E-BOOKKEEPING
Sin mayores novedades en materia de adelantos tecnológicos la teneduría de libros (Bookkeeping) en Colombia comienza una nueva era y es la de los libros de comercio en medios electrónicos, con un reglamento expedido bajo el Decreto 0805 de abril 24 de 2013. Tenemos todavía normas en el Código de Comercio vigentes relacionadas con la teneduría de libros de manera manual, las cuales estamos en mora de eliminar definitivamente de nuestro marco jurídico.
Comenzamos por decir que solo los libros de socios o accionistas y los de actas de asamblea y junta de socios, es obligatorio su inscripción en el registro mercantil y de acuerdo con el Decreto 0805 antes mencionado podrán llevarse por medio de archivos electrónicos.
Algunas dificultades prácticas de este mecanismo surgirán para el caso del libro de accionistas, en la medida que los nuevos registros o movimientos de determinados accionistas, deberán nuevamente registrarse electrónicamente repitiendo el contenido de los movimientos anteriores. Otras anotaciones como venta de usufructos, pignoraciones, entre otras transacciones normales entre accionistas y terceros relacionados, implicarán repeticiones innecesarias en la nueva modalidad electrónica.
Los demás libros de contabilidad no es obligatorio su registro y el reglamentario no prevé explícitamente su inscripción en el registro mercantil de manera voluntaria. Este asunto continúa sin reglamentar y creemos hay vacíos de control interno en las empresas por cuanto su exposición por medios electrónicos o físicos y las garantías de integridad e inalterabilidad no son muy claras para los organismos de control, especialmente para la autoridad tributaria.
De acuerdo con el reglamento se entiende por libros de comercio en medios electrónicos, aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del Decreto 0805 ya citado. El registro de dichos libros de comercio en medios electrónicos deberá surtirse ante la cámara de comercio del domicilio del comerciante, de conformidad con las plataformas electrónicas o sistemas de información previstos para tal efecto mediante las instrucciones que, sobre el particular imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Habrá firma digital de los libros tanto por el comerciante como por la cámara de comercio respectiva y adicionalmente habrá una constancia electrónica de su recepción que contendrá lo siguiente: Cámara de comercio receptora; Fecha de presentación del libro para registro; Fecha de inscripción; Número de Inscripción; Identificación del comerciante o persona obligada a registrar; Nombre del libro, y; Uso al que se destina.
Queda pendiente pensar en serio en la reutilización de la información de negocios que produce la contabilidad comercial y establecer las reglas de XBRL como input de la macrocontabilidad.
Cordialmente,
GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Latin America Tax Partner – Baker Tilly
E-mail: [email protected]
Bucaramanga, 13 de Mayo de 2013