Documentos equivalentes digitales - Devolución de recursos de la cuota de fomento de la papa
Concepto Nº 0350
08-11-2022
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.,
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REFERENCIA: |
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No. del Radicado |
1-2022-017374 / 1-2022-017377 |
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Fecha de Radicado |
21 de junio de 2022 |
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N° de Radicación CTCP |
2022-0350 |
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Tema |
Documentos equivalentes digitales - Devolución de recursos de la cuota de fomento de la papa |
CONSULTA (TEXTUAL)
“(...) Solicito muy respetuosamente concepto respecto a la legalidad en devolución de recursos de la Cuota de Fomento de la Papa a un recaudador por saldos a favor, previa las siguientes consideraciones:
1. De conformidad con el parágrafo 1 del artículo 3° de la Ley 1707 de 2014, se tiene que: “La cuota de fomento de la papa se causará por una sola vez en cualquier etapa del proceso de comercialización, y una vez pagada, la entidad administradora de la cuota parafiscal expedirá un paz y salvo, en el que se hará constar que la contribución ya fue pagada, el cual se constituye en la única prueba que exime de la obligación del recaudo de la cuota a quienes intervienen en etapas sucesivas de su comercialización”.
2. De conformidad con el artículo 7° de la Ley 1707 de 2014, se tiene que: “De la transferencia de la Cuota al Fondo de Fomento. Las personas obligadas al recaudo de la Cuota de Fomento de la Papa mantendrán estos recursos en cuentas separadas y estarán obligados a acreditarlos en la cuenta especial del Fondo de Fomento de la Papa dentro de los primeros diez (10) días del mes siguiente a su recaudo”.
3. De conformidad con el parágrafo 1 del artículo 7° de la Ley 1707 de 2014, se tiene que: “En ejercicio de la función de auditoría, la entidad administradora del fondo podrá efectuar visitas de inspección a los libros de contabilidad de los recaudadores de la cuota para asegurar el debido pago de la misma”.
4. De conformidad con el parágrafo 2 del artículo 7° de la Ley 1707 de 2014, se tiene que: “Los recaudadores de las cuotas estarán obligadas a suministrar a la entidad administradora toda la información que requiera, con el propósito de hacer más eficiente la aplicación de esta ley”.
5. De conformidad con el artículo 8° de la Ley 1707 de 2014, literal b, se tiene que: “Sanciones derivadas del incumplimiento del recaudo de la cuota. b) Pagar los intereses moratorios que se causen en los términos del artículo 3° de la Ley 1066 de 2006”.
6. De conformidad con el artículo 3° del Decreto 2263 de 2014, se tiene que: “La Cuota de Fomento de la Papa se causará por una sola vez en cualquier etapa del proceso de comercialización, y una vez pagada, la entidad administradora de la cuota parafiscal expedirá un paz y salvo.”
7. Una persona natural, comercializador únicamente del producto papa, recaudador de la Cuota de Fomento de la Papa, empezó a realizar pagos desde el período de mayo de 2015. En proceso de seguimiento se solicitó en repetidas ocasiones información de los libros auxiliares para verificar el adecuado recaudo de la Cuota de Fomento de la Papa sin obtener respuesta alguna. Debido al incumplimiento del recaudador a los requerimientos realizados por parte del Fondo Nacional de Fomento de la Papa se inició el proceso de Pruebas Anticipadas Extraprocesales ante un Juez, con el fin de que el recaudador entregara la información ante un juzgado. Una vez se notificó al recaudador de la demanda interpuesta por el Fondo Nacional de Fomento de la Papa, el recaudador procedió a entregar la siguiente información:
- Declaraciones de renta de los años 2016 a 2020.
- Declaraciones de Ica de los años 2016 a 2020.
- Archivo plano de la información exógena presentada en el año 2016 concepto 5007 del formato 1001 donde se puede validar las compras realizadas.
- Auxiliar contable de la cuenta de inventarios del período de enero de 2017 a diciembre de 2020 descargado directamente del Software contable.
- Auxiliar contable de la cuenta de ingresos del período de enero de 2017 a diciembre de 2020.
- Documentos equivalentes consecutivos digitales en formato Excel (realizados por el recaudador) del período de enero de 2017 a diciembre de 2020.
- Certificados de retención por concepto de la Cuota de Fomento de la Papa expedido por sus clientes de los años 2016 a 2020 de forma anualizada.
Una vez revisada la información entregada por el recaudador se evidenció que para el año 2016 no era posible obtener la información de forma mensual debido a que el recaudador sufrió un Hackeo en el software contable que manejaba en su momento y solo pudo rescatar la información presentada ante la DIAN, por tal razón, se procedió a prorratear el valor total de las compras presentadas en el formato 1001 concepto 5007 en 12 meses, dado que la Cuota de Fomento de la Papa es de forma mensual, y para los certificados de retención de este año, se prorratearon en 12 meses algunos certificados y otros se dividieron conforme a lo que habían reportado sus clientes al Fondo Nacional de Fomento de la Papa. Para los años 2017 a 2020 para descontar las retenciones practicadas por sus clientes, los certificados de retención que se encontraban anualizados, se procedió a revisar la base de la retención conforme al auxiliar de ingresos presentados por el recaudador y se dividió de acuerdo a la proporción de cada mes.
