Instrucciones para entrega de información que deben realizar las entidades autorizadas para recaudar.
CIRCULAR EXTERNA N° 000023
10-10-2011
DIAN
PARA: REPRESENTANTES DE ENTIDADES AUTORIZADAS PARA RECAUDAR Y DIRECTORES SECCIONALES DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES.
DE: SUBDIRECTORA DE GESTIÓN DE RECAUDO Y COBRANZAS Y SUBDIRECTOR DE GESTIÓN RECURSOS FÍSICOS
ASUNTO: INSTRUCCIONES PARA LA ENTREGA DE INFORMACIÓN FÍSICA QUE REALIZAN LAS ENTIDADES AUTORIZADAS PARA RECAUDAR
Mediante Resolución 12481 de 24 de octubre de 2007 y la Orden Administrativa 0001 del 6 de febrero de 2008 el Director General de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, implementó un nuevo modelo para la Gestión Documental, cuyo registro y administración se encuentra soportado en un servicio informático que contempla las acciones de recepción, radicación y digitalización de las declaraciones y recibos oficiales de pago provenientes de las Entidades Autorizadas para Recaudar que ingresan a la Entidad.
En cumplimiento a lo señalado en la Resolución 2166 del 30 de julio de 2010, Parágrafo 2 y del Acuerdo del 23 de agosto de 2010, suscrito entre la DIAN y los representantes de las Entidades Autorizadas para Recaudar sobre el proceso de recepción y recaudo de los impuestos administrados por la DIAN, se establecen algunos aspectos de este procedimiento, con el propósito de lograr una mayor eficiencia y celeridad en la entrega de la información física y magnética que realizan las Entidades Autorizadas para Recaudar.
1. HORARIO DE ATENCIÓN PARA LA ENTREGA DE DOCUMENTOS
La entrega de los documentos que realizan las Entidades Autorizadas para Recaudar, será en el horario de 8:00 a. m. a 10:00 a. m., en las áreas de Documentación de las Direcciones Seccionales de Impuestos y Aduanas Nacionales excepto en la ciudad de Bogotá D.C. Coordinación de Documentación - Centro Nacional de Administración Documental (CNAD), cuyo horario será de 7:00 a. m. a 10:00 a. m.
2. ENVÍO DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS
2.1 OFICINAS CON CARÁCTER DE CENTRALIZADORA.
En las ciudades sede de las Direcciones Seccionales de Impuestos y Aduanas Nacionales, cada Entidad Autorizada para Recaudar deberá designar una de sus oficinas, para que opere con el carácter de centralizadora, en la entrega de las declaraciones y de los recibos de pago (Artículo 10 Resolución 0478 de 2000).
2.2. FORMATO DE ENVÍO DOCUMENTOS FÍSICOS TRIBUTARIOS Y ADUANEROS.
Los paquetes de Declaraciones y Recibos oficiales de Pago, se deben entregar organizados por tipo de documento, acompañados del FORMATO DE ENVÍO DOCUMENTOS FÍSICOS TRIBUTARIOS Y ADUANEROS, el cual se diligencia en original y copia y debe contener los siguientes datos:
CABECERA:
Banco:
Nombre de la Entidad Autorizada para Recaudar.
NIT:
El número de NIT de la Entidad Autorizada para Recaudar.
Código:
El código de compensación de la Entidad Autorizada para Recaudar.
Tipo de Documento:
El concepto del formulario.
Modelo del Documento:
El número del formulario que se encuentra en la parte superior derecha.
Fecha de Recaudo:
La fecha de recaudo de los documentos que conforman el paquete, incluyendo
los recepcionados en horario extendido o adicional.
Fecha de Entrega:
La fecha en que la Entidad Autorizada para Recaudar, entrega los paquetes a
la Coordinación de Documentación - Centro Nacional de Administración Do‑
cumental y/o áreas de documentación de las Direcciones Seccionales del país.
