Concepto 52677

Concepto 52677
 2012-08-17
 DIAN

Tema: Procedimiento Tributario

Descriptores: Alcance de la palabra “copia” para efectos tributarios 

Señor
CARLOS EDUARDO CAMARGO CASTRO
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Cordial saludo Señor Camargo.

Señalan los alcances de la palabra "copia" para efectos tributarios

Solicitan a la entidad que se emita concepto sobre el alcance de la palabra “copia” para efectos de la norma tributaria. Del mismo modo se indique si se refiere a fotocopia, escaneado o documento PDF. A esto responde la DIAN que considera que los documentos reproducidos como fotocopia, scaner, PDF, deben ser considerados como copias y su valor probatorio dependerá de aquel que le hayan señalado las disposiciones especiales o generales.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 y la Orden Administrativa 000006 del 21 de agosto de 20089, es función de este Despacho absolver de manera general las consultas escritas que se formulen, entre otras, sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, en lo de competencia de la DIAN.

Solicita se emita concepto sobre el alcance de la palabra “copia” para efectos de la norma tributaria. Del mismo modo se indique si se refiere a fotocopia, escaneado o documento PDF.

En materia tributaria el legislador en su facultad constitucional de configuración no ha definido expresamente la palabra “copia”, como tampoco lo ha hecho el Código Contencioso Administrativo ni el Código de Procedimiento Civil, por lo que esta palabra debe entenderse en su sentido natural y obvio como lo enseña el artículo 28 del Código Civil, alcance probatorio o en sentido técnico, según las normas que regulan el tema.

“ARTICULO 28: Las palabras de la ley se entenderán en su sentido natural y obvio, según el uso general de las mismas palabras; pero cuando el legislador las haya definido expresamente para ciertas materias, se les dará en éstas su significado legal”.

En este sentido es necesario acudir al Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua, que definió el término copia como: ”cada uno de los ejemplares que resultan de reproducir una fotografía, una película, una cinta magnética, un programa informatico, etc.”.

Sobre el tema los artículos 5 y 25 del Decreto 019 de 2012, señalan:

“ARTICULO 5. ECONOMÍA EN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS. (…) las autoridades administrativas y los particulares que cumplen funciones administrativas ‘no deben exigir más documentos y copias que los estrictamente necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales. En tal virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas.”

“ARTICULO 25. ELIMINACIÓN DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS. (…)

Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el reconocimiento o pago de pensiones.

Los documentos privados, tuvieren o no como destino servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el secretario de la respectiva Cámara.

Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo que el interesado así lo solicite”.

Cabe aclarar, que en el Estatuto Tributario se establecen requisitos especiales para determinadas copias, entre otros, los artículos 177-2, 565, 583, 615 y 769, los cuales deben tenerse en cuenta a fin de cumplir con las obligaciones que establece la normatividad tributaria.

Así las cosas, este Despacho considera que los documentos reproducidos como fotocopia, scaner, PDF, deben ser considerados como copias y su valor probatorio dependerá de aquel que le hayan señalado las disposiciones especiales o generales.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiarla, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: wvvw.dian.gov.co siguiendo los iconos: “Normatividad” — “técnica” y seleccionando “Doctrina” y Dirección Gestión Jurídica”.

Atentamente,

MARÍA HELENA CAVIEDES CAMARGO

Subdirectora de Gestión Normativa y Doctrina