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Concepto 2727
02-08-2024
DIAN
Bogotá, D.C.
100192467 – 2727
Ref. Radicado 2024DP000112419 del 27 de junio de 2024.
Cordial saludo señor,
Se procede a dar respuesta a la petición instaurada en la modalidad de consulta, de conformidad con el numeral 8.2.1 del Artículo 2 de la Resolución 00070 de 2021, que dispone que la Coordinación de Relatoría está facultada para resolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, con base en la doctrina expedida por la Entidad e incorporada en el sistema de información dispuesto para el efecto.
En el radicado de la referencia, el consultante en ejercicio de derecho de petición de consulta plantea:
“ En materia de facturación, cuándo se debe entregar la factura electrónica al cliente,
¿Es posible entregarla a los 5 minutos de la operación económica?,
¿Una factura o documento electrónico expedido a consumidor final se puede cambiar por una con cliente plenamente identificado a solicitud de este último?
En caso afirmativo
¿Hasta qué momento puede hacerle la solicitud?”.
Sobre el particular consideramos pertinente la siguiente normativa y doctrina vigente, la cual anexamos con el fin de que sea examinada por el peticionario para determinar su aplicabilidad al caso objeto de consulta:
Normativa.
Estatuto Tributario
Artículo 615. Obligación de Expedir Factura.
Artículo 616-1. Sistema de Facturación
Artículo 618. Obligación de Exigir Factura o Documento Equivalente.
Decreto 1625 de 2016
“Artículo 1.6.1.4.1. Definiciones. Para efectos de la aplicación del presente capítulo se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
(…) 9. Notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta: Las notas débito y notas crédito son documentos electrónicos que se derivan de las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios que han sido previamente facturados, asociadas o no a una factura electrónica de venta, mediante el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) cuando sea el caso, las cuales se generan por razones de tipo contable y/o fiscal, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)...” (Subrayado fura del texto)
Artículo 1.6.1.4.27. Obligación de Entrega de la Factura de Venta y/o Documento Equivalente al Adquirente de Bienes y/o Servicios.
Resolución 165 de 2023
“Artículo 5. Obligación de Expedir Factura de Venta o Documento Equivalente. La expedición de la factura de venta, documento equivalente o documento equivalente electrónico, comprende su generación, transmisión, validación y entrega, física o electrónica al adquirente cuando corresponda, por todas y cada una de las operaciones de venta y/o prestación de servicios al momento de efectuarse estas.
La expedición de estos documentos debe cumplir con los requisitos legales aplicables, así como con los requisitos especiales y las condiciones, características, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos desarrollados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en el Título 5 de la presente resolución, conforme con el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.” (Lo subrayado fuera del texto)
Artículo 11. Requisitos de la Factura Electrónica de Venta.
Artículo 35. Expedición de la Factura Electrónica de Venta y del Documento Equivalente Electrónico.
“Artículo 36. Notas Débito, Notas Crédito que se Derivan de la Factura Electrónica de Venta. Sin perjuicio de la utilización de la nota crédito conforme lo indicado en el numeral 9 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, la nota crédito será el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta, caso en el cual el número de la factura anulada no podrá ser utilizado nuevamente, y siempre deberá estar referenciada en la nota crédito que la anule. No podrán ser utilizadas las notas débito y/o las notas crédito electrónicas para realizar ajustes entre ellas.”
Doctrina.
1. En atención a lo planteado en la consulta, cabe traer a colación los siguientes apartes del Concepto de Unificación 911428 del 19 de Agosto de 2022, por abordarse en ellos la temática de las notas asociadas a una factura electrónica de venta como mecanismo para su anulación, y el momento en el cual debe cumplirse con la obligación de expedir dicha factura:
“(…) 3.1.7.1. ¿Para qué sirven las Notas débito y crédito? Las notas, según se indica en las normas sobre facturación electrónica con validación previa vigentes, pueden ser expedidas por diversas razones de orden fiscal o contable.
El artículo 1.6.1.4.1.3. del Decreto 1625 de 2016 establece las condiciones de expedición de la factura electrónica y, en su parágrafo 2 y parágrafo 3 se refiere a las notas crédito, su formato, su contenido y forma de entrega.
Así, en concordancia con lo establecido en el artículo 1.6.1.4.1.3. del Decreto 1625 de 2016, el numeral 25 del artículo 1 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020, establece la definición de notas crédito y notas débito para la factura electrónica de venta.
Adicionalmente, téngase en cuenta que el artículo 30 de la misma Resolución establece los requisitos con los cuales deberán contar las notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta.
(…)
Debe señalarse que las notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta con validación previa, se encuentran sometidas a los procedimientos de generación (artículo 23), transmisión para validación (artículo 25) y validación (artículo 27), cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».
(…)
Por otra parte, se advierte que en el sistema de facturación electrónica, las notas a las facturas electrónicas de venta, permiten que, si hay lugar a una operación que no se efectuó, la misma puede revertirse dicha operación por medio de la nota correspondiente de acuerdo con los mecanismos técnicos y tecnológicos estipulados en el anexo técnico de Factura Electrónica de Venta.
(…)”.
