GABRIEL VASQUEZ TRISTANCHO
Columnista Vanguardia Liberal
Socio Impuestos Baker Tilly Colombia
E-mail: [email protected]
Bucaramanga, 9 de mayo de 2012
LIBROS DE CONTABILIDAD: OBLIGATORIOS Y AUXILIARES
Algunas confusiones se continúan presentando en las compañías a partir de la expedición del DL 0019 de enero de 2012, mediante el cual elimina de la obligación de registrar los libros de contabilidad y los de juntas directivas de sociedades mercantiles.
Según nuestra interpretación, con la modificación propuesta al artículo 56 del Código de Comercio por el DL 019 de 2012, tanto los libros impresos físicamente como los archivados electrónicamente, deberán ser objeto de reglamento por parte del Gobierno Nacional.
Mientras esto sucede, la administración de las compañías deberá proceder a establecer los controles necesarios para garantizar y demostrar las condiciones de identidad, integridad, preservación, seguridad, almacenamiento, continuidad y registro, tal como sucede en el sistema documentado que se aplica a los elementos materiales probatorios (EMP) y elementos físicos (EF), de la cadena de custodia. (Resolución 06829 de Diciembre de 2003 – Fiscalía General de la Nación).
Y no es para menos, habrá tantos inconvenientes por los cambios no autorizados a la información, posterior a la emisión de los estados financieros, que podrían llevar incluso a situaciones de tipo penal por falsedad en documento privado. Luego, el tema de la conservación adecuada y su posterior reproducción, resulta siendo un problema delicado tanto para quien certifica como para quien dictamina los estados financieros.
Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos. (Artículo 49 Código de Comercio).
No hay norma expresa que establezca cuales son los libros obligatorios y cuales auxiliares, aunque del artículo 125 del DR 2649 de 1993, se puede inferir unos y otros. Veamos.
Según esta norma, los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes. (Libro diario). 2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos. (Libro mayor y balances).
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos. (Libro de accionistas). 4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para conocer las transacciones individuales, códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, control de movimiento de mercancías, conciliación de estados financieros básicos con otras bases comprensivas (Libros auxiliares). 5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico. (Libro de actas de asambleas y juntas directivas).
En estricto sentido, deberá diseñarse una metodología de salvaguarda, que permita asegurar que los libros obligatorios, no sufran modificaciones después de expedir los estados financieros. En nuestra opinión son diferentes las técnicas de control para los libros físicos de las técnicas para los archivos electrónicos.
Habida cuenta que sería urgente un reglamento sobre este tema, que no ha sido expedido a la fecha (Mayo 9 de 2012), la responsabilidad de la custodia y protección de los libros es de la administración de la entidad. Por su parte, los contadores públicos, con responsabilidades sobre los estados financieros por aseguramiento de la información, bien sea como revisores fiscales o auditores externos, deberán dejar evidencia de la calidad y seriedad de esta protección.
Algunas medidas preliminares, deberán implementarse en cumplimiento de rigurosos protocolos para asegurar la cadena de custodia. Sobre los libros físicos, mínimo hojas foliadas y numeradas con anterioridad a su impresión, con control estricto y marcas de protección que no permita su reproducción fraudulenta. Los archivos electrónicos, mientras se establece la firma digital, una vez se generen los libros oficiales definitivos, el sistema debería marcar los archivos de los períodos anteriores como no modificables, es decir que no se pueda hacer inserción sobre ellos.