Modificación en el RUT con el fin de implementar controles adicionales en los procedimientos de inscripción, actualización, suspensión y cancelación. Además, establecer los medios a través de los cuales los sujetos sin residencia o sin domicilio en Colombia que presten servicios desde el exterior, gravados con IVA se puedan inscribir en el RUT.
Decreto N° 1415
03-08-2018
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
Por el cual se modifica parcialmente el Capítulo 2 Título 1 Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria.
El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política de Colombia y en desarrollo de los artículos 12-1 parágrafo 3°, 19-5, 102 numeral 5, 420, 437-2, 555-2 y 572 del Estatuto Tributario, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 555-2 del Estatuto Tributario dispone: “El Registro Único Tributario (RUT), administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Régimen Común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripción”;
Que la norma citada en el considerando anterior señala igualmente que: “Los mecanismos y términos de implementación del RUT, así como los procedimientos de inscripción, actualización, suspensión, cancelación, grupos de obligados, formas, lugares, plazos, convenios y demás condiciones, serán los que al efecto reglamente el Gobierno nacional”;
Que se requiere la implementación de controles adicionales a los vigentes, en los procedimientos de inscripción, actualización, suspensión y cancelación del Registro Único Tributario (RUT);
Que el artículo 420 del Estatuto Tributario modificado por el artículo 173 de la Ley 1819 de 2016, estableció como hecho generador del Impuesto sobre las Ventas (IVA), el siguiente: “Para efectos del impuesto sobre las ventas, los servicios prestados y los intangibles adquiridos o licenciados desde el exterior se entenderán prestados, licenciados o adquiridos en el territorio nacional y causarán el respectivo impuesto cuando el usuario directo o destinatario de los mismos tenga su residencia fiscal, domicilio, establecimiento permanente, o la sede de su actividad económica en el territorio nacional”;
Que en virtud del nuevo hecho generador del Impuesto sobre las Ventas (IVA), citado en el considerando anterior, se hace necesario establecer los medios a través de los cuales los sujetos sin residencia o sin domicilio en Colombia que presten servicios desde el exterior, gravados con el Impuesto sobre las Ventas (IVA) en Colombia, a sujetos que no estén en la obligación de practicarles la retención en la fuente a título del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de que trata el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, podrán Inscribirse en el Registro Único Tributarlo (RUT) y los documentos que deberán aportar para efectos de la formalización de la inscripción en dicho registro, así como los procedimientos de actualización y cancelación del Registro Único Tributario en estos casos;
Que el artículo 63 del Decreto-ley 0019 de 2012 establece que: “Para efectos fiscales del orden nacional y territorial se deberá tener como información básica de identificación, clasificación y ubicación de los clientes, la utilizada por el Sistema Informático Electrónico Registro Único Tributario que administra la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, conservando la misma estructura y validación de datos. De igual manera deberán hacerlo las Cámaras de Comercio para efectos del registro mercantil. Para el ejercicio de las funciones públicas, la información contenida en el Registro Único Tributario podrá ser compartida con las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas”. En consecuencia, se hace necesario definir los componentes de la información básica del Registro Único Tributario (RUT);
Que el artículo 2.2.4.1.19., del Capítulo 1 del Título 4 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1067 de 2015 del Ministerio de Relaciones Exteriores, establece el derecho de los nacionales colombianos a renunciar a la nacionalidad, y los artículos 2.2.4.1.20 y siguientes del Capítulo 1 del Título 4 de la Parte 2 del Libro 2 del mismo decreto determinan el trámite, sus requisitos y el resultado del mismo. Por consiguiente, se hace necesario establecer los documentos, soportes necesarios para adelantar el trámite de actualización del Registro Único Tributario (RUT) por cambio del documento de identificación del inscrito;
Que el numeral 5 del artículo 102 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 127 de la Ley 1607 de 2012, facultó al Gobierno Nacional para determinar en qué casos los patrimonios autónomos administrados por las sociedades fiduciarias deben contar con Número de Identificación Tributaria (NIT) individual, aparte del Número de Identificación Tributaria (NIT) global, quienes deben cumplir con los deberes formales de los patrimonios autónomos que administren, el cual debe ser asignado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN);
Que el numeral 5 del artículo 102 del Estatuto Tributario, citado en el considerando anterior, establece que las sociedades fiduciarias presentarán una sola declaración por los patrimonios autónomos que administren y que no cuenten con un Número de Identificación Tributaria (NIT) individual, y que cuando se determine por el Gobierno nacional que uno o varios patrimonios autónomos tengan un Número de Identificación Tributaria (NIT) independiente del global, la sociedad fiduciaria deberá presentar una declaración independiente por cada patrimonio autónomo y suministrar la información que sobre los mismos le sea solicitada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN);
