Circular 17

CIRCULAR EXTERNA N° 000017

27-07-2012

DIAN

Para: Representantes de las entidades autorizadas para recaudar

De: Subdirector de gestión de recaudo y cobranzas (a)

Asunto: Instrucciones para la recepción, entrega de información y conciliación de los formularios que contienen dos códigos de barras

De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 800 y 801 del Estatuto Tributario, y de acuerdo con el “Proyecto Recaudo en Caja” Fase I y Fase II, se establecen algunos aspectos de procedimiento, con el propósito de lograr mayor eficiencia y celeridad en la entrega de la información física, magnética y del archivo diario de conciliación que deben realizar las Entidades Autorizadas para Recaudar, con las declaraciones y/o recibos oficiales de pago diligenciados vía web que contienen dos códigos de barras.

1. PROCESO DE RECEPCIÓN EN CAJA EN LAS OFICINAS, AGENCIAS O SU­CURSALES:

1.1. Para la presentación de la declaración y/o recibo de pago diligenciados vía web que contienen dos códigos de barras, no se requiere de la presentación del RUT, y el contribuyente deberá llevar dos (2) hojas impresas del mismo modelo en papel no reutilizado, tamaño carta, color blanco, bond y/o biodegradable.

1.2. El cajero verificará que el número de formulario de la casilla 4 y el valor de la casilla 980 Pago Total, sea igual en los dos ejemplares, para garantizar la coincidencia en la información.

1.3. El valor a pagar no puede ser diferente al registrado en la casilla 980 del documento a recepcionar.

1.4. El cajero verificará que las declaraciones contengan al menos una firma en la casilla determinada para tal fin. Es obligatorio para las declaraciones del Gravamen a los Movimientos Financieros que contenga además la firma de contador o revisor fiscal. Las firmas deben ser autógrafas. Los recibos oficiales de pago pueden venir o no firmados.

1.5. Las declaraciones y/o recibos oficiales de pago no deben tener tachaduras o enmendaduras.

1.6. Las declaraciones y/o recibos oficiales de pago se recibirán en horario normal y/o extendido

1.7. El cajero realizará la lectura óptica de los dos códigos de barras. En caso de no poder realizarse la lectura óptica, deberá digitar los números asociados los códigos.

1.8. La fecha de presentación y/o pago no puede ser superior a la fecha límite asignada por el sistema.

1.9. Cuando el sistema valide la información de los códigos de barras, el cajero recepcionará el documento colocando en el espacio establecido, el sello de recibido con o sin pago en horario normal y/o extendido. El cajero por ningún motivo deberá colocar adhesivos a las declaraciones y/o recibos oficiales de pago diligenciados vía web que contienen dos códigos de barras, ni firmar o colocar anotaciones adicionales.

1.10. Una vez recepcionada la declaración y/o recibo oficial de pago, el cajero entregará al contribuyente un ejemplar de la declaración y/o recibo oficial de pago y conservará el otro ejemplar para ser enviado físicamente al Centro Nacional de Administración Documen­tal - CNAD y/o Grupos de gestión documental, o quien haga sus veces de las Direcciones Seccionales.

Son factores de rechazo cuando no se cumpla con uno o más de los numerales relacionados anteriormente.

Para subsanar los errores que generaron el rechazo, el contribuyente deberá:

• Diligenciar vía web un nuevo formulario y presentarlo ante el Banco (declaración y/o recibo de pago), o.

• Presentar ante el Banco el formulario diligenciado en formato litográfico.

2. ARCHIVO DE CONCILIACIÓN PAGO EN CAJA:

Para el reporte del archivo de conciliación pago en caja se debe tener en cuenta:

2.1. El archivo de conciliación pago en caja debe consolidar toda la información de las declaraciones y recibos de pago recepcionadas a nivel nacional el día hábil anterior incluyendo lo correspondiente a horarios adicionales o extendidos.

2.2. El “archivo de Conciliación pago en Caja” debe enviarse diariamente en un archivo XML, de acuerdo con la especificación técnica del Anexo 01.

2.3. El consecutivo del envío del archivo de conciliación es manejado automáticamente por los sistemas informáticos electrónicos de la DIAN.

2.4. La información deberá enviarse a la DIAN, a más tardar a las 10:00 a.m., del día hábil siguiente a la fecha de la transacción, en el formato de conciliación pago en caja, modelo 1740, cumpliendo la especificación técnica del Anexo 01.

2.5. Para los recaudos recepcionados los días sábados, domingo y/o festivo se deberá enviar un archivo por cada día de recaudo el día hábil siguiente.

2.6. En el archivo XML se incluye un código que permite diferenciar los recaudos de horario normal y los de horario extendido o adicional.

2.7. Los campos que corresponden a fechas siempre deben diligenciarse en Formato AAAAMMDD.

2.8. En caso de inconsistencia en el archivo de “Conciliación pago en Caja”, está co­rrección, se realizará como se tiene establecido para el archivo de conciliación de Pagos Electrónicos y en ningún evento se anula una transacción enviada.

2.9. Los registros por archivo XML son máximo 5.000 y se pueden enviar varios archi­vos XML para una misma fecha de recaudo hasta incluir la totalidad de las transacciones. (Anexo 01).

