Oficio 457(902972)

OFICIO Nº 457 [902972]

07-04-2022

DIAN

 

 

Subdirección de Normativa y Doctrina

100208192-457

Bogotá, D.C.

 

 

Tema:			Sistema de facturación electrónica
Descriptores:			Documento soporte de pago de nómina electrónica
Fuentes formales:			Artículo 616-1 del Estatuto Tributario Resolución DIAN No. 000013 de 2021

 

 

Cordial saludo,

 

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

 

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario realiza unas preguntas relacionadas con el tratamiento de los conceptos de vacaciones y dotación en el documento soporte de pago de nómina electrónica, así:

 

En relación con el tratamiento en la generación del reporte del pago o abono en cuenta por concepto de vacaciones, cuestiona textualmente lo siguiente:

 

1. “¿Para efectos de evidenciar el costo que la Compañía se deduce anualmente al 31 de diciembre del impuesto de renta, la DIAN recomienda que las vacaciones se deben reportar en el documento de nómina electrónica el valor de la “causación” o “provisión” y NO el pago como tal?

2. De acuerdo a la respuesta anterior, ¿Esto quiere decir que al momento del pago de las vacaciones no se debe reportar nada en el documento de nómina electrónica?

3. ¿El valor de la deducción de las vacaciones, representado en la causación del año, se debe reportar solo a fin de año como un consolidado, o en cada período donde se contabilice dicho costo?

4. ¿Para el caso de los documentos transferidos en el 2021, respecto de las vacaciones se debe reportar el costo deducible desde el mes de la transmisión, o se debe reportar el valor completo del año?

5. La entidad UGPP, ha manifestado públicamente, que el documento de NE servirá de base para sus procesos de fiscalización. De ser así, los valores reportados como costos deducibles podrían generar confusión al considerar que se trata de “devengos” efectivamente aplicados o pagados al colaborador. ¿Para evitar esta posible confusión, cómo se deberían reportar las vacaciones que no han sido pagadas por ser un abono en cuenta, y por ende no son ingreso del trabajador en el momento del reporte en la Nómina electrónica, en línea con la recomendación de la DIAN?”

 

Las anteriores preguntas se relacionan con el tratamiento en la generación del reporte del pago o abono en cuenta por concepto de vacaciones en el documento soporte de pago de nómina electrónica. Sobre este asunto, este Despacho ya se pronunció mediante los Oficios Nos. 901476 del 17 de febrero de 2022 y el 901776 del 07 de marzo de 2022, los cuales se anexan al presente documento para su conocimiento.

 

Respecto a la pregunta No. 5. es importante precisar que la doctrina vigente también ha sido reiterativa respecto de la naturaleza del citado documento electrónico, señalando que el mismo “no es asimilable al desprendible de nómina”, “no tiene incidencia en la determinación del ingreso para el trabajador” y, que “los valores efectivamente pagados al trabajador podrán no coincidir con el costo, deducción o descontable acreditado con dicho documento soporte” (cfr. Oficios Nos. 912416 de 2021, 900734 de 2022, 220128 de 2022 y 901476 de 2022).

 

Ahora bien, el consultante en relación al concepto de “dotación” plantea las siguientes inquietudes, tomando como referencia lo establecido en el Oficio No. 908125 del 12 de agosto de 2021:

 

1. “La dotación en especie a la que se hace mención, en dicho oficio, ¿corresponde a la dotación que se le entrega según lo estipulado por el artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo?”

 

Sobre el presente cuestionamiento es preciso reiterar lo ya dispuesto el Oficio No. 908125 de 2021, citado por el peticionario, el cual menciona: “(…) que, la implementación del citado documento soporte dentro de la normatividad fiscal, no modifica o altera en ninguna forma la legislación sustancial o procesal de las relaciones laborales. De manera que, el alcance de los conceptos como salario, prestaciones sociales, tratamiento de las incapacidades y demás propios de la legislación laboral seguirán rigiéndose por las normas especiales vigentes, sin que tenga competencia esta Entidad para pronunciarse de fondo sobre dichas operaciones”.

 

2. “En caso de que la respuesta a la pregunta anterior sea afirmativa, lo correspondiente a Dotación en especie ¿será reportada en la misma categoría o NIE 156, que se denomina “Dotación”?, y ¿por cuál valor si es en especie y se desconoce el valor efectivo de la dotación que se entrega?”

3. Con base en lo anterior, ¿Se debería dar el mismo trato respecto de la dotación extralegal que es entregada al trabajador en especie?

4. ¿En caso de que la dotación entregada en especie no pueda ser individualizada por cada trabajador, en términos contables, como debe reportarse en el documento soporte de nómina electrónica?

5. Para efectos de evitar una posible confusión a la UGPP en sus procesos de fiscalización, y que no vaya a considerar este reporte como un ingreso o devengo real del colaborador, ¿cómo se debería reportar la dotación en especie?”

 

Respecto al valor a incluir en el concepto “Dotación”, el Oficio No. 908125 de 2021, también señaló que: “Ahora bien, para efectos de lo anterior, el contribuyente del impuesto sobre la renta que requiera soportar en debida forma el costo, deducción o impuesto descontable, según corresponda, deberá determinar el valor del respectivo pago efectuado en especie e incluirlo en los valores devengados de nómina dependiendo del mes al cual corresponda el pago derivado de la nómina, es decir, de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta con el beneficiario de dicho pago”. (Subrayado fuera de texto).

 

En adición a lo ya expuesto en la doctrina, se precisa que para efectos de la generación y transmisión para validación del documento soporte objeto de estudio, el sujeto obligado deberá calcular el valor correspondiente al pago efectuado por concepto de dotación para cada uno de los beneficiarios de este. Lo anterior, teniendo en cuenta que el documento soporte de pago de nómina electrónica se deberá generar y transmitir para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado, según lo determina el numeral 10 del artículo 1º de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021.

 

Para más información sobre la prueba de la procedencia del costo o deducción en materia de dotación se anexa el Oficio No. 900734 de 2022.

 

De manera que, conforme lo dispuesto en el Oficio No. 908125 de 2021, “todos los pagos o abonos en cuenta efectuados por un empleador al trabajador con quien tenga una vinculación laboral o legal y reglamentaria, para que puedan ser llevados como costo o deducción en el impuesto sobre la renta del citado empleador deberán soportarse con el documento soporte de pago de nómina electrónica en los términos dispuestos en la Resolución DIAN No. 000013 de 2021”.

 

Adicionalmente, respecto a la pregunta No. 5 se reitera lo dispuesto en la doctrina de esta Entidad al señalar que el documento soporte de pago de nómina electrónica no es asimilable al desprendible de nómina, menos aún, constituye soporte de ingresos para el trabajador, toda vez que su finalidad es soportar el costo, deducción o descontable para el empleador (contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios). En consecuencia, los valores efectivamente pagados al trabajador podrán no coincidir con el costo, deducción o descontable acreditado con dicho documento soporte.

 

Finalmente, teniendo en cuenta que las preguntas Nos. 2, 3, 4 y 5 requieren se establezca la manera como se reporta en el documento soporte de pago de nómina electrónica los pagos realizados por concepto de dotación en especie y extralegal y, teniendo en cuenta las competencias legales de esta Subdirección -determinadas en el Decreto 1742 de 2020- las cuales se circunscriben únicamente a la interpretación y aplicación de las normas en materia tributaria, aduanera y de fiscalización cambiaria de competencia de esta Entidad, estas se remiten a la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas por ser el área competente para dar respuesta en el marco de sus funciones legales.

 

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

 

Atentamente,

 

 

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales