Señala requisitos de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, así mismo las condiciones y mecanismos tecnológicos para su complementación.
RESOLUCIÓN Nº 000030
29-04-2019
DIAN
por la cual se señalan los requisitos de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, así como, las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para su implementación.
El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en ejercicio de las facultades legales y en especial las consagradas en los numerales 7 y 12 del artículo 6° del Decreto 4048 de 2008, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 18 de la Ley 1943 del 28 de diciembre de 2018, señala: “Artículo 18. Elimínense todas las referencias al régimen simplificado del impuesto a las ventas y del impuesto nacional al consumo. Las normas que se refieran al régimen común y al régimen simplificado, se entenderán referidas al régimen de responsabilidad del impuesto sobre las ventas (IVA).”
Que el artículo 511 del Estatuto Tributario establece: “Los responsables del impuesto sobre las ventas deberán entregar factura o documento equivalente por todas las operaciones que realicen”.
Que el artículo 615 del Estatuto Tributario dispone: “Obligación de expedir factura: Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales ...”.
Que el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, establece: “Artículo 616-1. Factura o documento equivalente. La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
Son sistemas de facturación, la factura de venta y los documentos equivalentes. La factura de talonario o de papel y la factura electrónica se consideran para todos los efectos como una factura de venta.
Los documentos equivalentes a la factura de venta, corresponderán a aquellos que señale el Gobierno Nacional.
Parágrafo 1°. Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas previo a su expedición, por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o por un proveedor autorizado por esta.
La factura electrónica solo se entenderá expedida cuando sea validada y entregada al adquiriente.
Sin perjuicio de lo anterior, cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de la factura electrónica, por razones tecnológicas atribuibles a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o a un proveedor autorizado, el obligado a facturar está facultado para entregar al adquiriente la factura electrónica sin validación previa. En estos casos, la factura se entenderá expedida con la entrega al adquiriente y deberá ser enviada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o proveedor autorizado para su validación dentro de las 48 horas siguientes, contadas a partir del momento en que se solucionen los problemas tecnológicos.
En todos los casos, la responsabilidad de la entrega de la factura electrónica para su validación y la entrega al adquiriente una vez validada, corresponde al obligado a facturar.
Los proveedores autorizados deberán transmitir a la Administración Tributaria las facturas electrónicas que validen.
La validación de las facturas electrónicas de que trata este parágrafo no excluye las amplias facultades de fiscalización y control de la Administración Tributaria.
Parágrafo 2°. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá reglamentar la factura de venta y los documentos equivalentes, indicando los requisitos del artículo 617de este Estatuto que deban aplicarse para cada sistema de facturación, o adicionando los que considere pertinentes, así como señalar el sistema de facturación que deban adoptar los obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá establecer las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, numeración, validación, expedición, entrega al adquiriente y la transmisión de la factura o documento equivalente, así como la información a suministrar relacionada con las especificaciones técnicas y el acceso al software que se implemente, la información que el mismo contenga y genere y la interacción de los sistemas de facturación con los inventarios, los sistemas de pago, el impuesto sobre las ventas (IVA), el impuesto nacional al consumo, la retención en la fuente que se haya practicado y en general con la contabilidad y la información tributaria que legalmente sea exigida.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) deberá adecuar su estructura, para garantizar la administración y control de la factura electrónica, así como para definir las competencias y funciones en el nivel central y seccional, para el funcionamiento de la misma.
Parágrafo 3°. El Gobierno Nacional podrá reglamentar los procedimientos, condiciones y requisitos para la habilitación de los proveedores autorizados para validar y transmitir factura.
Parágrafo 4°. Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente. No obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado a facturar, factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.
Parágrafo 5°. La plataforma de factura electrónica de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) incluirá el registro de las facturas electrónicas consideradas como título valor que circulen en el territorio nacional y permitirá su consulta y trazabilidad.
Las entidades autorizadas para realizar actividades de factoraje tendrán que desarrollar y adaptar sus sistemas tecnológicos a aquellos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
El Gobierno Nacional reglamentará la circulación de las facturas electrónicas.
Parágrafo 6°. El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas.
Parágrafo Transitorio 1°. Los requisitos, condiciones y procedimientos establecidos en el presente artículo, serán reglamentados por el Gobierno Nacional; entre tanto aplicarán las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley. Las facturas expedidas de conformidad con los artículos 1.6.1.4.1.1 al 1.6.1.4.1.21. del Decreto 1625 de 2016 mantienen su condición de documentos equivalentes. A partir del 1º de enero de 2020, se requerirá factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables, y costos o gastos deducibles, de conformidad con la siguiente tabla:
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Año |
Porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica |
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2020 |
30% |
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2021 |
20% |
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2022 |
10% |
Parágrafo transitorio 2°. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) establecerá el calendario y los sujetos obligados a facturar que deben iniciar la implementación de la factura electrónica durante el año 2019, así como los requisitos técnicos de la factura electrónica para su aplicación específica en los casos de venta de bienes y servicios, pago de nómina, importaciones y exportaciones, pagos al exterior, operaciones de factoraje, entre otras.
Parágrafo transitorio 3°. Desde el primero de enero de 2019 y hasta el 30 de junio de 2019, quienes estando obligados a expedir factura electrónica incumplan con dicha obligación, no serán sujeto de las sanciones correspondientes previstas en el Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:
1. Expedir factura y/o documentos equivalentes y/o sustitutivos vigentes, por los métodos tradicionales diferentes al electrónico.
2. Demostrar que la razón por la cual no emitieron facturación electrónica obedece a: i) impedimento tecnológico; o ii) por razones de inconveniencia comercial justificada.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá establecer los requisitos para que las anteriores condiciones se entiendan cumplidas.”
Que el artículo 617 del Estatuto Tributario establece: “617. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
Parágrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.
Parágrafo. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares.”
Que el artículo 616-2 del Estatuto Tributario, dispone: “Artículo 616-2. Casos en los cuales no se requiere la expedición de factura. No se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado, y en los demás casos que señale el Gobierno Nacional.
Que el artículo 618 del Estatuto Tributario, dispone: “Obligación de exigir factura o documento equivalente, (...) los adquirientes de bienes corporales muebles o servicios están obligados a exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto así lo exijan.
