Reglamenta el Registro Único Tributario - RUT, especialmente en cuanto a su administración y elementos que lo integran.
Por el cual se reglamenta el artículo 555-2 del Estatuto Tributario.
DECRETO N° 2460
07-11-2013
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO
por el cual se reglamenta el artículo 555-2 del Estatuto Tributario.
El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, y
CONSIDERANDO
Que de conformidad con el artículo 555-2 del Estatuto Tributario el Registro Único Tributario (RUT), constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Que la disposición antes señalada, establece que los mecanismos y términos de implementación del RUT, así como los procedimientos de inscripción, actualización, suspensión y cancelación, grupos de obligados, formas, lugares, plazos, convenios y demás condiciones, serán las que para el efecto reglamente el Gobierno Nacional.
Que para desarrollar eficazmente las funciones asignadas a la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), así como para garantizar la debida notificación de los actos administrativos, facilitar el cumplimiento de las obligaciones, simplificar los trámites, reducir los costos administrativos y prevenir las prácticas de evasión fiscal, abuso, fraude a la ley y conductas punibles e infracciones administrativas como el contrabando, resulta imprescindible contar con información actualizada, veraz, clasificada y confiable en el Registro Único Tributario (RUT).
Que conforme con el artículo 6° del Decreto-ley número 0019 del 10 de enero de 2012, los trámites establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminarse toda complejidad innecesaria y los requisitos que se exijan a los particulares deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir. En tal sentido, se requiere suprimir y/o reformar requisitos y procedimientos innecesarios relacionados con el Registro Único Tributario (RUT).
Que con fundamento en los principios de buena fe, eficiencia, equidad, y economía es necesario unificar la reglamentación expedida en materia del Registro Único Tributario (RUT), así como facilitar la relación de las personas naturales y jurídicas con la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Que en cumplimiento de los artículos 3° y 8° de la Ley 1437 de 2011, el proyecto de decreto fue publicado en la página web de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN),
DECRETA:
Artículo 1°. Registro Único Tributario (RUT). El Registro Único Tributario (RUT) constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas, entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del régimen común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), respecto de los cuales esta requiera su inscripción.
Artículo 2°. Administración del Registro Único Tributario (RUT). El Registro Único Tributario (RUT) será administrado por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Para el ejercicio de las funciones públicas, la información contenida en el Registro Único Tributario (RUT), podrá ser compartida con las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas, en los términos y condiciones que establezcan la Constitución, la ley y los reglamentos, previo cumplimiento de las formas, condiciones, reserva y requisitos para el suministro, manejo, uso y salvaguarda de la información.
Artículo 3°. Registros Incorporados en el Registro Único Tributario (RUT). El Registro Único Tributario a que hace referencia el presente decreto, incorporó los siguientes registros:
1. El Registro Tributario utilizado por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
2. El Registro Nacional de Vendedores.
3. El Registro Nacional de Exportadores de Bienes y Servicios.
4. El Registro de los Usuarios Aduaneros, autorizados por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
5. El Registro de Profesionales de Compra y Venta de Divisas, autorizados por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
6. Y los demás que establezca el Gobierno Nacional.
Artículo 4°. Elementos del Registro Único Tributario (RUT). Los elementos que integran el Registro Único Tributario (RUT), son:
1. IDENTIFICACIÓN
Identificación de las Personas Naturales. La identificación de las personas naturales está conformada por los nombres y apellidos, tipo y número de documento de identificación, fecha y lugar de expedición del documento de identificación o el que haga sus veces, fecha y lugar de nacimiento, y el número de identificación tributaria otorgado en el exterior para los extranjeros que lo posean.
Identificación de las Personas Jurídicas y asimiladas. La identificación de las personas jurídicas y asimiladas está conformada por la razón social el Número de Identificación Tributaria (NIT) adicionado con un dígito de verificación y el número de identificación tributaria otorgado en el exterior para las personas jurídicas o entidades extranjeras que lo posean.
