Reglamenta artículos del E.T. y Leyes complementarias referentes a la obligación de facturar; y sustituye capitulo 4-Titulo 1 Parte 6 del libro 1 del DUR 1625 de 216, relacionados con la factura electrónica.
Decreto Nº 358
05-03-2020
Ministerio de Hacienda y Crédito Público
por el cual se reglamentan los artículos 511, 615, 616-1, 616-2, 616-4, 617, 618, 618-2 y 771-2 del Estatuto Tributario, 26 de la Ley 962 de 2005 y 183 de la Ley 1607 de 2012 y se sustituye el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria.
El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política de Colombia, y en desarrollo de los artículos 511, 615, 616-1, 616-2, 616-4, 617, 618, 618-2, y 771-2 del Estatuto Tributario, 26 de la Ley 962 de 2005 y 183 de la Ley 1607 de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que el Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, compiló y racionalizó las normas de carácter reglamentario que rigen en materia tributaria.
Que el artículo 511 del Estatuto Tributario establece: “Los responsables del impuesto sobre las ventas deberán entregar factura o documento equivalente por todas las operaciones que realicen”.
Que el artículo 615 del Estatuto Tributario dispone: “Obligación de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales (...)”.
Que el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, establece: “Factura o documento equivalente. La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
Son sistemas de facturación, la factura de venta y los documentos equivalentes. La factura de talonario o de papel y la factura electrónica se consideran para todos los efectos como una factura de venta.
Los documentos equivalentes a la factura de venta, corresponderán a aquellos que señale el Gobierno nacional.
Parágrafo 1º. Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas previo a su expedición, por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o por un proveedor autorizado por esta.
La factura electrónica solo se entenderá expedida cuando sea validada y entregada al adquirente.
Sin perjuicio de lo anterior, cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de la factura electrónica, por razones tecnológicas atribuibles a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o a un proveedor autorizado, el obligado a facturar está facultado para entregar al adquirente la factura electrónica sin validación previa. En estos casos, la factura se entenderá expedida con la entrega al adquiriente y deberá ser enviada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o proveedor autorizado para su validación dentro de las 48 horas siguientes, contadas a partir del momento en que se solucionen los problemas tecnológicos.
En todos los casos, la responsabilidad de la entrega de la factura electrónica para su validación y la entrega al adquiriente una vez validada, corresponde al obligado, a facturar.
Los proveedores autorizados deberán transmitir a la Administración Tributaria las facturas electrónicas que validen.
La validación de las facturas electrónicas de que trata este parágrafo no excluye las amplias facultades de fiscalización y control de la Administración Tributaria.
Parágrafo 2º. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá reglamentar la factura de venta y los documentos equivalentes, indicando los requisitos del artículo 617 de este Estatuto que deban aplicarse para cada sistema de facturación, o adicionando los que considere pertinentes, así como señalar el sistema de facturación que deban adoptar los obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá establecer las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, numeración, validación, expedición, entrega al adquiriente y la transmisión de la factura o documento equivalente, así como la información a suministrar relacionada con las especificaciones técnicas y el acceso al software que se implemente, la información que el mismo contenga y genere y la interacción de los sistemas de facturación con los inventarios, los sistemas de pago, el impuesto sobre las Ventas (IVA) el impuesto nacional al consumo, la retención en la fuente que se haya practicado y en general con la contabilidad y la información tributaria que legalmente sea exigida.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) deberá adecuar su estructura, para garantizar la administración y control de la factura electrónica, así como para definir las competencias y funciones en el nivel central y seccional, para el funcionamiento de la misma.
Parágrafo 3º. El Gobierno nacional podrá reglamentar los procedimientos, condiciones y requisitos para la habilitación de los proveedores autorizados para validar y transmitir factura.
Parágrafo 4º. Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente. No obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado a facturar, factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.
Parágrafo 5º. La plataforma de factura electrónica de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) incluirá el registro de las facturas electrónicas consideradas como título valor que circulen en el territorio nacional y permitirá su consulta y trazabilidad.
Las entidades autorizadas para realizar actividades de factoraje tendrán que desarrollar y adaptar sus sistemas tecnológicos a aquellos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
El Gobierno nacional reglamentará la circulación de las facturas electrónicas.
Parágrafo 6º. El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).
Parágrafo Transitorio 1º. Los requisitos, condiciones y procedimientos establecidos en el presente artículo, serán reglamentados por el Gobierno nacional; entre tanto aplicarán las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley. Las facturas expedidas de conformidad con los artículos 1.6.1.4.1.1 al 1.6.1.4.1.21. del Decreto 1625 de 2016 mantienen su condición de documentos equivalentes. A partir del 1° de enero de 2020, se requerirá factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables, y costos o gastos deducibles, de conformidad con la siguiente tabla:
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Año |
Porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica |
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2020 |
30% |
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2021 |
20% |
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2022 |
10% |
Parágrafo Transitorio 2º. La Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) establecerá el calendario y los sujetos obligados a facturar que deben iniciar la implementación de la factura electrónica durante el año 2020, así como los requisitos técnicos de la factura electrónica para su aplicación específica en los casos de venta de bienes y servicios, pago de nómina, importaciones y exportaciones, pagos al exterior, operaciones de factoraje, entre otras.
Parágrafo Transitorio 3º. Desde el primero de enero de 2020 y hasta el 31 de marzo de 2020, quienes estando obligados a expedir factura electrónica incumplan con dicha obligación, no serán sujetos de las sanciones correspondientes previstas en el Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:
1. Expedir factura y/o documentos equivalentes y/o sustitutivos vigentes, por los métodos tradicionales diferentes al electrónico.
2. Demostrar que la razón por la cual no emitieron facturación electrónica obedece a: i) impedimento tecnológico; o ii) por razones de inconveniencia comercial justificada.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá establecer los requisitos para que las anteriores condiciones se entiendan cumplidas”.