Que para garantizar el adecuado control y cumplimiento de las obligaciones aduaneras, es necesario que los patrimonios autónomos que realicen operaciones de comercio exterior cuenten con un Número de Identificación Tributaria (NIT) independiente del Número de Identificación Tributaria (NIT) global con el que cuentan los demás patrimonios autónomos administrados por la respectiva sociedad fiduciaria;
Que en virtud de las facultades conferidas por el parágrafo 3° del artículo 12-1 del Estatuto Tributario, se requiere precisar los requisitos necesarios para formalizar la inscripción de oficio en el Registro Único Tributario (RUT) de las sociedades o entidades consideradas nacionales, por tener su sede efectiva de administración en el territorio colombiano;
Que de acuerdo con el mandato del literal d) del artículo 617, concordante con el artículo 684-2 del Estatuto Tributario, relacionado con la implantación de sistemas técnicos de control, los obligados a expedir factura deben expedir este documento con un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, razón por la cual resulta necesario señalar que en el evento que se presente actualización del Registro Único Tributario (RUT) por cese de actividades o cambio de régimen, o cancelación del Registro Único Tributario (RUT) es necesario que el obligado realice el trámite de inhabilitación la numeración de facturación que les haya sido autorizada y/o habilitada que no haya sido utilizada;
Que el artículo 19-5 del Estatuto Tributario dispone que: “Las personas jurídicas originadas en la constitución de la propiedad horizontal que destinan algún o algunos de sus bienes, o áreas comunes para la explotación comercial o industrial, generando algún tipo de renta, serán contribuyentes del régimen ordinario del impuesto sobre la renta y complementarios y del impuesto de industria y comercio. Parágrafo. Se excluirán de lo dispuesto en este artículo las propiedades horizontales de uso residencial”. Por consiguiente, se requiere definir los documentos que soporten la calidad de no contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario de las propiedades de uso residencial de que trata el artículo 33 de la Ley 675 de 2001;
Que el parágrafo del artículo 572 del Estatuto Tributario adicionado por el artículo 268 de la Ley 1819 de 2016, señaló quién debe cumplir los deberes formales cuando aún no se ha iniciado proceso de sucesión;
Que en el artículo 7° de la Ley 527 de 1999, se consagró el equivalente electrónico de la firma, en consecuencia, se hace necesario ajustar la normatividad con el nuevo Instrumento de Firma Electrónica (IFE) adoptado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para el cumplimiento de las obligaciones tributarias por parte de los contribuyentes y responsables de los impuestos administrados por dicha entidad;
Que el numeral 1 del artículo 1.6.1.2.5. del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, en su último inciso señaló que: “La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dentro de los seis (6) meses siguientes al 7 de noviembre de 2013, habilitará en el Registro Único Tributario (RUT) los campos requeridos con el fin de incluir el número de identificación tributaria otorgado en el exterior para los extranjeros, así como el desarrollo de los sistemas de información que permitan incluir la fecha y lugar de nacimiento de las personas naturales, garantizando la reserva y las condiciones de uso, y manejo salvaguarda de esta información”. Teniendo en cuenta que el término aquí transcrito se encuentra vencido y que el mandato allí contenido está incorporado en el Servicio Informático Electrónico del Registro Único Tributario (RUT), se requiere derogar el inciso aquí señalado;
Que en cumplimiento de los artículos 3° y 8° de la Ley 1437 de 2011, el proyecto de decreto fue publicado en la página web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en concordancia con lo dispuesto por el Decreto número 1081 de 2015 y su Reglamentario número 270 de 2017,
DECRETA:
Artículo 1°. Modificación del artículo 1.6.1.2.1., del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. Modifíquese el artículo 1.6.1.2.1., del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, el cual quedará así:
“Artículo 1.6.1.2.1. Obligación de inscripción en el Registro Único Tributario (RUT). Deberán cumplir con la obligación formal de inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT):
1. Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras por cada establecimiento permanente o sucursal que tengan en el territorio nacional.
2. Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras están obligadas a inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, incluida la de declarar por las rentas y ganancias ocasionales de fuente nacional percibidas directamente y no atribuibles a algún establecimiento permanente o sucursal en el país, cuando ello proceda de conformidad con lo previsto en los artículos 591 y 592 del Estatuto Tributario.
