DOCUMENTO SOBRE FACTURACION
A continuación me permito exponer mi criterio sobre el manejo de las facturas, de conformidad con lo dispuesto por la Ley 1231 de 2008. Para mayor claridad sobre este tema considero oportuno recordar lo siguiente:
a) Factura cambiaria. El artículo 772 del Código de Comercio, definió en su momento, la factura cambiaria de compra venta, como un título valor que el vendedor podía librar y entregar o remitir al comprador. La expedición de la factura cambiaria estaba condicionada a la entrega física de las mercancías al comprador.
b) Factura de venta. El artículo 617 del ET exige que este documento se denomine factura de venta.
c) Factura cambiaria. El artículo 2º del Decreto Reglamentario 1165 de 1996 autorizaba la denominación de factura cambiaria, para cumplir con el requisito defactura de venta.
De lo anterior vale la pena hacer algunas consideraciones, a saber: Para que una factura se pudiera considerar como un título valor, debía estar expresamente identificada como tal. En pocas palabras, sin esta identificación el tenedor de buena fe, no podía ejercer el derecho legal para hacer efectivo el cobro.
De otra parte, el Estatuto Tributario dispuso que el documento que se utilizaba como factura, se le debía agregar el vocablo de venta, es decir, factura de venta. No deja de causar al menos un poco de curiosidad, la necesidad o conveniencia de adicionar esta palabra, pues el solo empleo de factura, es algo inconfundible con cualquier otro documento. A pesar de este comentario es forzoso emplear el termino factura de venta.
Hasta la expedición de la Ley 1231 de 2008, para que las facturas se ajustarán a las disposiciones tributarias, tal como ya se dijo, éstas debían denominarse factura de venta, sin perjuicio de que quien tuviera interés en hacerlas valer como título valor las identificara como “factura cambiaria de compra venta”, o simplemente factura cambiaria. En este último caso, el vendedor estaba autorizado por el Decreto 1165 de 1996 para retener el original de la factura y entregar una copia al cliente o comprador.
LEY 1231 DE 2008
La denominación empleada por esta ley para señalar el documento que expide el vendedor, en el cual se relacionan los bienes o servicios prestados, el precio y condiciones tales como plazo y descuentos, es la de factura. A pesar de ello, el artículo 617 del ET ordena que se denomine factura de venta.
En adelante, no es necesario utilizar la expresión factura cambiaria de compra venta. Desde luego, que para que la factura adquiera la calidad de título valor, es preciso cumplir con los requisitos señalados en la nueva ley, entre otros, que el original esté firmado por el emisor o vendedor y el comprador.
Cuando el vendedor quiera hacer valer la factura como un título valor, está autorizado para conservar el original; además el comprador o quien demande el servicio deberá aceptar de manera expresa el contenido de la misma. Esta se considera irrevocablemente aceptada por el comprador, si éste no reclama por escrito o efectúa su devolución al vendedor o tenedor del título, dentro de los diez días calendario siguientes a su recepción.
Si la factura es transferida por el vendedor a un tercero, éste deberá informar sobre este hecho, tres días antes de su vencimiento al comprador o beneficiario del servicio; se debe entender que se trata de días hábiles.
Las empresas que no tengan interés en descontar las facturas expedidas por ellas, o de hacerlas valer más tarde para su cobro como titulo valor, en la practica pueden continuar utilizando el mismo formato de factura de venta.
Cuando la empresa reciba facturas de sus proveedores y en general de terceros, deberá reclamar el original, salvo que el vendedor le advierta que está interesado en que su factura tenga la calidad de título valor, en cuyo caso, deberá cumplir con los requisitos contemplados en la ley que nos ocupa, entre ellos la firma de aceptación por parte del vendedor y el comprador.
Para efectos administrativos, en especial para el control sobre el pago de las facturas, es preciso diseñar un procedimiento que permita identificar aquellas que fueron reconocidas como título valor. Se recuerda que en este caso, el beneficiario del pago puede ser una persona diferente de la que realizó la venta.
Circular No. 00096 del 16 de octubre de 2008.
La Dirección de Impuestos Nacionales expone su criterio sobre los alcances de la Ley 1231 de 2008. En términos generales la encuentro razonable, salvo cuando se refiere a que los formatos de factura cambiaria de compra venta, elaborados con base en la numeración autorizada y que no han sido utilizados, se entienden anulados por la entrada en vigencia de la Ley 1231 de 2008. A mi juicio, quienes tengan facturas impresas con la denominación factura cambiaria de compra venta, siempre y cuando cumplan con las demás formalidades previstas en la nueva Ley , se les debería permitir el empleo de éstas hasta una nueva impresión.
Es de esperar que la DIAN reconsidere este punto, pues en nada se opone al nuevo procedimiento señalado en esta ley. Por lo tanto, no tiene sentido que los comerciantes incurran en mayores costos para reemplazar documentos que cumplen con los requisitos esenciales para el manejo contable y fiscal.
Conclusiones y recomendaciones.
1) Denominación de las facturas. La única denominación para identificar este documento es el de “factura de venta”, sin importar si éste será utilizado como título valor .
2) Cuando el vendedor tenga interés en emplear la factura como título valor, la ley lo autoriza para retener el original, desde luego cumpliendo con los requisitos establecidos en la Ley 1231 de 2008.
3) En las facturas impresas por computador se debe indicar cual es el original y cuales las copias, desde luego, si el vendedor las quiere hacer valer como título valor.
4) El vendedor que no tenga interés en utilizar sus facturas como título valor, puede omitir los requisitos previstos para tal fin en la Ley 1231 de 2008.
5) Las empresas que reciban facturas de sus proveedores y otros, cuando adviertan que éstas tendrán la calidad de título valor, es forzoso diseñar un procedimiento que garantice que el pago se haga a la persona que legalmente le corresponda. En pocas palabras, considero que se debe vigilar con especial cuidado que los pagos que se realizan en la actualidad de manera automática, de una u otra manera, se haga una verificación previa, pues de lo contrario, más tarde se puede presentar un tercero diferente del vendedor, para solicitar el pago.
6) No sobra mencionar que la finalidad de la Ley 1231 de 2008 fue facilitar la financiación mediante el descuento de facturas al micro, pequeño y mediano empresario. Tal como se mencionó en el numeral anterior, el peligro que pueda surgir con el pago de las facturas a estos empresarios, no puede ignorarse; como tampoco, el derecho de éstos para hacer uso de este sistema de financiación.
7) En lo referente al impuesto de timbre, continúa la exención consagrada en el numeral 8º del artículo 530 del ET.
8) Las disposiciones relacionadas con la factura electrónica y los documentos equivalentes a la factura conservan su vigencia.
Medellín, 4 de noviembre de 2008