En la audiencia se solicitó al recaudador enviar como documento adicional un certificado firmado por el Representante Legal y la contadora en calidad de dar fe pública, que todos los documentos entregados durante el proceso eran los únicos con los que se contaba para evidenciar las compras durante el período de enero de 2016 a diciembre de 2020 y que toda la información contenida allí era verídica y en ella se podía evidenciar la totalidad de las compras realizadas por el recaudador, la cual fue enviada el mismo día de la audiencia. Debido a que el recaudador entregó toda la información solicitada, se retiró la demanda.
Posterior al proceso de revisión contable de la información se liquidó de forma mensual evidenciando saldos por pagar en algunos períodos y en otros saldos a favor del recaudador. Sobre los saldos de Cuota de Fomento que se encontraban pendientes por cancelar se liquidaron intereses los cuales fueron cancelados por el recaudador. Para los períodos que presentaba saldo a favor, el recaudador solicitó la respectiva devolución.
Por lo anterior, el Fondo Nacional de Fomento de la Papa, administrado por FEDEPAPA, una vez recibida la solicitud por el recaudador, debe proceder a revisar el caso y determinar si es procedente realizar la devolución.
Por ello, se requiere se conceptúe respecto a los siguientes cuestionamientos:
1. Una persona natural obligada a llevar contabilidad ¿podía manejar documentos equivalentes digitales de compra en Excel sin contar con la firma del proveedor para el año 2017 a 2020?
2. ¿Es procedente realizar devolución al recaudador con los soportes antes mencionados, sin contar con documentos equivalentes físicos numerados de forma consecutiva?”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares.
Conforme a la consulta del peticionario, el CTCP no tiene competencia para pronunciarse sobre temas relacionados con el manejo de documentos equivalentes, ni tampoco para conceptuar sobre los efectos fiscales que se puedan derivar de estos. Por lo anterior, cualquier inquietud relacionada con el tema en cuestión, deberá ser realizada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.
No obstante lo anterior, consideramos importante mencionar al peticionario sobre la forma en la cual se deben conservar los soportes para que puedan ser válidos para efectos contables y probatorios.
En el concepto 2021-04471 emitido por el CTCP, sobre soportes contables, se menciona:
“(...) Ante todo es importante entender en los términos de la consulta y dentro de la norma de esencia sobre forma y la realidad económica, qué debe entenderse como documento para los fines probatorios, lo cual está definido en el artículo 243 del Código General del Proceso en los siguientes términos: “Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en general todo objeto mueble que tenga objeto representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares (...)" Ahora bien, es importante indicar que el marco conceptual, es un referente, cuando no existan normas que direccionen la forma adecuada de contabilizar una transacción, suceso o condición. El Capítulo 2 del marco conceptual establece las características de la información, lo cual se alinea con el objetivo de los estados financieros, siendo las características incluidas en el DUR 2420 de 2015, las siguientes:
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Características cualitativas fundamentales |
Características cualitativas de mejora |
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Mediante concepto 2020-05232 el CTCP manifestó lo siguiente, en relación a que la contabilidad constituya prueba para el contribuyente, es necesario considerar, entre otras cosas, lo siguiente:
- Los libros de contabilidad deben estar llevados en debida forma (art. 772 del E.T.), es decir que cumple las especificaciones legales (sentencia C-062 de 20083);
- Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras (art. 773 del E.T.);
- Debe reflejar la situación económica y financiera de la empresa (art. 773 del E.T.);
- La contabilidad debe encontrarse respaldada por comprobantes internos y externos, que sirven de respaldo a los registros contables (art. 774 del E.T. y 51 del Código de Comercio);
- La contabilidad debe llevarse en idioma castellano, por partida doble, de manera que suministre una historia clara, completa, y fidedigna de los negocios del comerciante (art 50 del Código de Comercio); la fidedignidad significa que es digno de fe y crédito4.
- Los registros contables se hacen de manera cronológica, referenciando los comprobantes de contabilidad que las respalden (art 53 del Código de Comercio);
- Los comprobantes de contabilidad es el documento que se elabora previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. Cada comprobante deberá tener los documentos que lo justifiquen (art 53 del Código de Comercio); (...)"
Sobre la forma como deben llevarse los documentos que respaldan la contabilidad, se puede remitir a los artículos 6 y 7 del anexo 6 sobre “Normas sobre Sistema Documental” del DUR 2420 de 2015, en los que se describe en detalle sus requisitos, para que tales documentos sean garantes de imagen fiel de los hechos económicos que son realizados por una entidad en un período determinado sobre el cual se informa.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
Cordialmente,
JAIRO ENRIQUE CERVERA RODRÍGUEZ
Consejero - CTCP