El Número de Identificación Tributaria (NIT), es asignado por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y permite la individualización inequívoca de los inscritos, para todos los efectos, en materia tributaria, aduanera y de control cambiario y, en especial, para el cumplimiento de las obligaciones de la misma naturaleza.
La U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dentro de los seis (6) meses siguientes a la vigencia del presente decreto, habilitará en el Registro Único Tributario (RUT) los campos requeridos con el fin de incluir el número de identificación tributaria otorgado en el exterior para los extranjeros, así como el desarrollo de los sistemas de información que permitan incluir la fecha y lugar de nacimiento de las personas naturales, garantizando la reserva y las condiciones de uso, manejo y salvaguarda de esta información.
2. UBICACIÓN
La ubicación comprende el domicilio principal, números telefónicos y correo electrónico donde la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) puede contactar oficialmente y para todos los efectos, al respectivo inscrito.
El domicilio principal inscrito en el formulario del Registro Único Tributario (RUT), será el informado por el obligado; en el caso de las personas jurídicas o asimiladas, dicha dirección deberá corresponder a la señalada en el documento de constitución vigente y/o documento registrado.
Sin perjuicio de la dirección registrada como domicilio principal, el responsable deberá informar la ubicación de los lugares donde desarrolla sus actividades económicas.
Cuando la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en desarrollo del artículo 579-1 del Estatuto Tributario determine el domicilio fiscal de una persona jurídica, este deberá incorporarse en el Registro Único Tributario (RUT) y tendrá validez para todos los efectos, incluida la notificación de los actos administrativos proferidos por esta Entidad.
La dirección que el obligado informe al momento de inscripción o actualización tendrá validez para todos los efectos, sin perjuicio de otras direcciones que para casos especiales consagre la Ley.
3. CLASIFICACIÓN
La Clasificación corresponde a la naturaleza, actividades, funciones, características, atributos, regímenes, autorizaciones, registro de responsabilidades tributarias, aduaneras y cambiarias, y demás elementos propios de cada sujeto de las obligaciones administradas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Parágrafo 1°. La información de identificación, ubicación y clasificación es de carácter obligatorio, a excepción del correo electrónico para las personas naturales que se inscriban como responsables del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas o personas naturales del régimen simplificado del impuesto al consumo, o quienes producto de la actualización del Registro Único Tributario (RUT) no tengan responsabilidades derivadas de las obligaciones administradas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Sin perjuicio de lo anterior, todas las personas que adelanten la inscripción o actualización a través de los medios electrónicos de que dispone la Entidad, deberán informar con carácter obligatorio el correo electrónico.
Parágrafo 2°. La información básica de identificación y ubicación tributaria para efectos fiscales del orden nacional y territorial de que trata el artículo 63 del Decreto-ley número 0019 de 2012, comprende: el número de identificación, el NIT, los nombres y apellidos, la razón social, la dirección, el municipio y el departamento.
Artículo 5°. Obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT). Están obligados a inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT):
a) Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementario de ganancias ocasionales, y demás Impuestos administrados por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN);
b) Los patrimonios autónomos, en aquellos casos que por disposiciones especiales deban contar con un NIT individual;
c) Los inversionistas extranjeros obligados a cumplir deberes formales;
d) Las sucursales en el país de personas jurídicas o entidades extranjeras;
e) Las personas naturales que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que deban suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes a nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante, informante o inversionista extranjero, en materia tributaria, aduanera o cambiaria. Así mismo, deben cumplir con esta inscripción los revisores fiscales y contadores, que deban suscribir declaraciones por disposición legal;
f) Las personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio y las personas naturales y jurídicas del régimen simplificado del impuesto al consumo;
g) Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado;
h) Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura, o como consecuencia del desarrollo de una actividad económica no gravada;
i) Los responsables del impuesto al consumo;
j) Los responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM;
k) Los agentes retenedores;
1) (sic) Los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros;
m) Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros;
n) Los obligados a declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal colombiana en efectivo;
o) La U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá requerir la inscripción de otros sujetos diferentes de los enunciados en los literales anteriores, para efectos del control de las obligaciones sustanciales y formales que administra.