Que en el inciso tercero del artículo 771-2 del Estatuto Tributario se señala: “Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.”
Que el inciso 1° del artículo 26 de la Ley 962 de 2005 dispone que: “Para todos los efectos legales, la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación.”
Que, en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8° de la Ley 1437 de 2011, el respectivo proyecto de resolución fue publicado en sitio web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para los comentarios de la ciudadanía.
Por lo anteriormente expuesto,
RESUELVE:
TÍTULO I
DEFINICIONES
Artículo 1°. Definiciones. Para efectos de la aplicación de la presente resolución, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
1. Acceso al software: Control realizado por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para solicitar a los sujetos obligados a expedir factura o documento equivalente a los proveedores tecnológicos, así como a los proveedores de soluciones tecnológicas, la información cifrada con métodos distintos a claves públicas, autenticación de ingreso al software, códigos fuente, especificaciones funcionales, interfaces o interoperabilidad con otros sistemas de información, licencias, proveedores, identificación de fabricantes y, en general, toda aquella Información que permita el conocimiento, acceso al contenido y funcionamiento de las tecnologías que se utilizan para los sistemas de facturación, a cargo propio o de su proveedor o fabricante.
2. Adquiriente: Persona natural, persona jurídica y demás sujetos que adquieren bienes y/o servicios que se encuentran obligados a exigir y exhibir la factura de venta o documento equivalente a la factura de venta en los términos establecidos en el artículo 618 del Estatuto Tributario.
3. Anexo técnico de factura electrónica de venta: Documento que hace parte integral de la presente resolución que contiene la relación e índice que describe las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la habilitación, generación, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y los documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta; así como de los demás sistemas de facturación.
4. Calendario de implementación de la factura electrónica de venta: Programación establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la cual se señalan los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta, así como los plazos, en los que se debe implementar e iniciar la expedición de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición.
5. Catálogo de Participantes: Información sobre los sujetos que participan en el ciclo de la generación, transmisión, validación, expedición, recepción, procedimientos y demás trámites, derivados de la factura electrónica de venta, a la que se accede a través de la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
6. Código de respuesta rápida -Código QR.: Es un código de barras bidimensional cuadrado (QR del inglés Quick Response Code, “código de respuesta rápida”) que permite almacenar información en una matriz de puntos.
7. Código Único de Factura Electrónica (CUFE): Corresponde a uno de los requisitos de la factura electrónica de venta, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca una factura electrónica de venta, incluido en los demás documentos electrónicos que se deriven de la citada factura.
8. Código Único de Documento Electrónico (CUDE): Corresponde a uno de los requisitos de las notas débito y notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca dicho documento.
9. Documento electrónico que se deriva de la factura electrónica de venta:
Corresponde a los documentos electrónicos, distintos a las notas débito y notas crédito, que están asociados a una factura electrónica mediante el Código Único de Factura Electrónica (CUFE), cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
10. Expedición de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición: La expedición de la factura electrónica de venta, comprende el conjunto de términos, plazos, mecanismos técnicos, tecnológicos y procedimientos que requiere la generación, transmisión y su validación con la respuesta a cargo de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para la entrega al adquiriente por parte del facturador electrónico o el proveedor tecnológico, según sea el caso.
11. Factura electrónica de venta con validación previa a su expedición: La factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, en lo sucesivo factura electrónica de venta, hace parte de los sistemas de facturación, que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios de conformidad con lo indicado en artículo 616-1 del Estatuto Tributario y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de los requisitos, características y condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que ha sido validada por la citada entidad, previo a su expedición al adquiriente.
12. Facturador electrónico: Sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta, de conformidad con los requisitos, características y condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); esta definición incluye igualmente a los sujetos que sin estar obligados a expedir factura de venta o documento equivalente a la factura de venta, opten por expedir factura electrónica de venta.
13. Generación de la factura electrónica de venta: Procedimiento informático para la preparación de la información y requisitos que debe contener una factura electrónica de venta, antes de la transmisión, validación, expedición y recepción de la misma, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
14. Interacción de los sistemas de facturación: Es la relación que debe existir entre la información de la factura o documento equivalente, con los inventarios, los sistemas de pago, la integración de los bienes y/o servicios con los hechos generadores y las tarifas del Impuesto sobre las Ventas (IVA), el Impuesto Nacional al Consumo, la retención en la fuente y en general la interacción de la factura o documento equivalente a la factura de venta con la contabilidad, la información tributaria y los servicios informáticos electrónicos dispuestos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y entre los facturadores electrónicos. Lo anterior de acuerdo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
15. Notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta: Corresponde a documentos electrónicos que están asociados a una factura electrónica de venta mediante el Código Único de Factura Electrónica (CUFE), las cuales se refieren a información de la factura electrónica de venta, por razones de tipo contable y/o fiscal, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
16. Recepción de la factura electrónica de venta: Obligación del adquiriente electrónico, que consiste en recibir la factura electrónica de venta que le ha sido expedida, a través de las funcionalidades de un software.
17. Sujetos obligados a facturar: Son las personas naturales, personas jurídicas y demás sujetos que deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta o documento equivalente a la factura de venta, por todas y cada una de las ventas y/o servicios que preste, se incluye dentro de este concepto los sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente a la factura de venta que de manera voluntaria opten por cumplir con la citada obligación formal; atendiendo el sistema de facturación que le corresponda y de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
18. Validación Previa de la factura electrónica de venta: Procedimiento electrónico a cargo de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que consiste en la verificación de las reglas de validación de la factura electrónica contenidas en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”, en relación con el cumplimiento de todos los requisitos de acuerdo a las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
19. Validación de la factura electrónica de venta por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN): Procedimiento electrónico a cargo de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de las facturas electrónicas de venta expedidas durante el período en que se presentan inconvenientes tecnológicos de la citada entidad.
