GABRIEL VÁSQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socio impuestos BAKER TILLY COLOMBIA
E-mail: [email protected]
Bucaramanga, 30 de Noviembre del 2008
Todos se preparan para disfrutar las fiestas de navidad y año nuevo, pero los responsables de los departamentos financieros de las empresas, que adicionalmente deberán preparar las actividades del cierre fiscal, no podrán disfrutar a plenitud de esta temporada. No se recomienda incluir en las vacaciones colectivas al personal asignado al área contable y las dependencias que le suministren información, quienes tendrán a su cargo la preparación de múltiples procesos, algunos con implicaciones fuertes por sanciones.
Varias son los traumas cuando dependencias como cartera, inventarios de productos en proceso y terminados, tesorería, los mismos representantes legales, salen a vacaciones en esta temporada de diciembre, ocasionando demoras en los procesos de integración de información, datos incompletos, retrasos en la remisión de documentos y archivos, entre los múltiples eventos adversos que ocurren cuando el personal responsable no está laborando o sus funciones son asignadas temporalmente a personas sin experiencia.
Ya en enero 15 cuando se reintegren a sus labores, todo es tarde. Las declaraciones tributarias, los trámites que requirieron haberse efectuado con fecha del año anterior, tales como procedimientos bancarios, remisión de mercancías, emisión de facturas, procesos ante notarios, cámaras de comercio, entre otras actividades, cuyos sistemas de información no permiten el acceso a períodos anteriores o ya cerrados.
Una buena herramienta es la planeación de actividades del cierre fiscal, con fechas límites de entrega y responsables por cada procedimiento. Se sugiere primero definir los vencimientos tanto para declaraciones tributarias como demás compromisos, comenzando por las declaraciones de retención en la fuente e IVA, las cuales a su vez, requieren de cierre de procesos claves, que se pueden identificar a través de los ciclos de auditoría: Conversión, ingresos, egresos, tesorería y financiero. A continuación una breve descripción, que en cada compañía podrá ser ampliada con las actividades específicas y sus responsables.
Ciclo de conversión
Integra los procesos relacionados con los procesamientos de materias primas, mano de obra directa e indirecta, procesos productivos, entrega de productos terminados a bodega central y despacho a clientes. Por tanto incluye dos de las actividades claves en el proceso contable que tiene directa relación con impuestos: Proveedores, Clientes.
La planeación tributaria de este ciclo incluye las fechas límites de inventarios físicos, recepción de materias primas, facturas de proveedores, despacho de mercancías a clientes, emisión de facturación.
Ciclo de ingresos
Integra la información relacionada con las actividades de recaudo, clientes, consignaciones y en general todo lo que involucra el ingreso de efectivo a la compañía. La mayor parte de sus procesos a su vez tienen relación directa con el ciclo anterior de conversión.
La planeación tributaria de este ciclo aplica para el reconocimiento inicial del ingreso y la recuperación de cartera, habida cuenta que al cierre del año pueden presentarse asimetrías con los clientes, que originan diferencias en retenciones en la fuente a favor (Artículo 27 E.T.).
Ciclo de egresos
Pagos de proveedores, nómina, gastos de operación y no operación, igual que el anterior ciclo tiene directa relación con el de conversión.
La planeación tributaria de este ciclo está relacionada con las fechas límites de recepción de facturas, causación de retenciones por pagar. Las condiciones generales de aceptación de costos y deducciones se planean en esta fase, donde se determinan los requisitos, especialmente lo relacionado con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
Ciclo de tesorería
Corresponde a la administración del efectivo, inversiones de tesorería, disponibilidad, atención de flujos de efectivo para la operación. Su planeación tributaria tiene vital importancia en el sector financiero por la alta rotación de inversiones y los efectos de cierre fiscal de ejercicio.
Ciclo financiero
Integra la información de los demás ciclos, es el puente entre las actividades de la empresa y el procesamiento de datos para información de negocios y tributaria. Su desempeño depende de los demás en grado alto. Esta relación explica nuestra recomendación de no enviar a vacaciones colectivas al personal involucrado.
Corresponde a este ciclo planear el corte de documentos, para evitar que se integre información extemporánea que afecta los costos, deducciones, impuestos descontables, impuestos generados, ingresos gravados, excluidos, exentos.