Parágrafo 1°. Para efectos de las operaciones de importación, exportación tránsito aduanero, no estarán obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros:
Los extranjeros no residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones técnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de mercancías bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad para la importación y/o exportación de expediciones comerciales.
Estos usuarios aduaneros podrán identificarse con el número de pasaporte, número de documento de identidad o el número del documento que acredita la misión. Lo anterior sin perjuicio de la inscripción que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estén sujetos.
Parágrafo 2°. Los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros deberán obtener la autorización que acredite el cumplimiento de los requisitos y condiciones que establezca para el efecto la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, mediante resolución de carácter general, de acuerdo con lo dispuesto por el numeral 2 del artículo 75 de la Resolución Externa 8 de 2000, modificado por el artículo 1° de la Resolución Externa número 6 de 2004 y el artículo 3° de la Resolución Externa número 4 de 2005 de la Junta Directiva del Banco de la República.
Artículo 6°. Inscripción en el Registro Único Tributario (RUT). Es el proceso por el cual las personas naturales, jurídicas y demás sujetos de obligaciones administradas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), obligados a inscribirse, se incorporan en el Registro Único Tributario (RUT), con el cumplimiento de las condiciones y requisitos establecidos en el presente Decreto.
Parágrafo. Sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar, la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), tendrá vigencia indefinida y, en consecuencia, no se exigirá su renovación.
Artículo 7°. Oportunidad de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT). La inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), deberá efectuarse en forma previa al inicio de la actividad económica, al cumplimiento de obligaciones administradas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y en general, a la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.
Las personas naturales que en el correspondiente año gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, acorde con lo establecido en los artículos 592, 593 y 594-1 del Estatuto Tributario, tendrán plazo para inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración. Lo anterior, sin perjuicio de la obligación de registrarse por una situación diferente.
Artículo 8°. Lugar de inscripción, actualización y solicitud de cancelación en el Registro Único Tributario (RUT). La inscripción, actualización y solicitud de cancelación en el Registro Único Tributario se realizará en las instalaciones de la Dirección Seccional de Impuestos de Aduanas o de Impuestos y Aduanas Nacionales, de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Lo anterior se aplicará sin perjuicio de las herramientas y mecanismos electrónicos que la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ponga a disposición de las personas o entidades obligadas a inscribirse en el RUT.
La inscripción y actualización podrá realizarse en las Cámaras de Comercio, y en las sedes o establecimientos de otras entidades públicas o privadas, facultadas para el efecto o a través de convenios suscritos con la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Artículo 9°. Formalización de la inscripción, actualización y solicitud de cancelación en el Registro Único Tributario (RUT). Se entiende por formalización de la inscripción, de la actualización o de la cancelación del Registro Único Tributario (RUT) el proceso de autenticación, validación e incorporación de la información, suministrada virtual o físicamente, por el obligado ante la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o demás entidades autorizadas, y la expedición del respectivo certificado.
El trámite de inscripción, actualización y solicitud de cancelación en el Registro Único Tributario (RUT) se podrá realizar de forma presencial:
a) Directamente por el interesado o por quien ejerza la representación legal, acreditando la calidad correspondiente;
b) A través de apoderado debidamente acreditado, el cual no requiere tener la calidad de abogado.
De forma electrónica a través de la página web de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se podrán formalizar los siguientes trámites:
a) Inscripción y Actualización del Registro Único Tributario (RUT), para las personas naturales del régimen simplificado del impuesto a las ventas, previa verificación de información que realizará el sistema.
b) Actualización y solicitud de cancelación del Registro Único Tributario (RUT), con mecanismo de firma respaldado con certificado digital, para aquellos inscritos a quienes la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) le ha asignado tal mecanismo.