20. Validación de otros documentos electrónicos: Procedimiento electrónico a cargo de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que consiste en la verificación de las reglas de validación de los documentos electrónicos contenidas en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”, en relación con el cumplimiento de todos los requisitos de acuerdo a las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
21. Transmisión de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de una factura electrónica de venta: Procedimiento electrónico mediante el cual un facturador electrónico o un proveedor tecnológico, remite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la información que contendrá las facturas electrónicas, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de una factura electrónica de venta para su validación; lo anterior de acuerdo a las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
TÍTULO II
REQUISITOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA
Artículo 2°. Requisitos de la factura electrónica de venta: La factura electrónica de venta deberá expedirse con el lleno de los siguientes requisitos:
1. Estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.
2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y servicios. Cuando el adquiriente persona natural no se encuentre inscrito en el Registro Único Tributario (RUT), se deberá incluir el tipo y número de documento de identidad.
4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta, incluyendo el número de autorización, rango autorizado y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en las condiciones que se señalan en las disposiciones que regulan la materia.
5. Fecha y hora de generación.
6. Fecha y hora de expedición la cual corresponde a la validación.
7. Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.
8. Valor total de la operación.
9. Forma de pago, indicando si es de contado o a crédito, caso en el cual deberá señalarse el plazo.
10. Medio de pago, indicando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro, cuando aplique.
11. Indicar la calidad de retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
12. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y la tarifa correspondiente.
13. La discriminación del Impuesto Nacional al Consumo y la tarifa correspondiente.
14. Incluir firma digital o electrónica del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
15. Incluir el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) según lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
16. El código QR, cuando se trate de la representación gráfica digital o impresa.
Parágrafo 1°. Para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta y el cumplimiento de los requisitos previstos en el presente artículo, se deberá cumplir con las características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto se establece en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”, dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Parágrafo 2°. Los facturadores electrónicos deberán incorporar a la factura electrónica de venta los requisitos adicionales que establezcan las autoridades competentes; lo anterior siempre que se cumpla con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la presente resolución en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
Parágrafo 3°. En el caso de la factura electrónica de venta que corresponda expedir por los servicios públicos domiciliarios, para la procedencia del costo, la deducción o el descuento del impuesto sobre las Ventas (IVA), no es necesario que figure el nombre del propietario, arrendatario u otro sujeto que solicita el costo, el gasto o el impuesto descontable. Para tal efecto bastará que se acredite la calidad de propietario o de arrendatario, obligado al pago de los respectivos servicios públicos domiciliarios. En estos casos, el costo, la deducción o el impuesto descontable no podrán ser solicitados por el tercero que figura en la factura de venta y/o documentos equivalentes a la factura de venta.
Parágrafo 4°. La factura electrónica de venta, de que trata la presente resolución, coexiste con los demás sistemas de facturación que se encuentren vigentes, incluyendo dentro de ellos los documentos equivalentes a la factura de venta.
Parágrafo 5°. Adjuntar el documento electrónico de validación firmado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de acuerdo con la política de firma que establezca la citada entidad, como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venía y del procedimiento de validación.
Parágrafo 6°. Tratándose de operaciones de intermediación a cargo de agencias de viajes se deberá incorporar en la factura electrónica de venta que se expida a las empresas transportadoras, en el requisito contemplado en el numeral 7 el lapso durante el cual se realizaron las operaciones, el valor individual y total de las mismas y dado el caso, el monto de las comisiones causadas junto con el Impuesto sobre las Ventas (IVA) correspondiente al servicio de intermediación.
TÍTULO III
CONDICIONES Y MECANISMOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA
CAPÍTULO I
Habilitación para expedir factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta
Artículo 3°. Habilitación. Los facturadores electrónicos, deberán surtir el procedimiento de habilitación en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); procedimiento que se debe realizar con anterioridad al inicio de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta, para tal efecto les corresponde cumplir con las siguientes condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos:
1. Inscribirse en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, ingresando los datos e información como facturador electrónico y adquiriente electrónico; con la citada inscripción queda incluido en el catálogo de participantes.
2. Indicar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, el o los medios a través de los cuales cumplirá con la obligación de generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, informando para ello si el software de facturación electrónica de venta, corresponde a:
a) Un desarrollo informático propio o adquirido.
b) Al servicio gratuito para la generación, validación, transmisión, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
c) Al suministrado a través de un proveedor tecnológico.
3. Una vez seleccionado el o los medios, se procederá a registrar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:
a) Indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre y pin de seguridad del software.
b) Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares de factura electrónica de venta cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en concordancia con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
c) Evaluar el resultado de las pruebas de que trata el literal anterior; en caso de que las mismas sean superadas en forma satisfactoria, el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica generará el visto bueno que indicará que se han realizado las pruebas exitosas; de lo contrario deberá continuar con las pruebas hasta obtener el referido visto bueno.
d) Solicitar la autorización de numeración de factura, para las facturas electrónicas de venta; lo anterior de conformidad con lo indicado en la Resolución 000055 del 14 de julio de 2016 y aquellas que las sustituyan o modifiquen. Una vez obtenida la autorización de numeración de factura, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), generará de manera electrónica la “clave de contenido de control” para su consumo por parte del facturador electrónico o su proveedor tecnológico, con datos conocidos únicamente por la citada entidad, utilizada para la obtención del Código Único de Factura Electrónica (CUFE), de la factura electrónica de venta.
e) Indicar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, la fecha en la cual puede iniciar con la obligación de expedir factura electrónica de venta, la cual no podrá exceder la fecha máxima de expedición de la factura electrónica de venta, conforme lo indica la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019.
4. Tratándose del software a través de un proveedor tecnológico, indicar y desarrollar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, los siguientes procedimientos y conceptos:
a) Verificar en el catálogo de participantes que el proveedor tecnológico se encuentre previamente autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
b) Actualizar en el catálogo de participantes, indicando el o los proveedores tecnológicos que le prestarán los servicios inherentes a la expedición de la facturación electrónica de venta.
c) Asociar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, el software a través del cual, el o los proveedores tecnológicos prestarán los servicios inherentes a la facturación electrónica de venta.
d) Cuando el facturador electrónico utilice prefijos asociados a los rangos de numeración en su facturación, deberá asignarlos a sus proveedores tecnológicos en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica. En caso de no utilizar prefijos, así deberá indicarlo.
Una vez cumplido lo indicado en los numerales del 1° al 4 de este artículo la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), actualizará de oficio la responsabilidad “Facturador electrónico”, en el Registro Único Tributario (RUT), fecha a partir de la cual se produce la habilitación en el sistema.