Número de Documentos:
La cantidad de documentos contenidos en el paquete, máximo 200 documentos.
Número de Folios:
El número de documentos contenidos en el paquete, más el Formato de envío
de documentos físicos tributarios y aduaneros.
CUERPO:
Ítem:
Corresponde al consecutivo de los documentos.
Nº de Formulario:
Corresponde al número que resulta de la lectura óptica del código de barras.
Nº. Adhesivo:
Corresponde al adhesivo de cada uno de los formularios, organizado por
sucursal y consecutivo ascendente del adhesivo.
PIE:
Funcionario Responsable Entidad Autorizada para Recaudar:
Firma, Nombre y Número de Cédula del Responsable Entidad Autorizada para Recaudar.
Firma Funcionario DIAN que recibe: La Firma, Nombre y Número de Cédula del funcionario que recibe, como constancia para verificación posterior.
2.3. ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS FÍSICOS
2.3.1. Cada paquete de documentos debe conformarse así:
Por tipo de documento (Renta, Ventas, Retención, etc.), una sola fecha de recaudo incluyendo los recepcionados en horario extendido del mismo día, organizado por sucursal y consecutivo ascendente del adhesivo, sin tener en cuenta la Dirección Seccional, ni la modalidad, con un máximo de doscientos (200) documentos.
Debe tener un Formato de Envío de los documentos físicos Tributarios y Aduaneros, por cada tipo de documento, sin numeración de paquete.
Los documentos de cada paquete deben sujetarse con bandas de caucho, sin ganchos u otro material metálico.
2.3.2. Los documentos del paquete deben reunir los siguientes requisitos:
El adhesivo debe estar colocado correctamente en la casilla correspondiente, de las declaraciones y/o recibos oficiales de pago, sin roturas ni enmendaduras, sin estar sobrepuesto, borroso y sin arrugas. En caso de contener cualquiera de estas inconsistencias, u otras similares que afecten el documento, se debe certificar el número del adhesivo al dorso del mismo documento en forma clara, para que pueda ser digitado y capturado por el funcionario de la DIAN.
Deben contener el sello del banco con la fecha de recaudo, en ningún caso varias fechas o sellos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 8º de la Resolución 2184 de 2004, colocado en la casilla determinada para tal fin.
Los documentos deben estar completos, sin rasgaduras, mutilaciones ni manchas que impidan leer el contenido de la información.
No deben contener anotaciones adicionales, realizadas por las personas responsables de la grabación de los documentos.
Los documentos que se diligencien a través de los sistemas electrónicos de la DIAN (Impuestos – Aduanas), deben ser recepcionados por la Entidad Recaudadora en papel tamaño carta; en el evento que el documento haya sido recepcionado en tamaño diferente, la Entidad Autorizada para Recaudar, previo a la entrega a la Coordinación de Documentación – Centro Nacional de Administración Documental y/o áreas de documentación de las Direcciones Seccionales de Impuestos y Aduanas Nacionales, debe ajustarlo al tamaño carta sin afectar su contenido.
En caso de pérdida del original que en su tráfico corresponda a la DIAN, la Entidad Autorizada para Recaudar debe imprimir copia nítida del documento previamente escaneado o digitalizado y certificarlo al dorso con la leyenda “Es fiel copia de la imagen del documento que reposa en el archivo de la sucursal”, con sello, nombre y firma del funcionario responsable de las certificaciones en la oficina o sucursal de la Entidad Autorizada para Recaudar, en donde se recibió el documento, acompañado del original de la respectiva denuncia ante autoridad competente, con una comunicación donde informe lo ocurrido y la responsabilidad que asume la Entidad, por el uso indebido que terceros realicen del(los) documento(s) extraviado(s).
Los documentos y paquetes que sean llevados para su recepción, sin atender estas instrucciones, serán devueltos al día hábil siguiente mediante escrito de la DIAN, para que se ajusten a las mismas y puedan ser recepcionados con la calidad y oportunidad requeridas.
En los casos de devolución de los documentos por parte de la Coordinación de Documentación - Centro Nacional de Administración Documental (CNAD), o en las áreas de Documentación y/o dependencia que haga sus veces en las Direcciones Seccionales de Impuestos y Aduanas Nacionales, es necesario que las Entidades Autorizadas para Recaudar, entreguen una vez corregidos los documentos máximo al segundo día hábil siguiente de su devolución, con su respectivo formato de envío y oficio remisorio.
2.3.3. Se aceptarán máximo dos (2) entregas parciales de información física, por una misma fecha de recaudo así sea presentada antes de su fecha de vencimiento, en cuyo caso los funcionarios de las dependencias de documentación de la DIAN deben garantizar la recepción de estos documentos.
2.3.4. De acuerdo con lo dispuesto en la Resolución 8110 del 19 de agosto de 2010 las Entidades Autorizadas para Recaudar, deberán entregar los documentos dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recaudo. El Banco Agrario, entregará la información de la modalidad “Otros Contribuyentes” de acuerdo con lo establecido en la Resolución 1282 del 23 de febrero de 2000.
3. COMPROBANTE DE ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS:
Para todos los efectos legales a que haya lugar, el comprobante de aceptación de los documentos entregados y procesados, será el formato “Radicación Documentos” (1096), emitido por el sistema de la DIAN, el cual llevará el Nombre y Número de Cédula del funcionario que efectúa la recepción. Este formato se ubicará, previa confirmación a los correos de la lista de contactos de la Entidades Autorizadas para Recaudar, en la bandeja de salida, de los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN en archivo plano, para el respectivo seguimiento y consulta por parte de las personas que tengan asignado el rol (envío de información de los formatos 050 y 1188).
Cada Entidad Autorizada para Recaudar, será responsable de confrontar al día hábil siguiente la información de los documentos entregados en el formato de envío, contra el archivo plano del -1096, solicitando máximo al segundo día hábil siguiente las correcciones pertinentes.
Pasado este plazo la Coordinación de Documentación - Centro Nacional de Administración Documental (CNAD) y en las áreas de Documentación y/o dependencia que haga sus veces en las Direcciones Seccionales de Impuestos y Aduanas Nacionales, NO se responsabilizan por la información que pueda tener inconsistencias.
Para la revisión y confrontación de la información del formato “Radicación Documentos” (1096), emitido por el sistema de la DIAN y el formato de envío de la Entidad Autorizada para Recaudar, se solicita que la misma se realice frente a la casilla Nº de autoadhesivo, (Corresponde al adhesivo de cada uno de los formularios, organizado por sucursal y consecutivo ascendente del mismo), lo anterior por las diferencias que se puedan presentar al momento de la lectura óptica del código de barras del número de formulario y el número impreso en la casilla “4”.
A partir de la fecha de recaudo 1º de septiembre de 2010, en la Coordinación de Documentación - Centro Nacional de Administración Documental (CNAD) y en las áreas de Documentación y/o dependencia que haga sus veces en las Direcciones Seccionales de Impuestos y Aduanas Nacionales, se suspendió la entrega física del formato “Radicación Documentos” (1096).
La presente Circular Externa rige para las declaraciones y recibos oficiales de pago de Impuestos y Aduanas Nacionales, recepcionados en la Coordinación de Documentación - Centro Nacional de Administración Documental (CNAD) y en las dependencias de Documentación y/o quien haga sus veces en las Direcciones Seccionales de Impuestos y Aduanas Nacionales del país y deroga el Memorando 436 de 24 agosto de 2010.
La Subdirectora de Gestión Recaudo y Cobranzas,
Cecilia Rico Torres
El Subdirector de Gestión Recursos Físicos, Unidad Administrativa Especial, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,
Johan Byron Plazas Acuña
Publicada en D.O. 48.228 del 20 de octubre de 2011