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TAX TIPS: PROCEDIMIENTOS RUT
Mediante Resolución 1887 de febrero 22 de 2007 expedida por la DIAN y el Decreto 567 de marzo 1 de 2007, la autoridad tributaria ha desarrollado algunos temas que fueron modificados por la Ley 1111 de 2006. Presentamos la primera parte en lo relacionado con la instrumentación de los procesos relacionados con el RUT.
Control interno tributario
Como lo habíamos comentado en anterior artículo, todo lo relacionado con diligenciamiento y modificaciones del RUT debe ser atendido por una persona especializada dentro de la compañía. Recomendamos también designar por escrito al responsable, toda vez que las sanciones podrían llegar a ser millonarias.
En Resolución 1887, se establecieron los procedimientos de inscripción, diligenciamiento, presentación del formulario, documentos anexos, formalización de la inscripción, actualización, solicitudes especiales, actualización de oficio, cancelaciones y prueba del registro y/o de actualización.
Debido a los riesgos por equivocaciones o desconocimiento en los procedimientos previstos en la Resolución 1887, sugerimos incluir dichos puntos en el control interno tributario.
Documentación soporte
La inscripción inicial y cambios posteriores deben estar sustentados con documentación que tiene requisitos especiales y de la cual “siempre” se debe dejar copia de respaldo en la compañía, debidamente foliada y referenciada, con el propósito de evitar posibles confusiones o extravíos de la misma. Es la única vía para sustentar con posterioridad posibles controversias relacionadas con los trámites pertinentes.
Los documentos exigidos en la inscripción inicial son los siguientes:
a. El original del documento de identificación, cuando se trate de persona natural, que se exhibirá cuando el trámite lo realice directamente el interesado.
b. Poder debidamente otorgado, cuando se actúe a través de apoderado.
c. Documento con autenticación de firma del interesado o de quien ejerza la representación legal, cuando se actúe a través de terceros.
d. Documento que acredite la constitución de la sociedad y/o representación legal con información vigente cuando se trate de personas jurídicas, o del documento de creación en el caso de entidades públicas.
e. Documento de identificación del representante legal, cuando se trate de persona jurídica y el trámite lo realice directamente el representante.
Para efectos de las solicitudes de actualización y/o cancelación del Registro Único Tributario, deberán presentarse los documentos relacionados anteriormente. Adicionalmente, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional podrá exigir como anexos especiales, los siguientes documentos:
1. Cuando se trate de entidades estatales:
• Copia del acto administrativo por medio del cual se extingue
• Exhibir el documento de identificación del representante legal.
2. Cuando se trate de fusión de sociedades por absorción o por creación, escisión, de sociedades regulares, sociedades de hecho, sociedades extranjeras sin inversión permanente en el país, extranjeros residentes o no residentes con inversión:
• Documento que acredite la situación jurídica y comercial descrita.
• Exhibir el documento de identificación del representante legal.
3. Cuando se trate de sociedades extranjeras con inversión permanente en el país:
• Certificado de la terminación de la inversión por parte de la entidad competente.
• Exhibir el documento de identificación del representante legal.
4. Cuando se trate de sucesiones ilíquidas:
• Certificado del Juzgado o Notaria donde conste la terminación del proceso.
• Exhibir el documento de identificación del representante de la sucesión.
Solicitudes especiales
Algunos procedimientos requieren de procedimientos y verificaciones consagradas en la normatividad vigente:
a. Por cambio de régimen común a simplificado. Cuando la persona natural inscrita en el Registro Único Tributario – RUT, pretenda obtener el cambio de régimen de común a simplificado de que trata el artículo 505 del Estatuto Tributario (Demostrar que en los tres (3) años fiscales anteriores, se cumplieron, por cada año, las condiciones establecidas en el artículo 499).
De conformidad con el Decreto 567 de marzo 1 de 2007, en los casos de las personas naturales comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y los ganaderos, que realicen operaciones gravadas, así como quienes presten servicios gravados, que a la fecha de publicación de la Ley 1111 del 27 de diciembre de 2006 hayan estado inscritos en el Registro Único Tributario como responsables del régimen común y que a pesar de haber cumplido todas las condiciones restantes para pertenecer al régimen simplificado, debieron inscribirse como responsables en el régimen común por superar el tope de patrimonio bruto que contemplaba el numeral 1 del artículo 499 del Estatuto Tributario antes de su modificación, podrán solicitar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, hasta el 31 de mayo de 2007, el cambio al régimen simplificado, sin tener en cuenta el término de los tres años del artículo 505 del E.T. (3 años), siempre y cuando a la fecha de presentación de la solicitud especial de cambio de régimen común a simplificado, haya cumplido con el deber formal de presentar la totalidad de las declaraciones de ventas desde la fecha de su inscripción en el régimen común, incluyendo la del período anterior a la radicación de la solicitud.
En todo caso, el responsable deberá seguir cumpliendo con las obligaciones formales del régimen común, hasta tanto se obtenga definición por parte de la administración tributaria.
Con fundamento en las pruebas aportadas por el responsable y con el análisis de las demás fuentes de información endógena y/o exógena que posea la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, ésta decidirá la solicitud dentro del término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de su presentación en debida forma. De no existir decisión dentro de este término, la solicitud se entiende aprobada.
Contra el acto administrativo que resuelve la solicitud de reclasificación procede el recurso de reconsideración, el cual se interpondrá cumpliendo con los requisitos señalados en el artículo 720 del Estatuto Tributario.
b. Por cese de actividades en el impuesto sobre las ventas. Cuando la persona inscrita en el Registro Único Tributario – RUT, cese definitivamente el desarrollo de actividades sujetas a dicho impuesto. En este caso se realizarán previamente las verificaciones de que trata el artículo 614 del Estatuto Tributario. (Deberán informar tal hecho, dentro de los treinta (30) días siguientes al mismo.)
c. Cancelación de la inscripción en el Registro Único Tributario: Cuando se pretenda cancelar la inscripción en el Registro Único Tributario - RUT, en los eventos señalados en el artículo 11 del Decreto 2788 de 2004, los cuales son los siguientes:
- Tratándose de personas jurídicas o asimiladas: por liquidación, fusión o escisión, sobre el supuesto de la disolución de la sociedad fusionada o escindida.
- Por el fallecimiento de personas naturales: Al liquidarse la sucesión cuando a ello hubiere lugar.
Cordialmente,
GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socios impuestos Baker Tilly Colombia
E-mail: [email protected]
Bucaramanga, 26 de Febrero de 2007
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