DOCUMENTOS NECESARIOS PARA DILIGENCIAR DECLARACIÓN
La DIAN ha elaborado una guía que describe los avances tecnológicos para el acompañamiento y asesoría técnica en el cumplimiento de las obligaciones formales y sustanciales del impuesto de renta y complementarios de las personas naturales, denominado INFORMACIÓN IMPORTANTE PARA OMISOS DECLARACIÓN DE RENTA. Aunque el escrito tiene por objeto sensibilizar a quienes han incumplido por la vigencia fiscal 2005, también resulta útil para preparar los soportes de quienes van a cumplir para el 2006.
Cada día resulta mas fácil para las autoridades tributarias detectar omisos, inconsistencias, errores e información falsa en las declaraciones tributarias, debido al grado de maduración del MUISCA, los avances tecnológicos y los cruces casi automáticos de información exógena. En general, los omisos personas naturales están en alguno de los siguientes grupos: 1- El grupo de los que juegan a la informalidad, ejerciendo actividades comerciales con el cuidado de estar por debajo de las cifras mínimas exigidas para el cumplimiento de las obligaciones formales; 2- El grupo de los que no saben que son omisos, por cualquier razón, bien sea por falta de asesoría o sencillamente porque no han sido detectados; 3- El grupo de los omisos intencionales, que esperan ser detectados para cumplir con sus obligaciones formales y sustanciales, que en tiempo, la autoridad tributaria tiene 5 años para obligarlos a cumplir mediante liquidación de aforo; y 4- El grupo de los que fueron utilizados para algunas transacciones, y sin saberlo, están obligados a presentar declaración de renta y complementarios.
Todos los casos tienen fuertes implicaciones por sanciones, en caso de incumplimiento. Pero es de común ocurrencia, que al preparar la información exógena algunas empresas, de mala fe, incluyen transacciones con personas que no fueron avisadas o que no tienen conciencia del riesgo tributario a que se exponen, unos y otros.
A continuación los documentos que permiten sustentar correctamente las declaraciones tributarias de las personas naturales, según listado elaborado por la DIAN. El hecho de no exigir información discriminada los formularios oficiales, especialmente el patrimonio de las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, no quiere decir que en un futuro no puedan ser objeto de exigirles o sustentar información ante la autoridad tributaria. Por tanto, una declaración de renta, técnicamente preparada, debe tener los siguientes respaldos: 1- DOCUMENTOS SOPORTES, 2- ANEXOS EXPLICATIVOS DE CONCILIACIÓN DE CIFRAS, y 3- FORMULARIO DILIGENCIADO.
RUT
Es el primer paso. Indispensable tener copia de Inscripción actualizada, con los documentos soportes en los casos pertinentes, como por ejemplo inclusión de responsabilidad de IVA a partir de la fecha de iniciación de actividades comerciales o de servicios.
SOPORTES PARA DETERMINAR PATRIMONIO
El patrimonio bruto está constituido por el total de los bienes y derechos apreciables en dinero poseídos por el contribuyente en el último día del año o período gravable. Para los contribuyentes con residencia o domicilio en Colombia, excepto las sucursales de sociedades extranjeras, el patrimonio bruto incluye los bienes poseídos en el exterior. Las personas naturales extranjeras residentes en Colombia y las sucesiones ilíquidas de causantes que eran residentes en Colombia, incluirán tales bienes a partir del quinto año de residencia continua o discontinua en el país. (Artículo 261 del Estatuto Tributario).
Los documentos que sustentan el patrimonio son los siguientes:
a. Certificados o extractos de los saldos de las cuentas de ahorro y corrientes emitidos por las entidades financieras.
b. Certificados de las inversiones emitidos por las entidades donde se constituyó la inversión, por ejemplo: CDT, bonos, derechos fiduciarios, inversiones obligatorias, entre otras.
c. Declaración o estado de cuenta, de impuesto predial de los bienes inmuebles que posea.
d. Escrituras de adquisición de los bienes inmuebles y/o certificados de instrumentos públicos.
e. Declaración o estado de cuenta de impuesto de vehículos.
f. Relación de los muebles, enseres, maquinaria y equipo, por su valor de adquisición más adiciones y mejoras.
g. Certificado de avalúo técnico de los bienes incorporales tales como good will, derechos de autor, propiedad industrial, literaria, artística, científica y otros.
h. Letras, pagarés y demás documentos que respalden cuentas por cobrar y obligaciones o deudas, conforme a los requisitos de ley.