3. Los sujetos sin residencia o sin domicilio en Colombia que presten servicios desde el exterior, gravados con el Impuesto sobre las Ventas (IVA) en Colombia, a sujetos que no estén en la obligación de practicarles la retención en la fuente a título del Impuesto sobre las Ventas (IVA), prevista en el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, deberán inscribirse para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, incluidas las de recaudar, declarar y pagar el Impuesto sobre las Ventas (IVA), de conformidad con lo previsto en el parágrafo 3° del artículo 420 y parágrafo 2° del artículo 437 del Estatuto Tributario.
Artículo 2°. Modificación del parágrafo 2° y adición del parágrafo 3° al artículo 1.6.1.2.5., del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. Modifíquese el parágrafo 2° y adiciónese el parágrafo 3° al artículo 1.6.1.2.5., del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, los cuales quedarán así:
“Parágrafo 2°. La información básica de identificación y ubicación tributaria para efectos fiscales del orden nacional y territorial de que trata el artículo 63 del Decreto-ley 0019 de 2012, comprende: Identificación (Número de Identificación Tributaria (NIT), nombres y apellidos, razón social), Clasificación (Actividad Económica-Códigos-CIIU) y Ubicación (dirección, municipio, departamento)”.
Parágrafo 3°. En el caso de prestadores de servicios desde el exterior, responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), la información de identificación y ubicación que integra el Registro Único Tributario (RUT) comprende:
1. IDENTIFICACIÓN
a) Personas naturales no residentes. Está conformada por los nombres y apellidos, el Número de Identificación Tributaria (NIT) asignado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y adicionado con un dígito de verificación, tipo y número de documento de identificación extranjera, fecha y lugar de expedición del documento de identificación o el que haga sus veces, fecha y lugar de nacimiento, país de residencia fiscal y número de identificación tributaria otorgado en este país;
b) Sociedades y entidades extranjeras sin domicilio en Colombia. Está conformada por la razón social, el Número de Identificación Tributaria (NIT) asignado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y adicionado con un dígito de verificación, país de residencia fiscal y número de identificación tributaria otorgado en este país.
2. UBICACIÓN
La ubicación comprende el domicilio principal, código postal, números telefónicos, página web y correo electrónico donde la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) puede contactar oficialmente y para todos los efectos, al respectivo inscrito.
En el caso de sociedades y entidades extranjeras, la dirección relacionada en el domicilio principal deberá corresponder a la señalada en el documento vigente que acredite la existencia y representación legal de las mismas, o en la certificación que expida el representante legal que sea aportada para efectos de la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT).
La dirección que el obligado informe al momento de inscripción o actualización tendrá validez para todos los efectos, sin perjuicio de otras direcciones que para casos especiales consagre la ley”.
Artículo 3°. Modificación del literal b) del artículo 1.6.1.2.6., del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. Modifíquese el literal b) del artículo 1.6.1.2.6., del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, el cual quedará así:
“b) Los patrimonios autónomos constituidos para desarrollar operaciones de comercio exterior, en desarrollo y cumplimiento de la regulación aduanera y aquellos casos que por disposiciones especiales deban contar con un Número de Identificación Tributaria (NIT) individual”.
Artículo 4°. Modificación del artículo 1.6.1.2.10., del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. Modifíquese el artículo 1.6.1.2.10., del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, el cual quedará así:
“Artículo 1.6.1.2.10. Formalización de la inscripción, actualización y solicitud de cancelación en el Registro Único Tributario (RUT). Se entiende por formalización de la inscripción, actualización o cancelación del Registro Único Tributario (RUT), el proceso de autenticación, validación e incorporación de la información, suministrada virtual o físicamente, por el obligado ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o demás entidades autorizadas, y la expedición del respectivo certificado.
El trámite de inscripción, actualización y solicitud de cancelación en el Registro Único Tributario (RUT), se podrá realizar de forma presencial:
a) Directamente por el interesado o por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad correspondiente;
b) A través de apoderado debidamente acreditado, el cual no requiere tener la calidad de abogado.
Adicionalmente, de forma electrónica a través de la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Aduanas Nacionales (DIAN), se podrán formalizar los siguientes trámites:
a) Inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) para las personas naturales del régimen simplificado del impuesto a las ventas que no realicen actividades mercantiles, previa verificación de información que realizará el sistema;
b) Actualización del Registro Único Tributario (RUT) para las personas naturales, previa verificación de información que realizará el sistema;
c) Actualización y solicitud de cancelación del Registro Único Tributario (RUT), haciendo uso del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), para aquellos inscritos a quienes la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), les ha asignado tal Instrumento.