Parágrafo. Las personas naturales que se encuentren en el exterior, podrán enviar la solicitud de inscripción o actualización del Registro Único Tributario (RUT), a través del Sistema de Quejas, Reclamos, Peticiones y Sugerencias de la página web de la DIAN, anexando escaneado su documento de identidad y pasaporte, en donde conste la fecha de salida del país.
Una vez la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) formalice el respectivo trámite, enviará a la dirección electrónica informada el Registro Único Tributario (RUT) certificado.
Lo anterior, sin perjuicio de que la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) realice controles migratorios a que hubiere lugar.
Artículo 10. Documentos para la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT). Para efectos de la formalización de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) se deberán adjuntar los siguientes documentos:
a) Personas jurídicas y asimiladas:
1. Fotocopia del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, para quienes no se encuentran obligados a registrarse ante Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes.
2. Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general con exhibición del original, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
3. Constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa, a nombre de la persona jurídica o asimilada, con fecha de expedición no mayor a un (1) mes en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o cooperativas de ahorro y crédito o cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito autorizadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria para adelantar actividad financiera, inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas (Fogacoop), o el último extracto de la misma.
Para la apertura de la cuenta, la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), expedirá un documento donde informa el NIT provisional que le será asignado a la nueva persona jurídica, el cual, deberá ser activado dentro de los quince (15) días siguientes a su expedición, con la presentación de la constancia de titularidad de la cuenta corriente o de ahorros. Si vencido el término anterior el usuario no ha presentado la constancia de titularidad de la cuenta corriente o de ahorros, el NIT provisional no tendrá validez;
b) Personas naturales:
1. Fotocopia del documento de identidad del solicitante, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general con exhibición del original, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
2. Cuando se trate de la inscripción como responsable del impuesto sobre las ventas del régimen común, o los responsables del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM, o los responsables del Impuesto Nacional al Consumo, o como importador o exportador, salvo en el evento que se trate de un importador ocasional, deberá presentarse constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa, a nombre de la persona natural, con fecha de emisión no mayor a un (1) mes, expedida por una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o cooperativas de ahorro y crédito o cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito autorizadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria para adelantar actividad financiera, inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas (Fogacoop), o último extracto de la misma.
Se considera importador ocasional aquella persona natural que se encuentre sujeta a realizar cambio de modalidad respecto de mercancías que excedan los cupos o el tipo de mercancías autorizadas, establecidos en la ley para las modalidades de viajeros, menajes, tráfico postal y envíos urgentes, y los sujetos de las prerrogativas consagradas en el Decreto número 2148 de 1991, y realicen máximo dos de estas operaciones de importación en un período de un (1) año calendario;
c) Sucesiones ilíquidas:
1. Fotocopia del documento de identificación del causante o, en su defecto, certificación expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil donde conste el tipo de documento, número de identificación, lugar y fecha de expedición.
2. Fotocopia del Registro de defunción del causante, donde figure su número de identificación. Si el causante en vida no obtuvo documento de identificación, se debe presentar constancia expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
3. Fotocopia del documento de identidad del representante legal de la sucesión, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general con exhibición del original, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
4. Documento expedido por autoridad competente, en el cual se haga constar la calidad con la cual se actúa en la sucesión, ya sea como albacea, heredero con administración de bienes, o curador de la herencia yacente.
Cuando no se haya iniciado el proceso de sucesión ante notaría o juzgado, los herederos de común acuerdo podrán nombrar un representante de la sucesión, mediante documento autenticado ante notario o autoridad competente, en el cual manifiesten bajo la gravedad de juramento que el nombramiento es autorizado por los herederos conocidos.
De existir un único heredero, este deberá suscribir un documento debidamente autenticado ante notario o autoridad competente a través del cual manifieste que ostenta dicha condición.
