Responsabilidad del contador y soportes contables
Concepto Nº 1166
15-02-2021
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.,
Asunto: Consulta 1-2020-030161
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REFERENCIA: |
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Fecha de Radicado |
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28 de diciembre de 2020 |
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Entidad de Origen |
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Consejo Técnico de la Contaduría Pública |
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Nº de Radicación CTCP |
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2020-1166 CONSULTA |
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Código referencia |
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O-6-962 |
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Tema |
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Responsabilidad del contador y soportes contables |
CONSULTA (TEXTUAL)
“La empresa no presento (sic) la información Exógena por el año 2019, que se debió presentar en junio 02 del 2020 La Dian nos ofició para que voluntariamente presentemos y paguemos la sanción. Acción que estamos en proceso de realizar El contador que estaba vinculado a la empresa hasta julio 2020, no presentó la información, siendo de su responsabilidad y funciones descritas en el contrato.
Que acciones puede realizar la empresa con la contadora, por estas responsabilidades no realizadas en su momento.
Otra consulta
En el auxiliar de una cuenta por cobrar, relaciona unos documentos pero solo con fecha, consecutivo y valor; en el detalle no aparece nada (no hay escrito nada). Como también en muchos registro (sic) no aparece el documento soporte (físico).
Consultas?
1. ¿Qué puede suceder en una revisión de la Dian o la superintendencia encargada?
2. ¿Qué acciones o requerimiento le puedo solicitar al contador anterior, para subsanar lo anterior?
3. Ó ¿qué debo hacer?”
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RESUMEN “la responsabilidad de presentar la información tributaria ante el ente regulador en este caso la DIAN, recae en la administración sin perjuicio de las obligaciones que debe asumir el contador público en su ejercicio conforme al contrato suscrito, y el cual “no expondrá al usuario de sus servicios a riesgos injustificados”; adicionalmente la contabilidad con sus soportes constituyen el medio de prueba en caso de una fiscalización o requerimiento de cualquier ente regulador, por lo que deberán llevarse en debida forma” |
CONSIDERACIONES Y RESPUESTA
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a una consulta en los siguientes términos:
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular. Además de lo anterior, el alcance de los conceptos emitidos por este Consejo se circunscribe exclusivamente a aspectos relacionados con la aplicación de las normas de contabilidad, información financiera y aseguramiento de la información.
De acuerdo a su consulta, es de estimar que todas las responsabilidades, funciones y obligaciones fueron establecidas para el Contador Público bajo un contrato formalizado entre las partes; por tanto, es responsabilidad y deber de este profesional sujetarse a dichos acuerdos y de manera concordante está obligado a actuar con sujeción a las normas de ética profesional (numeral 1 artículo 8 y artículo 37 de la Ley 43 de 1990 y normas complementarias - Anexo 4 DUR 2420 de 2015)
Así mismo la responsabilidad de presentar la información tributaria ante el ente regulador en este caso la DIAN, recae en la administración sin perjuicio de las obligaciones que debe asumir el contador público en su ejercicio, que como se expuso deben estar contenidas en el contrato suscrito y con base en este “no expondrá al usuario de sus servicios a riesgos injustificados”[1], por tanto, el CTCP no tiene competencia para pronunciarse sobre lo adecuado o inadecuado de los acuerdos realizados entre el contador público y la entidad, cuando se concluya que tiene responsabilidad frente a las declaraciones tributarias no presentadas; la validez de estos contratos será la indicada en las normas legales y reglamentarias que los regulan.
Respecto de la inexistencia de los soportes contables en los documentos incluidos en el auxiliar de la cuenta por cobrar, el CTCP se ha manifestado respecto de los soportes como medio de prueba:
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Concepto |
Resumen |
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CTCP 2020-0523 Julio 7 de 2020 |
“3) ¿Cuáles son los documentos que componen la contabilidad que sirven como medio de prueba en los términos del artículo 774 del Estatuto Tributario?
Para que la contabilidad constituya prueba para el contribuyente, es necesario considerar, entre otras cosas, lo siguiente:
·Los libros de contabilidad deben estar llevados en debida forma (art. 772 del E.T.), es decir que cumple las especificaciones legales (sentencia C-062 de 2008[2]);
·Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras (art. 773 del E.T.);
·Debe reflejar la situación económica y financiera de la empresa (art. 773 del E.T.);}
·La contabilidad debe encontrarse respaldada por comprobantes internos y externos, que sirven de respaldo a los registros contables (art. 774 del E.T. y 51 del Código de Comercio);
·La contabilidad debe llevarse en idioma castellano, por partida doble, de manera que suministre una historia clara, completa, y fidedigna de los negocios del comerciante (art 50 del Código de Comercio); la fidedignidad significa que es digno de fe y crédito[3].
·Los registros contables se hacen de manera cronológica, referenciando los comprobantes de contabilidad que las respalden (art 53 del Código de Comercio);
·Los comprobantes de contabilidad es el documento que se elabora previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. Cada comprobante deberá tener los documentos que lo justifiquen (art 53 del Código de Comercio)”; |
Debe tenerse en cuenta que el artículo 49 del Código de Comercio establece que los libros auxiliares tienen por objeto facilitar el completo entendimiento de los libros de comercio, dentro de los cuales están los libros de contabilidad y por tanto deben llevarse conforme a la técnica contable, la cual indica que en los auxiliares se debe detallar la razón de ser de cada asiento registrado.
Finalmente de creer que ha habido incumplimiento por parte del contador, puede presentar queja formal, debidamente documentada, ante el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores, que es el organismo encargado de ejercer inspección y vigilancia para garantizar que la contaduría pública se ejerza de conformidad con las normas legales, sancionando en los términos de la Ley a quienes violen tales disposiciones.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015: “Alcance de los conceptos”. Salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Cordialmente,
CARLOS AUGUSTO MOLANO RODRÍGUEZ
Consejero – CTCP
[1] Ver artículo 45 de la Ley 43 de 1990.
[2] Tomado de https://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2008/C-062-08.htm, “a) Para que los libros de contabilidad sean eficaces como prueba en litigio, se requiere que sean llevados en debida forma. En otras palabras, la contabilidad que puede hacerse valer como medio probatorio es la que cumple con las especificaciones de la ley. Una contabilidad que no satisfaga las exigencias legales o no lleve los libros indicados por la ley no puede considerarse fidedigna y, por tanto, no puede constituir prueba de lo que en ella se consigna. A juicio del citado tratadista, la contabilidad llevada en forma irregular no constituye ni siquiera principio de prueba que permita complementarse con documentos anexos”.
[3] Tomado de https://dle.rae.es/fidedigno