Que el artículo 616-2 del Estatuto Tributario, dispone: “Casos en los cuales no se requiere la expedición de factura. No se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado, y en los demás casos que señale el Gobierno nacional”.
Que el artículo 616-4 del Estatuto Tributario, se refiere a los Proveedores Tecnológicos indicando sus obligaciones e infracciones, así: “Será proveedor tecnológico, la persona jurídica habilitada para generar, entregar y/o transmitir la factura electrónica que cumpla con las condiciones y requisitos que señale el Gobierno nacional. La Administración Tributaria, mediante resolución motivada, habilitará como proveedor tecnológico a quienes cumplan las condiciones y requisitos que sean establecidos (…)”.
Que el artículo 617 del Estatuto Tributario establece: “Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a) Estar denominada expresamente como factura de venta.
b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e) Fecha de su expedición.
f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g) Valor total de la operación.
h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
Parágrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.
Parágrafo. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares”.
Que el artículo 618 del Estatuto Tributario, dispone: “Obligación de exigir factura o documento equivalente: (...) los adquirentes de bienes corporales muebles o servicios están obligados a exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto así lo exijan”.
Que en el inciso tercero del artículo 771-2 del Estatuto Tributario se señala: “Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno nacional establezca”.
Que el artículo 20 de la Ley 2010 del 27 de diciembre de 2019, señala: “Elimínense todas las referencias al régimen simplificado del impuesto a las ventas y del impuesto nacional al consumo. Las normas que se refieran al régimen común y al régimen simplificado, se entenderán referidas al régimen de responsabilidad del impuesto sobre las ventas (IVA)”.
Que el inciso tercero y el parágrafo del artículo 915 del Estatuto Tributario, señalan: “Los contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE están obligados a expedir facturas electrónicas y a solicitar las facturas o documento equivalente a sus proveedores de bienes y servicios, según las normas generales consagradas en el marco tributario”.
“Parágrafo. Los contribuyentes que opten por el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE, deberán adoptar el sistema de factura electrónica dentro de los dos (2) meses siguientes a su inscripción en el Registro Único Tributario (RUT). Los demás contribuyentes cumplirán su obligación en los plazos establecidos en las normas generales sobre factura electrónica”.
Que el artículo 183 de la Ley 1607 de 2012 dispone: “Tecnologías de control fiscal. El Gobierno nacional podrá instaurar tecnologías para el control fiscal con el fin de combatir el fraude, la evasión y el contrabando, dentro de las que se encuentra la tarjeta fiscal, para lo cual podrá determinar sus controles, condiciones y características, así como los sujetos, sectores o entidades, contribuyentes, o responsables obligados a adoptarlos. Su no adopción, dará lugar a la aplicación de la sanción establecida en el inciso 2° del artículo 684-2 del Estatuto Tributario. El costo de implementación estará a cargo de los sujetos obligados”.
Que el inciso 1° del artículo 26 de la Ley 962 de 2005 dispone que: “Para todos los efectos legales, la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación”.
Que el artículo 4º de la Ley 2010 de 2019 adicionó el inciso 4° al parágrafo 2º del artículo 437 del Estatuto Tributario, el cual establece: “Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia, no estarán obligados a expedir factura o documento equivalente por la prestación de los servicios electrónicos o digitales. Lo anterior sin perjuicio de las facultades de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para establecer la obligación de facturar electrónicamente o de soportar las operaciones en un documento electrónico”.
Que en consecuencia se requiere sustituir el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, para reglamentar los sistemas de facturación que establece el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, definir los conceptos de acceso al software, adquiriente, calendario de implementación de factura electrónica de venta, consumidor o usuario, expedición y entrega de factura de venta o del documento equivalente, factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, facturador electrónico, generación de la factura electrónica de venta, notas débito y notas crédito, proveedor tecnológico, entre otros; precisar los sujetos obligados y no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente a la factura de venta, masificar el uso de la factura electrónica como factura de venta con validación previa a su expedición, para optimizar y automatizar el control fiscal y facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias sustanciales y formales de los contribuyentes de los impuestos de carácter nacional.
Que así mismo y conforme con lo previsto en el inciso 3° del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, se requiere establecer los documentos equivalentes a la factura de venta, sin perjuicio de los de creación legal tales como: la boleta, el formulario, billete o documento que da derecho a participar en el juego de que trata el artículo 420 del Estatuto Tributario, las boletas o derechos de ingreso a las películas cinematográficas en salas de exhibición de que trata la Ley 814 de 2003, las boletas de ingreso a los espectáculos públicos de las artes escénicas definidos en la Ley 1493 de 2011 y el tiquete de máquina registradora POS de que trata el parágrafo 4° del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
Que el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria que reglamenta la factura de venta de talonario o de papel y los documentos equivalentes a la factura de venta de talonario o de papel, y que se sustituye con el artículo 1° del presente decreto, conserva su vigencia hasta la fecha máxima que estableció la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para iniciar con la expedición de la factura electrónica de venta con validación previa, de conformidad con el orden establecido en los calendarios de implementación de que trata el parágrafo transitorio 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
Que a través del oficio radicado número 20-8537-1-0 del veintidós (22) de enero de 2020, el Superintendente Delegado para la Protección de la Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio, emitió concepto positivo de la abogacía de la competencia para el trámite del presente Decreto.
Que mediante el oficio radicado número 20205010030361 del veinticuatro (24) de enero de 2020, el Director de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano del Departamento Administrativo de la Función Pública, emitió concepto positivo, en los términos del Decreto Ley 019 de 2012.
