Concepto 425

Concepto Nº 0425

22-09-2021

Consejo Técnico de la Contaduría Pública

 

 

Bogotá, D.C.,

 

 

REFERENCIA:
No. del Radicado			1-2021-021143
Fecha de Radicado			13 de julio de 2021
Nº de Radicación CTCP			2021-0425
Tema			Uso de aplicaciones informáticas para llevar contabilidad

 

 

CONSULTA (TEXTUAL)

 

“Estimado Consejo Técnico de la contaduría pública, agradezco de su colaborando emitiendo concepto técnico respecto a:

 

1. En la normatividad colombiana vigente se obliga a llevar la contabilidad por medio de un software.

2. Una contabilidad es válida si se presenta en una herramienta como Excel y Access”

 

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

 

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

 

Mediante concepto 2020-0503 este consejo indico lo siguiente:

 

“Respecto de la contabilidad y de los libros del comerciante que debe llevar, el Código de Comercio regula en el Artículo 50:

 

·La contabilidad debe llevarse en idioma castellano;

·La contabilidad debe llevarse por el sistema de partida doble;

·La contabilidad debe llevarse en libros de contabilidad;

·La contabilidad debe suministrar la historia clara, completa y fidedigna del comerciante, de acuerdo a los marcos de información financiera aplicables; En el artículo 66:

·El examen de los libros se practicará en las oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de este o de la persona que lo represente cuando haya lugar a ello.”

 

Respecto de su pregunta, desde el punto de vista contable, el CTCP desconoce la existencia de una disposición normativa en la cual se obligue de manera expresa a llevar la contabilidad por medio de un software, sin embargo, es necesario que la aplicación informática (Excel, Acess, etc) o software que sea elegido por la entidad para el procesamiento de la información contable, garantice que la información al registrarse en los libros contables, cumpla con las características cualitativas fundamentales y de mejora (ver capítulo 2 del Marco Conceptual para la Información Financiera – Anexo 1 DUR 2420 de 2015), para que esta sea:

 

ü Relevante,

ü Material,

ü Sea una representación fiel,

ü Comparable,

ü Verificable,

ü Oportuna y

ü Comprensible.

 

Además deberá cumplir con los marcos técnicos normativos vigentes que le correspondan a la entidad, bien sea las NIIF Plenas, NIIF para las Pymes o el modelo de contabilidad simplificada; igualmente deberá contar con el detalle válido y suficiente que permita a la entidad el cumplimiento de las disposiciones normativas establecidas en el DUR 2420 de 2015 anexo 6 en relación con los soportes contables y la forma como estos son llevados y con lo establecido en el código de comercio que en artículo 48 establece:

 

“Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.” Negrita CTCP.

 

De acuerdo con lo anterior es necesario observar lo siguiente en relación con los soportes que conforman la contabilidad[1]:

 

 

 

En conclusión, el uso de una aplicación informática para llevar la contabilidad de una entidad como Excel y Access serán válidas siempre y cuando cumpla con toda las normas establecidas en el Código de Comercio, el marco técnico que le sea aplicable a la entidad conforme , el DUR 2420 de 2015 y sus decretos modificatorios. De manera adicional, se sugiere que se establezcan procedimientos de control interno para que se garantice la no alteración de las transacciones registradas en un período determinado sobre el cual se requiera informar; así mismo se establezcan backups o copias que eviten la pérdida de información. Complementa la validez probatoria de la contabilidad mediante registros electrónicos la Ley 527 de 1999 por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

 

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

 

Cordialmente,

 

 

CARLOS AUGUSTO MOLANO RODRÍGUEZ

Consejero CTCP