Parágrafo 1°. Los softwares para expedir factura electrónica de venta de que trata el numeral 2°, del presente artículo, deben incluir las funcionalidades que permitan la elaboración de las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en concordancia con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
Parágrafo 2°. Los proveedores tecnológicos que a la fecha de publicación de la presente resolución se encuentren autorizados, podrán registrarse en el catálogo de participantes; no obstante lo anterior, previo al citado registro deben haber surtido y aprobado las pruebas del software de facturación electrónica de venta, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en concordancia con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
Parágrafo 3°. Los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta que deban cumplir con lo indicado en los calendarios 1 y 2 de que trata el artículo 3° de la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019, podrán contar con dos (2) meses adicionales a la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta; lo anterior no aplica para los contribuyentes inscritos en el año 2019, en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación (SIMPLE).
CAPÍTULO II
Generación de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta.
Artículo 4°. Generación. Cumplido el procedimiento de habilitación y una vez surja la obligación de expedir factura electrónica de venta, el facturador electrónico o el proveedor tecnológico, según sea el caso, debe generar la información que contendrá la factura electrónica de venta de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2° de esta resolución, con excepción del requisito señalado en el numeral 6 del citado artículo, para su transmisión a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y la validación a cargo de la citada entidad.
La generación de la factura electrónica, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, se deben realizar cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en concordancia con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta” de que trata esta resolución; en el citado anexo se encuentran campos de información que son opcionales para los facturadores electrónicos de acuerdo con las necesidades de la operación comercial y otros campos extensibles que podrán ser utilizados teniendo en cuenta los sectores económicos y sus características.
Artículo 5°. Código Único de Factura Electrónica (CUFE). El Código Único de Factura Electrónica (CUFE), corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de la factura electrónica de venta, que adicionalmente incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada electrónicamente por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al facturador electrónico o a su proveedor tecnológico, previa autorización por parte del obligado, a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica.
El Código Único de Factura Electrónica (CUFE), deberá ser incluido como un requisito de la factura electrónica de venta y debe ser visualizado en la representación gráfica y en los códigos bidimensionales QR.
El procedimiento para el cálculo e implementación del Código Único de Factura Electrónica (CUFE) y las especificaciones técnicas se incorporan en el documento “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
CAPÍTULO III
Transmisión de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta
Artículo 6°. Transmisión. Una vez haya sido generada la información de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, el facturador electrónico o el proveedor tecnológico, según sea el caso, deberá transmitir el ejemplar de los documentos antes indicados a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en concordancia con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
Si con anterioridad o al momento de la transmisión de la información de los documentos indicados en el inciso anterior, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), ha informado sobre inconvenientes técnicos, que impiden la transmisión de la información, el facturador electrónico deberá proceder a expedir la factura electrónica de venta, así como la entrega de las notas débito o notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, según el caso al adquirente, sin la validación previa de los citados documentos, en tal sentido se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta.
Parágrafo. Las facturas electrónicas de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica que hayan sido expedidos o generados dentro del período en que se presente inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), deberán ser transmitidas en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir de que la entidad dé aviso sobre la continuidad de la operación; cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en concordancia con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
CAPÍTULO IV
Validación de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta
Artículo 7°. Validación. La validación de la factura electrónica de venta se realizará atendiendo los siguientes eventos:
a) Validación Previa de la factura electrónica de venta: Una vez generado y transmitido el ejemplar de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, por parte del facturador electrónico o el proveedor tecnológico según el caso, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) procederá a validar el cumplimiento de la información transmitida y relacionada con los requisitos establecidos en el artículo 2° de esta resolución; así como los requisitos de las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta según el caso, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en concordancia con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
Cuando los documentos indicados en el inciso anterior cumplan con los requisitos y criterios de validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) procederá a registrar en sus bases de datos el documento electrónico validado y generará, firmará, almacenará y remitirá un mensaje de validación al facturador electrónico o a su proveedor tecnológico para su correspondiente expedición y entrega al adquiriente, de acuerdo con las condiciones técnicas y tecnológicas de expedición de que trata el artículo 8° de esta resolución.
En caso que la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta no cumplan con los requisitos y condiciones exigidas al momento de la validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) procederá a registrar en la base de datos de inconsistencias el documento electrónico firmado y recibido, sin consumir o utilizar la combinación “prefijo y número consecutivo” del documento electrónico; en estos casos la citada entidad generará, firmará, almacenará y remitirá mensaje de no validación al facturador electrónico o al proveedor tecnológico, según sea el caso, en el que se indican las causas por las cuales la validación ha sido fallida, por tanto, el citado documento electrónico no se encuentra validado; en este evento, se deberá realizar el procedimiento establecido en el inciso anterior, hasta que se genere la validación.
b) Validación de la factura electrónica de venta expedida en el período de inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN): Cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de la factura electrónica de que trata el literal anterior por razones tecnológicas atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el obligado a facturar está facultado para expedir y entregar al adquiriente la factura electrónica de venta sin validación previa. En estos casos, la factura electrónica de venta se entenderá expedida con la entrega al adquiriente y deberá ser transmitida a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para su validación dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes, contadas a partir del momento en que se solucionen los problemas tecnológicos, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en concordancia con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
Parágrafo. Únicamente se considerará cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta y tendrá reconocimiento para efectos tributarios cuando la misma, adjunten el documento electrónico de validación firmado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); lo anterior salvo que se deba expedir factura electrónica de venta sin la validación previa en los eventos en que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ha informado sobre inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la citada información, de conformidad con lo indicado en artículo 12 de la presente resolución.
CAPÍTULO V
Expedición de la factura electrónica de venta
Artículo 8°. Expedición. Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta cuando la misma sea entregada al adquiriente, acompañada del mensaje electrónico de validación firmado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), a través de los siguientes medios:
1. Tratándose de adquirientes facturadores electrónicos. El adquiriente facturador electrónico deberá señalar los siguientes medios, por los cuales autoriza que le sea entregada la factura electrónica de venta:
a) Transmisión electrónica entre el servidor del facturador electrónico o el proveedor tecnológico, según el caso y el servidor del adquiriente;
b) Por correo electrónico a la dirección suministrada por el adquiriente.
