Obligación de las sociedades de comercialización internacional de reportar o solicitar autorización por cambios en la razón social, dirección, representantes legales, socios, personal directivo o empleados que actuarán en calidad de agentes de aduanas o auxiliares ante las autoridades aduaneras, estudio de mercado que incorpore el plan exportador, por nuevos productos a exportar, mercados objeto de exportación, proveedores, sistema informático de control de inventarios.
CIRCULAR 3 DEL 2 DE ABRIL DE 2025
MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO
Para: SOCIEDADES DE COMERCIALIZACIÓN INTERNACIONAL, USUARIOS DE COMERCIO EXTERIOR
De: DIRECTOR DE COMERCIO EXTERIOR
Asunto: OBLIGACIÓN DE LAS SOCIEDADES DE COMERCIALIZACIÓN INTERNACIONAL DE REPORTAR O SOLICITAR AUTORIZACIÓN POR CAMBIOS EN LA RAZÓN SOCIAL, DIRECCIÓN, REPRESENTANTES LEGALES, SOCIOS, PERSONAL DIRECTIVO O EMPLEADOS QUE ACTUARÁN EN CALIDAD DE AGENTES DE ADUANAS O AUXILIARES ANTE LAS AUTORIDADES ADUANERAS, ESTUDIO DE MERCADO QUE INCORPORE EL PLAN EXPORTADOR, POR NUEVOS PRODUCTOS A EXPORTAR, MERCADOS OBJETO DE EXPORTACIÓN, PROVEEDORES, SISTEMA INFORMÁTICO DE CONTROL DE INVENTARIOS.
Fecha: Bogotá D.C.,
De acuerdo con lo dispuesto en los numerales 1, 7 y 23 del artículo 18 del Decreto Ley 210 de 2003, modificado por el artículo 3 del Decreto 1289 de 2015, las personas jurídicas autorizadas como Sociedades de Comercialización Internacional (en adelante, SCI) en ejercicio de su actividad deben cumplir, entre otras obligaciones, con aquellas establecidas en el Decreto 1165 de 2019. Dentro de las obligaciones señaladas en el artículo 69 del citado Decreto, la prevista en el numeral 9 indica que las SCI deben mantener o adecuar los requisitos y condiciones en virtud de los cuales les fue otorgada la autorización.
A continuación se imparten los lineamentos que deben acatarse por las SCI para reportar o solicitar la autorización de cambios en la información presentada para obtener la autorización como Sociedad de Comercialización internacional, ante la Dirección de Comercio Exterior del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo:
- Modificación de la razón social
En cumplimiento del artículo 90 de la Resolución 046 de 2019, modificada por el artículo 31 de la Resolución 39 de 2021, ambas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, las SCI que realicen cambios en su razón social deberán actualizar el Registro Único Tributario – RUT y, dentro de los cinco (5) días siguientes, por intermedio de su representante legal o apoderado, deberán radicar la solicitud de modificación de la resolución que otorgó la autorización como SCI. Esta solicitud deberá ser dirigida al Grupo Sistemas Especiales de Importación – Exportación y Comercializadoras Internacionales de la Dirección de Comercio Exterior.
La solicitud deberá radicarse a través del canal de atención del Ministerio: Radicación correspondencia virtual, disponible en el enlace: https://www.mincit.gov.co/servicio-ciudadano/canales-de-atencion adjuntando el RUT, el Certificado de Existencia y Representación Legal en donde conste el cambio y el poder, en caso que aplique.
- Cambio de dirección
Según lo dispuesto en el numeral 12 del artículo 69 del Decreto 1165 de 2019, con el fin que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo tenga información actualizada de la dirección en la que se desarrollan las actividades como Sociedad de Comercialización Internacional, que permita facilitar y colaborar con la práctica de las diligencias ordenadas por la Entidad, en el evento de presentarse modificación de su dirección, ya sea porque registre cambio de ciudad, municipio, o nomenclatura en la misma ciudad o municipio donde se encuentra ubicada, la SCI deberá informar esta novedad dentro de los cinco (5) días siguientes, a través de comunicación suscrita por el representante legal o apoderado en donde solicite la actualización de la información en el aplicativo informático de las Sociedades de Comercialización Internacional de la Ventanilla Única de Comercio Exterior – VUCE.
La solicitud deberá radicarse a través del canal de atención del Ministerio: Radicación correspondencia virtual, disponible en el enlace: https://www.mincit.gov.co/servicio-ciudadano/canales-de-atencion adjuntando el RUT, el Certificado de Existencia y Representación Legal en donde conste el cambio y el poder, en caso que aplique.
- Cambios de representantes legales, socios, personal directivo o empleados que actuarán en calidad de agentes de aduanas o auxiliares ante las autoridades aduaneras
Si durante la vigencia de la autorización como SCI la sociedad cambia sus representantes legales, socios, personal directivo o empleados que actuarán en calidad de agentes de aduanas o auxiliares ante las autoridades aduaneras, deberá informar la novedad al Grupo Sistemas Especiales de Importación – Exportación y Comercializadoras Internacionales, mediante comunicación suscrita por el representante legal o apoderado.
