¿Cuáles son las obligaciones de un contador frente a estados financieros de años anteriores donde él no era contador?
Concepto Nº 104
20-03-2015
Consejo Técnico de la Contaduría Pública
Bogotá D. C.
Señora
NOHORA VIVIANA JIMÉNEZ
Cl 158 No 96 a 25 T1 Apto. 201 Bogotá
316-755-2972 y 468-5774
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REFERENCIA: |
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Fecha de Radicado |
17 de febrero de 2015 |
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Entidad de Origen |
Consejo Técnico de la Contaduría Pública, CTCP |
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N° de Radicación CTCP |
2015-104 CONSULTA |
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Tema |
¿Cuáles son las obligaciones de un contador frente a estados financieros de años anteriores donde él no era contador? |
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública en su carácter de organismo gubernamental de normalización técnica de normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información, atendiendo a lo dispuesto en la (sic) artículo 23 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 13 y subsiguientes de la Ley 1437 de 2011 y el numeral 3º del artículo 33 de la Ley 43 de 1990, procede a responder una consulta.
En una empresa donde laboro como Contador Público independiente, recibí una contabilidad en el año 2013 y la situación es la siguiente: La sociedad fue constituida en el año 2007, pero cuando recibí la contabilidad con cierre a 31 de Diciembre de 2012 para iniciar el año 2013 el contador anterior no entregó los estados financieros firmados ni los libros de contabilidad, ya que la contabilidad se llevaba en un software contable del contador es decir en la empresa no existe la contabilidad, este contador envió una información con relación a los valores que había tomado para la declaración de renta del año 2012, como saldos iniciales para el año 2013, los cuales no coincidían con la realidad de la empresa; además la empresa reflejaba una pérdida de más de $80.000.000, de lo cual no hay soportes que puedan comprobar esta información mi pregunta es:
1. ¿Es mi obligación como contador firmar los estados financieros del año 2013 con los vacíos de los estados financieros de los años anteriores?
2. Como contador ¿Tendría responsabilidad sobre los años anteriores al firmar los estados financieros del año 2013?
3. No se puede revisar información de años anteriores para corroborar la información, ya que lo documentos son escasos. ¿Cuál sería mi responsabilidad?
4. Como contador Público ¿Qué debería hacer frente a esta situación?, ya que los socios de la empresa requieren continuar con la operación con estos vacíos de años anteriores y la comunicación con la anterior contadora es nula ya que se encuentra fuera de la ciudad.
Dentro del carácter ya indicado, las respuestas del CTCP son de naturaleza general y abstracta, dado que su misión no consiste en resolver problemas específicos que correspondan a un caso particular.
En orden a los planteamientos e inquietudes del consultante, nos permitimos señalar:
La preparación y presentación de los estados financieros es responsabilidad de los administradores del ente, estos representan el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico (Art. 18 del Decreto 2649 de 1993). En caso de la pérdida o destrucción de los libros de contabilidad (Ver orientación profesional No. 5 del CTCP), se deberá proceder a su reconstrucción, dentro de los plazos y requisitos establecidos en el Decreto 2649 de 1993:
“ARTÍCULO 135. PÉRDIDA Y RECONSTRUCCIÓN DE LOS LIBROS. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.
Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.
Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros (Ver art. 28 de Decreto 2649/93).
Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición".
Otras referencias normativas que sirven como punto de referencia para establecer la responsabilidad del Contador Público sobre los estados financieros son las siguientes:
Art. 37. Estados Financieros Certificados: El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.”
Art. 42, inc. 2º. Los administradores (y el revisor fiscal) responden de los perjuicios que causen a la sociedad, a los asociados y a terceros por la no preparación o difusión de los estados financieros.
Ley 43 de 1990
Art. 7, numeral 3, literal a). Siempre que el nombre de un Contador Público sea asociado con estados financieros, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados. Si practicó un examen de ellos, el Contador Público deberá expresar claramente el carácter de su examen, su alcance y su dictamen profesional sobre lo razonable de la información contenida en dichos estados financieros.
Art. 7, numeral 3, literal d). Cuando el Contador Público considere necesario expresar salvedades sobre algunas de las afirmaciones genéricas de su informe y dictamen, deberá expresarlas de manera clara e inequívoca, indicando a cuál de tales afirmaciones se refiere y los motivos e importancia de la salvedad en relación con los estados financieros tomados en conjunto.
Art. 10. De la fe pública. La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en casos de personas jurídicas.Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance.
Art. 41. El Contador Público en el ejercicio de las funciones de Revisor Fiscal y/o auditor externo, no es responsable de los actos administrativos de las empresas o personas a las cuales presta sus servicios.
Artículo 70. Para garantizar la confianza pública en sus certificaciones, dictámenes u opiniones, los Contadores Públicos deberán cumplir estrictamente las disposiciones legales y profesionales y proceder en todo tiempo en forma veraz, digna, leal y de buena fe, evitando actos simulados, así como prestar su concurso a operaciones fraudulentas o de cualquier otro tipo que tiendan a ocultar la realidad financiera de sus clientes, en perjuicio de los intereses del Estado o del patrimonio de particulares, sean estas personas naturales o jurídicas.
Decreto 2649 de 1993
Art. 57. Verificación de las afirmaciones: Antes de emitir estados financieros, la administración del ente económico debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos. Las afirmaciones, que se derivan de las normas básicas y de las normas técnicas, son las siguientes:
· Existencia - los activos y pasivos del ente económico existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el período.
· Integridad - todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos.
· Derechos y obligaciones - los activos representan probables beneficios económicos futuros (derechos) y los pasivos representan probables sacrificios económicos futuros (obligaciones), obtenidos o a cargo del ente económico en la fecha de corte.
· Valuación - todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados.
· Presentación y revelación - los hechos económicos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados".
Art. 115. Norma general sobre revelaciones. Las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con sujeción a las siguientes reglas:
(...)
21. Si fuere el caso, se debe revelar la manera como se hubiere reconstruido la contabilidad.
2. Como contador ¿Tendría responsabilidad sobre los años anteriores al firmar los estados financieros del año 2013?
Cómo se indicó en el punto 1º la responsabilidad por la preparación y presentación de los estados financieros es de los administradores de la Entidad. En este caso, si la contabilidad fue reconstruida durante el año 2013 y se elaboró un estado de inventarios para determinar el balance inicial, no sería posible establecer cifras comparativas de los períodos anteriores, por lo que el Contador Público que firma los estados financieros al final de este período, deberá expresar de manera clara e inequívoca la naturaleza de su relación con tales estados.
3. No se puede revisar información de años anteriores para corroborar la información, ya que lo documentos son escasos. ¿Cuál sería mi responsabilidad?
Ver la respuesta al punto 1º.
4. Como contador Público ¿Qué debería hacer frente a esta situación?, ya que los socios de la empresa requieren continuar con la operación con estos vacíos de años anteriores y la comunicación con la anterior contadora es nula ya que se encuentra fuera de la ciudad.
Ver la respuesta al punto 1º.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este escrito son los previstos por el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
Cordialmente,
Presidente