Implementa la notificación electrónica en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.
RESOLUCIÓN Nº 000038
30-04-2020
DIAN
por la cual se implementa la notificación electrónica en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en cumplimiento de lo establecido en los artículos 563, 564, 565 y 566-1 del Estatuto Tributario.
El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en uso de sus facultades legales y, en especial de las consagradas en los artículos 563, 564, 565 y 566-1 del Estatuto Tributario y los numerales 1, 5, 12 y 22 del artículo 6° del Decreto 4048 de 2008.
CONSIDERANDO:
Que corresponde al Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dirigir y administrar el ejercicio de las competencias y funciones asignadas a la Entidad;
Que el artículo 9 del Decreto Ley 2106 de 2019 establece que las autoridades deberán integrarse y hacer uso del modelo de Servicios Ciudadanos Digitales;
Que el inciso cuarto del artículo 563 del Estatuto Tributario, dispone que la notificación por medios electrónicos es el mecanismo preferente de notificación de los actos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN);
Que el artículo 564 del Estatuto Tributario señala que las decisiones o actos administrativos proferidos dentro de un proceso de determinación y discusión del tributo, pueden ser notificados de manera física o electrónica a la dirección procesal que el contribuyente responsable, agente retenedor o declarante señalen expresamente. Una vez implementada la notificación a la dirección procesal electrónica, esta se aplicará de manera preferente;
Que el parágrafo 1° del artículo 565 del Estatuto Tributario señala que: “La notificación por correo de las actuaciones de la administración, en materia tributaria, aduanera o cambiaria se practicará mediante entrega de una copia del acto correspondiente en la última dirección informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante en el Registro Único Tributario (RUT). En estos eventos también procederá la notificación electrónica”;
Que el parágrafo 2° del artículo 15 del Decreto Ley 2245 de 2011, por el cual se establece el Régimen Sancionatorio y el Procedimiento Administrativo Cambiario en la UAE-DIAN, señala que, la notificación por medios electrónicos se aplicará en los términos y condiciones que establezca el Gobierno nacional, en reglamentación del artículo 46 de la Ley 1111 de 2006 y demás normas que la modifiquen o sustituyan;
Que el parágrafo 4° del artículo 565 del Estatuto Tributario, establece que: “Todos los actos administrativos de que trata el presente artículo, incluidos los que se profieran en el proceso de cobro coactivo, se podrán notificar de manera electrónica, siempre y cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante haya informado un correo electrónico en el Registro Único Tributario (RUT), con lo que se entiende haber manifestado en forma expresa su voluntad de ser notificado electrónicamente…”;
Que el artículo 566-1 del Estatuto Tributario define la notificación electrónica como la forma de notificación a través de la cual la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) pone en conocimiento de los administrados los actos administrativos de que trata el artículo 565 del Estatuto Tributario, incluidos los que se profieran en el proceso de cobro coactivo, una vez el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante informe la dirección electrónica a través del Registro Único Tributario (RUT);
Que, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en los artículos antes mencionados, y proceder a aplicar la notificación electrónica por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se requiere implementar la operatividad del mecanismo, así como su aplicación escalonada, atendiendo la naturaleza del acto administrativo y los desarrollos tecnológicos de la entidad;
Que de conformidad con lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8° de la Ley 1437 de 2011, el proyecto de acto administrativo que busca implementar la notificación electrónica, fue publicado en el sitio web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), con el objeto de recibir opiniones, sugerencias y/o propuestas, las cuales fueron revisadas y evaluadas de acuerdo con su procedencia, previamente a la expedición del presente acto administrativo;
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1°. Notificación electrónica.
De conformidad con lo previsto en los artículos 563, 564, 565 y 566-1 del Estatuto Tributario, es la forma de notificación que se surte de manera electrónica, por medio del cual la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en adelante UAE-DIAN, de manera preferente pone en conocimiento de los administrados el contenido de un acto administrativo particular y concreto, con el fin de garantizar el conocimiento del mismo de manera clara y cierta, y de esta forma, permitir el derecho de defensa y contradicción a los administrados.