5. Cuando se trate de sucesión ilíquida inscrita como responsable del impuesto sobre las ventas del régimen común, o responsable del impuesto nacional a la gasolina y al ACPM, o responsable del impuesto nacional al consumo, o como importador exportador, salvo en el evento que se trate de un importador ocasional, deberá presentarse constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa, a nombre del causante o del representante de la sucesión, con fecha de emisión no mayor a un (1) mes, expedida por una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o cooperativas de ahorro y crédito o cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito autorizadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria para adelantar actividad financiera, inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas (Fogacoop), o último extracto de la misma;
d) Consorcios y Uniones Temporales
1. Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con exhibición del original; cuando el trámite se realice a través de apoderado, fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo y fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general con exhibición del original, junto con la certificación de vigencia del mismo expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor de seis (6) meses.
2. Fotocopia de documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, que debe contener por lo menos: nombre del Consorcio o de la Unión Temporal, miembros que lo conforman, domicilio principal, participación, representante legal y el objeto del Consorcio o de la Unión Temporal.
3. Fotocopia del acta de adjudicación de la licitación o del contrato o del documento que haga sus veces.
4. Constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros activa con fecha de expedición no mayor a un (1) mes en una entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o cooperativas de ahorro y crédito o cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito autorizadas por la Superintendencia de la Economía Solidaria para adelantar actividad financiera, inscritas en el Fondo de Garantías de Entidades Cooperativas (Fogacoop), o el último extracto de la misma. La titularidad de la cuenta corriente o de ahorros podrá corresponder a alguno de los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal;
e) Inversionistas Extranjeros sin domicilio en Colombia, obligados a cumplir deberes formales.
Personas Naturales
1. Fotocopia del documento de identidad del inversionista extranjero.
2. Fotocopia del poder otorgado por la persona natural en el exterior, en idioma español, debidamente apostillado o, si es el caso, autenticado ante el Cónsul o el funcionario autorizado.
3. Fotocopia del documento de identidad del apoderado del inversionista en Colombia, con exhibición del original.
Personas jurídicas
1. Original del documento mediante el cual se acredite la existencia y representación legal, en idioma español, debidamente apostillado o, si es el caso, autenticado ante el Cónsul o el funcionario autorizado.
2. Fotocopia del poder otorgado por el representante legal de la sociedad en el exterior, en idioma español, debidamente extendido ante el Cónsul o el funcionario que la ley local autorice para ello.
3. Fotocopia del documento de identidad del apoderado del inversionista en Colombia, con exhibición del original.
Parágrafo 1°. Cuando el interesado adelante el diligenciamiento del formulario de inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) a través de internet, podrá tomar nota del número de formulario generado e informarlo ante las Direcciones Seccionales de Impuestos y/o Aduanas, de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o en los lugares autorizados para su formalización, con los documentos exigidos para la inscripción en los términos del presente Decreto.
Parágrafo 2°. La U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) implementará procedimientos y utilizará la tecnología necesaria que permita garantizar la confiabilidad y seguridad en el trámite de inscripción, actualización, suspensión y cancelación en el Registro Único Tributario (RUT), así como los mecanismos que permitan la recepción y conservación de la información, en armonía con las políticas de cero papel.
Parágrafo 3°. Las personas naturales responsables del régimen simplificado del impuesto al consumo y del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas, y los profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajero, se encuentran exceptuados de la presentación de la constancia de titularidad de la cuenta de ahorros o corriente.
Parágrafo 4°. Las personas naturales representadas por tutor o curador, los menores de edad pertenecientes al régimen común, las sociedades intervenidas y las sociedades en proceso de liquidación, podrán aportar para la inscripción y actualización del Registro Único Tributario (RUT), la constancia de titularidad de la cuenta corriente o de ahorros a nombre del representante legal, según sea el caso.
Artículo 11. Verificación de la información en el Registro Único Tributario (RUT). Las Direcciones Seccionales, de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), a través de las áreas de gestión de asistencia al cliente o quien haga sus veces, podrán realizar visitas previas o posteriores a la formalización de la inscripción, actualización o cancelación en el Registro Único Tributario (RUT), con el fin de verificar la información suministrada por el interesado. En caso de constatar que los datos suministrados son incorrectos o inexactos se remitirá la información al área de fiscalización de la respectiva Dirección Seccional para adelantar el procedimiento establecido en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario.