3.1.7.6. ¿Es posible anular las facturas por no haber sido pagadas, teniendo en cuenta que esta debe expedirse en el mismo momento en que se realice la operación correspondiente? La anulación de la factura de venta podrá efectuarse cuando la operación económica que se soporta no se lleva a cabo. Sin embargo, no es posible anular la factura de venta cuando la operación de venta o prestación de servicio se efectúa y no se recibe el pago de la misma. Tratándose de factura electrónica de venta, la Resolución DIAN No. 000042 de 2020 dispone en el artículo 30, que la anulación de la factura, en caso que proceda, se deberá efectuar mediante el uso de nota crédito, indicando:
“(…) la nota crédito será el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta, caso en el cual el número de la factura anulada no podrá ser utilizado nuevamente. No podrán ser utilizadas las notas débito y/o las notas crédito electrónicas para realizar ajustes entre ellas”.
En este sentido, la anulación de la factura de venta podrá efectuarse cuando la operación económica que se soporta no se lleva a cabo. Sin embargo, no es posible anular la factura de venta cuando la operación de venta o prestación de servicio se efectúa y no se recibe el pago de la misma...”
3.3.2.1. ¿Es posible anular un tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. cuando el mismo se ha expedido con ocasión de una operación de venta y con posterioridad a dicha operación el adquiriente solicita la expedición de la factura electrónica de venta con el fin de soportar impuestos descontables, costos y deducciones? Una vez expedido el documento equivalente respecto de una operación realizada, con el lleno de los requisitos legales, puede afirmarse que el vendedor o prestador del servicio cumplió con su obligación.
No puede aceptarse que, por disposición de las partes, se vulneren las disposiciones relativas a la facturación, se anulen las facturas o documentos equivalentes ya expedidos y se expidan otros que no consulten la realidad de la operación comercial.
Así, el manejo administrativo interno de las empresas si bien es de su absoluta discreción debe adecuarse de tal manera que no vulnere las normas tributarias o las desconozca. Por ello, al tenor de lo previsto en el artículo 615 del Estatuto Tributario la factura o documento equivalente debe ser expedido al realizarse la operación y debe contener la fecha de la misma”. En este sentido, la anulación de la factura de venta podrá efectuarse cuando la operación económica que se soporta no se lleva a cabo.
Así las cosas, el sujeto obligado a facturar que cuente con la opción de expedir tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., podrá hacerlo; no obstante, si al momento de efectuarse la operación de venta de bienes o prestación de servicios el adquiriente exige la factura electrónica de venta correspondiente, este deberá expedirla en dicho momento (según lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016.
Por lo que, el facturador electrónico debe contar con sistemas informáticos adecuados que le permitan expedir la factura electrónica de venta al momento de efectuarse la operación que da lugar a su expedición, sin exigir o imponer cargas no establecidas en la legislación vigente al adquiriente del bien o servicio.
En consecuencia, es obligación del facturador expedir y entregar la factura electrónica en el momento de la operación de venta del bien o prestación del servicio cuando el adquiriente en ese mismo momento le ha exigido la misma, sin imponerle obligaciones o cargas técnicas o tecnológicas, ya que éstas no están contempladas en la normatividad vigente. Por su parte, es obligación del adquiriente solicitar la factura electrónica de venta en el momento de la operación de venta del bien o prestación del servicio al sujeto obligado a facturar con el fin de soportar los costos, deducciones o impuestos descontables, sin que dicho derecho a exigir la respectiva factura se extienda en un plazo mayor al momento de realizarse la operación de venta de bienes o prestación de servicios
(…)
Teniendo en cuenta lo antes expuesto, aunado a lo establecido en el artículo 618 del Estatuto Tributario, cuando el adquiriente del bien o servicio exija que se le expida la factura electrónica de venta en el momento de efectuarse la operación respectiva, el facturador electrónico se encuentra en la obligación de expedir y entregar este documento en dicho momento. Lo anterior, teniendo en cuenta que la normatividad vigente no estipula un término posterior, y que la regla es clara y precisa sobre la oportunidad para la solicitud de la factura electrónica de venta, sin prever que el adquiriente conserve la facultad para la exigencia posterior de esta. Por lo cual, en el evento en que el adquiriente realice una operación de compra de bienes y al momento de realizar dicha operación omita exigir la factura electrónica de venta al facturador electrónico y este expida debidamente el correspondiente tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., no está previsto que el sujeto obligado a facturar pueda anular el mencionado documento equivalente para expedir una factura electrónica de venta, pues éste fue expedido con el lleno de los requisitos legales como respaldo de una operación de venta de bienes efectivamente realizada. (...)”.
(Subrayado fuera del texto)
Tener en cuenta que en el Concepto Unificado 911428 de 2022 se mencionan disposiciones de la Resolución 0042 de 2020 derogada por la Resolución 165 de 2023. El texto completo del mencionado concepto puede verificarse en el siguiente enlace de la página web de la DIAN:
https://normograma.dian.gov.co/dian/
2. A manera de complemento, se remite el Concepto 005275 del 14 de Septiembre de 2023, dado que también se refiere a los escenarios en los cuales es factible anular la factura electrónica de venta.
Partiendo de la anterior normativa y doctrina el peticionario cuenta con los elementos de juicio necesarios para esclarecer sus inquietudes.
En los anteriores términos se resuelve su solicitud y se le informa que en el link https://normograma.dian.gov.co/dian/ se encuentran disponibles para el público los conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria, expedidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN.
Atentamente,
MARIO ALBERTO BARRENECHE CHAGUALA
Coordinador de Relatoría(A)
Subdirección de Normativa y Doctrina
Dirección de Gestión Jurídica
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