Concepto 0673

Tipo de norma
Número
0673
Fecha
Título

Papeles de trabajo del contador público

Concepto Nº 0673

24-12-2021

Consejo Técnico de la Contaduría Pública

 

 

Bogotá, D.C.,

 

 

REFERENCIA:

 

 

 

No. del Radicado

 

 

1-2021-033070

Fecha de Radicado

 

 

09 de noviembre de 2021

Nº de Radicación CTCP

 

 

2021-0673

Tema

 

 

Papeles de trabajo del contador público

 

 

CONSULTA (TEXTUAL)

 

“fui albacea de la sucesión de mis padres la cual se firmó por Notaría el 2 de julio del año 2.020, para el año pasado solicité a la Contadora Sra. XXX, identificada con la cédula de ciudadanía No. xx.xxx.xxx me elaborara la declaración de renta de la sucesión ilíquida del año gravable 2.019 y en efecto lo hizo, ella me devolvió a vuelta de correo el formato de la liquidación y el recibo de pago y me entregó IMPRESO el cuadro de trabajo con el cual realizó la misma, pero al solicitarle nos entregara el archivo de Excel de la declaración de renta de este año de mis padres ella me indica que no debe entregarla porque es de trabajo de ella, quisiera ustedes me indicaran si ella se encuentra en la obligación de entregarme el archivo de Excel del cuadro de trabajo con el cual realizó las declaraciones de renta.”

 

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

 

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

 

La Ley 43 de 1990, establece:

 

Artículo 9o. De los papeles de trabajo. Mediante papeles de trabajo, el Contador Público dejará constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional. Tales papeles, que son propiedad exclusiva del Contador Público, se preparan conforme a las normas de auditoría generalmente aceptadas.

 

PARÁGRAFO. Los papeles de trabajo podrán ser examinados por las entidades estatales y por los funcionarios de la rama jurisdiccional en los casos previstos en las leyes. Dichos papeles están sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración”

 

Artículo 64 – Las evidencias del trabajo de un contador público, son documentos privados sometidos a reservas que únicamente pueden ser conocidas por terceros, previa autorización del cliente y del mismo contador público, o en los casos previstos por la ley.”

 

En consecuencia, en el contrato acordado entre las partes, deberá además de estar el objeto del mismo, especificarse los diferentes informes que deben ser entregados por el profesional evitando incumplimientos en estos acuerdos sobre la labor contratada. Por tanto deberá revisarse ¿cuál fue el tipo de servicio prestado por la Contadora Pública?, en este caso podría tratarse de un servicio de procedimientos previamente acordados o de una compilación (servicios relacionados), y no de un servicio de aseguramiento.

 

Respecto de la definición de los términos del encargo y la documentación del trabajo, la NISR 4400 y NISR 4410, que se incorporan en el DUR 2420 de 2015, indican lo siguiente:

 

Descripción

NISR 4400 Procedimientos Acordados

NISR 4410 Encargos de compilación

Definición de los términos del encargo

“9. El auditor debe asegurarse de que los representantes de la entidad y, en general, otros terceros que vayan a recibir copia del informe sobre hallazgos obtenidos tienen un claro conocimiento de los procedimientos acordados y de las condiciones del encargo. Entre las cuestiones que deben acordarse se incluyen las siguientes:

 

·La naturaleza del encargo, incluido el hecho de que los procedimientos a aplicar no constituyen ni una auditoría ni una revisión y que, en consecuencia, no se expresará ningún grado de seguridad.

·La finalidad declarada del encargo.

·Identificación de la información financiera sobre la que se aplicarán los procedimientos acordados.

·La naturaleza, momento de realización y extensión de los procedimientos concretos a aplicar.

·La forma y contenido del informe sobre hallazgos obtenidos.

·Limitaciones a la distribución del informe de hallazgos obtenidos. Cuando tales limitaciones estén en conflicto con los requerimientos legales, el auditor no debería aceptar el encargo.

 

(..)”

“11. Resulta conveniente tanto para el cliente como para el auditor, que este último envíe una carta de encargo en la que documente los aspectos clave del nombramiento. Una carta de encargo confirma la aceptación del nombramiento por parte del auditor y ayuda a evitar malentendidos en relación con cuestiones tales como los objetivos y alcance del encargo, la extensión de la responsabilidad del auditor y el formato de informe a emitir.