Cuando a través de visita de verificación, posterior a la formalización, se establezca que la dirección informada no existe o no es posible ubicar al contribuyente en el domicilio informado, el área de asistencia al cliente o quien haga sus veces, podrá suspender mediante auto la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) hasta que el interesado informe los datos reales de ubicación.
Parágrafo. Cuando en cualquiera de los procesos de competencia de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se establezca mediante visita que la dirección informada por el inscrito en el Registro Único Tributario (RUT) no existe o no es posible ubicarlo en el domicilio informado, el área respectiva podrá mediante auto suspender la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) hasta que el interesado informe los datos reales de ubicación.
Copia del auto de suspensión de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) se remitirá al área de asistencia al cliente o quien haga sus veces, de la Dirección Seccional la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) correspondiente, para que se registre la orden.
Artículo 12. Inscripción de Oficio en el Registro Único Tributario (RUT). La U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá realizar de oficio la inscripción de los obligados, en el Registro Único Tributario (RUT), previa orden judicial o administrativa declarada por autoridad competente, siempre y cuando la medida indique los datos relacionados con la identificación, ubicación y clasificación del obligado.
En todos los casos, la formalización requerirá de visita de constatación previa de ubicación y verificación de los datos suministrados en la orden.
La inscripción de oficio se comunicará al interesado a través de alguno de los medios utilizados por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para el efecto. Comunicada la inscripción, la misma tendrá plena validez legal.
Artículo 13. Actualización del Registro Único Tributario (RUT). Es el procedimiento que permite efectuar modificaciones o adiciones a la información contenida en el Registro Único Tributario (RUT), acreditando los mismos documentos exigidos para la inscripción.
Es responsabilidad de los obligados, actualizar la información contenida en el Registro Único Tributario (RUT), a más tardar dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, conforme a lo previsto en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario.
La actualización de la información relativa a los datos de identificación y de las calidades de usuario aduanero se realizará en forma presencial.
La actualización virtual de la información relativa a los datos de dirección en el Registro Único Tributario (RUT), no podrá exceder de dos modificaciones dentro de un período de seis (6) meses, de lo contrario, deberá efectuar el trámite de forma presencial.
Parágrafo 1°. Cuando el trámite de actualización lo adelante directamente el interesado, el representante legal o el apoderado que se encuentre previamente registrado en la sección de representación del formulario del obligado, no será necesario adjuntar fotocopia de su documento de identidad, bastará con la exhibición del documento original.
Parágrafo 2°. Cuando se trate de actualización del Registro Único Tributario (RUT) por cambio de régimen común al simplificado, de que trata el artículo 505 del Estatuto Tributario, además de los requisitos señalados en el presente decreto, el solicitante deberá manifestar por escrito que en los tres (3) años fiscales anteriores, se cumplieron por cada año las condiciones establecidas en el artículo 499 del Estatuto Tributario. En todos los casos el trámite estará sujeto a verificación.
Parágrafo 3°. Cuando se trate de actualización por cese de actividades en el impuesto sobre las ventas para los responsables del régimen común, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 614 del Estatuto Tributario, además de los requisitos señalados en el presente decreto, deberá adjuntar certificación suscrita por revisor fiscal o contador público según el caso, en la que se especifique que no realiza actividades sometidas al impuesto sobre las ventas y la no existencia de inventario final pendiente de ventas, de conformidad con lo establecido en la Ley 43 de 1990.
Para los inscritos no obligados a tener revisor fiscal o contador público, se debe adjuntar comunicación suscrita por el contribuyente en donde informe su nueva actividad económica, la inexistencia de inventario final pendiente de venta, y que al momento de la solicitud no vende productos o presta servicios gravados con el impuesto sobre las ventas. En todos los casos el trámite estará sujeto a verificación.