Que en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8º de la Ley 1437 de 2011, el artículo 2.1.2.1.14. del Decreto 1081 de 2015, modificado por el artículo 1° del Decreto 270 de 2017, el respectivo proyecto de decreto fue publicado en la sección de Transparencia y Acceso a la Información Pública del sitio web del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
En mérito de lo expuesto,
DECRETA:
Artículo 1º. Sustitución del Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. Sustitúyase el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, a partir de las fechas que se establecen en el presente decreto, el cual quedará así:
“Capítulo 4
Facturación
Artículo 1.6.1.4.1. Definiciones. Para efectos de la aplicación del presente capítulo se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
1. Acceso al software: El acceso al software es la facultad otorgada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para solicitar a los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, a los proveedores tecnológicos y a los proveedores de soluciones tecnológicas, la información cifrada con métodos distintos a claves públicas, autenticación de ingreso al software, códigos fuente, especificaciones funcionales, interfaces o interoperabilidad con otros sistemas de información, sus licencias, proveedores, identificación de fabricantes y en general, toda aquella información que permita el conocimiento, acceso al contenido y funcionamiento de las tecnologías que se utilizan para los sistemas de facturación a cargo propio o de su proveedor o fabricante.
2. Adquiriente: Es adquiriente la persona natural o jurídica y demás sujetos que adquieren bienes y/o servicios que se encuentran obligados a exigir y exhibir la factura de venta y/o documento equivalente a la factura de venta, en lo sucesivo documento equivalente.
3. Calendario de implementación de la factura electrónica de venta: El calendario de implementación de la factura electrónica de venta, es la programación establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la que se indican los plazos en los que se debe cumplir con el procedimiento de habilitación e iniciar con la expedición de la factura electrónica de venta con validación previa.
4. Consumidor o usuario. Es consumidor o usuario toda persona natural o jurídica y demás sujetos que como destinatario final adquiera, disfrute o utilice un determinado producto, bienes o servicios, cualquiera que sea su naturaleza para la satisfacción de una necesidad propia, privada, familiar o doméstica y empresarial cuando no esté ligada intrínsecamente a su actividad económica. Se entenderá incluido en el concepto de consumidor el de usuario de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 5° de la Ley 1480 de 2011.
5. Expedición y entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente: La expedición de la factura de venta y/o del documento equivalente, comprende su generación, así como la transmisión y validación para el caso de la factura electrónica de venta; la expedición se cumple con la entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente al adquiriente, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, cumpliendo con los requisitos establecidos para estos documentos, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas para cada sistema de facturación y las demás condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), conforme con lo previsto en el parágrafo 2° del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
6. Factura electrónica de venta con validación previa a su expedición: La factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, en lo sucesivo factura electrónica de venta, hace parte de los sistemas de facturación que soporta operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios de conformidad con lo previsto en artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que operativamente se genera a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y que ha sido validada por la citada entidad previamente a su expedición al adquiriente.
7. Facturador Electrónico: Es facturador electrónico el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta de conformidad con los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Esta definición incluye igualmente a los sujetos que, sin estar obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, opten por expedir factura electrónica de venta.
8. Generación de la factura electrónica de venta: La generación de la factura electrónica de venta es el procedimiento informático para la estructuración de la información de acuerdo con los requisitos que debe contener una factura electrónica de venta, previo a la transmisión, validación, expedición y recepción de la misma, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señala la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
9. Notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta: Las notas débito y notas crédito son documentos electrónicos que se derivan de las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios que han sido previamente facturados, asociadas o no a una factura electrónica de venta, mediante el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) cuando sea el caso, las cuales se generan por razones de tipo contable y/o fiscal, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
10. Proveedor Tecnológico: El proveedor tecnológico es la persona jurídica habilitada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que cumple con las condiciones y requisitos establecidos en el artículo 616-4 del Estatuto Tributario y en este Capítulo, para prestar a los sujetos obligados a facturar que sean facturadores electrónicos, los servicios de generación, transmisión, entrega y/o expedición, recepción y conservación de las facturas electrónicas de venta, sin perjuicio de la prestación de otros servicios, de acuerdo con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
11. Sujetos obligados a facturar: Los sujetos obligados a facturar son las personas naturales o jurídicas y demás sujetos que deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta y/o documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones de venta de bienes y/o servicios; atendiendo el sistema de facturación que le corresponda de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Están comprendidos dentro de este concepto los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente que de manera voluntaria opten por cumplir con la citada obligación formal.
12. Validación previa de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos: La validación previa de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos, es el procedimiento que genera un documento electrónico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene la verificación de las reglas de validación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y documentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, de los demás sistemas de facturación, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Artículo 1.6.1.4.2. Sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente. Se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:
1. Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA);
2. Los responsables del impuesto nacional al consumo;
3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4° del parágrafo 2° y parágrafo 3° del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3., del presente Decreto;
4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales;
5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas (IVA), de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.
6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE.
Parágrafo. A partir del primero (1) de septiembre de 2020 los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en lo referente a estos productos, deberán expedir factura de venta y/o documento equivalente.
Artículo 1.6.1.4.3. Sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente. Los siguientes sujetos no se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente en sus operaciones:
1. Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento;
2. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades;
3. Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3° y 5° del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del impuesto sobre las ventas (IVA).
4. Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
5. Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
6. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
7. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre las ventas (IVA), que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario (UVT). Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
8. Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
Parágrafo 1º. La condición de no obligado a facturar establecida en este artículo aplica sin perjuicio de lo contemplado en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.2. de este Decreto. Cuando los sujetos de que trata el presente artículo opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán cumplir con los requisitos y condiciones señaladas para cada sistema de facturación y se consideran sujetos obligados a facturar.
Parágrafo 2º. Los sujetos de que trata el numeral 8 de este artículo, no se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente; sin perjuicio de las facultades de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para establecer la obligación de expedir factura electrónica de venta o en su defecto de establecer el soporte de las operaciones en un documento electrónico, en relación con la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
Artículo 1.6.1.4.4. Sistemas de facturación. Los sistemas de facturación son la factura de venta y los documentos equivalentes.
Artículo 1.6.1.4.5. Factura de venta. La factura de venta comprende la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición y la factura de talonario o de papel.
Para el caso de la factura de venta de talonario o de papel el sujeto obligado deberá conservar copia física o electrónica de la misma; las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes.