Parágrafo 1°. Las personas naturales que se encuentren en el exterior, podrán enviar la solicitud de inscripción o actualización del Registro Único Tributario (RUT), y la emisión o renovación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE), en caso de estar obligado, a través del servicio de “PQSR y Denuncias” de la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o por el medio que se establezca para tal fin anexando escaneado su documento de identidad y pasaporte, en donde conste la fecha de salida del país.
Una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), formalice el respectivo trámite, enviará a la dirección electrónica informada por el peticionario, el certificado del Registro Único Tributario (RUT). Comunicada la actualización de que trata el presente parágrafo, la misma tendrá plena validez sin que medie firma autógrafa en el formulario en señal de aceptación legal.
Parágrafo 2°. Las personas naturales sin residencia en Colombia, y las sociedades o entidades extranjeras sin domicilio en Colombia, responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), podrán enviar la solicitud de inscripción, actualización o cancelación del Registro Único Tributario (RUT) a través del servicio de “PQSR y Denuncias” de la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o a través de los mecanismos electrónicos que para estos efectos la entidad implemente.
Se entenderá formalizada la inscripción, actualización o solicitud de cancelación en el Registro Único Tributario (RUT), una vez se cumpla el proceso de autenticación, validación e incorporación de la información suministrada por el obligado ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y se expida el respectivo certificado”.
Artículo 5°. Adición del numeral 4 del literal a), modificación del numeral 4 del literal c), modificación de los numerales 2 y 3 del literal d), modificación de los literales e) h) e i), adición de los literales k) y l) y del parágrafo 4° al artículo 1.6.1.2.11., del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. Adiciónese el numeral 4 al literal a), modifíquese el numeral 4 del literal c), modifíquense los numerales 2 y 3 del literal d), modifíquense los literales e) h) e i), adiciónense los literales k) y l) y el parágrafo 4° al artículo 1.6.1.2.11., del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, los cuales quedarán así:
“a) Personas jurídicas y asimiladas:
4. En el caso de las personas jurídicas originadas en la constitución de propiedad horizontal para uso residencial, adjuntarán certificación suscrita por el Representante Legal en donde se indique que la destinación es de uso residencial según la última escritura que contiene el reglamento de propiedad horizontal.
c) Sucesiones ilíquidas.
4. Documento expedido por autoridad competente, indicando el nombre completo, documento de identificación y calidad con la que se actúa en la sucesión, ya sea como albacea, heredero con administración de bienes, o curador de la herencia yacente.
Cuando no se haya iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado, los herederos de común acuerdo podrán nombrar un representante de la sucesión, mediante documento autenticado ante notario o autoridad competente, en el cual manifiesten bajo la gravedad de juramento que el nombramiento es autorizado por los herederos conocidos.
De existir un único heredero, este deberá suscribir un documento debidamente autenticado ante notario o autoridad competente a través del cual manifieste que ostenta dicha condición.
Tratándose de menores o incapaces, el documento mencionado se suscribirá por los representantes o apoderados debidamente acreditados.
d) Consorcios y Uniones Temporales
2. Fotocopia del documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, que debe contener por lo menos: nombre del Consorcio o de la Unión Temporal, nombres, apellidos o razón social e identificación de los miembros que lo conforman, domicilio principal, participación, correos electrónicos, representante legal, objeto del Consorcio o de la Unión Temporal y vigencia del mismo.
3. Fotocopia del acta de adjudicación de la licitación o del contrato o carta de aceptación de la oferta o del documento que haga sus veces que contenga la fecha de iniciación, la duración y el valor.
e) Inversionistas Extranjeros sin domicilio en Colombia, obligados a cumplir deberes formales.
Personas Naturales:
1. Fotocopia del documento de identidad del inversionista extranjero.
2. Fotocopia del poder otorgado por la persona natural en el exterior, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
3. Fotocopia del documento de identidad del apoderado del inversionista en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado diferente al relacionado anteriormente, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor a seis (6) meses.
Personas jurídicas:
1. Fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, con exhibición del original, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
2. Fotocopia del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior, en idioma español debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
3. Fotocopia del documento de identidad del apoderado del inversionista en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de apoderado diferente al relacionado anteriormente, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor a seis (6) meses;
h) Las personas naturales sin residencia en Colombia y las sociedades y entidades extranjeras que realicen operaciones a través de establecimientos permanentes diferentes a sucursales.
Personas naturales sin residencia en Colombia:
1. Fotocopia del documento de identidad del solicitante, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor a seis (6) meses.
2. Declaración, que se entiende presentada bajo la gravedad del juramento, en donde consten las circunstancias que dan lugar a la existencia de un establecimiento permanente en Colombia, y copia de los documentos o actos que soporten dicha declaración, cuando a ello haya lugar.