2. Tratándose de adquirientes que no son facturadores electrónicos. El adquiriente deberá señalar uno de los siguientes medios, por el cual autoriza que le sea entregada la factura electrónica de venta:
a) Por correo electrónico a la dirección suministrada por el adquiriente;
b) Transmisión electrónica entre el servidor del facturador electrónico o el proveedor tecnológico, según el caso y el servidor del adquiriente;
c) Por medio de la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), siempre que el adquirente así lo indique en el catálogo de participantes;
d) Por medio de la página web del facturador electrónico o del proveedor tecnológico según sea el caso;
e) Impresión o formato digital de representación gráfica.
La factura electrónica se deberá expedir atendiendo los medios antes indicados y en formato electrónico de generación, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en concordancia con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
Parágrafo 1°. Los adquirientes de que trata el numeral 2 de este artículo que requieran la entrega de la factura electrónica de venta de conformidad con lo indicado en los literales b) al d) deberán registrarse en el catálogo de participantes. En este evento el adquiriente deberá estar registrado previamente en el Registro Único Tributario (RUT) y tener certificado digital vigente.
Parágrafo 2°. El medio de expedición de que trata el literal b) del numeral 1 de este artículo tendrá vigencia hasta el 31 de agosto de 2020.
Parágrafo 3°. Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los facturadores electrónicos deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquiriente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir de forma gratuita sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Las representaciones gráficas en formato digital o impresión deberán contener como mínimo los requisitos del artículo 2° de esta resolución, salvo el relacionado en el numeral 14.
CAPÍTULO VI
Notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta
Artículo 9°. Notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta. Cuando se elaboren notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, estos deben contener como mínimo los siguientes requisitos:
1. Corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien las expide.
2. La fecha de expedición, el prefijo y el número y la fecha y Código Único de Factura Electrónica (CUFE) de la factura electrónica de venta a la cual hace referencia.
3. El nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del facturador electrónico, del proveedor tecnológico si es del caso y del adquiriente.
4. Código Único de Documento Electrónico (CUDE).
5. Cantidad y descripción específica de los bienes y/o servicios, utilizando códigos que permitan la identificación objeto de ajuste de estos, cuando sea del caso.
6. Descripción y valor de los impuestos.
7. Valor unitario y valor total.
8. La información adicional referente a la factura electrónica de venta, cuando fuere del caso.
Validadas las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, deben ser entregadas al adquiriente atendido el procedimiento y los medios conforme se haya expedido la factura electrónica de venta. Estos documentos deberán cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en concordancia con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
Cuando la factura electrónica de venta haya sido generada y haya lugar a devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emitirse la correspondiente nota crédito, dejando clara su justificación. En caso de anulaciones, los números de las facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente.
CAPÍTULO VII
Servicios gratuitos para la factura electrónica de venta
Artículo 10. Servicios gratuitos para la factura electrónica de venta. Para efectos de facilitar el cumplimiento del deber formal de expedir factura electrónica de venta, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dispondrá de manera gratuita los servicios informáticos electrónicos correspondientes para que el facturador electrónico realice la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta; así como las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta; lo anterior de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos de que trata el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
El referido servicio y los manuales de uso se encuentran ubicados en el portal de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), www.dian.gov.co.
CAPÍTULO VIII
Catálogo de participantes
Artículo 11. Catálogo de participantes. El catálogo de participantes de la factura electrónica de venta contiene el registro de información de los siguientes sujetos:
1. Facturadores electrónicos.
2. Adquirientes que corresponden a facturadores electrónicos.
3. Adquirientes que no corresponden a facturadores electrónicos pero que solicitan la recepción de la factura electrónica de venta atendiendo medios electrónicos.
4. Los proveedores tecnológicos.
Este registro de información permanecerá a disposición de los participantes y deberá mantenerse actualizado por los mismos y por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en lo que corresponda y podrá ser consultado de conformidad y cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta” de que trata esta resolución.
CAPÍTULO IX
Inconvenientes de tipo tecnológico relacionados con la factura electrónica de venta y demás documentos electrónicos derivados de la misma
Artículo 12. Medidas en caso de inconvenientes tecnológicos. El facturador electrónico, los proveedores tecnológicos y los demás sujetos que hacen parte del catálogo de participantes deberán prever con suficiente anticipación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para expedir las facturas electrónicas de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, con el fin de asegurar el cumplimiento de sus obligaciones, y recepción permanente de la factura electrónica de venta y su correspondiente expedición y envío, tanto al adquiriente como a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en los casos que corresponde.
1. Inconvenientes tecnológicos presentados por parte del facturador electrónico y/o el proveedor tecnológico
En caso de inconvenientes tecnológicos que impidan el cumplimiento de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta o hacer la entrega de las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, el facturador electrónico y/o el proveedor tecnológico, según el caso, deberán atender las siguientes medidas:
a) Por el tiempo en que dure el inconveniente, expedir factura de venta de talonario o de papel, utilizando la numeración de “Contingencia Facturación Electrónica”. La factura de venta de talonario o de papel se podrá generar para su expedición a través de sistemas informáticos electrónicos que permitan interacción entre la información de la factura, con los inventarios, los sistemas de pago, la integración de los bienes y/o servicios con los hechos generadores y las tarifas del Impuesto sobre las Ventas (IVA), el Impuesto Nacional al Consumo, la retención en la fuente y en general la interacción con la contabilidad y la información tributaria; en cuyo caso se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que trata el artículo 617 del Estatuto Tributario.
b) Transcribir la información que contenga cada una de las facturas de venta de talonario o de papel expedidas en el período del inconveniente y transmitirlas a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) a más tardar dentro del mes siguiente contado a partir de la fecha en que se supera el inconveniente, a través del Servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, de conformidad con las condiciones, los términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que se incorporan en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
2. Inconvenientes tecnológicos presentados por parte del adquiriente que recibe la factura electrónica de venta en formato electrónico de generación
En caso de inconvenientes tecnológicos por parte del adquiriente que recibe la factura electrónica de venta, deberá informarlo al facturador electrónico, quien pondrá a disposición del adquiriente la factura electrónica de venta a través de los medios indicados en literal b) del numeral 1 del artículo 8° de la presente resolución.