Artículo 1.6.1.4.6. Documentos equivalentes a la factura de venta. Son documentos equivalentes a la factura de venta los siguientes:
1. El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar; salvo que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir factura electrónica de venta;
2. La boleta de ingreso al cine. La boleta de ingreso al cine la podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan por concepto de la entrada a las salas de exhibición cinematográfica;
3. El tiquete de transporte de pasajeros. El tiquete de transporte de pasajeros lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar que hayan sido autorizados para prestar el servicio de transporte de pasajeros, por los ingresos que obtengan en dichas operaciones;
4. El extracto. El extracto lo podrán expedir los obligados a facturar que sean sociedades fiduciarias, fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías, por los ingresos que obtengan por concepto de depósitos y demás recursos captados del público y en general por las operaciones de financiamiento efectuadas por las cajas de compensación, y entidades del Estado que realizan las citadas operaciones;
5. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros lo podrán expedir los obligados a facturar por el servicio de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete o billete electrónico (ETKT), el bono de crédito (MCO Miscellaneous Charges Order), el documento de uso múltiple o multipropósito -MPD, EMD, el documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de viajes TASF (Ticket Agency Service Fee), así como los demás documentos que se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo - IATA, sean estos virtuales o físicos;
6. El documento en juegos localizados. El documento en juegos localizados lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan como operadores en los juegos localizados tales como máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos, los operados en casino y similares;
7. La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados. La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento que constituye el documento equivalente en juegos de suerte y azar, diferentes de los juegos localizados lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan en la venta de los citados juegos efectuadas al público;
8. El documento expedido para el cobro de peajes. El documento para el cobro de peaje, lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan por el cobro de peajes;
9. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que por comisiones y otras remuneraciones obtengan estas entidades;
10. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que por comisiones y otras remuneraciones, obtengan estas entidades;
11. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar que correspondan a empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios reguladas por la Ley 142 del 11 de julio de 1994 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o adicionan, por los ingresos que obtengan estas entidades de conformidad con las disposiciones que las regulan;
12. La boleta de ingreso a espectáculos públicos. La boleta de ingreso a espectáculos públicos la podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos por la entrada a los espectáculos públicos y artes escénicas que se encuentran reguladas en la Ley 1493 del 26 de diciembre de 2011 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o adicionan;
13. El documento equivalente electrónico. El documento equivalente electrónico es el documento que podrá comprender los documentos equivalentes de los numerales 1 a 12 del presente artículo y que será desarrollado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) donde se establecerán los plazos, requisitos, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos. En todo caso la implementación del documento equivalente electrónico deberá realizarse a más tardar el treinta (30) de junio del año 2021.
Parágrafo 1º. Los sujetos que están autorizados para la expedición de los documentos equivalentes de que trata el presente artículo, en todos los casos podrán expedir la factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los citados documentos.
Parágrafo 2º. El sujeto obligado a facturar deberá conservar copia física o electrónica de los documentos equivalentes a la factura de venta, las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes.
Cuando se expidan los documentos equivalentes de que tratan los numerales 6, 7 y 12 del presente artículo, se deberá dar cumplimiento a lo ordenado en el artículo 1.6.1.4.14., de este Decreto, según corresponda.
Artículo 1.6.1.4.7. Transmisión de documentos equivalentes. Los sujetos que expidan los documentos equivalentes de que trata el artículo 1.6.1.4.6. de este Decreto, deberán transmitir la información y contenido de los mismos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Lo anterior de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Artículo 1.6.1.4.8. Requisitos de la factura de venta y de los documentos equivalentes. Conforme con lo previsto en el parágrafo 2º del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, los requisitos de la factura de venta y de los documentos equivalentes de que trata el presente Capítulo, son los que fije la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) indicando los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario, que deban aplicarse para cada sistema de facturación o adicionando los que considere pertinentes.
Sin perjuicio de los requisitos que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) establezca para la factura electrónica de venta, la factura de venta de talonario o de papel y los documentos equivalentes, se podrán incorporar a la citada factura requisitos adicionales que, para cada sector, indiquen las autoridades competentes. No obstante, estos requisitos se deberán implementar y cumplir de acuerdo con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Parágrafo 1º. En el caso de las facturas de venta y de los documentos equivalentes que corresponda expedir a los prestadores de los servicios públicos domiciliarios para la procedencia de costos o deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios o los impuestos descontables del impuesto sobre las ventas (IVA), no es necesario que figure el nombre del propietario, arrendatario u otro sujeto que solicita el costo, el gasto o el impuesto descontable, siempre que el citado pago cumpla con las condiciones y requisitos para la solicitud conforme lo indicado en el Estatuto Tributario. Para tal efecto bastará que se acredite la calidad de propietario, arrendatario u obligado al pago de los respectivos servicios públicos domiciliarios. En estos casos, los costos, las deducciones o el impuesto descontable no podrán ser solicitados por el tercero que figura en la factura y/o documentos equivalentes.
Parágrafo 2º. La factura de venta de talonario o de papel se generará para su expedición de forma manual o a través de sistemas informáticos electrónicos que permitan la interacción entre la información de la factura con los inventarios, los sistemas de pago, la integración de los bienes y/o servicios con los hechos generadores y las tarifas del impuesto sobre las ventas (IVA), el impuesto nacional al consumo, la retención en la fuente y en general, la interacción con la contabilidad y la información tributaria, en cuyo caso, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que trata el artículo 617 del Estatuto Tributario.
Parágrafo 3º. Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) y del impuesto nacional al consumo incluirán el valor correspondiente de los citados impuestos en los precios de venta al público de bienes y servicios gravados.
Artículo 1.6.1.4.9. Facturación en mandato. En los contratos de mandato, las facturas de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario, si el mandatario adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, la factura de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidos a nombre del mandatario.
Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser firmada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.
En el caso de las devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato. El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario y en el presente Decreto, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante.