SOPORTES PARA DETERMINAR DEDUCCIONES
Recordamos que en el caso de los asalariados hay interpretaciones de la autoridad tributaria sobre cuales deducciones son procedentes. En general, son deducibles las expensas realizadas durante el año o período gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre que tengan relación de causalidad con las actividades productoras de renta y que sean necesarias y proporcionadas de acuerdo con cada actividad. (Artículo 107 del Estatuto Tributario).
Los documentos que se deben tener de soporte son los siguientes:
a. Certificados de pagos de intereses por préstamo para adquisición de vivienda.
b. Certificados por pagos de salud y educación.
c. Certificados por inversiones en nuevas plantaciones de riegos, pozos, silos, centros de reclusión, mantenimiento y conservaciones de obras audiovisuales, en librerías, proyectos cinematográficos y otros.
d. Certificados por donaciones a la Nación, Departamentos, Municipios, Distritos, Territorios indígenas y otros.
e. Relación de Facturas de gastos indicando el valor total.
f. Relación de los pagos efectuados a sus empleados por conceptos de sueldos, bonificaciones, vacaciones, cesantías y otros.
g. Certificado de los pagos realizados por concepto de aportes a las cajas de compensación,
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Empresas promotoras de Salud,
Administradoras de Riesgos Profesionales, Fondos de pensiones y otros.
h. Pagos por concepto de impuesto predial e Industria y Comercio.
i. Certificados de las donaciones e inversiones que haya efectuado durante el año.
j. Todos los documentos que respalden ingresos, costos, deducciones, patrimonio.
SOPORTES PARA DETERMINAR INGRESOS
Cuando no se lleva contabilidad, las personas naturales reconocen los ingresos por el principio de caja. Se entienden realizados los ingresos cuando se reciben efectivamente en dinero o en especie, en forma que equivalga legalmente a un pago, o cuando el derecho a exigirlos se extingue por cualquier otro modo legal distinto al pago, como en el caso de las compensaciones o confusiones. (Artículo 26 Estatuto Tributario).
Los documentos que soportan los ingresos son los siguientes:
a. Certificado de ingresos y retenciones laborales.
b. Certificado de salario básico, siempre y cuando haya tenido la calidad de oficial o suboficial de las Fuerzas Militares o de la Policía Nacional o agente de la Policía Nacional.
c. Certificado de las primas, bonificaciones, horas extras y demás complementos salariales, siempre y cuando sea ciudadano colombiano y que integre las reservas oficiales de primera y segunda clase de la Fuerza Aérea, mientras ejerza la actividad de piloto.
d. Certificado de indemnizaciones por accidentes de trabajo o de enfermedad, maternidad, gastos de entierro del trabajador, seguro por muerte y compensaciones por muerte de miembros de las Fuerzas Militares y Policía Nacional.
e. Certificado de indemnizaciones sustitutivas de pensión o devoluciones de saldos de ahorro.
f. Certificados de Ingresos por concepto de honorarios, comisiones y servicios.
g. Certificados de los rendimientos financieros pagados durante el año.
h. Certificado de pago de recompensas.
i. Certificado de dividendos y participaciones recibidos durante el año, expedidos por las entidades financieras correspondientes.
j. Certificados de ingresos recibidos por las madres comunitarias.
k. Certificados de pagos de indemnizaciones por destrucción y renovación de cultivos y por control de plagas.
l. Certificados de pagos efectuados durante el año por concepto de utilidades recibidas de sociedades liquidadas.
m. Certificados por pagos por concepto de alimentación, efectuados por su empleador.
n. Certificado por incentivo forestal.
o. Certificados de la prestación de servicios de ecoturismo expedido por las autoridades competentes.
p. Certificados de pago de indemnizaciones por seguros de vida.
q. Certificados expedidos por las autoridades competentes que respalden exenciones para extranjeros contempladas en tratados o convenios internacionales.
r. Certificados de dividendos y participaciones recibidos del año anterior.
Cordialmente,
GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socios impuestos Baker Tilly Colombia
E-mail: [email protected]
Bucaramanga, 25 de junio de 2007