Para el cambio de representante legal se deberá anexar el Registro Único Tributario – RUT y el Certificado de Existencia y Representación Legal.
Para el cambio de representantes legales, socios, personal directivo o empleados que actuarán en calidad de agentes de aduanas o auxiliares ante las autoridades aduaneras, se deberá anexar las hojas de vida de las personas que tengan dichas calidades, a fin de mantener actualizados los requisitos establecidos en los numerales 1 y 7 del artículo 119 del Decreto 1165 de 2019.
En los casos de modificación de representantes legales o socios se deberá anexar manifestación bajo la gravedad del juramento del representante legal, en donde se indique que los nuevos representantes legales o socios no han sido sancionados con cancelación de la autorización para el desarrollo de la actividad de que se trate y en general por violación dolosa a las normas penales, durante los cinco (5) años anteriores a la presentación de la solicitud, de acuerdo con lo señalado en el numeral 6 del artículo 119 del Decreto 1165 de 2019.
Cuando la persona jurídica se encuentre constituida como una sociedad anónima o sociedad por acciones simplificada, no será necesario anexar las hojas de vida de los accionistas, conforme a lo señalado en el inciso final del artículo 119 del Decreto 1165 de 2019, modificado por el artículo 36 del Decreto 360 de 2021.
La solicitud deberá radicarse a través del canal de atención del Ministerio: Radicación correspondencia virtual, disponible en el enlace: https://www.mincit.gov.co/servicio-ciudadano/canales-de-atencion
- Cambios en el estudio de mercado que incorpore el plan exportador, por nuevos productos a exportar, mercados objeto de exportación, proveedores.
La SCI deberá mantener actualizado el estudio de mercado que incorpore su plan exportador establecido en el numeral 2 del artículo 66 del Decreto 1165 de 2019, al cambiar las condiciones de mercado, como son variaciones por nuevos productos a exportar, mercados objeto de exportación y proveedores. Ante alguno de estos cambios se deberá actualizar integralmente el Estudio de Mercado con la información relacionada en los numerales 4.2, 4.3, 4.4, 4.5, 4.6 y 4.7 del artículo 88 de la Resolución 046 de 2019, con el fin de conocer la realidad actual de las exportaciones realizadas y proyectadas de la sociedad.
Para tal efecto la sociedad deberá remitir solicitud suscrita por el representante legal o apoderado, dirigida al Grupo de Sistemas Especiales de Importación – Exportación y Comercializadoras Internacionales, en la que se expliquen las novedades del estudio de mercado, adjuntando toda la información y documentos que fundamenten lo contemplado en la normatividad señalada.
Adicionalmente, en caso que la solicitud contemple cambios de los sectores económicos según lo establecido en el parágrafo 1° del artículo 65 del Decreto 1165 de 2019, se deberá anexar el Certificado de Existencia y Representación Legal donde conste la actualización en el objeto social.
La solicitud deberá radicarse a través del canal de atención del Ministerio: Radicación correspondencia virtual, disponible en el enlace: https://www.mincit.gov.co/servicio-ciudadano/canales-de-atencion y solo podrán desarrollar operaciones con las nuevas condiciones del Estudio de Mercado bajo el beneficio de las SCI cuando se tenga la autorización correspondiente.
- Cambio en el sistema informático de control de inventarios
Conforme señala el numeral 4 del artículo 66 del Decreto 1165 de 2019, los usuarios que presenten la solicitud de autorización como SCI deben contar con un sistema de control de inventarios que permita efectuar verificaciones y controles de las mercancías nacionales, importadas y exportadas de acuerdo con lo señalado en los numerales 6, 6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 6.5 y 6.6 del artículo 88 de la Resolución 046 de 2019.
En el caso que la SCI autorizada realice un cambio de sistema de control de inventarios deberá enviar comunicación suscrita por el representante legal o apoderado, dirigida al Grupo Sistemas Especiales de Importación – Exportación y Comercializadoras Internacional, informando el cambio y allegando los manuales, instructivos, imágenes de pantalla o documentos que permitan visualizar las funcionalidades antes mencionadas, tal y como lo establece el numeral 6 del artículo 88 de la Resolución 046 de 2019.
La solicitud deberá radicarse a través del canal de atención del Ministerio: Radicación correspondencia virtual, disponible en el enlace: https://www.mincit.gov.co/servicio-ciudadano/canales-de-atencion
Para todas las solicitudes se sugiere anexar el Formato de Autorización de Notificación Electrónica de Actos Administrativos, suscrito por el representante legal o apoderado, que encontrará en el link: https://www.mincit.gov.co/mincomercioexterior/temas-de-interes/sistemas- especiales-comercializadoras
La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga la Circular 027 del 23 de diciembre de 2019.
Dada en Bogotá D.C., a los
FRANCISCO MELO RODRÍGUEZ