2.10. Las declaraciones y/o recibos oficiales de pago que contienen los dos códigos de barras no deben incluirse en la grabación y envío FTP. En el evento que se haya duplicado la información enviada a la DIAN en el archivo de “conciliación pago en caja” y en el archivo FTP, el banco responderá por el valor pago total de la casilla 980.

3. FORMATOS DE REPORTE DE RECAUDO Y CONSIGNACIONES MODELOS 050 Y 1188.

La información correspondiente a las declaraciones y/o recibos oficiales de pago que contienen los dos códigos de barras, se deberán incorporar en el formato 1188 “Reporte de Recaudos y Consignaciones”. El valor recaudado con las declaraciones y/o recibos oficiales de pago que contienen los dos códigos de barras, para su traslado a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional, se deberá incluir en el formato 050 “Consignación de las Entidades Autorizadas para Recaudar a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional”, de acuerdo con lo señalado en los artículo 1º y 2º de la Resolución 03083 del 16 de marzo de 2007.

Para efectos del procedimiento a seguir en casos de contingencia, se aplicará lo dispuesto en el artículo 4º de la Resolución 03083 de 2007.

4. SANCIONES

El incumplimiento de las obligaciones señaladas en la presente Circular acarreará las sanciones previstas en el Estatuto Tributario.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a los 27 días del mes de julio de 2012.

El Subdirector de Gestión Recaudo y Cobranzas (A) de la Unidad Administrativa Es­pecial de Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

Manuel Alberto Perea Uribe.

Anexo 01

Especificaciones Técnicas

Archivos de Conciliación Pago en Caja

Formato 1740 - Versión 1

OBJETIVO

Definir las características y contenido de los archivos para los Archivos de Conciliación Pago en Caja.

ESPECIFICACIÓN TÉCNICA

El formato “Archivos de Conciliación Pago en Caja” debe enviarse en un archivo XML que cumpla las siguientes especificaciones:

1. Estándar del Nombre de los Archivos

El nombre de cada uno de los archivos, debe especificarse mediante la siguiente se­cuencia de caracteres:

Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml

cc: Concepto (Inserción = 01 Reemplazo = 02)

mmmmm: Formato (Archivos de Conciliación Pago en Caja = 01740)

vv: Versión del formato (Versión = 01).

aaaa: Año de envío.

cccccccc: Consecutivo de envío por año.

2. Formato del Archivo

El formato “Archivos de Conciliación Pago en Caja”, contiene un documento XML, que está compuesto por dos elementos complejos: Encabezado y Contenido, las cuales se deben enviar en el orden enunciado.

1. El documento XML debe cumplir con la especificación 1.0 Tercera edición.

2. El conjunto de caracteres utilizado en el documento XML debe ser el alfabeto latino número 1: “ISO-8859-1”.

3. El archivo debe contener un documento XML bien formado y válido de acuerdo al esquema XSD que incluye en esta especificación técnica.

4. El archivo debe contener un elemento único elemento raíz llamado “mas”, que a su vez contendrá toda la información del archivo, tanto el encabezado como los registros.

2.1. Formato del Encabezado

El encabezado del archivo viene en el elemento “Cab” y contiene los siguientes datos, todos de carácter obligatorio:

2.3. Formato del Contenido

En el contenido del archivo se deben incluir tantos registros como se informó en la cabecera en el campo “Cantidad de registros”.

Cada registro reportado debe mantener la misma estructura previamente explicada y usada para la cabecera.

El contenido del archivo viene en el elemento “caja” y debe incluir los siguientes datos:

NOTA: Los datos de los campos cban, csuc y ccaj deben corresponder a los códigos que se utilizan para la impresión de los autoadhesivos, que se eliminan para el proceso de recaudo en caja con lectura de dos códigos de barras.

3. Validaciones

3.1. Validaciones Generales

1. El archivo debe contener todos los campos definidos para el encabezado y estos campos deben estar correctamente diligenciados.

2. La información del contenido del archivo debe corresponder al esquema XSD entregado.

3. Los atributos que registran valores numéricos, se reportan con valores numéricos positivos, sin signos ni puntuaciones, según lo reportado por el informante o en su defecto con cero (0).

4. Los campos que corresponden a fechas, deben contener fechas válidas en cuando a año, mes, y día.

3.2. Validaciones del Encabezado

1. Los campos concepto, formato y versión, deben venir diligenciados con los valores estipulados en las especificaciones técnicas,

2. Año de envío, debe ser el año calendario.

3. Número de envío, debe ser un número consecutivo por año para todos los formatos que el remitente envíe a la DIAN.

4. Fecha de envío, debe ser la fecha calendario, en formato AAAA-MM-DDTHH:MM:SS.

5. Cantidad de registros, debe ser igual a la cantidad de registros reportados en el contenido, que como máximo puede ser 5.000 registros.

6. Valor total, corresponde a la sumatoria de la casilla “nop” de los registros reportados en el elemento “caja”.

4. Esquema XSD

A continuación se incluye el esquema XSD para esta especificación técnica.

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