Oficio 298(901867)

OFICIO Nº 298 [901867]

09-03-2022

DIAN

 

 

Subdirección de Normativa y Doctrina

100208192-298

Bogotá, D.C.

 

 

Tema:			Sistema de facturación electrónica
Descriptores:			Documento soporte de pago de nómina electrónica
Fuentes formales:			Artículo 616-1 del Estatuto Tributario Resolución DIAN No. 000013 de 2021

 

 

Cordial saludo

 

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

 

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario comenta que dentro de algunos servicios especiales en materia de transporte se encuentra el transporte público de pasajeros, en los que la ley permite la contratación de los conductores mediante un mandato dado por los propietarios de los vehículos a la empresa de transporte. Teniendo en cuenta lo anterior, se consulta por la obligación de presentar el documento soporte de pago de nómina electrónica.

 

Sobre el particular, las consideraciones generales de este Despacho son las siguientes, no sin antes reiterar que no le corresponde pronunciarse sobre situaciones de carácter particular ni prestar asesoría específica.

 

Respecto al documento soporte de pago de nómina electrónica, esta Entidad se pronunció mediante el Oficio No. 901476 del 17 de febrero de 2022, así:

 

“(…) el documento soporte de pago de nómina electrónica se origina por los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, entendidos ellos como aquellos que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria, así como por los pagos a pensionados a cargo del empleador. A la luz de la normatividad vigente, este tiene como finalidad constituir el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA de las mencionadas erogaciones para el empleador (cfr. artículo 2 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021)”.

(Subrayado fuera de texto).

 

Por su parte, el numeral 15 del artículo 1º y el artículo 4º de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 disponen que los sujetos obligados a implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas –IVA, según corresponda.

 

De la anterior normativa se desprende que el sujeto obligado a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica deberá: (i) ser contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios, (ii) realizar pagos o abonos en cuenta que se deriven de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a su cargo, y (iii) requerir soportar costos, deducciones e impuestos descontables.

 

Ahora bien, respecto a la inquietud objeto de la presente consulta, es preciso tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 22 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, el cual dispone:

 

“Artículo 22. Representantes que deben cumplir con el documento soporte de pago de nómina electrónica. Cuando el sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de nómina electrónica realice este proceso, a través de un tercero, el citado tercero deberá estar previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN; de conformidad con dispuesto en los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario.

 

Parágrafo Transitorio. Cuando el sujeto obligado de que trata el artículo 4 de esta resolución, realice la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica a través de un representante o tercero, este último deberá inscribir esta calidad en el Registro Único Tributario -RUT una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN realice los ajustes informáticos necesarios.

 

Cuando la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica sea cumplida por un tercero, las partes deberán conservar el documento que lo acredite para tal fin por los términos legales que le corresponda, para que sean exhibidos o enviados cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN lo requiera”.

 

Así las cosas, la norma es clara en disponer que si bien la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica está en cabeza de aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique; estos sujetos pueden cumplir con este deber a través de terceros quienes, a su vez, van a ser considerados por la administración tributaria como sus representantes.

 

La anterior mención es relevante, en tanto que la obligación de generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica se da en la medida que el contribuyente requiera soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en IVA, siempre y cuando cumpla con lo dispuesto en la normativa antes expuesta.

 

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

 

Atentamente,

 

 

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales