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OFICIO Nº 1119 [907288]
22-07-2021
DIAN
Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina
100208221-1119
Bogotá, D.C.
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Tema
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Factura de venta
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Descriptores
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Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente
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Fuentes formales
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Artículos 771-2 del Estatuto Tributario
Artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016
Artículo 55 Resolución DIAN No. 400002 de 2020
Resolución DIAN No. 000012 de 2021.
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Cordial saludo,
De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.
Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria formula diferentes interrogantes sobre el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, esto en los siguientes términos:
1. ¿Cuál es el mecanismo para corregir los errores que se puedan presentar en la generación del documento soporte y/o para informar los ajustes que se presenten posteriormente a la transmisión y validación del documento soporte?
En relación al documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la normatividad vigente no refiere una nota de ajuste o documento que permita su modificación. No obstante, cuando la realidad económica lo requiera y, hasta tanto no exista regulación sobre este asunto, deberá el contribuyente probar la rescisión, anulación o resolución de la operación con los documentos a los haya lugar, a efectos de sustentar la variación de los costos, deducciones o impuestos descontables respectivos.
Adicionalmente, se precisa que las pruebas que sustenten dichas modificaciones deberán conservarse por el término dispuesto en el artículo 632 del Estatuto Tributario, en concordancia con el artículo 46 de la Ley 962 de 2005 y, exhibirse cuando la DIAN así lo requiera en uso de sus facultades de fiscalización.
2. ¿En qué momento de la operación el contribuyente debe transmitir el documento soporte?
Sobre el asunto de la referencia, este importante aclarar que el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, establecido en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 y en el artículo 55 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, se genera en la fecha de la operación celebrada con el sujeto no obligado a expedir factura de venta o documento equivalente, y tiene como finalidad servir de documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
En ese sentido, el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016 establece los requisitos y condiciones del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, en los siguientes términos:
“ARTÍCULO 1.6.1.4.12. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. De conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación de documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas -IVA, cuando a ello hubiere lugar.
Cuando el adquiriente sea facturador electrónico el documento de que trata el presente artículo deberá generarse en forma electrónica atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, cumpliendo además de los requisitos señalados en los numerales 1 a 7 del presente artículo los siguientes:
Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.
Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
(…)”. (Subrayado por fuera de texto).
En este punto vale la pena aclarar que, la obligación de generar electrónicamente dicho documento únicamente opera cuando el adquiriente sea facturador electrónico y dicha generación entrará en vigencia de acuerdo a las disposiciones contenidas en las Resoluciones Nos. 000012 de 2021 por medio de la cual se adoptó el Anexo Técnico del Documento Soporte Versión 1.0. y la 000037 de 2021 que, entre otros, modificó el plazo de implementación de dicho anexo, ambas expedidas por esta Entidad. Situación diferente ocurre tratándose de adquirientes no obligados a facturar, para quienes dicho documento soporte debe generarse en forma física y conservarse de conformidad con lo dispuesto en los artículos 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 55 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 (modificado por la Resolución DIAN No. 000012 de 2021).
Sobre el momento en que debe realizarse la trasmisión del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura, es importante tener en cuenta que al revisarse el proceso de “Generación de los documentos electrónicos” que trae el Anexo Técnico del Documento Soporte Versión 1.0., específicamente la generación, trasmisión y validación del documento soporte en adquisiciones con no obligados, este Despacho deduce que el documento debe ser generado y trasmitido para validación en un mismo momento, lo anterior se fundamenta en lo establecido en los artículos 616-1 del Estatuto Tributario y 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, normas que disponen el sistema de facturación electrónica con validación previa y la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, especificando que dicho documento integra el mencionado sistema y que el mismo debe, entre otros requisitos: “2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento”.
Entonces, toda vez que el proceso de generación es el antecedente inmediato de la transmisión para validación del documento electrónico, de la normatividad vigente es posible deducir que la generación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura debe corresponder a la fecha de la operación y que, inmediatamente a ello, debe procederse a su transmisión para validación de la DIAN. Esto bajo el entendido que, el proceso del documento electrónico en el sistema de facturación electrónica debe regirse por el modelo de validación previa. En consecuencia, la generación y trasmisión para validación del citado documento soporte ocurrirán en el mismo momento de efectuar la operación de venta de bien o prestación de servicios. Lo anterior sin perjuicio de posteriores modificaciones o tratamientos excepcionales que pueda tener el citado documento electrónico en normas posteriores a las vigentes.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”–, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
NICOLÁS BERNAL ABELLA
Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)
Dirección de Gestión Jurídica
UAE- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
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