En la factura electrónica de venta, elaborada en virtud del contrato de mandato se deberán diferenciar las operaciones del mandante de las del mandatario.
Parágrafo. Para efectos del cumplimiento de la obligación de expedir factura electrónica de venta, tanto los mandantes como los mandatarios, atenderán las fechas establecidas para su implementación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Artículo 1.6.1.4.10. Facturación de consorcios y uniones temporales. Sin perjuicio de la obligación de registrar y declarar de manera independiente los ingresos, costos y deducciones que corresponde a los miembros del consorcio o unión temporal, para efectos del cumplimiento de la obligación formal de expedir factura, existirá la opción de que tales consorcios o uniones temporales lo hagan a nombre propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal.
Cuando la facturación la efectúe el consorcio o unión temporal bajo su propio Número de Identificación Tributaria (NIT), esta, además de señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, indicará el nombre o razón social y el Número de Identificación Tributaria (NIT), de cada uno de ellos. Estas facturas deberán cumplir los requisitos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias.
En el evento previsto en el inciso anterior, quien efectúe el pago o abono en cuenta deberá practicar al consorcio o unión temporal la respectiva retención en la fuente a título del impuesto sobre la renta y complementarios, y corresponderá a cada uno de sus miembros asumir la retención en la fuente a prorrata de su participación en el ingreso facturado.
El impuesto sobre las ventas (IVA) y el impuesto nacional al consumo, según el caso, discriminado en la factura que expida el consorcio o unión temporal, deberá ser distribuido a cada uno de los miembros de acuerdo con su participación en las actividades gravadas que dieron lugar a los referidos impuestos, para efectos de ser declarado; lo anterior aplica en el caso que cada uno de los miembros asuman directamente las responsabilidades que se deriven de los citados impuestos.
La facturación expedida en cumplimiento de estas disposiciones servirá para soportar en el impuesto sobre la renta y en el impuesto sobre las ventas, los costos, los gastos, y los impuestos descontables, de quienes efectúen los pagos correspondientes.
Parágrafo. Tratándose de la factura electrónica de venta que expidan los consorcios o uniones temporales, las mismas deberán permitir identificar la facturación realizada respecto de la participación de cada miembro en el consorcio o unión temporal, en la forma y condiciones que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Artículo 1.6.1.4.11. Sanción de cierre del establecimiento de comercio. Los sujetos que estando en la obligación de facturar no facturen, y los sujetos que estando en la obligación de facturar no facturen y expidan documentos distintos a la factura de venta y/o documento equivalente, tales como prefactura, cuenta de cobro, precuenta o similares, serán objeto de la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio, conforme con lo previsto en el artículo 652-1 del Estatuto Tributario.
Artículo 1.6.1.4.12. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. De conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación.
Cuando el adquiriente sea facturador electrónico el documento de que trata el presente artículo deberá generarse en forma electrónica atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cumpliendo además de los requisitos señalados en los numerales 1 a 7 del presente artículo los siguientes:
_ Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
_ Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Parágrafo 1º. Para efectos de lo establecido en el presente artículo, será válido el extracto expedido por los sujetos a los que se refiere el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.3. de este Decreto, en concordancia con el artículo 1.3.1.7.8. de este Decreto.
Para los sujetos a los que se refiere el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.3. de este Decreto será válido el extracto únicamente en relación con las operaciones financieras que realicen las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, los fondos de empleados, las cajas de compensación, y las entidades del Estado que realizan las citadas operaciones.
El documento soporte de que trata el presente artículo será válido en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, en cuyo caso, se deberán cumplir los requisitos establecidos en este artículo. Para la procedencia del impuesto sobre las ventas (IVA) descontable se deberá acreditar, adicionalmente, que se ha practicado la respectiva retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas de conformidad con el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario y/o a título de impuesto sobre la renta.
Parágrafo 2º. Cuando se trate de importación de bienes el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, será la declaración de importación presentada de conformidad con la normatividad vigente, siempre y cuando no correspondan a operaciones celebradas con o entre usuarios de zona franca.
Parágrafo 3º. Para efectos de lo previsto en el inciso 2° de este artículo, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a los sujetos no obligados a facturar, elaborado de manera electrónica, entrará en vigencia una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), establezca los requisitos, condiciones técnicas y tecnológicas para su expedición.
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a los sujetos no obligados a facturar se deberá expedir en físico hasta la fecha en que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), establezca los requisitos, condiciones técnicas y tecnológicas para su expedición electrónica.
Artículo 1.6.1.4.13. Transmisión de documento soporte. Los sujetos que soporten sus operaciones con el documento previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del presente Decreto deberán transmitir a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la información y el contenido del citado documento en los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos, que establezca la citada entidad.
Artículo 1.6.1.4.14. Documento soporte en los juegos de suerte y azar y espectáculos públicos. En los juegos de suerte y azar en los que se expida documento, boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego, juegos localizados y en los espectáculos públicos, constituye soporte de las operaciones, la planilla diaria de control de ventas llevada por el operador, que debe contener los siguientes requisitos:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte, planilla diaria control de ventas.
2. Tener la fecha que debe corresponder al día en que se realizaron las operaciones.
3. Contener los apellidos, nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del sujeto obligado.
4. Incorporar el número y valor de la boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego o espectáculo público.
5. Detallar el nombre e identificación del serial de la máquina utilizada en los juegos localizados tales como: máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos y los operados en casino y similares.
6. Detallar el valor de los impuestos del orden nacional a que haya lugar en la operación del juego.
Parágrafo. El documento soporte de que trata este artículo, deberá ser remitido a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en forma electrónica cumpliendo con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos necesarios para la generación, numeración, validación, transmisión electrónica que se definan por la mencionada entidad.
No obstante, lo previsto en el presente parágrafo, el documento soporte de que trata el presente artículo deberá estar a disposición de la autoridad tributaria en el establecimiento de comercio, hasta tanto se establezca el sistema para su transmisión electrónica.
