Libros de Contabilidad
Concepto Nº 150
04-04-2017
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.
Señora
ANDREA MENDOZA
Asunto: Consulta 1-2017-002556
Destino: Externo
Origen: 10
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REFERENCIA: |
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Fecha de Radicado |
20 de 02 de 2017 |
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Entidad de Origen |
Consejo Técnico de la Contaduría Pública |
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Nº de Radicación CTCP |
2017-150-CONSULTA |
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Tema |
LIBROS de contabilidad |
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo de Normalización Técnica de Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Único 2420 de 2015, modificado por los Decretos 2496 de 2015, 2131 y 2132 de 2016, en los cuales se faculta al CTCP para resolver las inquietudes que se formulen en desarrollo de la adecuada aplicación de los marcos técnicos normativos de las normas de información financiera y de aseguramiento de la información, y el numeral 3º del Artículo 33 de la Ley 43 de 1990, que señala como una de sus funciones el de servir de órgano asesor y consultor del Estado y de los particulares en todos los aspectos técnicos relacionados con el desarrollo y el ejercicio de la profesión, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos.
CONSULTA (TEXTUAL)
Nosotros llevamos en el sistema la estructura bajo PCGA y en Excel llevamos el mapeo de las cuentas bajo la estructura bajo NIIF. El Revisor Fiscal nos está solicitando que los libros arrojados del sistema deben tener la estructura bajo NIIF, me explico: nosotros bajo el sistema llevamos a nivel del grupo disponible, encargos e inversiones, que cuando se realiza el mapeo se unifican y se llevan como efectivo y equivalente, no existen registros adicionales solo (sic) que el mapeo o estructura bajo NIIF se lleva en Excel.
Nosotros no hemos leído nada que prohíba dicha práctica, pero el revisor fiscal alude que la información cotejada con EEFF deben ser tomados de libros oficiales y no del mapeo de Excel.
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
En orden a los planteamientos e inquietudes del consultante, nos permitimos señalar:
El CTCP emitió la orientación técnica No. 1, que se refiere al tema de la contabilidad bajo los nuevos marcos normativos. Al revisar su contenido podrá conocer las precisiones dadas por este Consejo en relación con los registros y la presentación de los estados financieros. El documento puede ser obtenido sin ningún cargo de la página www.ctcp.gov.co, enlace publicaciones/orientaciones técnicas.
Además de lo anterior, el CTCP ha resuelto consultas similares (Ver 2014-577, 2015-694, 2016-011 y 2016-669) en las que se ha pronunciado sobre la forma de efectuar los ajustes en los libros de contabilidad para que ellos cumplan los requerimientos de los nuevos marcos normativos. Estos conceptos pueden ser obtenidos sin ningún cargo en la página www.ctcp.gov.co, enlace conceptos.
Ahora bien, el artículo 208 se refiere al tema de su consulta en los siguientes términos:
“ARTÍCULO 208. CONTENIDO DE LOS INFORMES DEL REVISOR FISCAL SOBRE BALANCES GENERALES. El dictamen o informe del revisor fiscal sobre los balances generales deberá expresar, por lo menos:
(…) Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros, y si en su opinión el primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado, y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho período, (…)”.
Adicionalmente, los Arts. 125 y 126 del Decreto 2649 de 1993, contiene referencias sobre los libros de contabilidad y los estados financieros. Allí se establece que los libros obligatorios son los que sirven de base para la elaboración de los estados financieros, pues por su conformación y diligenciamiento garantizan la autenticidad e integridad de la información contable. Así mismo, el artículo 37 de la Ley 222 de 1995 consagra que la certificación de tales estados financieros está a cargo del representante legal y del contador público, y consiste en declarar entre otros aspectos, que las cifras en ellos contenidas, se han tomado fielmente de los libros.
En consecuencia, son los libros principales (obligatorios, registrados u oficiales) y que generalmente se denominan “diario y “mayor y balances”, la fuente para la elaboración de los estados financieros, máxime si son los que fundamentalmente garantizan la autenticidad de la información contable en razón a que se encuentran inscritos en el registro mercantil. Así las cosas, no es dable elaborar estados financieros basados en libros auxiliares puesto que la finalidad de éstos no es otra que permitir el completo entendimiento de los libros principales; estos últimos por su conformación y diligenciamiento, además de darle la ley el carácter de probatorios, son los únicos que sirven fehacientemente para tomar los datos requeridos en la preparación de los estados financieros.
En el evento en que elaboren estados financieros que no hayan sido tomados de los libros en los términos antes indicados, debido a que éstos se encuentran atrasados, este hecho impediría que se certificaran en los términos de la ley, pues como ya se anotó la certificación hace presumir que se han tomado fielmente de los libros, y en este caso no se estaría atendiendo en mandato legal de la fe pública que le imprime la firma del contador de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 43 de 1990.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 Ley 1755 de 2015, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Cordialmente,
WILMAR FRANCO FRANCO
Presidente CTCP