Esta forma de notificación se surte cuando la UAE-DIAN pone en conocimiento de los Administrados, a través del correo electrónico reportado en el Registro Único Tributario (RUT), en adelante RUT, los actos administrativos en materia tributaria, aduanera o cambiaria, en los términos establecidos en los artículos 565 y 566-1 del Estatuto Tributario.
Las decisiones o actos administrativos proferidos dentro de un proceso de determinación y discusión del tributo, imposición de sanciones o de cobro en los que el Administrado informe expresamente una Dirección Procesal Electrónica, se notificarán a esta dirección electrónica.
En consecuencia, una vez se implemente la notificación por medios electrónicos, este será el mecanismo preferente de notificación de las actuaciones de la UAE-DIAN, en materia tributaria, aduanera o cambiaria atendiendo los términos y condiciones que se señalan en el presente acto administrativo.
Artículo 2°. Definiciones. Para efectos de lo establecido en esta resolución, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
a) Administrado: El contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, entidad recaudadora, usuario aduanero o de comercio exterior y en general los sujetos de obligaciones administradas por la UAE-DIAN;
b) Correo electrónico: Es un servicio de red que permite el intercambio (envío y entrega) de mensajes a través de sistemas de comunicación electrónicos, que tiene las siguientes características:
i) Destinatario: Es la dirección de correo electrónico correspondiente al Administrado, a quien se le enviará el respectivo mensaje. Un correo electrónico puede tener más de un destinatario.
ii) Asunto: Es el tema objeto del correo electrónico.
iii) Mensaje: Es el cuerpo del correo electrónico o la parte del correo electrónico donde se escribe el mensaje que se desea enviar.
iv) Adjuntos: El acto administrativo será un archivo adjunto al correo electrónico. La UAE-DIAN podrá anexar al correo electrónico archivos adicionales y/o complementarios al mensaje, por considerarlos importantes para el destinatario;
c) Dirección de correo electrónico: Es la dirección electrónica de uso exclusivo y personal que reporta el administrado en el RUT, para recibir los mensajes y correos electrónicos que le remita la UAE-DIAN. La dirección de correo electrónico está compuesta por dos (2) partes: (i) un nombre de usuario y (ii) un nombre de dominio, que se presentan así: [email protected]ón;
d) Dirección Procesal Electrónica. Es la dirección de correo electrónico que el Administrado o su apoderado señale expresamente dentro de un proceso de determinación y discusión del tributo, imposición de sanciones o de cobro. La notificación a la dirección procesal electrónica se aplicará de manera preferente sobre la dirección de correo electrónico informada en el RUT;
e) Fecha de Envío del Correo Electrónico. Para efectos de la notificación de que trata el artículo 566-1 del Estatuto Tributario, la fecha de envío del correo electrónico es el momento en el cual el correo electrónico ha salido del buzón de correo remitente;
f) Fecha de Entrega del Correo Electrónico. Para efectos de la notificación de que trata el artículo 566-1 del Estatuto Tributario, la entrega del correo electrónico es el momento en el cual el correo electrónico se ha transmitido al buzón de correo del destinatario.
Parágrafo. Cuando en la presente resolución se haga referencia al Administrado, lo que allí se estipula, aplicará también a quienes actúen en su nombre, salvo que explícitamente se señale algo diferente.
Artículo 3°. Actos Susceptibles de Notificación Electrónica. De conformidad con los parágrafos 1° y 4º del artículo 565 del Estatuto Tributario, la UAE-DIAN podrá notificar de manera electrónica todos los actos administrativos de que trata el artículo 565 del Estatuto Tributario, incluidos los que se profieran en el proceso de cobro coactivo.
