que sea accesible para su posterior consulta.
Por su parte, la firma electrónica deberá cumplir con las condiciones establecidas en el artículo 7º de la ley citada, para lo cual deberá cumplir con:
a. Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación,
b. Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito para el cual el mensaje fue generado o comunicado.
Adicionalmente, el mensaje de datos debe garantizar su integridad, para lo cual el método escogido para digitalizar debe garantizar que la información consignada en el mensaje "…ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación".
Sobre esta materia se ha pronunciado la Superintendencia de Sociedades para sus entes sometidos a inspección y vigilancia, estableciendo que el grado de confiabilidad de la información será determinado por la entidad en cada caso en particular de acuerdo a los fines requeridos y a las circunstancias propias en las cuales se presenta la información. (Concepto 220-98208)
En lo que hace referencia a los libros auxiliares el mismo órgano de inspección y vigilancia ha precisado que deben estar impresos en forma independiente de la decisión de conservarse en medio magnético ( Concepto 340-5698 del 23 de Febrero de 1998 y 340-41978 del 27 de junio de 2000)”
Registro de los libros de contabilidad
Presentamos el cuadro resumen de las entidades facultadas para el registro de los libros de contabilidad.
1. ENTIDADES ANTE LAS CUALES SE DEBE REGISTRAR LOS LIBROS DE ACUERDO A LA NATURALEZA DE LA EMPRESA
ENTES CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA
DIAN
INSPECCION DEL TRABAJO CONSEJO NAL ELECTORAL
ALCALDIA GOBERNACION
Sociedades
Comerciales
X
Empresa
Unipersonal
X
Sociedades
Extranjeras
Comerciales
X
Copropiedad
X
Persona Jurídica sin ánimo de lucro s/art. 2 D. 427 de 1996
X
Persona Jurídica sin ánimo de lucro s/art. 3 D. 427 de 1996
X
Partidos y Movimientos Políticos
X
Sindicatos
X
Entidades religiosas
X
Entidades Deportivas
X
Asociación, corporación, fundación e institución de utilidad común.
X
Entes vigilados por la Superintendencia Bancaria
X
Juntas de Acción
Comunal, Juntas de Vivienda Comunitaria, Asociaciones Comunales de Juntas, Federaciones Comunales y
la Confederación Comunal Nacional.
X X
Otros temas relacionados con libros de contabilidad están en la orientación profesional que está a disposición en la página web de la Junta Central de Contadores, http://www.jccconta.gov.co/Consejo-Tecnico/Orientacion-Prof/OrientacionProf.htm.
Cordialmente,
GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Decano Facultad Contaduría UNAB
E-mail: [email protected]
Bucaramanga, 25 de agosto de 2003