Contabilidad llevada en Excel
Concepto 0086
17-04-2026
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá, D.C.,
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REFERENCIA: |
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No. del Radicado |
1-2026-010501 |
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Fecha de Radicado |
27 de marzo de 2026 |
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No. Radicación CTCP |
2026-0086 |
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Tema |
Contabilidad llevada en Excel |
CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) El Anexo 6 del DUR 2420, en su artículo 11 señala que, además de poder llevar los libros de manera manual o de manera electrónica entre otras, da a entender que no es obligatorio la adquisición de un software contable especializado para dicha labor. Por tanto me permito pregunta a la Entidad: ¿puedo llevar la contabilidad de una entidad o negocio por medio de una hoja de cálculo (ej: Excel), debidamente parametrizada para que genere los diferentes libros contables, terceros, inventarios, etc.? y esta hoja de cálculo ¿tendría fuerza probatoria ante ustedes y/o ante la Administración de impuestos nacionales DIAN? (…)”
RESUMEN:
Una entidad puede llevar la contabilidad utilizando herramientas como hojas de cálculo (por ejemplo, Excel), siempre que se garantice el cumplimiento de los requisitos legales y técnicos aplicables, en particular que la información contable sea clara, completa, fidedigna, verificable y debidamente soportada. No obstante, el CTCP no es competente para pronunciarse sobre el valor probatorio de dicha información ante autoridades administrativas o fiscales, materia regulada por disposiciones legales de carácter procesal (artículo 264 del Código General del Proceso) y por normas especiales como la Ley 527 de 1999 (artículos 10 y 11).
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP), en su calidad de organismo permanente de normalización técnica de Normas de Contabilidad, Información Financiera y Aseguramiento de la Información, adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, y conforme a las disposiciones legales vigentes, principalmente las contempladas en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y los decretos que las desarrollan, procede a dar respuesta a la consulta de manera general, sin pretender resolver casos particulares, en los siguientes términos:
La normativa vigente no exige el uso de un software contable específico. En este sentido, el artículo 48 del Código de Comercio establece que los comerciantes pueden utilizar procedimientos de reconocido valor técnico-contable para el registro de sus operaciones, siempre que estos permitan el conocimiento y prueba de una historia clara, completa y fidedigna de los negocios, sin perjuicio de las modificaciones introducidas por el Decreto Ley 19 de 2012, mediante el cual se eliminó la obligación de registro de los libros de comercio. Lo anterior incluye el uso de herramientas informáticas, tales como hojas de cálculo, siempre que estas se utilicen como parte de un sistema de información que cumpla los requisitos legales y técnicos aplicables.
Así mismo, los artículos 50 y 51 del mismo código establecen que la contabilidad debe llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, y estar debidamente soportada mediante comprobantes y documentación relacionada:
“Artículo 48. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.
Artículo 50. La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.
Artículo 51. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios”.
En consecuencia, desde el punto de vista técnico-contable, una entidad podría llevar su contabilidad mediante herramientas como hojas de cálculo, siempre que el sistema utilizado, incluida la hoja de cálculo, constituya un sistema de información financiera que garantice el cumplimiento de los requisitos legales y técnicos aplicables. Lo anterior implica que dicho sistema permita la adecuada identificación, registro, procesamiento y reporte de las transacciones.
En este contexto, el sistema deberá garantizar, entre otros aspectos:
- Integridad de la información
- Confiabilidad y verificabilidad
- Trazabilidad de las operaciones
- Conservación de soportes
- Generación de libros y estados financieros conforme a la normativa vigente
Ahora bien, es importante precisar que, de conformidad con el Código de Comercio, existe la obligación legal de llevar libros de contabilidad, los cuales forman parte integral del sistema contable de la entidad. En este sentido, el artículo 49 del Código de Comercio establece que los comerciantes deben llevar, como mínimo, los libros necesarios para registrar en forma ordenada sus operaciones, entre ellos el libro diario y el libro mayor y balances, sin perjuicio de los libros auxiliares que resulten necesarios.
No obstante, es importante advertir que el uso de este tipo de herramientas puede implicar riesgos asociados a la integridad, seguridad y control de la información, los cuales deberán ser evaluados por la administración en el marco de su sistema de control interno. En consecuencia, independientemente de la herramienta utilizada (manual, software especializado o hojas de cálculo), la entidad deberá garantizar la generación, registro y conservación de los libros de contabilidad, en cumplimiento de los requisitos legales aplicables.
En cuanto al valor probatorio de la contabilidad y de los libros, este se encuentra regulado por disposiciones legales y procesales, así como por normas especiales aplicables a los mensajes de datos, en particular los artículos 10 y 11 de la Ley 527 de 1999, los cuales reconocen eficacia jurídica y valor probatorio a la información generada, enviada, recibida o almacenada por medios electrónicos. Su interpretación y aplicación corresponde a las autoridades competentes.
El CTCP no es competente para pronunciarse sobre si la información contable llevada en una hoja de cálculo tendría efectos probatorios ante entidades como la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN u otras autoridades.
Así mismo, es importante señalar que el CTCP no es competente para recibir, validar o aprobar información de ninguna entidad.
Finalmente, el CTCP se ha pronunciado en diversas ocasiones sobre la forma en que las entidades deben llevar la contabilidad. En este sentido, se recomienda revisar, entre otros, los conceptos 2015-529, 2015-828, 2018-991, 2017-711, 2016-1035 y 2015-612.
En los términos expuestos, se absuelve la consulta, señalando que este organismo se ha basado exclusivamente en la información proporcionada por el peticionario. Los efectos de este concepto se encuentran enunciados en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011.
Cordialmente,
JAIRO ENRIQUE CERVERA RODRÍGUEZ
Presidente Ad Hoc CTCP