Cuando en los juegos de suerte y azar y espectáculos públicos, otras entidades estatales exijan un control de reporte sobre dichas operaciones, este reporte será el documento soporte que establece el presente artículo; no obstante, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) coordinará con las entidades respectivas la transmisión del citado documento.
Artículo 1.6.1.4.15. Validación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos. Únicamente se considerará cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta y tendrá reconocimiento para efectos tributarios, cuando a la factura de venta se adjunte el documento electrónico de validación firmado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de acuerdo con la política de firma que establezca la citada entidad, como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta, de conformidad con el procedimiento de validación.
La validación de las facturas electrónicas de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos objeto de validación conforme con la definición contenida en el numeral 12 del artículo 1.6.1.4.1., de este Decreto, no excluye ni limita las amplias facultades de fiscalización y control de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
La factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos objeto de validación conforme con la definición contenida en el numeral 12 del artículo 1.6.1.4.1., de este Decreto, sin la validación, no producen efectos tributarios y, por lo tanto, la factura electrónica de venta no podrá ser expedida ni será considerada como documento soporte de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, pasivos, ni impuestos descontables.
Sin perjuicio de lo previsto en el inciso 3° del presente artículo, cuando no se pueda llevar a cabo la validación previa de la factura electrónica de venta, por razones tecnológicas atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el obligado a facturar está facultado para entregar al adquiriente la factura electrónica de venta sin validación previa.
En el caso de que trata el inciso anterior del presente artículo, la factura electrónica de venta es válida como soporte de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, pasivos, impuestos descontables y se entenderá expedida con la entrega al adquiriente y deberá ser enviada por el emisor a la citada entidad para su validación dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes, contadas a partir de la fecha en que se solucionen los problemas tecnológicos.
Artículo 1.6.1.4.16. Servicios gratuitos para la generación, validación y transmisión a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dispondrá de manera gratuita los servicios informáticos electrónicos correspondientes, para facilitar la generación, transmisión, validación, entrega y recepción de la factura electrónica de venta y las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta.
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), validará las facturas electrónicas de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que hayan sido generadas desde los servicios gratuitos.
Artículo 1.6.1.4.17. Factura electrónica de venta en operaciones de comercio exterior. Los facturadores electrónicos, deberán cuando sea del caso, soportar con factura electrónica de venta, la venta de bienes y/o prestación de servicios desde cualquier zona geográfica del territorio aduanero nacional hacia mercados externos o hacia zonas francas.
La entrega de la factura electrónica de venta al receptor o adquiriente del exterior podrá realizarse, en el formato electrónico de generación o en representación gráfica en los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Artículo 1.6.1.4.18. Facturación electrónica de venta de las operaciones en zonas francas. En las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios al interior de las zonas francas o desde zonas francas hacia el resto del territorio aduanero nacional o hacia el exterior, y desde el territorio aduanero nacional hacia zonas francas, aplican las disposiciones del presente Capítulo.
Artículo 1.6.1.4.19. Condiciones para los litógrafos y/o tipógrafos. Los litógrafos y/o tipógrafos serán habilitados de forma permanente para expedir factura electrónica con la inscripción como tal en el Registro Único Tributario (RUT).
Los litógrafos y/o tipógrafos que realicen la impresión de los requisitos establecidos en los literales a), b), d) y h) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberán cumplir con las siguientes condiciones:
1. Estar inscrito en el Registro Único Tributario (RUT), como litógrafo y/o tipógrafo habilitado para elaborar facturas de venta.
2. Elaborar las facturas de talonario o de papel de los sujetos obligados a facturar conforme con lo indicado en el documento oficial de autorización de numeración expedido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
3. Verificar en el sistema de consulta de facturación de la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el documento oficial de autorización de numeración de facturación que corresponda al sujeto obligado a facturar que solicita sus servicios y registrar la elaboración de la factura de talonario o de papel, indicando:
3.1. Apellidos, nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del litógrafo, tipógrafo o impresor.
3.2. Número de facturas impresas.
4. Conservar a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), copia del documento oficial de autorización de numeración de facturación entregado por el sujeto obligado a facturar.
5. Autorizar la publicación de sus apellidos, nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), en la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
6. Abstenerse de elaborar facturas de venta de talonario o de papel en las cuales no se registre el documento de autorización de numeración.
Las condiciones y requisitos previstos en el presente artículo, deberán mantenerse durante el tiempo en que la persona natural o jurídica preste los servicios de impresión de la factura de talonario o de papel a los sujetos obligados a facturar.
Artículo 1.6.1.4.20. Sistema técnico de control tarjeta fiscal. Implántese el sistema técnico de control tarjeta fiscal, como un instrumento que permite controlar la evasión y tiene como efecto mejorar los niveles de recaudo de los impuestos.
Artículo 1.6.1.4.21. Características y condiciones del Sistema Técnico de Control Tarjeta Fiscal. Es un mecanismo compuesto por dispositivos electrónicos y sistemas informáticos que se integran e interactúan con el propósito de procesar, registrar, almacenar, generar y transmitir información a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) relacionada con las operaciones económicas de los contribuyentes, o responsables de los impuestos administrados por esta entidad, obligados a su adopción.
Parágrafo. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), prescribirá la clase o tipología de la tarjeta fiscal en atención al sector económico o sujetos obligados; así como las especificaciones tecnológicas para el procesamiento, registro, almacenamiento, generación y transmisión de la información que se genere a través de este mecanismo que deben cumplir tanto los sujetos obligados como los proveedores de estas tecnologías.
Artículo 1.6.1.4.22. Sectores obligados a adoptar el sistema técnico de control tarjeta fiscal. De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 684-3 del Estatuto Tributario y en atención a las recomendaciones de la Comisión Mixta de Gestión Tributaria y Aduanera, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), establecerá los sectores y los sujetos obligados al sistema técnico de control tarjeta fiscal, así como los plazos, trámites y condiciones para su adopción.