 

12. Entre las cuestiones a incluir en la carta de encargo se encuentran:

 

·Una lista de los procedimientos a aplicar, según lo acordado entre las partes.

·? Una declaración de que la distribución del informe sobre hallazgos obtenidos se restringirá a las partes que han acordado los procedimientos a aplicar.”

“24. El profesional ejerciente no aceptará un encargo salvo si ha acordado los términos del encargo con la dirección y, en su caso, con la parte contratante si es distinta, lo que incluye:

a) La utilización y distribución previstas de la información financiera y, en su caso, cualquier restricción a su utilización o distribución; (Ref.: Apartados A20, A28–A29, A32–A33)

b) la identificación del marco de información financiera aplicable (Ref.: Apartados A20, A30–A33)

c) el objetivo y el alcance del encargo de compilación; (Ref.: Apartado A20)

d) las responsabilidades del profesional ejerciente, así como el requerimiento de cumplir las normas de ética aplicables; (Ref.: Apartado A20)

e) las responsabilidades de la dirección en relación con: (Ref.: Apartados A34–A36)

i. la información financiera, y su preparación y presentación, de conformidad con un marco de información financiera que sea aceptable teniendo en cuenta la utilización prevista de la información financiera y los usuarios a quienes se

destina;

ii. la exactitud e integridad de los registros, documentos, explicaciones y demás información proporcionada por la dirección para el encargo de compilación y

iii. los juicios que son necesarios para la preparación y presentación de la información financiera, incluidos aquéllos en los que el profesional ejerciente pueda facilitar el desarrollo del encargo de compilación; y (Ref.: Apartado A22)

f) la estructura y contenido esperados del informe del profesional ejerciente.

 

25. El profesional ejerciente registrará los términos del encargo acordados en una carta de encargo u otra forma adecuada de contrato escrito, antes de realizar el encargo. (Ref.: Apartados A37–A39)”

Documentación

“14. El auditor debe documentar los asuntos que se consideran importantes para proporcionar la evidencia para sustentar el informe sobre los hallazgos obtenidos y de que el encargo fue realizado de acuerdo con la presente NISR y con los términos del encargo.”

“38. El profesional ejerciente incluirá en la documentación del encargo: (Ref.: Apartados A53–A55)

 

a) Cuestiones significativas que han surgido en el trascurso del encargo de compilación y el modo en el que han sido resueltas por el profesional ejerciente;

b) un registro del modo en que la información financiera compilada se concilia con los registros subyacentes, documentos, explicaciones y demás información, proporcionados por la dirección; y

c) una copia de la versión final de la información financiera compilada de la que han confirmado que se responsabilizan la dirección o, en su caso, los responsables del gobierno de la entidad. (Ref.: Apartado A62) “

 

 

Algunos conceptos emitidos por parte del CTCP respecto de los papeles de trabajo

Dentro de las consultas emitidas por parte del CTCP respecto del tema de los papeles de trabajo, encontramos los siguientes y podrán ser consultados en enlace: https://www.ctcp.gov.co/conceptos:

 

No.

CONCEPTO

FECHA

2021-0187

Formato de papeles de trabajo

3/31/2021

2021-0114

Revisor Fiscal – papeles de trabajo

4/12/2021

2016-451

Papeles de trabajo-auditoria externa

8/22/2016

2014-012

Papeles de trabajo

4/4/2014

 

 

En conclusión, sin perjuicio de que el contador documente su trabajo en sus papeles de trabajo, este tiene la obligación de establecer con claridad (por ejemplo en la carta del encargo) los objetivos y alcance del encargo, su responsabilidad, el formato del informe y los documentos que deberán ser entregados a su cliente. Por lo anterior, si en el acuerdo realizado se acordó la entrega de los documentos referidos en su consulta, y esto fue aceptado en el acuerdo realizado, ello representaría un incumplimiento por parte del contador que presta los servicios. Una cosa son los papeles de trabajo mediante los cuales el contador documenta su trabajo y otro los procedimientos específicos o el informe final que el contador debería entregar a su cliente.

 

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

 

Cordialmente,

 

 

CARLOS AUGUSTO MOLANO RODRÍGUEZ

Consejero CTCP