Sociedades y entidades extranjeras:
1. Fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, con exhibición del original, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
2. Copia del documento o acto mediante el cual se acordó que la sociedad o entidad llevaría a cabo actividades constitutivas del establecimiento permanente en Colombia o declaración, que se entiende prestada bajo la gravedad del juramento, donde consten las circunstancias que dan lugar a la existencia de un establecimiento permanente en Colombia.
3. Fotocopia del documento de identidad del representante legal o apoderado de la sociedad en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de un apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo, y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de (6) meses.
4. En caso de actuar a través de apoderado de la sociedad en Colombia se requiere presentar fotocopia del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
i) Sociedades o entidades consideradas nacionales por tener su sede efectiva de administración en el territorio colombiano.
1. Fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, con exhibición del original, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
2. Documento o acto mediante el cual se informa el domicilio donde tendrá la sede efectiva de administración en el territorio nacional.
3. Fotocopia del documento de identidad del representante legal o del apoderado de la sociedad en Colombia, con exhibición del original. Cuando el trámite se realice a través de un apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo, y fotocopia del documento de identidad del poderdante, original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
4. En caso de actuar a través de apoderado de la sociedad en Colombia se requiere presentar fotocopia del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente;
k) Prestadores de servicios desde el exterior, responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
Personas naturales no residentes en Colombia:
1. Fotocopia del documento de identidad de la persona natural solicitante.
Sociedades y entidades extranjeras sin domicilio en Colombia:
1. Fotocopia del documento o documentos mediante los cuales se acredite la existencia y representación legal, en idioma español, debidamente apostillados o legalizados según sea el caso ante autoridad competente. En el evento en que estos documentos no contengan la información del país de residencia fiscal de la sociedad o entidad extranjera, el Número de Identificación Tributaria (NIT) otorgado en este país, el domicilio principal, código postal, números telefónicos, página web y correo electrónico donde la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) puede contactar oficialmente y para todos los efectos, al respectivo inscrito, el obligado deberá aportar certificación del representante legal, en idioma español, debidamente apostillada o legalizada según sea el caso ante autoridad competente, que le permitan constatar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) la validez de la información aportada.
2. Fotocopia del documento de identidad del representante legal de la sociedad o entidad extranjera o de quien haga sus veces.
l) Sociedad de hecho
1. Fotocopia del documento donde se acredite la existencia y representación legal de la sociedad de hecho, que contenga nombres y apellidos e identificación de los socios, firmado por el representante legal o apoderado designado por los miembros de la misma.
2. Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
Parágrafo 4°. Cuando el Poder Especial esté dirigido a varias entidades para varios trámites o para diferentes áreas de la Entidad, se aceptará copia del mismo previa manifestación verbal o escrita del solicitante donde indique que el original fue entregado para otro trámite u otra entidad”.
Artículo 6°. Modificación del parágrafo del artículo 1.6.1.2.12. del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. Modifíquese el parágrafo del artículo 1.6.1.2.12. del Capítulo 2 Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, el cual quedará así:
“Parágrafo. Cuando en cualquiera de los procesos de competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se establezca mediante visita que la dirección informada por el inscrito en el Registro Único Tributario (RUT) no existe o no es posible ubicarlo en el domicilio informado, el área respectiva podrá suspender mediante acto administrativo en firme la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) hasta que el interesado informe los datos reales de ubicación a menos que exista una orden de suspensión por proveedor o exportador ficticio, de conformidad con lo señalado en el parágrafo 1° del artículo 1.6.1.2.16 del Capítulo 2 Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 de este decreto, caso en el cual se mantendrá la suspensión conforme con lo dispuesto en el acto administrativo en firme que la decretó”.
Artículo 7°. Adición de un parágrafo al artículo 1.6.1.2.13 del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. Adiciónese el artículo 1.6.1.2.13 del Capítulo 2 Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, con el siguiente parágrafo:
“Parágrafo. En los casos en los que se determine que una sociedad o entidad debe ser considerada nacional por tener su sede efectiva de administración en el territorio colombiano, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 12-1 del Estatuto Tributario, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá realizar de oficio la inscripción de esta sociedad o entidad en el Registro Único Tributario (RUT) con el acto administrativo en firme proferido por el Comité de Fiscalización de que trata el parágrafo 3 del artículo 12-1 del Estatuto Tributario, en el cual se deberán indicar los datos de identificación, ubicación y clasificación de la sociedad o entidad en los términos del artículo 1.6.1.2.5 del Capítulo 2 Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 de este decreto. En estos casos, la formalización de la inscripción no requerirá de visita de constatación previa”.
