Tratamiento de caja menor y documentos soporte
Concepto 0160
23-06-2025
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.,
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REFERENCIA |
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No. del Radicado |
1-2025-014464 |
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Fecha de Radicado |
08 de mayo de 2025 |
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Nº de Radicación CTCP |
2025-0160 |
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Tema |
Tratamiento de caja menor y documentos soporte |
CONSULTA (TEXTUAL)
“(...) procedo a formularle las siguientes preguntas:
1. ¿el saldo de la cuenta Caja Menor (fondo fijo teórico) debe permanecer inmutable al momento del cierre contable mensual?
2. ¿el valor de los gastos no reembolsados, al final de cada mes, se deben cargar a los gastos y abonar a una cuenta por pagar a favor del responsable del fondo fijo?
3. ¿el valor de los gastos no reembolsados al final de cada mes, se deben cargar a los gastos del período y abonar a la cuenta CAJA MENOR VALORES POR REEMBOLSAR (CRÉDITO) dentro de la agrupación EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO?
4. ¿a los pagos recibidos de los clientes y de otros terceros, vía Transferencia Electrónica de Fondos (TEF) se les debe expedir siempre Recibos de Caja? ¿O con el comprobante bancario de la TEF se suple el Recibo de Caja, siendo suficiente y sin requerir más documentos soporte?
5. ¿a los pagos recibidos de los clientes y de otros terceros, vía Transferencia Electrónica de Fondos (TEF) se les debe expedir siempre Recibos de Caja? ¿O con el comprobante bancario de la TEF se suple el Recibo de Caja, siendo suficiente y sin requerir más documentos soporte?
RESUMEN:
El fondo de caja menor constituye un mecanismo operativo de manejo de efectivo para gastos menores, pero su reconocimiento contable debe corresponder a la realidad económica del activo. Los gastos se reconocen cuando se incurren, no solo al reembolsar la caja menor y los valores pendientes de reembolso generan una cuenta por pagar a favor del responsable. Las transferencias electrónicas son un soporte válido; sin embargo, su suficiencia como único documento para la contabilización dependerá si cumple con los requisitos de control interno de la entidad y la normatividad documental aplicable (Anexo 6 del DUR 2420 de 2015).
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:
1. ¿el saldo de la cuenta Caja Menor (fondo fijo teórico) debe permanecer inmutable al momento del cierre contable mensual?
En respuesta a una consulta similar, el CTCP emitió el concepto 2020-0195 sobre el “Registros de Caja Menor”, en el que manifestó lo siguiente:
“El Fondo de Caja Menor hace parte del efectivo, en la NIIF para Pymes, el efectivo se considera un activo financiero, está identificado en la Sección 11 Númeral 11.8 Literal a.). Y además, por otra parte los pagos que se realizan a través de caja menor y se soportan en reembolso de caja menor, usualmente están relacionados con gastos por lo que, debe dárseles el tratamiento respectivo.
(…)
La cuenta de caja menor solo tiene posibilidad de 4 movimientos: 1) Creación, 2) Incremento, 3) Disminución, y 4) Eliminación.” Destacado fuera de texto.
De acuerdo con lo anterior, las buenas prácticas contables y la naturaleza del fondo fijo, el saldo contable de la cuenta “Caja Menor” debe permanecer durante el período contable, salvo que se autorice formalmente un cambio en el monto del fondo. Es decir, debe reflejar siempre el valor total aprobado para el fondo fijo, independientemente de los gastos realizados, los cuales se reconocen por separado mediante reembolsos periódicos. Esto garantiza la correcta presentación del efectivo y evita confusión sobre su disponibilidad.
El fondo de caja menor constituye un mecanismo operativo de manejo de efectivo para gastos menores, pero su reconocimiento contable debe corresponder a la realidad económica del activo.
2. ¿el valor de los gastos no reembolsados, al final de cada mes, se deben cargar a los gastos y abonar a una cuenta por pagar a favor del responsable del fondo fijo?
3. ¿el valor de los gastos no reembolsados al final de cada mes, se deben cargar a los gastos del período y abonar a la cuenta CAJA MENOR VALORES POR REEMBOLSAR (CRÉDITO) dentro de la agrupación EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO?
En relación con las preguntas planteadas, es importante precisar que en el manejo contable del fondo fijo o caja menor, el reconocimiento de los gastos se realiza en el período en que se incurren, aplicando el principio de causación o devengo. Por lo tanto, al cierre de cada mes, si estos gastos aún no han sido reembolsados, si deben registrarse en una cuenta por pagar (pasivo) a favor del responsable del fondo fijo.
En el concepto 2020-0195 sobre el “Registros de Caja Menor”, en el que manifestó lo siguiente:
“Reembolso de gastos realizados con caja menor:
Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a reembolsar el dinero utilizado. En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto establecido.
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CUENTA |
DEBITO |
CREDITO |
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Gastos (diferentes Rubros) |
xxxx |
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Efectivo -Bancos |
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xxxx |
Del tratamiento anterior se evidencia que el Fondo de Caja Menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se reconocen reembolsos por gastos, por lo que se considera un fondo fijo.” Destacado fuera de texto.
Así mismo, no procede registrar valores pendientes de reembolso en cuentas del grupo de efectivo y equivalentes de efectivo, ya que estas deben reflejar únicamente recursos disponibles de forma inmediata.
Por otro lado, si durante un período se incurre en gastos sin realizar el correspondiente reembolso, la cuenta de caja menor reflejaría un saldo que no cumple con la definición de activo según el marco técnico normativo, ya que la entidad habría consumido los recursos sin reponerlos, perdiendo así la capacidad de generar beneficios económicos futuros. Por ello, atendiendo las buenas prácticas contables y la naturaleza del fondo fijo, el valor reconocido en la cuenta de caja menor debe representar el efectivo realmente disponible a la fecha de corte. Para lograrlo, es necesario implementar mecanismos operativos que aseguren el registro oportuno de los gastos y sus respectivos reembolsos, de modo que la cuenta muestre razonablemente su saldo real en cada período.
4. ¿a los pagos recibidos de los clientes y de otros terceros, vía Transferencia Electrónica de Fondos (TEF) se les debe expedir siempre Recibos de Caja? ¿O con el comprobante bancario de la TEF se suple el Recibo de Caja, siendo suficiente y sin requerir más documentos soporte?
5. ¿las Transferencia Electrónicas de Fondos (TEF) que hace un cliente para pagar una factura electrónica de ventas es el soporte interno y/o externo, y documento que sustituye el Recibo de Pago?
No es obligatorio expedir un Recibo de Caja adicional cuando se recibe un pago mediante Transferencia Electrónica de Fondos (TEF), siempre que el comprobante bancario de dicha transferencia cumpla con los requisitos establecidos en el Anexo 6 del DUR 2420 de 2015 sobre el sistema documental contable. Este comprobante puede considerarse un documento soporte válido y suficiente, tanto interno como externo, siempre que contenga los elementos esenciales: identificación del pagador y del beneficiario, fecha, valor, concepto o número de factura, y evidencia de la transacción.
En ese sentido, la transferencia electrónica realizada por un cliente para el pago de una factura electrónica puede sustituir el Recibo de Pago, ya que constituye un soporte suficiente para efectos contables y tributarios, siempre que permita la trazabilidad y verificación de la operación.
En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.
Cordialmente,
Sandra Consuelo " Muñoz Moreno
Consejera – CTCP