La UAE-DIAN también podrá notificar de manera electrónica los actos administrativos en materia aduanera que sean remitidos en su procedimiento al artículo 566-1 del Estatuto
Tributario, y aquellos actos administrativos en materia cambiaria de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, de conformidad con el parágrafo 2° del artículo 15 del Decreto Ley 2245 de 2011.
CAPÍTULO II
Términos y condiciones de la notificación electrónica
Artículo 4°. Práctica de la notificación electrónica. La UAE-DIAN, practicará la notificación electrónica remitiendo una copia del acto administrativo a la dirección de correo electrónico que el Administrado haya informado en el RUT o a la Dirección Procesal Electrónica reportada, en caso de existir.
De conformidad con el inciso tercero del artículo 566-1 del Estatuto Tributario, la notificación electrónica se entenderá surtida, para todos los efectos legales, en la fecha del envío del acto administrativo en el correo electrónico autorizado. No obstante, los términos legales con que cuenta el Administrado para responder o impugnar en sede administrativa, comenzarán a correr transcurridos cinco (5) días a partir de la entrega del correo electrónico.
Parágrafo. Con fundamento en la constancia que emita la herramienta tecnológica, la Coordinación de Notificaciones o quien haga sus veces a Nivel Nacional deberá expedir una certificación de notificación en la que se determine de manera inequívoca la Fecha de Envío del Correo Electrónico y la Fecha de Entrega del Correo Electrónico, o la imposibilidad de entrega del correo electrónico al Administrado. En este último caso, se dará aplicación al Parágrafo Segundo del artículo 6º de la presente resolución.
Artículo 5°. Elementos del mensaje con el cual se envía el acto administrativo para la notificación electrónica. Para notificar electrónicamente al Administrado un acto administrativo a través de una dirección de correo electrónico registrada en el RUT o a la Dirección Procesal Electrónica, el mensaje deberá contener los siguientes elementos:
a) Código de verificación, que permita al administrado verificar la autenticidad del mensaje enviado;
b) Nombre completo del Administrado, NIT, la fecha de expedición del mensaje y la indicación de los medios electrónicos complementarios para visualizar el acto administrativo y su contenido, en caso de existir;
c) El acto administrativo adjunto, en su totalidad;
d) La advertencia que mediante el respectivo correo se está notificando el acto administrativo adjunto, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.
Artículo 6°. Prelación de la notificación. De conformidad con lo establecido en los artículos 564, 565 y 566-1 del Estatuto Tributario, la notificación electrónica se preferirá sobre las demás formas de notificación establecidas en el Estatuto Tributario.
Para el efecto, se observarán las siguientes reglas:
a) Si durante el proceso de determinación y discusión del tributo, proceso sancionatorio, o de cobro el Administrado o su apoderado señala expresamente una Dirección Procesal Electrónica, la Administración deberá notificar el Acto Administrativo a dicha dirección electrónica;
b) En caso de ausencia de una Dirección Procesal Electrónica, la notificación deberá surtirse a la Dirección Procesal Física informada por el Administrado o su apoderado;
c) Cuando en el proceso de discusión y determinación del tributo, proceso sancionatorio, o de cobro el Administrado actúe a través de apoderado, y este último no haya informado una dirección procesal electrónica ni una dirección procesal física, la notificación deberá surtirse a la dirección de correo electrónico que dicho apoderado tenga registrada en el RUT de conformidad con el parágrafo 2º del artículo 565 del Estatuto Tributario.
En el evento que el apoderado no tenga una dirección de correo electrónico registrada en su RUT, la notificación deberá surtirse a la dirección de correo físico que este último tenga registrada en su RUT;
d) Cuando el Administrado no actúe a través de apoderado, y además no informe dirección procesal electrónica o dirección procesal física, la notificación deberá surtirse a la dirección de correo electrónico que el Administrado tenga registrada en su RUT.
En el evento que el Administrado no tenga una dirección de correo electrónico registrada en su RUT, la notificación deberá surtirse a la dirección de correo físico que este último tenga registrada en el RUT.