Artículo 8°. Modificación del artículo 1.6.1.2.14 del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. Modifíquese el artículo 1.6.1.2.14 del Capítulo 2 Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, el cual quedará así:
“Artículo 1.6.1.2.14. Actualización del Registro Único Tributario (RUT). Es el procedimiento que permite efectuar modificaciones o adiciones a la información contenida en el Registro Único Tributario (RUT), acreditando los mismos documentos exigidos para la inscripción.
Es responsabilidad de los obligados, actualizar la información contenida en el Registro Único Tributario (RUT), a más tardar dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, conforme con lo previsto en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario.
La actualización de la información contenida en el Registro Único Tributario (RUT) podrá realizarse en forma presencial o virtual, salvo la actualización de la información relativa a los datos de identificación y de las calidades de usuario aduanero que se realizarán en forma presencial, no obstante, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá considerar en su momento otra información a actualizar de manera presencial para efectos de control.
La actualización virtual de la información relativa a los datos de dirección en el Registro Único Tributario (RUT), no podrá exceder de dos (2) modificaciones dentro de un periodo de seis (6) meses, de lo contrario, se deberá efectuar el trámite de forma presencial.
Para el caso del monotributo, las actualizaciones que se originen por las siguientes situaciones se deberán realizar de forma presencial entre el 1° de enero y el 31 de marzo del respectivo año gravable: cambio del régimen ordinario del impuesto sobre la renta y complementario al monotributo; inscripción voluntaria para aquellos contribuyentes no declarantes del impuesto sobre la renta y complementario; modificaciones relativas al componente de seguridad social y en los casos en que se requiera actualizar el Registro Único Tributario (RUT) para cancelar la responsabilidad del monotributo y registrar nuevas responsabilidades.
Las actualizaciones que se originen por modificaciones en la categoría del monotributo y cambio del monotributo al régimen ordinario del impuesto sobre la renta, se podrán realizar de forma virtual una vez se presente la situación que da origen a este cambio.
Para la actualización de datos de identificación por cambio de nombre o razón social, y de tener numeración de facturación autorizada y/o habilitada, previamente al trámite, el usuario debe inhabilitar los números de las facturas autorizadas y/o habilitadas que no hayan sido utilizadas.
En el caso de actualización de datos de identificación por renuncia a la nacionalidad colombiana el solicitante deberá adjuntar copia del “Acta de Renuncia” emitida por el Ministerio de Relaciones Exteriores, donde conste que el nacional colombiano ha renunciado a su nacionalidad.
Parágrafo 1°. Cuando el trámite de actualización lo adelante directamente el interesado, el representante legal o el apoderado que se encuentre previamente registrado en la sección de representación del formulario del obligado y siempre que no se requiera actualizar datos de identificación, no será necesario adjuntar fotocopia de su documento de identidad, bastará con la exhibición del documento original.
Cuando el poder especial esté dirigido a varias entidades para varios trámites o para diferentes áreas de la Entidad, se aceptará copia del mismo previa manifestación verbal o escrita del solicitante indicando que el original fue entregado para otro tramite u otra entidad.
Parágrafo 2°. Cuando se trate de actualización del Registro Único Tributario (RUT) por el cambio de régimen común al simplificado, de que trata el artículo 505 del Estatuto Tributario, además de los requisitos señalados en el presente capítulo, el solicitante deberá manifestar por escrito que en los tres (3) años fiscales anteriores, se cumplieron por cada año las condiciones establecidas en el artículo 499 del Estatuto Tributario. En todos los casos el trámite estará sujeto a verificación.
Parágrafo 3°. Cuando se trate de actualización por cese de actividades en el Impuesto sobre las Ventas (IVA) para los responsables del régimen común, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 614 del Estatuto Tributario, deberá adjuntar certificación suscrita por revisor fiscal o contador público según el caso, en la que se especifique que no realiza actividades sometidas al Impuesto sobre las Ventas (IVA) y la no existencia de inventario final pendiente de venta.
Para los inscritos no obligados a tener revisor fiscal o contador público, se debe adjuntar comunicación suscrita por el contribuyente en donde informe su nueva actividad económica, la inexistencia de inventario final pendiente de venta, y que al momento de la solicitud no vende productos o presta servicios gravados con el Impuesto sobre las Ventas (IVA). En todos los casos el trámite estará sujeto a verificación.
Previamente a la presentación de la solicitud de actualización por cese de actividades en el Impuesto sobre las Ventas (IVA), el usuario debe realizar el trámite de inhabilitar los números de las facturas autorizadas y/o habilitadas que no hayan sido utilizadas.