Para el cumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo, el Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), convocará cada dos (2) años a la Comisión Mixta de Gestión Tributaria y Aduanera, presentando ante la misma los estudios económicos y de riesgos de las actividades económicas que permitan determinar los porcentajes de evasión atribuibles a los mismos.
Parágrafo. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), mediante resolución de carácter general, señalará los contribuyentes o responsables de las actividades económicas correspondientes a los sectores definidos en este artículo, obligados a adoptar el sistema técnico de control tarjeta fiscal y fijará los plazos para su adopción.
Artículo 1.6.1.4.23. Mecanismos alternos de divulgación de los anexos técnicos para la factura electrónica de venta y término de adopción. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), deberá contar con un enlace en su página web donde divulgará el contenido de los anexos técnicos y sus modificaciones, con las reglas de validación, las condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos aplicables a la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta, objeto de validación en los términos definidos por el numeral 12 del artículo 1.6.1.4.1. de este Decreto.
Los facturadores electrónicos y los sujetos obligados a facturar deberán adoptar los anexos técnicos y sus modificaciones de que trata el presente artículo, a más tardar dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de la publicación del anexo técnico.
Sin perjuicio de lo anterior, para el año 2020 el plazo máximo para la adopción del anexo técnico será treinta (30) días calendario contados a partir de la publicación del acto administrativo que lo contenga.
Artículo 1.6.1.4.24. Proveedor tecnológico. La generación, transmisión, entrega y/o expedición de la factura electrónica de venta será realizada directamente por el facturador electrónico; sin perjuicio de contar, si a ello hubiere lugar, para tal efecto con los servicios de proveedores tecnológicos que hayan sido previamente habilitados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Quienes opten por ser habilitados o requieran la renovación de la citada habilitación, como proveedores tecnológicos, deberán agotar previamente el procedimiento de habilitación para facturar electrónicamente, conforme lo indique la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Una vez agotado el procedimiento de habilitación para facturar electrónicamente, el interesado deberá presentar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), una solicitud para obtener la habilitación y/o renovación como proveedor tecnológico y cumplir con los siguientes requisitos:
1. Estar constituido como sociedad en Colombia y/o como sucursal de sociedad extranjera.
2. Estar inscrito en el Registro Único Tributario (RUT).
3. Registrar en el objeto social las actividades de generación, entrega y transmisión en el proceso de expedición de la factura electrónica de venta, sin perjuicio de la inclusión de otras actividades.
4. Poseer y mantener durante el tiempo en que dure la autorización, un patrimonio contable a la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico, por una suma igual o superior a veinte mil (20.000) Unidades de Valor Tributario (UVT), dentro del cual, la propiedad planta y equipo debe como mínimo corresponder a una suma igual o superior a diez mil (10.000) Unidades de Valor Tributario (UVT) y estar localizados en Colombia. Para tal efecto se deberá presentar como prueba los estados financieros, bajo las Normas de contabilidad aplicables en Colombia de acuerdo al grupo contable que le aplique al solicitante, firmado por el representante legal y contador público o revisor fiscal según sea el caso y demás soportes que exija la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
5. Acreditar la certificación sobre los sistemas de gestión de seguridad de la información y la calidad de la información conforme lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
6. Acreditar plan de contingencia que asegure la continuidad de operación relacionada con los servicios de generación y entrega en el proceso de expedición de la factura electrónica de venta.
7. Estar habilitado como facturador electrónico y facturar electrónicamente sus operaciones conforme lo indique la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
8. Acreditar la infraestructura física, tecnológica y de seguridad conforme lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
9. Acreditar las condiciones y niveles de servicio conforme lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
10. Acreditar personal con conocimientos contables, legales y en UBL, XML y demás documentos electrónicos, aplicables a la factura electrónica de venta, conforme lo establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
11. Autorizar la publicación de su razón social, Número de Identificación Tributaria (NIT) y la dirección del correo electrónico en el registro de proveedores tecnológicos, de la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
12. Suministrar la información relacionada con los representantes legales, los miembros de junta directiva, socios, accionistas y controlantes directos e indirectos; en las sociedades anónimas abiertas deberá brindarse información de los accionistas que tengan un porcentaje de participación superior al cuarenta por ciento (40%) del capital accionario. Se deberá suministrar, adicionalmente, información de las hojas de vida del representante legal, los socios y miembros de la junta directiva, así como de los técnicos y profesionales vinculados a la generación y entrega en el proceso de expedición de la factura electrónica de venta.
13. Poner a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) durante la visita de verificación de requisitos, la información requerida para la verificación y acreditación de la existencia real y material de la persona jurídica, así como del patrimonio contable y la propiedad planta y equipo.
Los proveedores tecnológicos previa solicitud y cumplimiento de los requisitos, serán habilitados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), por un período de cinco (5) años. Cuando proceda la renovación de la autorización, la misma se otorgará por igual término.
Contra la resolución que decida el rechazo de la solicitud de habilitación o renovación, procede el recurso de reposición y en subsidio de apelación de conformidad con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA).
Parágrafo 1º. Las condiciones señaladas en el presente artículo deberán cumplirse por el proveedor tecnológico para la fecha de presentación de la solicitud de habilitación y/o renovación según sea el caso. Igualmente deberán mantenerse durante el tiempo en que se encuentre vigente la autorización como proveedor tecnológico, salvo lo indicado en el requisito del numeral 4 de este artículo cuyo valor podrá ser afectado por deterioro o depreciación de los activos.
No obstante lo previsto en el inciso 1° de este parágrafo al momento de la renovación de la habilitación del proveedor tecnológico, los requisitos expresados en Unidades de Valor Tributario (UVT) deberán corresponder al año de la solicitud de renovación de la habilitación. Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones establecidas en el numeral 1 del artículo 616-4 del Estatuto Tributario y de las sanciones previstas en el artículo 684-4 Estatuto Tributario.
Para la renovación de la habilitación de proveedor tecnológico, el requisito señalado en el numeral 4 de este artículo, deberá tener en cuenta la Unidad de Valor Tributario (UVT), a la fecha de presentación de la solicitud de la referida renovación.