Parágrafo 1°. De conformidad con el parágrafo 4º del artículo 565 del Estatuto Tributario, cuando el Administrado no actúe a través de apoderado, pero considere que deba comunicársele el contenido del acto administrativo a este último, una vez la UAE-DIAN habilite una casilla adicional para que el Administrado pueda incluir la dirección de correo electrónico de su apoderado o sus apoderados, se enviara´ una copia del acto a dicha dirección de correo electrónico. En este caso, la copia del acto enviado al apoderado o apoderados es informativa y no suple la notificación de los actos administrativos. Su no implementación no deriva en la nulidad, invalidez o ineficacia de la notificación al Administrado.
Cuando el Administrado actúe a través de apoderado, se dará aplicación a los literales a), b) o c) de este artículo, según corresponda.
Parágrafo 2°. En la medida en que las formas de notificación señaladas en los literales del presente artículo son excluyentes, cuando no sea posible la notificación del acto administrativo, bien sea por imposibilidad técnica atribuible a la Administración Tributaria o por causas atribuibles al Administrado, esta se surtirá de conformidad con lo establecido en los artículos 565 y 568 del Estatuto Tributario.
En este caso, la notificación se entenderá surtida para efectos de los términos de la UAE -DIAN, en la fecha del primer envío del acto administrativo al correo electrónico indicado en este artículo, y para el Administrado el término legal para responder o impugnar, empezara´ a contarse a partir de la fecha en que el acto sea efectivamente notificado.
Artículo 7°. Medios electrónicos complementarios de publicidad de los actos administrativos. Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 4° de esta resolución, en relación con la fecha en que se entiende surtida la notificación, la UAE-DIAN y en ejercicio del principio de publicidad de la función administrativa podrá habilitar los siguientes medios complementarios de publicidad para que el administrado consulte los actos administrativos enviados a la dirección de correo electrónico del administrado:
a) Bandeja de Comunicados. Es un sitio dentro del Portal Transaccional de uso exclusivo del administrado, donde se deposita el correo electrónico que contiene el acto administrativo a notificar y demás comunicaciones que expida la DIAN.
El objeto de la bandeja de comunicados es garantizar la visualización de los escritos oficiales y actos administrativos producidos por la UAE-DIAN; por tanto, es obligación del administrado revisarla periódicamente, ya que está bajo su manejo y administración;
b) Registro de Notificaciones Electrónicas. Es un registro en forma de lista que se encuentra en la página web de la UAE-DIAN, el cual relaciona los actos administrativos a notificar, está organizado por número de identificación del administrado, número del acto administrativo, fecha y la indicación si proceden recursos;
c) Verificación de Correos DIAN. Es la instancia electrónica habilitada por la UAE-DIAN, para que el administrado pueda verificar la autenticidad de las comunicaciones que le son enviadas a la dirección de correo electrónico que ha registrado en el RUT o a la dirección procesal electrónica;
d) Mensajes de Texto. La UAE-DIAN podrá enviar alertas o avisos mediante mensajes de texto, al número de teléfono móvil informado en el RUT por el administrado, con el fin de alertarle sobre la existencia de la notificación electrónica de un acto administrativo.
Parágrafo. En ningún caso se entenderá que los medios complementarios incluidos en el presente artículo suplen la notificación de los actos administrativos o que su no implementación derive en la nulidad, invalidez o ineficacia de la notificación.
Artículo 8°. Indisponibilidad de los servicios informáticos electrónicos. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, previa expedición de comunicado de la Subdirección de Tecnología de Información y Telecomunicaciones de la Dirección de Gestión Organizacional o quien haga sus veces informando tal situación, se recurrirá a las otras formas de notificación contempladas en los artículos 565 y 568 del Estatuto Tributario.