Parágrafo 1°. En ningún caso, los eventuales daños en el sistema y/o equipos informáticos y/o falta de conexión que sean previsibles en una gestión diligente del facturador electrónico o su proveedor tecnológico, se constituirán en causales de justificación de la extemporaneidad en el envío de la información.
Parágrafo 2°. Los facturadores electrónicos que a la entrada en vigencia de la presente resolución tengan autorizada numeración para facturar por talonario o de papel, “Contingencia Facturación Electrónica” podrán seguir utilizando esta numeración. No habrá lugar a la información correspondiente al código único de factura electrónica (CUFE), teniendo en cuenta que para las facturas de talonario o de papel la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) no entregará Clave de Contenido Técnico de Control.
3. Inconvenientes de tipo tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para la recepción y validación de la factura electrónica de venta
Cuando por inconvenientes tecnológicos no haya disponibilidad del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que impida la recepción y validación del ejemplar de la factura electrónica de venta, el sistema emitirá un mensaje informando el inconveniente de acuerdo con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
Restablecido el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de la Unidad Administrativa Espacial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la citada entidad dará a conocer este evento para que se continúe con el procedimiento de transmisión, validación, expedición y entrega de la factura electrónica de venta, notas débito y notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta. Momento a partir del cual el facturador electrónico deberá remitir las facturas electrónicas de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la publicación del comunicado, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos de que trata el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
CAPÍTULO X
Conservación de la información de la factura electrónica de venta y los documentos electrónicos que se deriven de la misma
Artículo 13. Conservación. Para efectos fiscales, la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito, así como la información electrónica que se derive de la obligación formal de facturar en forma electrónica, que sean expedidas, y/o generadas, según el caso, se conservarán por el facturador electrónico, proveedor tecnológico y el adquiriente, en medios electrónicos por el período de tiempo de conservación que establece el artículo 632 del Estatuto Tributario o las normas que lo modifiquen o sustituyan, para ello se deberá garantizar que la información conservada es accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 la Ley 527 de 1999 o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
TÍTULO IV
ANEXO TÉCNICO
Artículo 14. Anexo técnico de factura electrónica de venta. El contenido del Anexo técnico de la factura electrónica de venta es el siguiente:
Tabla de contenido Anexo Técnico de Factura Electrónica
Los contenidos técnicos detallados de cada uno de los numerales enunciados se encuentran publicados y actualizados de manera permanente en la siguiente dirección URL: https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsulta/FacturaElectronica/Paginas/default.aspx, dando click en el icono de Caja de Herramientas. En este sentido, el vínculo directo de descarga es
https://www.dian.gov.co/fizcalizacioncontrol/herramienconsulta/FacturaElectronica/Documents/
Caja_de_herramientas_Factura_Electronica_Validacion_Previa.zip
Índice de Tablas
Índice de Figuras ¡Error! Marcador no definido.
1. Introducción
1.1. Confiabilidad de la Información: el Formato
1.2. Calidad de la Información: las Validaciones
1.2.1. Redondeos
1.2.2. El Identificador de los Documentos Electrónicos
2. Convenciones Utilizadas en las Tablas
2.1. Columnas de las Tablas de Definición
2.2. Tipos de Campos de los Archivos XML
2.3. Tamaños de los Elementos
2.4. Convenciones Utilizadas en las Tablas de Reglas de Validación
2.5. Ubicaciones Estándar para Información Común
3. Formato XML de los Documentos Electrónicos
3.1. Factura Electrónica: Invoice
3.2. Nota Crédito: CreditNote
3.3. Nota Débito: DebitNote
3.4. Contenedor de Documentos: AttachedDocument
3.4.1. Identificación de un PA en los Registros de Eventos: cac:SenderParty
3.4.2. Identificación de la DIAN en los Registros de Eventos: cac:SenderParty
3.5. Registro de Evento: ApplicationResponse
3.5.1. Garantía de que el Evento Será Registrado en el Documento Correcto
3.5.2. Relacionamientos Mutuos Entre los Eventos
3.5.3. Estructura Común a Todos los Eventos
3.5.4. Detalles de Cada Evento
3.5.4.1. Uso Autorizado por PA
3.5.4.2. Uso Autorizado por la DIAN
3.5.4.3. Documento Electrónico Validado por PA, y que Debería Haber Sido Rechazado
3.5.4.4. Documento Electrónico Referenciado por Otro Documento Electrónico
3.5.4.5. Documento Referenciado no Existe en la Base de Datos de la DIAN
3.5.4.6. Anulación de Efecto de Evento
3.5.4.7. Anotación de Oficio por la DIAN
3.5.4.8. Anulación de Negocio
3.5.4.9. Anulación de Documento
3.5.4.10. Solicitación de Corrección en Documento
3.5.4.11. Acuse de recibo
3.5.4.12. Rechazo de Documento
3.5.4.13. Recibimiento de los Bienes
3.5.4.14. Aceptación de Documento
3.5.4.15. Factura Ofrecida para Negociación como Título Valor
3.5.4.16. Factura Negociada como Título Valor
4. Campos Definidos en las Extensiones DIAN
4.1. Firma Electrónica del Documento: ds:Signature
5. Tablas de Contenidos de Elementos y de Atributos
5.1. Códigos Relacionados con Documentos
5.1.1. Ambiente de Destino del Documento: cbc:UUID.@
5.1.2. Algoritmo de CUFE: cbc:UUID.@schemeName
5.1.3. Tipo de Documento: @listName
5.2. Códigos para Identificación Fiscal
5.2.1. Documento de identificación (Tipo de Identificador Fiscal): cbc:CompanyID.@schemeName; sts:ProviderID.@schemeName
5.2.2. Tributos: cac:TaxScheme/ID, cac:TaxScheme/Name
5.2.3. Tipo de organización jurídica. (Personas): cbc:AdditionalAccountID.@ schemeName
5.2.4. Régimen Fiscal: cbc:TaxLevelCode.@listName
5.2.5. Concepto de Corrección para Notas crédito
5.2.6. Concepto de Corrección para Notas débito
5.2.7. Responsabilidades fiscales: cbc:TaxLevelCode
5.3. Códigos Diversos
5.3.1. Eventos de un Documento Electrónico: cbc:DocumentResponse/Description; cbc:ResponseCode
5.3.2. Lenguaje (ISO 639): @languageID
5.3.3. Moneda (ISO 4217): @currencyID
5.3.4. Pagos
5.3.4.1. Formas de Pago: cbc:PaymentMeans/ID
5.3.4.2. Medios de Pago: cbc:PaymentMeansCode
5.3.5. Productos: @schemeID, @schemeName, @schemeAgencyID
5.3.6. Unidades de Cantidad: @unitCode
5.3.7. Condiciones de Entrega (INCOTERMS)
5.3.8. Códigos de descuento
5.3.9. Tablas de tarifas por impuesto
5.3.10. Lista de códigos para precios de referencia
5.4. Códigos geográficos
5.4.1. Países (ISO 3166-1): cbc:IdentificationCode
5.4.2. Departamentos (ISO 3166-2:CO): cbc:CountrySubentity, cbc:Country SubentityCode
5.4.3. Municipios: cbc:CityName
6. Reglas y Mensajes de Validación
6.1. Documentos Electrónicos
6.1.1. Factura Electrónica: Invoice
6.1.1.1. Línea de Factura: InvoiceLine
6.1.2. Nota Crédito: CreditNote
6.1.3. Nota Débito: DebitNote
6.1.4. Contenedor de Documentos: AttachedDocument
6.1.5. Registro de Evento: ApplicationResponse
6.1.5.1. Estructura Común a Todos los Eventos
6.1.5.2. Detalles de Cada Evento
6.2. Campos Definidos en las Extensiones DIAN
6.2.1. Datos de Control de la DIAN para Factura Electrónica: sts:DianExtensions
6.2.2. Firma Electrónica del Documento: ds:Signature
6.3. Campos Comunes a los Documentos Electrónicos
6.3.1. Conjunto A: Identificación de Personas
6.3.1.1. Emisor: AccountingSupplierParty
6.3.1.2. Adquirente: AccountingCustomerParty AccountingCustomerParty
6.3.1.3. Autorizado a Descargar el Documento: TaxRepresentativeParty
6.3.1.4. Identificación de un PA en los Registros de Eventos: cac:SenderParty
6.3.1.5. Identificación de la DIAN en los Registros de Eventos: cac:SenderParty
6.3.1.6. Información Genérica Sobre una Persona o Entidad: cac:Party
6.3.1.7. Datos sobre el Prestador de Servicios de Software: sts:SoftwareProvider
6.3.2. Conjunto B: Campos que Describen cada ítem de la Transacción Documentada
6.3.2.1. Características del Artículo o Servicio: de:Item
6.3.2.2. Precios del Artículo o Servicio: Price
6.3.3. Conjunto C: Campos Complementarios de Uso Comercial Específico
6.3.4. Conjunto D: Campos de Información Tributaria
6.3.4.1. Tributo, Definición: cac:TaxScheme
6.3.4.2. Tributo, Informaciones Sobre un: cac:TaxTotal, cae:WithhoidingTaxTotal
6.3.4.3. Informaciones Tributarias de una Persona: PartyTaxScheme
6.3.4.4. Naturaleza de Corrección en Nota Crédito y Nota Débito: cac:DiscrepancyResponse
6.3.4.5. Período de Facturación: cac:InvoicePeriod
6.3.4.6. Referencia a DE en otro DE: cac:AdditionalDocumentReference
6.3.4.7. Referencia a DE que Debe Existir en la Base de Datos de la DIAN: de:DocumentReference
6.3.5. Conjunto E: Subtotales y Totales del Documento Electrónico
6.3.5.1. Medios de Pago: cac:PaymentMeans
6.3.5.2. Totales monetarios de la Factura: LegalMonetaryTotal/RequestedMonetaryTotal
6.3.6. Conjunto F: Informaciones Financieras
6.3.6.1. Cargos y Descuentos: AllowanceCharge
6.3.6.2. Pagos Anticipados: PrePaidPayment
6.3.6.3. Conversión de divisas: cac:PaymentExchangeRate
6.3.7. Conjunto G: Informaciones Relacionadas con la Entrega
6.3.7.1. Medios de Transporte: DeliveryTerms
6.3.7.2. Transporte y Entrega de los Bienes: Delivery
6.3.8. Conjunto H: Estructuras Genéricas Relacionadas con Direcciones
6.3.8.1. Localización Física: cac.PhysicalLocation
6.3.8.2. Datos de la Dirección: cac:Address
6.4. Reglas Relativas al Establecimiento de la Conexión
6.4.1. Mensaje del Web Service
6.4.2. Schema XML
6.4.3. Certificado Digital de Transmisión (conexión)
6.4.4. Certificado Digital de Firma (Firma XML)
6.4.5. Firma
7. Anexo - Códigos de Productos
7.1. Colombia Compra Eficiente
7.2. Números Globales de Identificación de Productos (GTIN)
Definiciones
Abreviaturas Utilizadas
8. Política de firma
8.1. Consideraciones Generales
8.2. Especificaciones técnicas sobre la Firma Electrónica Avanzada:
8.3. Alcance de la Política de Firma
8.4. Política de Firma
8.4.1. Actores de la Firma
8.4.2. Formato de Firma
8.5. Algoritmo de Firma
