Reconstrucción de la contabilidad.
Concepto Nº 0532
08-11-2021
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.,
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REFERENCIA: |
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No. del Radicado |
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1-2021-026432 |
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Fecha de Radicado |
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03 de septiembre de 2021 |
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Nº de Radicación CTCP |
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2021-0532 |
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Tema |
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Reconstrucción de la contabilidad |
CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) Trabajo en un grupo empresarial, el cual tienen una compañía de la cual no se posee información contable desde el año 1998 y cuya renovación en la matricula mercantil fue en el año 2007, razón por la cual en la cámara de comercio se encuentra en liquidación, en la actualidad se requiere reconstruir la información contable pero la compañía no interpuso denuncia por la pérdida de la información en su debido momento, ni se llevó a cabo el proceso de reconstrucción de la información durante los seis (6) meses después de su perdida.
Quisiera saber si se puede aplicar el concepto CTC en la orientación profesional 5, numeral 4.1.3.13, debido no se realizó el debido proceso, ni se cuenta con soportes contables. Por otro lado, que responsabilidad tiene el contador actual frente a una posible reconstrucción de la información contable con los datos suministrada por la administración.”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Mediante el concepto 2020-0734[1] el CTCP, con relación a la reconstrucción de la contabilidad, concluyó:
“(...) La obligación de llevar la contabilidad en todo negocio es del comerciante tal como lo establece el artículo 19 del Código de Comercio; si se trata de una persona jurídica también le asiste la responsabilidad como lo señala el artículo 45 de la Ley 190 de 1995, correspondiéndole a los administradores el cumplimiento de los deberes ordenados por el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 y por tanto al Contador en su condición de asesor o consultor contable, contador del ente económico o jefe de contabilidad, le corresponde prestar sus servicios profesionales en los términos que se hayan acordado en el contrato respectivo.
(…) El Decreto 2270 de 2019 incorpora en su anexo No. 6-2019 a partir del artículo 17 en relación con la conservación, destrucción y reconstrucción de la contabilidad por pérdida de esta, las pautas generales a partir que deben seguirse, al cual recomendamos acudir para su aplicación o recomendación en cuanto al representante legal de la empresa, (…)” Subrayado fuera de texto.
De acuerdo a lo expuesto en el concepto, la responsabilidad de llevar la contabilidad en una persona jurídica es de los administradores; el contador es un preparador de la información. Ahora en el Anexo 6 del DUR 2420 de 2015, se enuncia el manejo por la pérdida y reconstrucción de los libros[2].
Respecto de la reconstrucción de la contabilidad, complementamos lo siguiente:
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Situación |
Comentario |
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¿Qué hacer cuando existe una pérdida de los libros de contabilidad? |
Debe denunciarse la situación ante las autoridades competentes (lo anterior también incluye la pérdida de la base de datos del programa contable). Art. 18, anexo 6, DUR 2420 de 2015. |
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¿Qué tiempo tiene una entidad para reconstruir los libros de contabilidad? |
La información financiera debe reconstruirse dentro de los seis meses siguientes a su pérdida. |
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¿Qué procedimiento debe utilizarse para la reconstrucción? |
La contabilidad puede reconstruirse utilizando los comprobantes de egreso impresos (comprobantes de egresos, recibos de caja, etc.,), copias de seguridad anteriores, estados financieros certificados y dictaminados de períodos anteriores, auxiliares de cuentas impresos o almacenados otros medios, soportes de proveedores y clientes, entre otros. |
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¿Qué sucede cuando no es posible reconstruir la contabilidad a partir de documentos? |
Debe realizarse un inventario de activos y pasivos a una fecha de corte, y tomarse como saldo inicial en la fecha del inventario. |
El procedimiento establecido en el numeral 4.1.3.13 de la orientación profesional No 5 Libros, es el mismo establecido en el artículo 18 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015, el cual es mencionado en el cuadro anterior.
De acuerdo con lo anterior, cuando un contador público participa en una elaboración de estados financieros de propósito general, los cuales se tratan de una entidad sobre la que se ha reconstruido la contabilidad, deberá expresar este hecho en los estados financieros, identificando claramente la forma como se ha realizado la reconstrucción y la razón por la cual la información financiera no se presenta de manera comparativa.
Cuando dicha información financiera sea certificada, la responsabilidad del contador se refiere a que las cifras sean tomadas de los libros de contabilidad, que se ha aplicado el marco de información financiera, y que las afirmaciones se han verificado (existencia, integridad, derechos y obligaciones, variación y presentación y revelación) de conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de 1995.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
Cordialmente,
Leonardo Varón García
Consejero CTCP