Oficio 488(903173)

OFICIO Nº 488 [903173]

22-04-2022

DIAN

 

 

Subdirección de Normativa y Doctrina

100208192-488

Bogotá, D.C.

 

 

Tema:			Sistema de facturación electrónica Obligaciones formales
Descriptores:			Factura electrónica de venta Notas débito
Fuentes formales:			Artículos 616-1, 631 y 771-2 del Estatuto Tributario Artículo 1.6.1.4.1.3. del Decreto 1625 de 2016 Resolución DIAN No. 000042 de 2020 y sus modificaciones

 

 

Cordial saludo,

 

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

 

Mediante el radicado en referencia, la peticionaria plantea la siguiente situación respecto del soporte de costos y gastos, y de una eventual solicitud de devolución de saldos a favor:

 

“A mediados de enero de 2022, se detectó un error en transmisión de datos por parte del proveedor tecnológico de facturación electrónica a la Dian (…) la trasmisión a la Dian, se hizo por menor valor de la factura.

 

(…)

 

Una vez se detectó la falla por parte de la clínica, le fue informado al proveedor tecnológico de facturación electrónica, quienes procedieron a generar notas debito en enero 2022 (con fecha enero 2022, ya que no se permitía generar con fecha diciembre 2021), por la diferencia no transmitida en 2021”.

 

Así, sobre este supuesto solicita se responda la siguiente inquietud: “¿Qué sucede en este caso con las facturas de 2021 que presentan diferencias en la transmisión de información a la DIAN, siendo que las notas débito de ajuste en los valores quedaron con otra vigencia fiscal 2022? ¿Se presenta alguna implicación fiscal al respecto, o en reporte de información en medios magnéticos?”

 

Sobre el particular, las consideraciones generales de este Despacho son las siguientes, no sin antes reiterar que no le corresponde pronunciarse sobre situaciones de carácter particular ni prestar asesoría específica, por lo que corresponderá a la peticionaria definir, en su caso particular, las obligaciones tributarias sustanciales y formales a las que haya lugar.

 

Las notas en la facturación electrónica con validación previa vigente pueden ser expedidas por diversas razones de orden fiscal o contable. Así, el artículo 1.6.1.4.1.3. del Decreto 1625 de 2016 en sus parágrafos 2 y 3 se refiere a las notas, su formato, su contenido y forma de entrega y, el numeral 25 del artículo 1 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, establece la definición de notas crédito y notas débito para la factura electrónica de venta, así:

 

“25. Notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta: Las notas débito y notas crédito son documentos electrónicos que se derivan de las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios que han sido previamente facturados, asociadas o no a una factura electrónica de venta, mediante el Código Único de Factura Electrónica –CUFE cuando sea el caso, las cuales se generan por razones de tipo contable y/o fiscal, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN”.

(Subrayado fuera de texto).

 

Adicionalmente, téngase en cuenta que el artículo 30 de la misma resolución precitada, establece los requisitos con los cuales deberán contar las notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta.

 

Ahora, toda vez que las notas asociadas a las facturas electrónicas son el mecanismo idóneo para efectuar ajustes contables y fiscales que se derivan de las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios que han sido previamente facturados, dichas notas pueden afectar el valor de la operación de venta y con ello el valor del costo, gasto y/o impuesto descontable que da origen al saldo a favor cuya devolución se pretende, soportado con la respectiva factura electrónica con validación previa. Situación que exige revisar cada caso en particular con el fin de establecer, por ejemplo, si resulta afectado el porcentaje que debe estar soportado en factura electrónica con validación previa.