8.6. Algoritmo de Organización de Datos según el Canon
8.7. Ubicación de la Firma
8.8. Condiciones de la Firma
8.9. Identificador de la Política
8.10. Hora de Firma
8.11. Firmante
8.12. Mecanismo de firma electrónica
8.13. Certificado digital desde la vigencia de la circular 03-2016 de la ONAC
9. Mecanismos Sistema Técnico de Control
9.1. ESPECIFICACIÓN TÉCNICA DE GENERACIÓN DEL CUFE
9.1.1. Consideraciones Generales
9.2. Generación de CUFE
9.3. Ejemplos
9.3.1. Ejemplo de CUFE para Factura de venta
9.3.1.1. XPath
9.3.2. Ejemplo de CUFE para Factura de exportación
9.3.2.1. XPath
9.3.3. Ejemplo de identificador universal para Factura de contingencia
9.3.3.1. XPath
9.3.4. Ejemplo de Identificador universal para Nota crédito
9.3.4.1. XPath
9.3.5. Ejemplo de Identificador universal para Nota débito
10.3.5.1. XPath
9.4. Localización de la CLAVE TÉCNICA «CITec»
9.5. CÓDIGO BIDIMENSIONAL «QR» DEL CUFE
9.6. ESPECIFICACIÓN TÉCNICA DEL CÓDIGO DE SEGURIDAD DEL SOFTWARE
10. Descripción Tecnológicas del Web Services de Validación Previa.
10.1. Modelo conceptual de comunicación
10.2. Servicios síncronos
10.2.1. Secuencia del servicio síncrono:
10.3. Servicio asíncrono
10.3.1. Secuencia del servicio asíncrono
10.4. Aspectos tecnológicos de los web services de Validación Previa DIAN
10.5. Estándar de comunicación
10.6. Estándar de mensajes de los servicios de la DIAN
10.7. Descripción de los servicios web de la DIAN
10.8. WS recepción documento electrónico - SendBillAsync
10.8.1. Descripción de procesamiento
10.8.2. Mensaje de petición
10.8.3. Mensaje de respuesta
10.9. WS recepción documento electrónico - SendTestSetAsync
10.9.1. Descripción de procesamiento
10.9.2. Mensaje de petición
10.9.3. Mensaje de respuesta
10.10. WS recepción documento electrónico - SendBilISync
10.10.1. Descripción de procesamiento
10.10.2. Mensaje de petición
10.10.3. Mensaje de respuesta
10.11. WS recepción documento electrónico - SendBillAttachmetAsync
10.11.1. Descripción del procesamiento
10.11.2. Protocolo de petición
10.11.3. Mensaje de respuesta
10.12. WS Consulta del estado de DE - GetStatus
10.12.1. WS Consulta del estado de DE - GetStatus
10.12.2. Protocolo de petición
10.12.3. Protocolo de respuesta
10.13. WS Consulta del estado del ZIP - GetStatusZip
10.13.1. WS Consulta del estado de ZIP - GetStatusZip
10.13.2. Protocolo de petición
10.13.3. Protocolo de respuesta
10.14. WS recepción eventos ante La DIAN - SendEventUpdateStatus
10.14.1. Descripción de procesamiento
10.14.2. Mensaje de petición
10.14.3. Mensaje de respuesta
10.15. WS Consulta contribuyentes activos de IVA - GetTaxPayer
10.15.1. Descripción del procesamiento
10.15.2. Mensaje de petición
10.15.3. Mensaje de respuesta
10.16. WS descarga de XML (GetXmIByDocumentKey)
10.16.1. Descripción de procesamiento
10.16.2. Mensaje de petición
10.16.3. Mensaje de respuesta
10.17. WS consulta de rangos de numeración - GetNumberingRange
10.17.1. Descripción de procesamiento
10.17.2. Mensaje de petición
10.17.3. Mensaje de respuesta
11. Anexo: Herramienta para el consumo de Web Services
11.1. Introducción
11.2. Descargar SOAP UI
11.3. Ejecutar SOAP UI
11.4. Crear un nuevo proyecto tipo SOAP
11.5. Configuración inicial
11.6. Configurar Keystore
11.7. Configurar WS-Security Signature
11.8. Configurar TimeStamp
11.9. Configurar GetStatus Request, Authentication y WS-A addressing
11.10. Configurar y ejecutar GetStatus Request
11.11. Configurar y ejecutar SendBillAsync Request
11.12. SendBillAsync Response
11.13. Recomendaciones
12. Control de cambios
12.1. Modificaciones Anexo Técnico
12.1.1. Tablas
12.2. Modificaciones Caja de herramienta
12.2.1. Ejemplificaciones
12.2.2. Listas de valores
12.2.3. XSD
Parágrafo: El contenido del Anexo técnico de factura electrónica de venta, será publicado en la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); en lo sucesivo con la inserción del citado anexo en este medio, se entiende que su contenido, ha sido comunicado para su utilización y cumplimiento; para lo cual se realizarán los mensajes de comunicación de actualización que corresponda al correo electrónico informado en el Registro Único Tributario (RUT) y en la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Artículo 15. Modifícase el artículo 3° de la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019, en la la (sic) frase “Fecha máxima de registro en el servicio informático de factura (DD/MM/AAAA)” conforme lo indicado en la primera fila de la segunda columna de los calendarios de implementación de los numerales 1 y 2, del citado artículo, el cual quedará así:
“Fecha de registro en el servicio informático de factura (DD/MM/AAAA)”.
Artículo 16. Modifícase el literal b) del artículo 3° de la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019, el cual quedará así:
“b) Fecha de registro en el servicio informático de factura electrónica (DD/MM/AAAA):
Indica el plazo dentro del cual el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta, debe registrarse como facturador electrónico y señalar el software de facturación con el cual hará pruebas de habilitación en el servicio informático electrónico de factura electrónica, dispuesto en la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y que corresponderá al software con el cual expedirá la factura electrónica de venta; registro que debe concluir antes de la fecha máxima para iniciar la obligación de expedir factura electrónica de venta”.
Artículo 17. Modifícase el parágrafo 2° del artículo 3° de la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019, el cual quedará así:
“Parágrafo 2°. Los sujetos que adquieran la obligación de facturar electrónicamente con posterioridad a la vigencia de la presente resolución, para cumplir con esta obligación deberán atender las fechas indicadas para cada uno de los grupos que hacen parte de los calendarios de la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019; para quienes adquieran la citada obligación con posterioridad al vencimiento de las fechas de los calendarios antes citados, la misma deberá cumplirse desde la fecha en que se adquirió la obligación de facturar electrónicamente. Entre tanto inicie el cumplimiento de la obligación de expedir factura electrónica de venta, deberá facturar sus operaciones utilizando para ellos los sistemas de facturación vigente.”
Artículo 18. Vigencia y derogatorias. La presente resolución regirá a partir de la fecha de su publicación, deroga la Resolución 000001 del 3 de enero del 2019.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 29 de abril de 2019.
El Director General,
José Andrés Romero Tarazona
Publicada en D.O. 50.940 del 30 de abril de 2019.