Parágrafo 4°. Los sujetos sin residencia o sin domicilio en Colombia que presten servicios desde el exterior, gravados con el Impuesto sobre las Ventas (IVA) en Colombia, a sujetos que no estén en la obligación de practicarles la retención en la fuente a título del Impuesto sobre las ventas -IVA, de que trata el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, podrán actualizar toda la información que conste en el Registro Único Tributario (RUT) a través del servicio de “PQSR y Denuncias” de la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o a través de los mecanismos electrónicos que para estos efectos la entidad implemente”.
Artículo 9°. Adición del parágrafo 2° al artículo 1.6.1.2.15 del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. Adiciónese el parágrafo 2° al artículo 1.6.1.2.15 del Capítulo 2 Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, el cual quedará así:
“Parágrafo 2°. La actualización de oficio se comunicará al interesado de manera electrónica, personalmente, o a través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente de conformidad a lo establecido en el artículo 565 del Estatuto Tributario”.
Artículo 10. Modificación del artículo 1.6.1.2.18 del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. Modifíquese el artículo 1.6.1.2.18 del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, el cual quedará así:
“Artículo 1.6.1.2.18. Cancelación de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT). La cancelación de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) procederá en los siguientes casos:
1. A solicitud de parte:
a) Por liquidación, fusión o escisión de la persona jurídica o asimilada;
b) Al liquidarse la sucesión del causante, cuando a ello hubiere lugar;
c) Por finalización del contrato de consorcio o unión temporal o cualquier otro tipo de colaboración empresarial;
d) Por sustitución o cancelación definitiva de la inversión extranjera directa;
e) Por cambio de género, previa expedición del nuevo documento de identidad;
f) Por el cese definitivo de la inversión de portafolio del exterior, sin perjuicio de su posterior reactivación, a solicitud de parte, con el cumpliendo de los requisitos de que trata el artículo 1.6.1.2.11 del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del presente decreto;
g) Por el cese de actividades a través de establecimiento permanente en Colombia;
h) Por el cambio de la sede efectiva de administración fuera del territorio nacional, sin perjuicio de su posterior reactivación, a solicitud de parte, con el cumplimiento de los requisitos de que trata el artículo 1.6.1.2.11 del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del presente decreto;
i) Por terminación y/o liquidación del contrato de fiducia mercantil;
j) En el caso de prestadores de servicios desde el exterior responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), por cesación definitiva de la prestación de servicios gravados con dicho impuesto por parte de la persona natural sin residencia en Colombia o de la sociedad o entidad extranjera sin domicilio en Colombia;
k) En el caso de prestadores de servicios desde el exterior responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), por liquidación, fusión o escisión de la sociedad o entidad extranjera.
l) En el caso de prestadores de servicios desde el exterior responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), por liquidación de la sucesión de la persona natural sin residencia en Colombia.
2. De oficio:
a) Cuando la persona natural hubiere fallecido, de acuerdo con información suministrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil y se encuentre inscrita sin responsabilidades en el Registro Único Tributario (RUT) o únicamente como responsable del régimen simplificado del Impuesto sobre las Ventas (IVA) o del régimen simplificado del impuesto al consumo;
b) Cuando la persona jurídica o asimilada se encuentre liquidada de acuerdo con información suministrada por la Cámara de Comercio o autoridad competente;
c) Cuando por declaratoria de autoridad competente se establezca que existió suplantación en la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT);
d) Por orden de autoridad competente;
e) Por el cese de actividades a través de establecimiento permanente en Colombia;
f) Por unificación de las entidades de derecho público del orden nacional, departamental, municipal y descentralizados que deban cumplir sus obligaciones de forma consolidada;
g) Cuando se detecte que hay duplicidad de Número de Identificación Tributaria (NIT) a una misma persona natural y/o jurídica.
Parágrafo. El trámite de cancelación estará sujeto a la verificación del cumplimiento de todas las obligaciones administradas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), sin perjuicio de la aplicación de lo previsto en el artículo 820 del Estatuto Tributario. Este trámite deberá resolverlo la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la formalización del Formulario 1180 de solicitud especial.
Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la solicitud en el plazo aquí señalado, se debe informar esta circunstancia al interesado de manera electrónica, personalmente, o a través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente, de conformidad con lo establecido en el artículo 565 del Estatuto Tributario, antes del vencimiento del término indicando los motivos de la ampliación del término y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.