Parágrafo 2º. Los proveedores tecnológicos no podrán ceder la habilitación de proveedor tecnológico y/o renovación otorgada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Parágrafo 3º. Los proveedores tecnológicos que ofrezcan servicios de facturación electrónica deberán como mínimo prestar a los obligados a facturar y/o al adquiriente, los servicios de facturación electrónica contratados, cumpliendo en la facturación las disposiciones de este capítulo y las condiciones de operatividad tecnológica que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
En todo caso, el obligado a facturar electrónicamente y el adquiriente son los responsables ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), por las obligaciones sustanciales y formales en materia tributaria que como tales les corresponden. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación del artículo 684-4 del Estatuto Tributario cuando se tipifiquen las conductas sancionables establecidas como infracciones en el numeral 2 del artículo 616-4 del Estatuto Tributario, aplicables al proveedor tecnológico.
Parágrafo 4º. Los requisitos previstos en el presente artículo aplicarán para todos los proveedores tecnológicos a partir del treinta (30) de octubre de 2020.
Quienes con anterioridad al treinta (30) de octubre de 2020 hayan sido autorizados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) como proveedores tecnológicos, deberán cumplir los requisitos establecidos en el presente artículo para la habilitación a más tardar el treinta (30) de octubre de 2020.
Artículo 1.6.1.4.25. Registro de la factura electrónica de venta. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), mediante resolución de carácter general, señalará las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que garanticen la implementación del registro de la factura electrónica de venta como título valor que circule en el territorio nacional y permitirá su consulta y trazabilidad.
Artículo 1.6.1.4.26. Documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS. Conforme con lo previsto en el parágrafo 4° del artículo 616-1 del Estatuto Tributario los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema
POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente.
No obstante lo previsto en el inciso 1° del presente artículo, los adquirientes podrán solicitar al obligado a facturar, la factura electrónica de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.
Sin perjuicio de lo indicado en el inciso anterior, el documento equivalente generado por máquinas registradoras con sistema POS, será válido como soporte de impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas y de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, hasta el 1° de noviembre de 2020.
Artículo 1.6.1.4.27. Porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica. Para efectos de lo indicado en el parágrafo transitorio 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario respecto del porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica, para la procedencia de impuestos descontables, de costos o gastos deducibles, se tendrán en cuenta:
1. Los documentos equivalentes vigentes, salvo el generado por máquinas registradoras con sistema POS, de conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.26. de este Decreto;
2. Los documentos que constituyen soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, de que trata el artículo 1.6.1.4.12. de este Decreto;
3. Las facturas de venta de talonario o de papel, en los casos en que se deba utilizar este sistema;
4. Las importaciones y demás soportes regulados en las disposiciones vigentes, respecto de la adquisición de bienes y servicios que se realicen fuera del territorio aduanero nacional y de zona franca;
5. Los demás documentos soportes de costos, deducciones e impuestos descontables en la adquisición de bienes y servicios, de los cuales no se exija la factura de venta y/o el documento equivalente.
El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios, las operaciones de nómina, las exportaciones, importaciones, los pagos a favor de no responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
Así mismo, el sistema de facturación electrónica de que trata el inciso anterior del presente artículo podrá aplicarse al registro fiscal de compras y ventas, la contabilidad, y en general los soportes de costos, gastos y deducciones y otro tipo de soportes electrónicos que faciliten el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
Para efectos de lo previsto en el presente artículo la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), deberá establecer la información y el contenido de los respectivos documentos, así como los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos que deben cumplir los sujetos obligados a facturar para su elaboración y transmisión a la citada entidad.
Parágrafo. Para efectos de la procedencia de los impuestos descontables, costos y gastos deducibles de que trata el parágrafo transitorio 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, el porcentaje del treinta por ciento (30%) fijado para el año 2020, se aplicará a partir de la fecha en que expire el último plazo previsto para los sujetos obligados conforme con el calendario de implementación proferido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de conformidad con la facultad otorgada por el parágrafo transitorio 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
Artículo 1.6.1.4.28. Implementación de la factura electrónica de venta para los sujetos que opten o sean inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE. Los sujetos que opten por el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE, de que trata el Libro Octavo del Estatuto Tributario, tendrán un plazo de dos (2) meses contados a partir de la inscripción que se realice del citado régimen en el Registro Único Tributario (RUT), para adoptar el sistema de facturación electrónica; no obstante lo anterior, deberán expedir factura de venta o documento equivalente por las operaciones de venta de bienes o prestación de servicios, utilizando para ello los sistemas de facturación vigentes, hasta la fecha máxima para iniciar la expedición de la factura electrónica de venta.
Parágrafo. Los sujetos que a la fecha de entrada en vigencia de la Ley 2010 del 27 de diciembre de 2019, se encuentren inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), como contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, tendrán plazo para adoptar el sistema de facturación electrónica de venta hasta el primero (1°) de mayo de 2020.
Artículo 2º. Factura de venta de talonario o de papel y los documentos equivalentes. La factura de venta de talonario o de papel y los documentos equivalentes a la factura de venta de talonario o de papel de que trata el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria que se sustituye con el presente Decreto, mantienen su vigencia hasta la fecha máxima determinada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para iniciar la expedición de la factura electrónica de venta con validación previa, de conformidad con el orden establecido en los calendarios de implementación de que trata el parágrafo transitorio 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, para cada uno de los sujetos obligados a implementar la factura electrónica de venta.
Artículo 3º. Vigencia y Derogatorias. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y sustituye el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria.
Publíquese y cúmplase.
Dado en Bogotá D. C., a 5 de marzo de 2020.
IVÁN DUQUE MÁRQUEZ
El Ministro de Hacienda y Crédito Público,
Alberto Carrasquilla Barrera.
Publicado en D.O. 51.247 del 05 de Marzo de 2020.