Artículo 14. Actualización de oficio en el Registro Único Tributario (RUT). La U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá actualizar de oficio la información del Registro Único Tributario (RUT) en los siguientes eventos:
1. Cuando en alguna de las áreas de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se establezca que la información contenida en el Registro Único Tributario (RUT) está desactualizada o presenta inconsistencias.
2. Cuando en virtud de un acto administrativo proferido por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o por orden de autoridad competente, se requiera la inclusión o modificación de la información contenida en el RUT.
3. Cuando por información suministrada por el interesado, a las entidades con las cuales la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), tenga convenio de intercambio de información.
De conformidad con lo previsto en el artículo 562-1 del Estatuto Tributario, una vez efectuada la actualización de oficio, se comunicará al interesado a través de alguno de los medios utilizados por la DIAN para el efecto. Comunicada la actualización al interesado, la misma tendrá plena validez legal.
Parágrafo. El Registro Único Tributario (RUT) de las personas naturales se podrá actualizar con la información registrada en el Sistema de Seguridad Social en Salud, para lo cual la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) celebrará los respectivos convenios con el Ministerio de Salud y Protección Social o el que haga sus veces.
Artículo 15. Suspensión de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT). Es una actuación prevista en el artículo 555-2 del Estatuto Tributario, mediante la cual la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) suspende temporalmente la inscripción de los obligados, en el Registro Único Tributario (RUT), por orden judicial o administrativa declarada por autoridad competente o cuando mediante visita de verificación se constate que la dirección informada por el inscrito no existe o no es posible ubicarlo en el domicilio informado.
Parágrafo 1°. En los casos de declaratoria de proveedores o exportadores ficticios, el correspondiente acto administrativo deberá señalar expresamente la orden de suspensión de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) a partir de la fecha de su publicación, de conformidad con lo establecido en el artículo 671 del Estatuto Tributario y se levantará a solicitud del interesado transcurridos los cinco (5) años de vigencia de la respectiva sanción, acreditando los documentos requeridos para formalizar la actualización.
Parágrafo 2°. La suspensión no exime al contribuyente o responsable del cumplimiento de sus deberes formales y sustanciales con la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Artículo 16. Trámite para la suspensión de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT). Para efectos de suspender la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) deberá atenderse el siguiente trámite:
La autoridad que disponga la suspensión remitirá copia del documento que contenga la orden a la dependencia de gestión de asistencia al cliente o al área que haga sus veces en la jurisdicción del domicilio del inscrito, la cual la hará efectiva a más tardar el día hábil siguiente a la fecha de recibo.
El mismo procedimiento se adelantará para el levantamiento de la suspensión, en los casos que haya lugar.
La suspensión se comunicará al interesado por cualquiera de los medios utilizados por la DIAN para el efecto, salvo la suspensión por inexistencia de la dirección o no ubicación del inscrito en el domicilio informado, caso en el cual se comunicará a través de la página web de la DIAN.
Artículo 17. Cancelación de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT). La cancelación de la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) procederá en los siguientes casos:
1. A solicitud de parte:
a) Por liquidación, fusión o escisión de la persona jurídica o asimilada;
b) Al liquidarse la sucesión del causante, cuando a ello hubiere lugar;
c) Por finalización del contrato de consorcio o unión temporal o cualquier otro tipo de colaboración empresarial.
d) Por sustitución o cancelación definitiva de la inversión extranjera.
e) Por orden de autoridad competente.
2. De oficio:
a) Cuando la persona natural hubiere fallecido, de acuerdo con información suministrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil y se encuentre inscrita sin responsabilidades en el Registro Único Tributario (RUT) o únicamente como responsable del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas o del impuesto del régimen simplificado al consumo;
b) Cuando la persona jurídica o asimilada se encuentre liquidada de acuerdo con información suministrada por la Cámara de Comercio o autoridad competente;
c) Cuando por declaratoria de autoridad, competente se establezca que existió suplantación en la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT);
d) Por orden de autoridad competente.