Artículo 9°. Obligaciones del administrado. En los términos de los artículos 563, 564, 565 y 566-1 del Estatuto Tributario, cuando el administrado haya informado su correo electrónico en el Registro Único Tributario (RUT) o una Dirección Procesal Electrónica, se entenderá que ha manifestado de forma expresa su voluntad de ser notificado electrónicamente, por lo cual adquiere las obligaciones y responsabilidades inherentes al mecanismo de notificación electrónica y al uso de los demás servicios de información electrónica que ofrece la UAE-DIAN, los cuales se enumeran a continuación:
a) Suministrar en el RUT, información real sobre sus datos de identificación, ubicación y clasificación. Por lo tanto, el administrado deberá:
i) Suministrar sus datos reales de dirección electrónica y número de teléfono celular, para facilitar la comunicación con la UAE-DIAN.
ii) Verificar que su dirección de correo electrónico registrada en el RUT esté vigente y correcta.
iii) Responder por la seguridad y adecuada administración de la dirección de correo electrónico suministrada en el RUT, así como de los permisos que dé a terceros para que accedan a ella.
iv) Realizar la correspondiente actualización de sus datos registrados en el RUT, cada vez que presente un cambio en los mismos;
b) Informar, dentro del término establecido en el inciso 4 del artículo 566-1 del Estatuto Tributario a la UAE-DIAN cuando el Administrado no pueda acceder al contenido del acto administrativo por razones tecnológicas;
c) Hacer uso adecuado de los códigos de verificación que la UAE-DIAN le proporcione para validar la autenticidad, integridad y no repudio del contenido de los correos y documentos electrónicos que esta emite. Si el administrado los da a conocer a terceros, será responsable por el acceso indebido y el uso que le den a la información en ellos contenida;
d) Consultar periódicamente la dirección de correo electrónico que ha registrado en el RUT o la Dirección Procesal Electrónica informada y la Bandeja de “Comunicados” que tiene asignada en el PORTAL TRANSACCIONAL, que son de interés y uso exclusivo del Administrado, y le permiten estar informado de su actividad, responsabilidades, además de conocer las comunicaciones y actos notificados electrónicamente por la UAE-DIAN;
e) Acceder al PORTAL TRANSACCIONAL a través de un sitio seguro.
Artículo 10. Implementación gradual. La implementación de la notificación electrónica iniciará a partir de la entrada en vigencia de la presente resolución. La Coordinación de Notificaciones de la Subdirección de Recursos Físicos de la Dirección de Gestión de Recursos y Administración Económica o quien haga sus veces, informará a la ciudadanía en general a través de la página web de la entidad, la fecha en que entrará en vigencia la notificación electrónica para cada tipo de proceso y/o procedimiento administrativo adelantado por la entidad, de conformidad con la habilitación escalonada que se haga en los servicios electrónicos.
Artículo 11. Transición. Los actos administrativos que a la fecha de implementación de la notificación electrónica hayan sido remitidos a un servicio de mensajería especializada para su entrega, o se haya remitido citación para notificación personal, se notificarán de conformidad con las normas vigentes al momento de la expedición del acto sujeto a notificación, de acuerdo con la implementación gradual que determine la UAE-DIAN.
Los actos administrativos que a la fecha de implementación de la notificación electrónica no se hayan remitido aún a un servicio de mensajería especializada para su entrega, o no se haya remitido citación para notificación personal, se regirán por las disposiciones de esta resolución, de acuerdo a la implementación gradual que determine la UAE-DIAN.
Los actos administrativos que se expidan a partir de la fecha de implementación de la notificación electrónica, se deberán notificar de manera preferente a la dirección de correo electrónico registrada en el RUT o a la Dirección Procesal Electrónica informada en el proceso de determinación o discusión del tributo, proceso sancionatorio, o de cobro de acuerdo a la implementación gradual que determine la UAE-DIAN.
Artículo 12. Publicar la presente resolución de conformidad con el artículo 65 del Código Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Artículo 13. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 30 de abril de 2020.
El Director General,
José Andrés Romero Tarazona.
Publicada en D.O. 51.302 del 02 de Mayo de 2020.