El usuario que cuente con Instrumento de Firma Electrónica (IFE), podrá realizar la formalización de la solicitud (Formato 1180) a través del portal web registrando sus datos en MUISCA módulo Registro Único Tributario (RUT) para el respectivo estudio, y deberá dentro de los cinco (5) días siguientes de realizada dicha formalización, entregar físicamente la documentación soporte en la ventanilla única de cualquiera de las Direcciones Seccionales de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o a través de correo certificado.
Cuando la orden de cancelación de oficio provenga de autoridad en ejercicio de funciones jurisdiccionales, esta se cumplirá de manera inmediata, según los términos prescritos por la misma. En este evento, la verificación de las obligaciones del inscrito se realizará posteriormente”.
Artículo 11. Modificación del primer inciso, de los numerales 3, 5 y 9, adición del numeral 10 y del parágrafo 2° al artículo 1.6.1.2.19 del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. Modifíquense el primer inciso, los numerales 3, 5 y 9; y adiciónense el numeral 10 y el parágrafo 2° al artículo 1.6.1.2.19 del Capítulo 2 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, los cuales quedarán así:
“Artículo 1.6.1.2.19. Documentos para la solicitud de cancelación de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT). Además de los requisitos exigidos para la actualización del Registro Único Tributario (RUT), se deberán acreditar los siguientes documentos:
3. Inversionistas extranjeros directos sin domicilio en Colombia.
Comunicación suscrita por el representante legal de la sociedad extranjera o por la persona natural inversionista o el apoderado del inversionista que se encuentre previamente registrado en la sección de representación del Registro, donde informe la cancelación de la inversión en Colombia o cambio de titular de la inversión, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
En caso de personas jurídicas, original del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente.
Fotocopia del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior, en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso.
5. Consorcios y uniones temporales
Fotocopia del acta o documento donde conste la terminación del contrato de colaboración empresarial, suscrita por los integrantes del consorcio o unión temporal o sus representantes legales para el caso de estar conformado por Personas Jurídicas.
Fotocopia del acta de finalización del contrato con la entidad contratante, en los casos que conforme con la ley o el contrato, sea obligatoria la liquidación.
En el evento en que no se haya ejecutado el contrato, comunicación suscrita por la entidad que adjudicó la licitación o contrato dejando constancia del hecho.
9. Patrimonios autónomos
Certificación del representante legal de la sociedad fiduciaria en la que conste la terminación o liquidación del contrato de fiducia mercantil.
10. Prestadores de servicios desde el exterior responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
Documento original en idioma español, debidamente apostillado o legalizado según sea el caso ante autoridad competente, en el que conste o se declare el cese definitivo de la prestación de servicios gravados con el Impuesto sobre las Ventas (IVA) en Colombia.
Si la entidad o sociedad extranjera se encuentra liquidada, fusionada o escindida, documento expedido por la autoridad competente del correspondiente país mediante el cual se acredite dicha condición.
En caso de muerte del obligado, documento expedido por la autoridad competente del correspondiente país mediante el cual se acredite la liquidación de la sucesión y el documento que acredite la calidad de heredero o albacea de quien adelanta el trámite.
Parágrafo 2°. Previa a la solicitud de cancelación, el usuario debe realizar el trámite de inhabilitar los números de las facturas autorizadas y/o habilitadas que no hayan sido utilizadas.
Artículo 12. Vigencia y derogatoria. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación, modifica el artículo 1.6.1.2.1, modifica el parágrafo 2° y adiciona el parágrafo 3° al artículo 1.6.1.2.5, modifica el literal b) del artículo 1.6.1.2.6, modifica el artículo 1.6.1.2.10, adiciona el numeral 4 al literal a), modifica el numeral 4 del literal c), modifica los numerales 2 y 3 del literal d), modifica los literales e), h) e i), y adiciona los literales k) y l) y el parágrafo 4° al artículo 1.6.1.2.11, modifica el parágrafo del artículo 1.6.1.2.12, adiciona un parágrafo al artículo 1.6.1.2.13, modifica el artículo 1.6.1.2.14, adiciona el parágrafo 2° al artículo 1.6.1.2.15, modifica el artículo 1.6.1.2.18, modifica el primer inciso, los numerales 3, 5 y 9, adiciona el numeral 10 y el parágrafo 2° al artículo 1.6.1.2.19, y deroga el último inciso del numeral 1 del artículo 1.6.1.2.5 del Capítulo 2 Título 1 Parte 6 del Libro 1 del Decreto número 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria.
Publíquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a 3 de agosto de 2018.
JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN
El Ministro de Hacienda y Crédito Público,
Mauricio Cárdenas Santamaría.