Parágrafo. Para el trámite de cancelación a solicitud de parte, no se requiere la constancia de titularidad de cuenta corriente o de ahorros, o extracto de cuenta bancaria.
El trámite de cancelación, estará sujeto a la verificación del cumplimiento de todas las obligaciones administradas por la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), sin perjuicio de la aplicación de lo previsto en el artículo 820 del Estatuto Tributario.
Cuando la orden de cancelación de oficio provenga de autoridad en ejercicio de funciones jurisdiccionales, esta se cumplirá de manera inmediata, según los términos prescritos por la misma. En este evento, la verificación de las obligaciones del inscrito se realizará posteriormente.
Artículo 18. Formulario oficial del Registro Único Tributario (RUT). La inscripción, actualización, suspensión y cancelación en el Registro Único Tributario (RUT) se realizarán en el formulario oficial que para el efecto establezca la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), a través de medios electrónicos, magnéticos o físicos.
Parágrafo. La información que suministren los obligados a la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), a través del formulario oficial de inscripción, actualización, suspensión y cancelación del Registro Único Tributario (RUT), deberá ser exacta y veraz; en caso de constatar inexactitud en alguno de los datos suministrados se adelantarán los procedimientos administrativos sancionatorios o de suspensión, según el caso.
Artículo 19. Prueba de inscripción, actualización, suspensión o cancelación en el Registro Único Tributario (RUT). Constituye prueba de la inscripción, actualización, suspensión o cancelación en el Registro Único Tributario (RUT), el documento que expida la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o las entidades autorizadas, que corresponde a la primera hoja del formulario oficial previamente validado, en donde conste la leyenda correspondiente a su estado.
Para todos los efectos legales será válida la entrega de fotocopia del documento a que se refiere el inciso anterior, como prueba de la inscripción, actualización, suspensión o cancelación en el Registro Único Tributario (RUT).
Cuando la inscripción se encuentre suspendida o cancelada, así se dará a conocer en el formulario, en los demás eventos aparecerá la leyenda “Certificado”. Cuando se generan copias a través de los medios electrónicos que disponga la Entidad, dicho documento tendrá impresa la leyenda “Copia Certificado” y será válido sin firmas autógrafas.
Artículo 20. Deber de denuncia. Cuando en la información reportada por el obligado en el formulario del Registro Único Tributario (RUT) se detecten conductas que puedan constituir conducta punible, el funcionario que conozca de tal situación deberá formular la denuncia ante la autoridad competente e informará a la División de Gestión Jurídica o quien haga sus veces, para efectos de la intervención de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en calidad de víctima y efectuar el seguimiento de las denuncias presentadas.
Artículo 21. La U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá suscribir convenios o acuerdos con entidades públicas o particulares que ejerzan funciones públicas para:
1. Facilitar la inscripción, actualización y cancelación en el Registro Único Tributario (RUT);
2. Verificar y constatar la veracidad de la información relativa al domicilio de los inscritos en el Registro Único Tributario (RUT);
3. En general, obtener información que le permita actualizar la información de los inscritos en el Registro Único Tributario (RUT).
En estos convenios o acuerdos se establecerán los términos y condiciones de interoperabilidad, así como los responsables del manejo y uso de la información.
Artículo 22. Solicitud de información. El Director General de la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en desarrollo de las facultades legales y en particular del artículo 631 del Estatuto Tributario, podrá solicitar mediante resolución a las entidades públicas o privadas que determine, con la periodicidad que considere, en los términos y condiciones que establezca, la información que permita identificar, ubicar o clasificar a los obligados, con el fin de inscribir o actualizar la información contenida en el Registro Único Tributario (RUT).
Artículo 23. Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga los Decretos números 2788 de 2004, 4714 de 2008, 2645 de 2011 y 2820 de 2011, la Resolución número 1887 de 2007 y las demás normas que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
7 de noviembre de 2013.
JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN
El Ministro de Hacienda y Crédito Público,
Mauricio Cárdenas Santamaría.
Publicado en D.O. 48.967 del 7 de noviembre de 2013.