 

A su vez, tal como se indicó en el Oficio No. 907598 de 2021, citando a su vez el Concepto 085922 de 1998:

 

“(…) las notas débito o crédito no soportan el costo o gasto como tal, pero están relacionadas con las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios que han sido previamente facturados y permiten reflejar los ajustes de una cuenta a un tercero. El documento por excelencia soporte de costos, gastos e impuestos descontables es la respectiva factura o documento equivalente, según se desprende del artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

 

Es claro que, al cumplir con la presentación de la declaración, el contribuyente debe incluir costos, gastos y/o impuestos descontables debidamente soportados, esto es, en facturas o documentos equivalentes. Si al cumplir con dicha presentación, se establece que la factura o facturas en las cuales pretende soportar alguno de estos conceptos, fue objeto de nota débito o crédito, se debe analizar la razón por la cual se expiden estos documentos y cómo resulta afectada la operación, la factura y la declaración.

 

Cabe mencionar que tratándose de notas débito, el Concepto 085922 de 1998, aludiendo a los requisitos de la factura, en relación con el valor total de la operación indicó:

 

“3.1.7. VALOR TOTAL DE LA OPERACIÓN

Debe incluirse el monto total de la operación, independientemente de la forma de pago. (…).

 

Cuando la operación deba ser reajustada por mayor valor a la transacción efectuada, también deberán constar en nueva factura, sin perjuicio de los comprobantes internos que deben elaborarse y su registro en los correspondientes libros.

En la nueva factura deberá dejarse constancia que se trata de un ajuste a la operación realizada anteriormente y solamente deberá expedirse por la diferencia no cobrada; de esta manera se logrará que la nueva factura no se tome como expedida en una operación diferente a la que se pretende ajustar. (…)”. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

 

En este caso, si hablamos de una factura electrónica con validación previa, afectada con notas débito, exigiría, sin perjuicio de ello y de la factura expedida con ocasión de la operación original, la expedición de otra factura por el excedente”.

 

De acuerdo con lo anterior, se precisa que el mayor valor de la operación efectuado por medio de la nota débito debe ser debidamente soportado, a efectos del impuesto sobre la renta y complementarios en una nueva factura electrónica. A su vez, dicho soporte para el supuesto consultado por el cambio de año gravable tendrá como fecha de expedición el año gravable siguiente al que correspondió la operación económica, no obstante, téngase en cuenta que en aplicación del parágrafo 2 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el costo y deducción efectivamente realizado durante el año o período gravable será aceptado fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o período siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable.

 

Ahora, respecto a la obligación de informar, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 631 del Estatuto Tributario se expide una resolución anual en la cual se establece el grupo de obligados a suministrar información tributaria a la DIAN cada año y se señala el contenido, características técnicas para la presentación y se fijan los plazos para su entrega.

 

Nótese que la entrega de la información referida tiene una finalidad señalada expresamente en el artículo 631 mencionado, a saber: “Efectuar los estudios y cruces de información necesarios para el debido control de los tributos, así como de cumplir con otras funciones de su competencia, incluidas las relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones y compromisos consagrados en las convenciones y tratados tributarios suscritos por Colombia”.

 

Al respecto, se reitera lo dispuesto en el Concepto 043820 del 30 de abril de 2008, acerca de que:

 

“(…) la información solicitada con fundamento en el artículo 631 del Estatuto Tributario, en razón de su finalidad, toda vez que tiene incidencia en la determinación de los tributos de quien suministra la información y de terceros, deberá corresponder tanto a la fiscal como a la contable, advirtiendo que la DIAN define el contenido y las características técnicas de manera que pueda racionalizar y optimizar su gestión y control”.

 

En ese orden de ideas, se informa que en la Resolución DIAN No. 000098 del 28 de octubre de 2020 se estableció el grupo de obligados a suministrar información tributaria a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN por el año gravable 2021, y con la Resolución DIAN No. 000124 del 28 de octubre de 2021, se establece igualmente el grupo de obligados a suministrar información tributaria a la DIAN por el año gravable 2022.

 

Por lo que se sugiere revisar, en cada caso particular, la resolución correspondiente al año gravable que se debe informar para que se determine de acuerdo con los conceptos a informar y los plazos para su entrega si existe el deber o no de corregir dicha información. De modo que, en el evento de detectarse errores en la información presentada, se deberá corregir esta, para lo cual se deberá analizar, por ejemplo, lo dispuesto en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

 

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

 

Atentamente,

 

 

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales